檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)概述課件

檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

黃曉霞檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)

六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。

隨著檔案工作的不斷發(fā)展，檢索和編研逐漸成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。

檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)

六（一）收集

檔案室作為集中管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，收集工作是基礎(chǔ)，是關(guān)鍵，收集時(shí)一定要按照《歸檔制度》的要求，做到收集文件材料的齊全完整。收集的齊全完整是整個(gè)檔案工作的前提和基礎(chǔ)，做不到這一點(diǎn)，以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作做得再好，都是徒勞無(wú)功的，檔案工作都是不合格的。（一）收集齊全完整包括兩個(gè)方面：檔案門(mén)類(lèi)的齊全完整：如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等各門(mén)類(lèi)檔案都要建立起來(lái)。各門(mén)類(lèi)檔案中文件材料的齊全完整：如文書(shū)檔案，除收文、發(fā)文的收集外，會(huì)議記錄、本單位召開(kāi)的會(huì)議文件、本單位人員參加的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)議文件、人事工作中形成的統(tǒng)計(jì)、登記表、臺(tái)賬、存根等，黨務(wù)工作中形成的統(tǒng)計(jì)、登記表等，業(yè)務(wù)工作中形成的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)、登記表等等，凡是與本單位有關(guān)的有留存價(jià)值的都應(yīng)該注意收集歸檔。齊全完整包括兩個(gè)方面：

為確保歸檔文件材料的齊全完整，檔案工作人員在收集材料時(shí)要做到“十收”：1、處理完畢的文件及時(shí)收。2、經(jīng)常用的文件履行借閱手續(xù)定期收。3、本單位的發(fā)文在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收。4、會(huì)議材料事先做好工作及時(shí)收。5、內(nèi)部形成的文件材料掌握線索有針對(duì)性地收集。6、常規(guī)性的文件要逐項(xiàng)收。7、在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)提前收。

8、結(jié)合年節(jié)放假的安全保密大檢查集中收9、歸檔整理前全面收集。10、在整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件不全要反復(fù)收。為確保歸檔文件材料的齊全完整，檔案工作人員在收集材

除文書(shū)檔案外，業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢之后的次年6月底之前進(jìn)行收集；聲像檔案，包括照片、錄音、錄像檔案在形成之后及時(shí)收集；基建檔案在竣工驗(yàn)收后由總承包單位移交給檔案室；設(shè)備檔案在設(shè)備開(kāi)箱時(shí)及時(shí)收集，裝箱單、使用說(shuō)明、合格證等；會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)部門(mén)保存一年之后向綜合檔案室移交；實(shí)物檔案要在形成后及時(shí)收集。除文書(shū)檔案外，業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢之后的次年6月底強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：各個(gè)單位的檔案一定要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確因特殊情況要分室保存的，在管理上也一定要集中統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)概述.

（二）整理（略）

..（三）保管主要三方面的內(nèi)容：1.檔案的庫(kù)房管理2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)3.檔案保護(hù)的專門(mén)措施.（三）保管1.檔案的庫(kù)房管理（1）檔案櫥具的排放：節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便；排列整齊，橫豎成行，整齊劃一；避免陽(yáng)光直射，注意通風(fēng)（與窗戶垂直）；所有的檔案櫥具都要統(tǒng)一編號(hào)，從庫(kù)房門(mén)口第一排開(kāi)始，自左至右，自上而下編號(hào)，走S型。1.檔案的庫(kù)房管理（2）檔案的存放：

比較常用的是分類(lèi)排架，先排文書(shū)、后排業(yè)務(wù)、基建、設(shè)備、科研、聲像、實(shí)物等。（有防磁柜的單位，聲像檔案、電子檔案可以放在防磁柜里）。（3）檔案存放地點(diǎn)索引：

為了便于檔案管理人員準(zhǔn)確掌握檔案的存放情況，能迅速地調(diào)閱檔案而編制的索引。多為表格式。（2）檔案的存放：（4）“九防”①防火：配備干粉滅火器，并定期更換干粉。安全使用電器設(shè)備、定期檢查電器線路。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火裝置、嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁堆放雜物。應(yīng)安裝火警報(bào)警裝置。②防盜安裝盜警報(bào)警裝置；安裝防盜門(mén)窗；庫(kù)房鑰匙專人保管，及時(shí)關(guān)閉門(mén)窗。（4）“九防”.

③防蟲(chóng)檔案櫥具內(nèi)定期放置防蟲(chóng)藥物；有條件的檔案室檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行消毒殺菌處理；通風(fēng)的窗戶應(yīng)安置紗窗；不定期檢查蟲(chóng)霉，發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。

④防鼠檔案庫(kù)門(mén)下方加釘膠皮堵塞縫隙；放置殺鼠藥物；庫(kù)房?jī)?nèi)不要存放食物。.③防蟲(chóng).

⑤防潮檔案庫(kù)房的相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間，日變化幅度不超±5%，保存底片的膠片庫(kù)的相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45%；庫(kù)房?jī)?nèi)外要安設(shè)溫濕度記錄儀表，定時(shí)測(cè)記庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，并隨時(shí)予以調(diào)控；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備除濕機(jī)和空調(diào)設(shè)備；空調(diào)、除濕機(jī)定期檢修保養(yǎng)，溫濕度表定期校驗(yàn)；新庫(kù)房竣工應(yīng)經(jīng)6-12個(gè)月的干燥后檔案方可入庫(kù)。.⑤防潮.

⑥防塵配備吸塵器；加密封門(mén)或過(guò)渡門(mén)，除防結(jié)合；檔案入庫(kù)前進(jìn)行除塵處理；檔案庫(kù)房周?chē)盏胤N植花草,搞好綠化,減少污染；定期打掃，保持庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔。⑦防高溫檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24℃,日變化幅度不超過(guò)±2℃;保存底片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在13-15℃；溫度過(guò)高時(shí)，應(yīng)開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備予以調(diào)控。.⑥防塵⑧防強(qiáng)光庫(kù)房宜選用白熾燈作人工照明，照度不超過(guò)100勒克斯，如果選用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾；庫(kù)房?jī)?nèi)不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)選用厚質(zhì)料深色窗簾進(jìn)行避光；在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。

⑨防磁建設(shè)專門(mén)的防磁庫(kù)房配備防磁柜；⑧防強(qiáng)光

2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)檔案在收進(jìn)、移出、利用等流動(dòng)過(guò)程中，都要注意安全保護(hù)。3.檔案保護(hù)的專門(mén)措施檔案室的修復(fù)和復(fù)制工作主要是字跡恢復(fù)（藥物恢復(fù)、手抄、攝影）、修復(fù)（修補(bǔ)、托裱）、復(fù)制（復(fù)印、仿真等）2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)

（四）鑒定

檔案鑒定工作有廣義和狹義兩種理解。前者包括鑒定檔案的價(jià)值和真?zhèn)?。后者單指鑒定檔案的價(jià)值。今天主要講述的是后者，工作內(nèi)容有三項(xiàng)：一是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在歸檔時(shí)將不必要?dú)w檔保存的文件剔除；二是確定文件的保管期限；三是檔案室對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行復(fù)查審核，認(rèn)定無(wú)需保存的，即可銷(xiāo)毀。（四）鑒定銷(xiāo)毀檔案必須有嚴(yán)格的審批手續(xù)和監(jiān)銷(xiāo)制度。銷(xiāo)毀檔案程序:1、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。鑒定小組（在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員共同組成）經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，它是日后查找檔案銷(xiāo)毀情況的憑據(jù)。銷(xiāo)毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷(xiāo)人的簽字及銷(xiāo)毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷(xiāo)毀登記表要設(shè)置序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁(yè)數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷(xiāo)毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。銷(xiāo)毀檔案必須有嚴(yán)格的審批手續(xù)和監(jiān)銷(xiāo)制度。2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。報(bào)告中對(duì)需銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡(jiǎn)要介紹，并提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)、陳述銷(xiāo)毀原因。

3、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

4、未批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。

5、銷(xiāo)毀：監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。報(bào)告中對(duì)需銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量及情況特殊的專門(mén)檔案，銷(xiāo)毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作，就要按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局于1998年聯(lián)合下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

情況特殊的專門(mén)檔案，銷(xiāo)毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔（3）銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。（3）銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)（五）統(tǒng)計(jì)

我國(guó)檔案工作的統(tǒng)計(jì)體系分四層：1、全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)2、專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)3、地方檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)4、檔案館（室）檔案工作情況統(tǒng)計(jì)（五）統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容：⑴檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)：檔案室室藏量、收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀檔案數(shù)量等。⑵檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量情況的統(tǒng)計(jì)：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率等。⑶檔案開(kāi)發(fā)利用工作情況統(tǒng)計(jì)：借閱人數(shù)、借閱量、查全率、查準(zhǔn)率、利用率、利用效果（通過(guò)利用檔案產(chǎn)生的直接或間接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益）等。⑷檔案工作條件的統(tǒng)計(jì)：人員配備、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積、設(shè)備配置等情況。檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容：

（六）檢索檔案檢索工具是查找檔案的手段，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的工具。常用的檢索工具有：目錄：案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄等索引：存放地點(diǎn)索引指南：專題指南、全宗指南等檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)概述

全宗指南（全宗介紹）

依據(jù)《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14-2012代替DA/T14-1994）全宗指南的結(jié)構(gòu)為段落式條目信息，由全宗指南名稱、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、檢索查閱注意事項(xiàng)四部分組成。

全宗指南（全宗介紹）全宗指南名稱全宗指南名稱由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱(全稱或通用簡(jiǎn)稱)、“全宗指南”、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開(kāi)。例：021臨沂市檔案局全宗指南1949～1990年

全宗指南名稱全宗來(lái)源簡(jiǎn)況列表登記下列依時(shí)間變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。其順序?yàn)椋篴）全宗構(gòu)成者形成和職能；b）全宗構(gòu)成者所有曾用名稱；c）全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量；d）全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。全宗來(lái)源簡(jiǎn)況檔案內(nèi)容與成份介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：

a．反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。b．反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。c．具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。d.涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案。e．館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。檔案內(nèi)容與成份介紹檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體系，文字?jǐn)⑹鋈跇?gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。a、以組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。b、以問(wèn)題分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介問(wèn)題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。c、以其它體系分類(lèi)的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類(lèi)的特點(diǎn)結(jié)合問(wèn)題簡(jiǎn)介全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體檢索查閱注意事項(xiàng)檢索注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：a）可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱；b）機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量；c）紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫(huà)幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；d）紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；e）非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。檢索查閱注意事項(xiàng)查閱注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：a）檔案的完整和完好程度以及遺失、銷(xiāo)毀的情況；b）檔案的分類(lèi)與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。c）檔案的利用價(jià)值以及鑒定的情況；d）劃分的保管期限種類(lèi)以及各類(lèi)保管期限檔案的數(shù)量；e）檔案內(nèi)容向社會(huì)開(kāi)放的情況；f）本全宗指南完成時(shí)間和編制者的情況；g）其它有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明。查閱注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：全宗卷

依據(jù)《全宗卷規(guī)范》（DA/T12—2012代替DA/T12—1994）

全宗卷的定義：由記錄和說(shuō)明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門(mén)案卷，是管理全宗檔案的重要工具。全宗卷全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（8類(lèi)）1、全宗（館藏）介紹類(lèi)：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說(shuō)明全宗背景和檔案狀況的文件材料。2、檔案收集類(lèi)：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程說(shuō)明材料等。3、檔案整理類(lèi)：文件材料分類(lèi)、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說(shuō)明和小結(jié)等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（8類(lèi)）4、檔案鑒定類(lèi)：檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷(xiāo)毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷(xiāo)毀處置檔案的目錄（清冊(cè)）等。5、檔案保管類(lèi)：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說(shuō)明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等。4、檔案鑒定類(lèi)：檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定6、檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等。7、檔案利用類(lèi)：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開(kāi)放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。8、新技術(shù)應(yīng)用類(lèi)：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說(shuō)明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說(shuō)明等。6、檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，全宗卷的整理文件材料裝訂。文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂。文件材料分類(lèi)。屬于同一全宗卷的文件材料，按以上講的“全宗卷構(gòu)成”中1至8條進(jìn)行分類(lèi)。文件材料排序。文件材料分入不同類(lèi)目后，按形成時(shí)間順序排列。新增文件材料插入相關(guān)類(lèi)目，向后接續(xù)排列。文件材料編號(hào)。在文件材料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)行編號(hào)。文件材料的編號(hào)由全宗號(hào)—類(lèi)號(hào)—件號(hào)三部分組成。21—１—２（臨沂市檔案局全宗，全宗介紹類(lèi)，第２件）全宗卷的整理編制文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類(lèi)別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄。目錄應(yīng)著錄項(xiàng)目包括：類(lèi)目名稱、件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、備注新增文件材料在相關(guān)類(lèi)目中接續(xù)編制目錄。文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類(lèi)編號(hào)順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時(shí)，可按分類(lèi)編號(hào)順序裝入數(shù)盒。編制文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類(lèi)別，以件為單位，按保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書(shū)本式檢索工具放在一起管理。檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交與該批移交檔案相關(guān)的全宗卷文件材料。保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該（七）編研檔案編研是以室藏檔案文獻(xiàn)為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供和報(bào)道檔案內(nèi)容，滿足利用為主要目的，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題收集、篩選、加工檔案文件，使之轉(zhuǎn)化為不同編研成果的一種專業(yè)工作。常用的幾種編研資料：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等

（七）編研（八）利用檔案（館）室通過(guò)一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)服務(wù)，稱檔案利用工作。利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)。利用方式：⑴借閱型⑵證明型⑶報(bào)道型⑷編研型⑸咨詢型⑹宣傳型⑺網(wǎng)絡(luò)型⑻技術(shù)型（八）利用處理好幾種關(guān)系利用與保密利用和保護(hù)主動(dòng)和被動(dòng)處理好幾種關(guān)系謝謝!謝謝!演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

黃曉霞檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)

六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。

隨著檔案工作的不斷發(fā)展，檢索和編研逐漸成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。

檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)

六（一）收集

檔案室作為集中管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，收集工作是基礎(chǔ)，是關(guān)鍵，收集時(shí)一定要按照《歸檔制度》的要求，做到收集文件材料的齊全完整。收集的齊全完整是整個(gè)檔案工作的前提和基礎(chǔ)，做不到這一點(diǎn)，以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作做得再好，都是徒勞無(wú)功的，檔案工作都是不合格的。（一）收集齊全完整包括兩個(gè)方面：檔案門(mén)類(lèi)的齊全完整：如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等各門(mén)類(lèi)檔案都要建立起來(lái)。各門(mén)類(lèi)檔案中文件材料的齊全完整：如文書(shū)檔案，除收文、發(fā)文的收集外，會(huì)議記錄、本單位召開(kāi)的會(huì)議文件、本單位人員參加的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)議文件、人事工作中形成的統(tǒng)計(jì)、登記表、臺(tái)賬、存根等，黨務(wù)工作中形成的統(tǒng)計(jì)、登記表等，業(yè)務(wù)工作中形成的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)、登記表等等，凡是與本單位有關(guān)的有留存價(jià)值的都應(yīng)該注意收集歸檔。齊全完整包括兩個(gè)方面：

為確保歸檔文件材料的齊全完整，檔案工作人員在收集材料時(shí)要做到“十收”：1、處理完畢的文件及時(shí)收。2、經(jīng)常用的文件履行借閱手續(xù)定期收。3、本單位的發(fā)文在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收。4、會(huì)議材料事先做好工作及時(shí)收。5、內(nèi)部形成的文件材料掌握線索有針對(duì)性地收集。6、常規(guī)性的文件要逐項(xiàng)收。7、在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)提前收。

8、結(jié)合年節(jié)放假的安全保密大檢查集中收9、歸檔整理前全面收集。10、在整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件不全要反復(fù)收。為確保歸檔文件材料的齊全完整，檔案工作人員在收集材

除文書(shū)檔案外，業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢之后的次年6月底之前進(jìn)行收集；聲像檔案，包括照片、錄音、錄像檔案在形成之后及時(shí)收集；基建檔案在竣工驗(yàn)收后由總承包單位移交給檔案室；設(shè)備檔案在設(shè)備開(kāi)箱時(shí)及時(shí)收集，裝箱單、使用說(shuō)明、合格證等；會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)部門(mén)保存一年之后向綜合檔案室移交；實(shí)物檔案要在形成后及時(shí)收集。除文書(shū)檔案外，業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢之后的次年6月底強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：各個(gè)單位的檔案一定要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確因特殊情況要分室保存的，在管理上也一定要集中統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)概述.

（二）整理（略）

..（三）保管主要三方面的內(nèi)容：1.檔案的庫(kù)房管理2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)3.檔案保護(hù)的專門(mén)措施.（三）保管1.檔案的庫(kù)房管理（1）檔案櫥具的排放：節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便；排列整齊，橫豎成行，整齊劃一；避免陽(yáng)光直射，注意通風(fēng)（與窗戶垂直）；所有的檔案櫥具都要統(tǒng)一編號(hào)，從庫(kù)房門(mén)口第一排開(kāi)始，自左至右，自上而下編號(hào)，走S型。1.檔案的庫(kù)房管理（2）檔案的存放：

比較常用的是分類(lèi)排架，先排文書(shū)、后排業(yè)務(wù)、基建、設(shè)備、科研、聲像、實(shí)物等。（有防磁柜的單位，聲像檔案、電子檔案可以放在防磁柜里）。（3）檔案存放地點(diǎn)索引：

為了便于檔案管理人員準(zhǔn)確掌握檔案的存放情況，能迅速地調(diào)閱檔案而編制的索引。多為表格式。（2）檔案的存放：（4）“九防”①防火：配備干粉滅火器，并定期更換干粉。安全使用電器設(shè)備、定期檢查電器線路。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火裝置、嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁堆放雜物。應(yīng)安裝火警報(bào)警裝置。②防盜安裝盜警報(bào)警裝置；安裝防盜門(mén)窗；庫(kù)房鑰匙專人保管，及時(shí)關(guān)閉門(mén)窗。（4）“九防”.

③防蟲(chóng)檔案櫥具內(nèi)定期放置防蟲(chóng)藥物；有條件的檔案室檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行消毒殺菌處理；通風(fēng)的窗戶應(yīng)安置紗窗；不定期檢查蟲(chóng)霉，發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。

④防鼠檔案庫(kù)門(mén)下方加釘膠皮堵塞縫隙；放置殺鼠藥物；庫(kù)房?jī)?nèi)不要存放食物。.③防蟲(chóng).

⑤防潮檔案庫(kù)房的相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間，日變化幅度不超±5%，保存底片的膠片庫(kù)的相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45%；庫(kù)房?jī)?nèi)外要安設(shè)溫濕度記錄儀表，定時(shí)測(cè)記庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，并隨時(shí)予以調(diào)控；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備除濕機(jī)和空調(diào)設(shè)備；空調(diào)、除濕機(jī)定期檢修保養(yǎng)，溫濕度表定期校驗(yàn)；新庫(kù)房竣工應(yīng)經(jīng)6-12個(gè)月的干燥后檔案方可入庫(kù)。.⑤防潮.

⑥防塵配備吸塵器；加密封門(mén)或過(guò)渡門(mén)，除防結(jié)合；檔案入庫(kù)前進(jìn)行除塵處理；檔案庫(kù)房周?chē)盏胤N植花草,搞好綠化,減少污染；定期打掃，保持庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔。⑦防高溫檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24℃,日變化幅度不超過(guò)±2℃;保存底片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在13-15℃；溫度過(guò)高時(shí)，應(yīng)開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備予以調(diào)控。.⑥防塵⑧防強(qiáng)光庫(kù)房宜選用白熾燈作人工照明，照度不超過(guò)100勒克斯，如果選用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾；庫(kù)房?jī)?nèi)不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)選用厚質(zhì)料深色窗簾進(jìn)行避光；在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。

⑨防磁建設(shè)專門(mén)的防磁庫(kù)房配備防磁柜；⑧防強(qiáng)光

2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)檔案在收進(jìn)、移出、利用等流動(dòng)過(guò)程中，都要注意安全保護(hù)。3.檔案保護(hù)的專門(mén)措施檔案室的修復(fù)和復(fù)制工作主要是字跡恢復(fù)（藥物恢復(fù)、手抄、攝影）、修復(fù)（修補(bǔ)、托裱）、復(fù)制（復(fù)印、仿真等）2.檔案流動(dòng)中的保護(hù)

（四）鑒定

檔案鑒定工作有廣義和狹義兩種理解。前者包括鑒定檔案的價(jià)值和真?zhèn)巍：笳邌沃歌b定檔案的價(jià)值。今天主要講述的是后者，工作內(nèi)容有三項(xiàng)：一是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在歸檔時(shí)將不必要?dú)w檔保存的文件剔除；二是確定文件的保管期限；三是檔案室對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行復(fù)查審核，認(rèn)定無(wú)需保存的，即可銷(xiāo)毀。（四）鑒定銷(xiāo)毀檔案必須有嚴(yán)格的審批手續(xù)和監(jiān)銷(xiāo)制度。銷(xiāo)毀檔案程序:1、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。鑒定小組（在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員共同組成）經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，它是日后查找檔案銷(xiāo)毀情況的憑據(jù)。銷(xiāo)毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷(xiāo)人的簽字及銷(xiāo)毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷(xiāo)毀登記表要設(shè)置序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁(yè)數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷(xiāo)毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。銷(xiāo)毀檔案必須有嚴(yán)格的審批手續(xù)和監(jiān)銷(xiāo)制度。2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。報(bào)告中對(duì)需銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡(jiǎn)要介紹，并提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)、陳述銷(xiāo)毀原因。

3、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

4、未批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。

5、銷(xiāo)毀：監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。報(bào)告中對(duì)需銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量及情況特殊的專門(mén)檔案，銷(xiāo)毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作，就要按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局于1998年聯(lián)合下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

情況特殊的專門(mén)檔案，銷(xiāo)毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔（3）銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。（3）銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)（五）統(tǒng)計(jì)

我國(guó)檔案工作的統(tǒng)計(jì)體系分四層：1、全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)2、專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)3、地方檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)4、檔案館（室）檔案工作情況統(tǒng)計(jì)（五）統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容：⑴檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)：檔案室室藏量、收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀檔案數(shù)量等。⑵檔案業(yè)務(wù)管理工作質(zhì)量情況的統(tǒng)計(jì)：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率等。⑶檔案開(kāi)發(fā)利用工作情況統(tǒng)計(jì)：借閱人數(shù)、借閱量、查全率、查準(zhǔn)率、利用率、利用效果（通過(guò)利用檔案產(chǎn)生的直接或間接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益）等。⑷檔案工作條件的統(tǒng)計(jì)：人員配備、人員素質(zhì)、庫(kù)房面積、設(shè)備配置等情況。檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容：

（六）檢索檔案檢索工具是查找檔案的手段，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的工具。常用的檢索工具有：目錄：案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄等索引：存放地點(diǎn)索引指南：專題指南、全宗指南等檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)概述

全宗指南（全宗介紹）

依據(jù)《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14-2012代替DA/T14-1994）全宗指南的結(jié)構(gòu)為段落式條目信息，由全宗指南名稱、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、檢索查閱注意事項(xiàng)四部分組成。

全宗指南（全宗介紹）全宗指南名稱全宗指南名稱由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱(全稱或通用簡(jiǎn)稱)、“全宗指南”、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開(kāi)。例：021臨沂市檔案局全宗指南1949～1990年

全宗指南名稱全宗來(lái)源簡(jiǎn)況列表登記下列依時(shí)間變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。其順序?yàn)椋篴）全宗構(gòu)成者形成和職能；b）全宗構(gòu)成者所有曾用名稱；c）全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量；d）全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。全宗來(lái)源簡(jiǎn)況檔案內(nèi)容與成份介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：

a．反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。b．反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。c．具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。d.涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案。e．館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。檔案內(nèi)容與成份介紹檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體系，文字?jǐn)⑹鋈跇?gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。a、以組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。b、以問(wèn)題分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介問(wèn)題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。c、以其它體系分類(lèi)的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類(lèi)的特點(diǎn)結(jié)合問(wèn)題簡(jiǎn)介全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體檢索查閱注意事項(xiàng)檢索注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：a）可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱；b）機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量；c）紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫(huà)幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；d）紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；e）非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。檢索查閱注意事項(xiàng)查閱注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：a）檔案的完整和完好程度以及遺失、銷(xiāo)毀的情況；b）檔案的分類(lèi)與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。c）檔案的利用價(jià)值以及鑒定的情況；d）劃分的保管期限種類(lèi)以及各類(lèi)保管期限檔案的數(shù)量；e）檔案內(nèi)容向社會(huì)開(kāi)放的情況；f）本全宗指南完成時(shí)間和編制者的情況；g）其它有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明。查閱注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：全宗卷

依據(jù)《全宗卷規(guī)范》（DA/T12—2012代替DA/T12—1994）

全宗卷的定義：由記錄和說(shuō)明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門(mén)案卷，是管理全宗檔案的重要工具。全宗卷全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（8類(lèi)）1、全宗（館藏）介紹類(lèi)：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說(shuō)明全宗背景和檔案狀況的文件材料。2、檔案收集類(lèi)：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程說(shuō)明材料等。3、檔案整理類(lèi)：文件材料分類(lèi)、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說(shuō)明和小結(jié)等。全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（8類(lèi)）4、檔案鑒定類(lèi)：檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷(xiāo)毀鑒定、珍貴檔案考證鑒