公文處理印章管理與檔案管理課件

關(guān)于公文處理、印章與

檔案管理的若干問題安徽大學(xué)教授馬仁杰博士二O一一年二月十日2022/12/301關(guān)于公文處理、印章與

檔案管理的若干問題安徽大學(xué)教授主要內(nèi)容一、公文處理二、印章管理三、檔案管理2022/12/302主要內(nèi)容一、公文處理2022/12/222一、公文處理

（一）發(fā)文程序與辦理發(fā)文程序是公文處理的重要環(huán)節(jié)，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條規(guī)定“發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序?！卑l(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動(dòng)過程。

2022/12/303一、公文處理（一）發(fā)文程序與辦理2022/12/221、擬稿擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作人員草擬。擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性，因而要求擬定的內(nèi)容符合單位的集體意識(shí)，具體而言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)為方向，對(duì)公文進(jìn)行草擬。擬稿要做到符合法律、法規(guī)和政策要求，內(nèi)容要明晰，條理要清楚，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，要格式規(guī)范，文字簡潔。為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要及時(shí)收集單位的有用信息，要學(xué)會(huì)總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達(dá)的能力。2022/12/3041、擬稿2022/12/2242、會(huì)商會(huì)商是指發(fā)文單位擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭取獲得同意和支持，以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。會(huì)商是提高公文的合法性和有效性的重要環(huán)節(jié)，是十分重要的。如果各個(gè)部門下發(fā)的公文相互沖突，就會(huì)導(dǎo)致政令不統(tǒng)一，影響公文的效用，使得相關(guān)工作無法順利開展。這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行必要的會(huì)商、將不統(tǒng)一化為統(tǒng)一是非常重要的。會(huì)商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)，還涉及哪些部門，如果涉及其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會(huì)商對(duì)象。會(huì)商的方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系，也可以采用書面文書的形式交流，還可以通過面談、座談等方式進(jìn)行協(xié)商。對(duì)于會(huì)商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的意見欄內(nèi)注明；如果會(huì)商未能統(tǒng)一意見，則需要上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，由上級(jí)機(jī)關(guān)定奪。2022/12/3052、會(huì)商2022/12/2253、審核審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對(duì)擬稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這個(gè)過程是對(duì)草擬的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了真正體現(xiàn)部門的意識(shí)，是否交代清楚了需要傳遞的內(nèi)容，從而確保發(fā)文的質(zhì)量。審核過程十分重要，一般是由經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員或辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。通過審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。具體而言，審核內(nèi)容包括：（1）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要；（2）確認(rèn)公文的格式是否正確；（3）確認(rèn)公文選用的文種是否恰當(dāng)；（4）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全面地體現(xiàn)了單位的意識(shí)，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)據(jù)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)點(diǎn)等是否無誤等；（5）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。針對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改，以保證公文的權(quán)威性。2022/12/3063、審核2022/12/2264、簽發(fā)簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有法律效力進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)公文進(jìn)行最后一次的全面審查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。簽發(fā)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)首先要明確簽署自己的意見，如“同意”、“發(fā)”等，然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。簽發(fā)后的公文是定稿，是可以作為法律依據(jù)的文件。簽發(fā)時(shí)首先要先對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次，簽發(fā)不能越級(jí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓；簽發(fā)的時(shí)間也要清楚注明。2022/12/3074、簽發(fā)2022/12/2275、復(fù)核復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對(duì)公文具有法定效力的尊重，秘書部門對(duì)定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī)范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確；復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。6、繕印繕印是指將公文的定稿印成正式對(duì)外發(fā)送的文本?？樣】梢韵冗M(jìn)行人工謄寫或者是機(jī)器謄寫，無論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀。繕印而成的文本是具有法定效力的，是最終的成品。印制文件可以采用油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定份數(shù)的印刷?？樣r(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動(dòng)，對(duì)原稿也要進(jìn)行保存。其次是繕印機(jī)密文件時(shí)，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密。2022/12/3085、復(fù)核2022/12/2287、校對(duì)校對(duì)是依據(jù)定稿，對(duì)繕印的內(nèi)容進(jìn)行核準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)繕印錯(cuò)誤的地方要及時(shí)進(jìn)行修正。校對(duì)的基本原則是忠于定稿。校對(duì)時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。為了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對(duì)的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽名。8、用印或簽署用印是指在公文的正本上加蓋機(jī)構(gòu)或單位的公章。用印后的公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用印；其次，用印時(shí)采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時(shí)，若是單獨(dú)蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機(jī)關(guān)都需要用?。ň唧w的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。2022/12/3097、校對(duì)2022/12/2299、登記登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、統(tǒng)計(jì)和管理的重要環(huán)節(jié)。登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、發(fā)送單位、份數(shù)等。10、分發(fā)分發(fā)是指發(fā)文機(jī)關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個(gè)環(huán)節(jié)需要及時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣牡臅r(shí)效性很強(qiáng)，尤其是緊急公文更需要迅速傳遞。分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫《發(fā)文通知單》或者是《回執(zhí)單》，然后，將公文裝入封套，填寫收文單位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，要在封套上表明緊急程度和密級(jí)，再按照緊急程度和密級(jí)發(fā)送。2022/12/30109、登記2022/12/2210

（二）收文程序與處理

根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定：“收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序”。收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保證。因此，應(yīng)高度重視。2022/12/3011（二）收文程序與處理2022/12/22111、簽收簽收是指收文機(jī)關(guān)或單位對(duì)收到的公文進(jìn)行確認(rèn)、清點(diǎn)、檢查、簽注等。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的《發(fā)文通知單》或《回執(zhí)單》上進(jìn)行簽字。簽收是收文程序的第一步，通常由各機(jī)關(guān)、單位秘書部門所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署完畢后，及時(shí)交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的“親啟”公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人或者是交給領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書。2、登記登記是指收文機(jī)關(guān)對(duì)收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。登記簿式即按照事先定好的流水號(hào)形式進(jìn)行記錄，容易保存，然而按照內(nèi)容查找時(shí)不方便?？ㄆ郊匆詥为?dú)的卡片對(duì)各個(gè)公文進(jìn)行記錄，這種形式很靈活，可以按照發(fā)文單位進(jìn)行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。2022/12/30121、簽收2022/12/22123、分發(fā)分發(fā)是指收文機(jī)關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān)部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、密級(jí)、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。文件可以分為閱讀件和辦理件。閱讀件是多為信息的告知，如簡報(bào)、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提出擬辦意見，然后進(jìn)行批辦、承辦等。分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分發(fā)前要附上《文件傳閱單》；如果分發(fā)的是辦理件，分發(fā)前要附上《收文處理單》。如果分發(fā)的是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫《文件交辦單》；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分發(fā)前要填寫《送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單》。2022/12/30133、分發(fā)2022/12/22134、擬辦擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)公文提出的初步辦理意見，相當(dāng)于請(qǐng)示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會(huì)直接影響公文的最終處理結(jié)果。擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，對(duì)問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理清楚，簡明扼要。擬辦的意見一般附在《文件交辦單》的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。2022/12/30144、擬辦2022/12/22145、批辦批辦是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對(duì)文件作出批示或指示。批辦時(shí)，要表明對(duì)擬辦意見的態(tài)度。擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出的決策，兩者的意義是不同的。批辦的意見一般附在《文件處理單》的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。6、承辦承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。承辦屬于收文的中心環(huán)節(jié)。通過承辦，各方的意見才能得以落實(shí)。承辦是有嚴(yán)格的時(shí)效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對(duì)收到的文件及時(shí)辦理，尤其是對(duì)于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時(shí)限，以免貽誤時(shí)機(jī)，影響工作。2022/12/30155、批辦2022/12/22157、催辦催辦是指機(jī)關(guān)或單位的秘書部門對(duì)公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。催辦有多種形式?？梢酝ㄟ^電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫《催辦單》，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會(huì)或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行催辦。一般要求對(duì)緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。8、注辦注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。注辦一般包括以下內(nèi)容：⑴一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期；⑵需要辦理復(fù)文的文件，辦完后由文書人員注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)；⑶用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；⑷不需復(fù)文的文件，文書人員要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。2022/12/30167、催辦2022/12/2216（三）文書立卷與歸檔

1、文書立卷及其意義文書立卷是指將一定時(shí)期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價(jià)值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個(gè)個(gè)案卷的工作。通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。2022/12/3017（三）文書立卷與歸檔2022/12/22172、文書立卷的原則（1）保持公文之間的歷史聯(lián)系文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。也唯有此，才能真實(shí)地再現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的過程，使得公文真正成為再現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的載體。（2）便于查找和利用為了做到這一點(diǎn)，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相對(duì)細(xì)分，單獨(dú)裝訂；次要文件參考價(jià)值不大，可以較為集中。2022/12/30182、文書立卷的原則2022/12/2218（3）區(qū)分文件的保存價(jià)值文書立卷時(shí)，要根據(jù)文件的保存價(jià)值進(jìn)行劃分。具體方法有以下幾種：A按照文件的密級(jí)進(jìn)行立卷。對(duì)有密級(jí)的文件，應(yīng)該按照不同的密級(jí)進(jìn)行劃分，這是因?yàn)椴煌拿芗?jí)規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時(shí)，不同密級(jí)的公文要區(qū)分開來，同一密級(jí)的文件可以組成同一個(gè)案卷。B按照文件的保管期限進(jìn)行立卷。根據(jù)國家檔案局公布的《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》，案卷的保管期限分為永久、長期（16年至50年左右）和短期（15年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由案卷的價(jià)值大小決定的。C按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷?，F(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時(shí)，不同載體的文件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。2022/12/3019（3）區(qū)分文件的保存價(jià)值2022/12/22193、文書立卷的方法文書立卷的方法主要有以下六種：（1）按照文件作者進(jìn)行立卷即按照公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，將同一制發(fā)機(jī)關(guān)的公文放在一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動(dòng)。（2）按照時(shí)間進(jìn)行立卷即將屬于同一時(shí)間段的公文放在一起立卷。公文立卷一般都是按照年度進(jìn)行劃分的，這樣可以反映機(jī)關(guān)或單位在某一段時(shí)間的內(nèi)的工作狀況。（3）按照內(nèi)容進(jìn)行立卷即將屬于同一內(nèi)容特征的公文放在一起立卷。通過這種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。（4）按照文種進(jìn)行立卷即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方法，方便對(duì)同一文種的公文進(jìn)行查找。2022/12/30203、文書立卷的方法2022/12/2220（5）按照地區(qū)進(jìn)行立卷即將公文內(nèi)容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。（6）按照通訊者進(jìn)行立卷即按照收文機(jī)關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。以上六種立卷方法，在實(shí)際工作中一般不單獨(dú)使用，而是相互結(jié)合使用的。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)聯(lián)，又方便利用。詳細(xì)地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。因?yàn)樗菣n案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。2022/12/3021（5）按照地區(qū)進(jìn)行立卷2022/12/22214、文書立卷的過程文書立卷的過程，一般包括：（1）平時(shí)整理，是指將公文處理完畢后，將公文歸入相應(yīng)的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。（2）正式立卷，一般機(jī)關(guān)或單位都會(huì)在年底對(duì)本單位同一年度的文件進(jìn)行立卷。立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。（3）按時(shí)歸檔，正式立卷結(jié)束后，需要定期將立好的案卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。2022/12/30224、文書立卷的過程2022/12/22225、文書歸檔《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時(shí)，歸檔也是文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。（1）歸檔時(shí)間即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時(shí)間。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，一般在次年6月底以前移交。這樣有利于保持部門一個(gè)年度的案卷的完整性。（2）歸檔范圍歸檔的范圍包括本單位形成的、上級(jí)單位下發(fā)的以及下屬單位上報(bào)的所有有保存價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料。（3）歸檔要求歸檔文件要齊全、完整；要保持文件之間的歷史聯(lián)系；要按照規(guī)定填寫案卷封面；要編制完整的案卷目錄。（4）歸檔手續(xù)秘書部門向檔案部門移交案卷時(shí)，檔案部門需要對(duì)案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。對(duì)合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對(duì)不合格的案卷，則需要退回秘書部門，重新整理。2022/12/30235、文書歸檔2022/12/2223二、印章管理印章主要指各級(jí)各類機(jī)關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。凡是法定的機(jī)關(guān)或組織，都有代表自己職權(quán)的印章。如果管理使用不當(dāng)，會(huì)給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會(huì)造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作。（一）印章的種類1、正式印章。又稱公章，代表一個(gè)單位的正式署名，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)實(shí)的證明效力。2、套印章。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。2022/12/3024二、印章管理印章主要指各級(jí)各類機(jī)

3、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。4、辦事章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。5、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是根據(jù)機(jī)關(guān)或單位主管用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名具有同樣的效力。6、其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財(cái)務(wù)專用章、校對(duì)章、封條章、會(huì)議專用章等。2022/12/30253、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片（二）印章的尺寸規(guī)格正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定：1、國務(wù)院的正式印章，直徑為6厘米。2、省部級(jí)機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為5厘米。3、下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為4.5厘米：（1）副部級(jí)的國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)；（2）副部級(jí)的國務(wù)院直屬事業(yè)單位；（3）國務(wù)院部委管理的國家局；（4）自治州、市、縣級(jí)（縣、自治縣、縣級(jí)市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。2022/12/3026（二）印章的尺寸規(guī)格2022/12/2226

4、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為4.2厘米。5、國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的印章，直徑不得大于4.5厘米。6、黨的機(jī)關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級(jí)行政機(jī)關(guān)的印章相同。7、套印章的尺寸大小與正式印章相同。8、國務(wù)院的鋼印，直徑為4.2厘米。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過4.2厘米，不得小于3.5厘米。9、其他印章或戳記的尺寸大小由使用單位自行確定。2022/12/30274、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)（三）印章的管理工作1、印章的頒發(fā)和啟用頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，并交給專人查明接受。啟用新印章，必須在嚴(yán)格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。凡經(jīng)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)使用的印章，須先向所屬機(jī)構(gòu)及平行機(jī)關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說明正式啟用的日期。啟用印章的印模除留底外，還必須送上級(jí)機(jī)關(guān)備案。同時(shí)，為防止偽造印章，秘書部門應(yīng)在印章上刻制暗記，以便識(shí)別真假印章。暗記要注意保密。2022/12/3028（三）印章的管理工作2022/12/2228

2、印章的保管秘書部門對(duì)于保管和使用印章的人員必須嚴(yán)格審查和挑選，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的教育和考查。印章應(yīng)選擇安全保險(xiǎn)的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保險(xiǎn)箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固的鎖。印章不得委托他人代管。平時(shí)使用印章要注意輕取輕放，避免破損。同時(shí)要注意經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。2022/12/30292、印章的保管2022/12/22293、印章的使用管理

使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不要擅自做主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)簽字為準(zhǔn)；常規(guī)用印，有秘書部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；對(duì)一般事務(wù)性的介紹信用印，秘書人員可依照慣例承辦，不必事事請(qǐng)示。秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時(shí)間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以備查考。秘書人員要正確用印。蓋印時(shí)，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動(dòng)，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均勻地吸上印泥。需蓋印的公文或證明信，放置要端正，桌面要平，印文下面可墊一些較軟的紙張或書籍。需裝訂的公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。2022/12/30303、印章的使用管理2022/12/22304、印章的停用和銷毀機(jī)關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原印章應(yīng)立即停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，附上印模，說明停用的原因和停用時(shí)間，并宣布原印章失效。廢印章必須及時(shí)送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，或按公安部會(huì)同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期留存。原制發(fā)印章的單位，對(duì)廢印章應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀N。除某些重要單位具有保存價(jià)值的印章須存檔保管外，一般單位的廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實(shí)地監(jiān)銷。2022/12/30314、印章的停用和銷毀2022/12/2231（四）電子印章的管理電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說，電子印章就是電子簽名加上印章圖片。電子印章的管理需要注意以下幾點(diǎn)：1、電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀形式以及法定效力與正式印章相同。2、電子印章必須由上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一制作頒發(fā)，任何單位不得自行制作使用，也不得私自復(fù)制電子印章軟盤。3、電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使用。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤及密碼。4、保管電子印章的人員如有變動(dòng)，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī)關(guān)，以便及時(shí)更改密碼。5、電子印章應(yīng)在專用計(jì)算機(jī)上使用。6、電子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式公文相同。7、電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。2022/12/3032（四）電子印章的管理2022/12/2232三、檔案管理（一）檔案的種類1、公務(wù)檔案與私人檔案公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織；私人檔案是指人們在私人活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是個(gè)人。這兩個(gè)相對(duì)概念解決了檔案的歸屬及所有權(quán)問題。2、歷史檔案與現(xiàn)行檔案歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實(shí)參考作用，即對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體的實(shí)際作用的檔案。2022/12/3033三、檔案管理（一）檔案的種類2022/12/223

3、文書檔案、科技檔案與專門檔案文書檔案是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性、法律性或政治性公文（如請(qǐng)示、批復(fù)、決定等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性檔案在檔案大家庭中居主導(dǎo)地位。科技檔案是指人們在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。它是人類面對(duì)自然進(jìn)行科學(xué)研究，進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄。專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動(dòng)中形成的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案等。2022/12/30343、文書檔案、科技檔案與專門檔案2022/12/2（二）存儲(chǔ)媒體與圖書、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說的檔案載體。換句話說，我們認(rèn)識(shí)檔案，也只能先從它的“外形”開始。現(xiàn)階段存儲(chǔ)媒體主要有：1、紙質(zhì)媒體紙質(zhì)檔案是目前使用最多的存儲(chǔ)媒體，盡管現(xiàn)在人們總是不斷地提“無紙辦公室”，但它依然還是辦公室的主角。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)品及存檔程序相對(duì)而言也更具標(biāo)準(zhǔn)化。2、磁性媒體常見的磁性媒體有軟盤、硬盤和磁帶。軟盤的體積很小，存儲(chǔ)空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲(chǔ)能力。硬盤的存儲(chǔ)量比較大，可以保存大量用不同的文件名組織起來的文件。2022/12/3035（二）存儲(chǔ)媒體2022/12/22353、縮微圖像媒體盡管目前計(jì)算機(jī)磁盤的使用在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)方面超過了縮微圖像媒體的使用，但縮微膠卷和縮微膠片在長期存儲(chǔ)，尤其是在檔案材料的長久保存中一直占有很重要的地位。4、光盤媒體光存儲(chǔ)器是指計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的大容量存儲(chǔ)。光存儲(chǔ)器可以保存磁盤、磁帶和卡片上的資料，其中光盤是最常見的形式。常見的存儲(chǔ)光盤有只讀光盤存儲(chǔ)器和一寫多讀光盤。2022/12/30363、縮微圖像媒體2022/12/2236（三）文書整理歸檔文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。歸整的文書，必須按照它們在形成過程中的自然聯(lián)系分類整理。也就是說，應(yīng)把有密切聯(lián)系的文件材料以“件”為單位進(jìn)行分類整理，以便查找利用。以“件”為單位是指內(nèi)容大致相同的一份文件或一組文件?！凹钡慕缍ㄓ兴姆N情況：一是以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；二是文件正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；三是報(bào)表、名冊、圖冊等為一件；四是來文與復(fù)文合為一件?！凹笔俏臅瓢l(fā)、傳遞、處理的基本單位，同時(shí)也是文書歸檔的基本單位。2022/12/3037（三）文書整理歸檔2022/12/2237一般來說，文書整理的范圍就是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢的且具有價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、內(nèi)部文件、會(huì)議記錄等。文書管理人員在整理歸檔的過程中，應(yīng)本著遵守文件形成的客觀規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分文書的不同價(jià)值、便于保管和查找利用等基本原則，力求做到整理歸檔文書的齊全完整、符合檔案保護(hù)的要求、保管期限的準(zhǔn)確界定等質(zhì)量要求。文書整理歸檔的意義在于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。文書的集中歸檔，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。2022/12/3038一般來說，文書整理的范圍就是本機(jī)關(guān)在（四）檔案管理的程序1、檔案的收集檔案收集工作是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。具體而言，即將分散形成或保存在單位內(nèi)部或個(gè)人手上的有保存價(jià)值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。檔案接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過程。它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道。2022/12/3039（四）檔案管理的程序2022/12/22392、檔案的整理把數(shù)量龐大的檔案，及時(shí)地、完整地收集起來，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)整理，并提供給各項(xiàng)工作利用，這是檔案管理中的一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案整理工作的基本任務(wù)就是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建科學(xué)化的管理對(duì)象。檔案整理是檔案實(shí)體管理的核心，對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)性意義。對(duì)檔案館（室）內(nèi)檔案的整理，按其工作內(nèi)容大致分為以下三種情況。（1）系統(tǒng)排列和編制案卷目錄（2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整（3）全過程的檔案整理工作2022/12/30402、檔案的整理2022/12/22403、檔案的分類檔案分類，是指對(duì)同一全宗歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類別，使其構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類的內(nèi)容包括：分類方法的選擇、分類方案的制訂及檔案的歸類和案卷排列等。（1）紙質(zhì)檔案分類方法的選擇①年度分類法②組織機(jī)構(gòu)分類法③問題分類法④保管期限分類法（2）電子檔案分類方法的選擇①按電子檔案的信息存在形式分類②按文件的功能分類③按文件的生成方式分類2022/12/30413、檔案的分類2022/12/22414、檔案的保管所謂檔案保管工作，簡言之，就是指對(duì)已整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)、保護(hù)性管理工作。檔案保管工作的基本任務(wù)有兩條：一是維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序；二是保護(hù)檔案實(shí)體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形態(tài)的“自然壽命”。這兩條任務(wù)同時(shí)也是檔案保管工作的兩項(xiàng)基本內(nèi)容。“維護(hù)秩序”、“保護(hù)實(shí)體”是檔案保護(hù)工作的兩個(gè)基本方面。而理化性狀良好的檔案實(shí)體和檔案實(shí)體良好的秩序狀態(tài)，是整個(gè)檔案管理工作的基本工作對(duì)象和工作基礎(chǔ)。沒有這一對(duì)象和基礎(chǔ)或這一對(duì)象和基礎(chǔ)狀態(tài)不佳，整個(gè)檔案管理就無從下手或無法取得良好效果?？梢?，檔案保管工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作具有十分重要的基礎(chǔ)意義。2022/12/30424、檔案的保管2022/12/2242演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！關(guān)于公文處理、印章與

檔案管理的若干問題安徽大學(xué)教授馬仁杰博士二O一一年二月十日2022/12/3044關(guān)于公文處理、印章與

檔案管理的若干問題安徽大學(xué)教授主要內(nèi)容一、公文處理二、印章管理三、檔案管理2022/12/3045主要內(nèi)容一、公文處理2022/12/222一、公文處理

（一）發(fā)文程序與辦理發(fā)文程序是公文處理的重要環(huán)節(jié)，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十四條規(guī)定“發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序?！卑l(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動(dòng)過程。

2022/12/3046一、公文處理（一）發(fā)文程序與辦理2022/12/221、擬稿擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作人員草擬。擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性，因而要求擬定的內(nèi)容符合單位的集體意識(shí)，具體而言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)為方向，對(duì)公文進(jìn)行草擬。擬稿要做到符合法律、法規(guī)和政策要求，內(nèi)容要明晰，條理要清楚，要體現(xiàn)單位領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，要格式規(guī)范，文字簡潔。為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要及時(shí)收集單位的有用信息，要學(xué)會(huì)總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達(dá)的能力。2022/12/30471、擬稿2022/12/2242、會(huì)商會(huì)商是指發(fā)文單位擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭取獲得同意和支持，以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。會(huì)商是提高公文的合法性和有效性的重要環(huán)節(jié)，是十分重要的。如果各個(gè)部門下發(fā)的公文相互沖突，就會(huì)導(dǎo)致政令不統(tǒng)一，影響公文的效用，使得相關(guān)工作無法順利開展。這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行必要的會(huì)商、將不統(tǒng)一化為統(tǒng)一是非常重要的。會(huì)商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)，還涉及哪些部門，如果涉及其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會(huì)商對(duì)象。會(huì)商的方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系，也可以采用書面文書的形式交流，還可以通過面談、座談等方式進(jìn)行協(xié)商。對(duì)于會(huì)商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的意見欄內(nèi)注明；如果會(huì)商未能統(tǒng)一意見，則需要上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，由上級(jí)機(jī)關(guān)定奪。2022/12/30482、會(huì)商2022/12/2253、審核審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對(duì)擬稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這個(gè)過程是對(duì)草擬的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了真正體現(xiàn)部門的意識(shí)，是否交代清楚了需要傳遞的內(nèi)容，從而確保發(fā)文的質(zhì)量。審核過程十分重要，一般是由經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員或辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。通過審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。具體而言，審核內(nèi)容包括：（1）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要；（2）確認(rèn)公文的格式是否正確；（3）確認(rèn)公文選用的文種是否恰當(dāng)；（4）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全面地體現(xiàn)了單位的意識(shí)，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)據(jù)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)點(diǎn)等是否無誤等；（5）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。針對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改，以保證公文的權(quán)威性。2022/12/30493、審核2022/12/2264、簽發(fā)簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有法律效力進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)公文進(jìn)行最后一次的全面審查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。簽發(fā)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)首先要明確簽署自己的意見，如“同意”、“發(fā)”等，然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。簽發(fā)后的公文是定稿，是可以作為法律依據(jù)的文件。簽發(fā)時(shí)首先要先對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次，簽發(fā)不能越級(jí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓；簽發(fā)的時(shí)間也要清楚注明。2022/12/30504、簽發(fā)2022/12/2275、復(fù)核復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對(duì)公文具有法定效力的尊重，秘書部門對(duì)定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī)范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確；復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。6、繕印繕印是指將公文的定稿印成正式對(duì)外發(fā)送的文本?？樣】梢韵冗M(jìn)行人工謄寫或者是機(jī)器謄寫，無論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀?？樣《傻奈谋臼蔷哂蟹ǘㄐЯΦ?，是最終的成品。印制文件可以采用油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定份數(shù)的印刷?？樣r(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動(dòng)，對(duì)原稿也要進(jìn)行保存。其次是繕印機(jī)密文件時(shí)，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密。2022/12/30515、復(fù)核2022/12/2287、校對(duì)校對(duì)是依據(jù)定稿，對(duì)繕印的內(nèi)容進(jìn)行核準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)繕印錯(cuò)誤的地方要及時(shí)進(jìn)行修正。校對(duì)的基本原則是忠于定稿。校對(duì)時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。為了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對(duì)的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽名。8、用印或簽署用印是指在公文的正本上加蓋機(jī)構(gòu)或單位的公章。用印后的公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用印；其次，用印時(shí)采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時(shí)，若是單獨(dú)蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機(jī)關(guān)都需要用?。ň唧w的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。2022/12/30527、校對(duì)2022/12/2299、登記登記是指發(fā)文機(jī)關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、統(tǒng)計(jì)和管理的重要環(huán)節(jié)。登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、發(fā)送單位、份數(shù)等。10、分發(fā)分發(fā)是指發(fā)文機(jī)關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個(gè)環(huán)節(jié)需要及時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣牡臅r(shí)效性很強(qiáng)，尤其是緊急公文更需要迅速傳遞。分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫《發(fā)文通知單》或者是《回執(zhí)單》，然后，將公文裝入封套，填寫收文單位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，要在封套上表明緊急程度和密級(jí)，再按照緊急程度和密級(jí)發(fā)送。2022/12/30539、登記2022/12/2210

（二）收文程序與處理

根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定：“收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序”。收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保證。因此，應(yīng)高度重視。2022/12/3054（二）收文程序與處理2022/12/22111、簽收簽收是指收文機(jī)關(guān)或單位對(duì)收到的公文進(jìn)行確認(rèn)、清點(diǎn)、檢查、簽注等。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的《發(fā)文通知單》或《回執(zhí)單》上進(jìn)行簽字。簽收是收文程序的第一步，通常由各機(jī)關(guān)、單位秘書部門所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署完畢后，及時(shí)交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的“親啟”公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人或者是交給領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書。2、登記登記是指收文機(jī)關(guān)對(duì)收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。登記簿式即按照事先定好的流水號(hào)形式進(jìn)行記錄，容易保存，然而按照內(nèi)容查找時(shí)不方便?？ㄆ郊匆詥为?dú)的卡片對(duì)各個(gè)公文進(jìn)行記錄，這種形式很靈活，可以按照發(fā)文單位進(jìn)行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。2022/12/30551、簽收2022/12/22123、分發(fā)分發(fā)是指收文機(jī)關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān)部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、密級(jí)、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。文件可以分為閱讀件和辦理件。閱讀件是多為信息的告知，如簡報(bào)、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提出擬辦意見，然后進(jìn)行批辦、承辦等。分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分發(fā)前要附上《文件傳閱單》；如果分發(fā)的是辦理件，分發(fā)前要附上《收文處理單》。如果分發(fā)的是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫《文件交辦單》；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分發(fā)前要填寫《送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單》。2022/12/30563、分發(fā)2022/12/22134、擬辦擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)公文提出的初步辦理意見，相當(dāng)于請(qǐng)示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會(huì)直接影響公文的最終處理結(jié)果。擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，對(duì)問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理清楚，簡明扼要。擬辦的意見一般附在《文件交辦單》的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。2022/12/30574、擬辦2022/12/22145、批辦批辦是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對(duì)文件作出批示或指示。批辦時(shí)，要表明對(duì)擬辦意見的態(tài)度。擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出的決策，兩者的意義是不同的。批辦的意見一般附在《文件處理單》的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。6、承辦承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。承辦屬于收文的中心環(huán)節(jié)。通過承辦，各方的意見才能得以落實(shí)。承辦是有嚴(yán)格的時(shí)效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對(duì)收到的文件及時(shí)辦理，尤其是對(duì)于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時(shí)限，以免貽誤時(shí)機(jī)，影響工作。2022/12/30585、批辦2022/12/22157、催辦催辦是指機(jī)關(guān)或單位的秘書部門對(duì)公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。催辦有多種形式?？梢酝ㄟ^電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫《催辦單》，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會(huì)或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行催辦。一般要求對(duì)緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。8、注辦注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。注辦一般包括以下內(nèi)容：⑴一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期；⑵需要辦理復(fù)文的文件，辦完后由文書人員注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)；⑶用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；⑷不需復(fù)文的文件，文書人員要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。2022/12/30597、催辦2022/12/2216（三）文書立卷與歸檔

1、文書立卷及其意義文書立卷是指將一定時(shí)期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價(jià)值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個(gè)個(gè)案卷的工作。通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。2022/12/3060（三）文書立卷與歸檔2022/12/22172、文書立卷的原則（1）保持公文之間的歷史聯(lián)系文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。也唯有此，才能真實(shí)地再現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的過程，使得公文真正成為再現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的載體。（2）便于查找和利用為了做到這一點(diǎn)，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最后，重要文件和次要文件要分開。重要文件利用頻率高，可以相對(duì)細(xì)分，單獨(dú)裝訂；次要文件參考價(jià)值不大，可以較為集中。2022/12/30612、文書立卷的原則2022/12/2218（3）區(qū)分文件的保存價(jià)值文書立卷時(shí)，要根據(jù)文件的保存價(jià)值進(jìn)行劃分。具體方法有以下幾種：A按照文件的密級(jí)進(jìn)行立卷。對(duì)有密級(jí)的文件，應(yīng)該按照不同的密級(jí)進(jìn)行劃分，這是因?yàn)椴煌拿芗?jí)規(guī)定著文件有不同的使用范圍，因而在文件立卷時(shí)，不同密級(jí)的公文要區(qū)分開來，同一密級(jí)的文件可以組成同一個(gè)案卷。B按照文件的保管期限進(jìn)行立卷。根據(jù)國家檔案局公布的《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》，案卷的保管期限分為永久、長期（16年至50年左右）和短期（15年以下）三種。區(qū)分案卷的保管期限是由案卷的價(jià)值大小決定的。C按照文件的載體劃分進(jìn)行立卷?，F(xiàn)在文件的載體形式并不局限于紙張，還有照片、錄音、磁盤等多種形式，因而在文件立卷時(shí)，不同載體的文件要分別立卷。如果不同載體形式的文件存在歷史聯(lián)系，則可以在案卷最后的備考表中注明，從而方便查找。2022/12/3062（3）區(qū)分文件的保存價(jià)值2022/12/22193、文書立卷的方法文書立卷的方法主要有以下六種：（1）按照文件作者進(jìn)行立卷即按照公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，將同一制發(fā)機(jī)關(guān)的公文放在一起立卷。這樣可以清楚反映同一作者的公務(wù)活動(dòng)。（2）按照時(shí)間進(jìn)行立卷即將屬于同一時(shí)間段的公文放在一起立卷。公文立卷一般都是按照年度進(jìn)行劃分的，這樣可以反映機(jī)關(guān)或單位在某一段時(shí)間的內(nèi)的工作狀況。（3）按照內(nèi)容進(jìn)行立卷即將屬于同一內(nèi)容特征的公文放在一起立卷。通過這種方法，可以清楚了解圍繞這一內(nèi)容工作的發(fā)展?fàn)顩r。（4）按照文種進(jìn)行立卷即將屬于同一文種的公文放在一起立卷。通過這種方法，方便對(duì)同一文種的公文進(jìn)行查找。2022/12/30633、文書立卷的方法2022/12/2220（5）按照地區(qū)進(jìn)行立卷即將公文內(nèi)容涉及的同一地區(qū)的文件放在一起立卷。通過這種方法，可以直觀了解到同一地區(qū)工作的情況。（6）按照通訊者進(jìn)行立卷即按照收文機(jī)關(guān)的名稱將公文放在一起立卷。通過這種立卷方法，可以直接反映單位之間的工作往來情況。以上六種立卷方法，在實(shí)際工作中一般不單獨(dú)使用，而是相互結(jié)合使用的。具體結(jié)合情況一般是將具有共同特征的文件靈活組合，既可以清楚地反映公文之間的歷史關(guān)聯(lián)，又方便利用。詳細(xì)地組合情況比較復(fù)雜，也很專業(yè)，在此恕不一一列舉。因?yàn)樗菣n案專業(yè)工作人員的具體工作，在此不予詳述。2022/12/3064（5）按照地區(qū)進(jìn)行立卷2022/12/22214、文書立卷的過程文書立卷的過程，一般包括：（1）平時(shí)整理，是指將公文處理完畢后，將公文歸入相應(yīng)的類目。公文處理完畢后，切忌將公文隨處亂扔，而應(yīng)按照立卷類目認(rèn)真歸類，將文件整理平日化，這樣，既可以避免文件丟失、混亂，也方便公文利用。（2）正式立卷，一般機(jī)關(guān)或單位都會(huì)在年底對(duì)本單位同一年度的文件進(jìn)行立卷。立卷之前，首先，要認(rèn)真整理公文，進(jìn)行歸類，看公文收集是否齊全，分類是否科學(xué)；其次，將同一案卷內(nèi)的文件，按照一定的規(guī)律和歷史關(guān)聯(lián)進(jìn)行先后順序的排列；再次，為這一案卷擬寫案卷標(biāo)題，做到簡明扼要，可以清楚反映該卷內(nèi)容，方便日后查找；接著，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄按照案卷內(nèi)文件順序和規(guī)定的格式進(jìn)行填寫，備考表中則需要注出本案卷的大致情況；最后，填寫案卷封面并進(jìn)行裝訂。（3）按時(shí)歸檔，正式立卷結(jié)束后，需要定期將立好的案卷向本單位檔案部門（檔案館或檔案室）移交。2022/12/30654、文書立卷的過程2022/12/22225、文書歸檔《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。所以，歸檔是文書處理工作不可缺少的程序。同時(shí)，歸檔也是文書由文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，是積累檔案的重要手段。（1）歸檔時(shí)間即部門的秘書部門向檔案部門移交案卷的時(shí)間。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，一般在次年6月底以前移交。這樣有利于保持部門一個(gè)年度的案卷的完整性。（2）歸檔范圍歸檔的范圍包括本單位形成的、上級(jí)單位下發(fā)的以及下屬單位上報(bào)的所有有保存價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料。（3）歸檔要求歸檔文件要齊全、完整；要保持文件之間的歷史聯(lián)系；要按照規(guī)定填寫案卷封面；要編制完整的案卷目錄。（4）歸檔手續(xù)秘書部門向檔案部門移交案卷時(shí)，檔案部門需要對(duì)案卷進(jìn)行檢查，要查看案卷的格式，即案卷目錄、卷內(nèi)目錄填寫是否正確，卷內(nèi)文件的編寫質(zhì)量是否合格等。對(duì)合格的案卷，需要填寫案卷移交清單，一式三份；對(duì)不合格的案卷，則需要退回秘書部門，重新整理。2022/12/30665、文書歸檔2022/12/2223二、印章管理印章主要指各級(jí)各類機(jī)關(guān)或單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人職權(quán)的象征。凡是法定的機(jī)關(guān)或組織，都有代表自己職權(quán)的印章。如果管理使用不當(dāng)，會(huì)給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會(huì)造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作。（一）印章的種類1、正式印章。又稱公章，代表一個(gè)單位的正式署名，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)實(shí)的證明效力。2、套印章。指印刷單位經(jīng)授權(quán)制版而成，用于印刷大量文件，與正式印章具有同樣效力。2022/12/3067二、印章管理印章主要指各級(jí)各類機(jī)

3、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片上，其位置在持證件人相片的右下角，起證明持證人身份的作用。4、辦事章。是為辦理日常事務(wù)而刻制的一種公務(wù)印章。辦事章不得用于正式文件，以顯示正式印章的莊重性。5、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。是根據(jù)機(jī)關(guān)或單位主管用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽名具有同樣的效力。6、其他印章。主要是指電子印章、收發(fā)章、財(cái)務(wù)專用章、校對(duì)章、封條章、會(huì)議專用章等。2022/12/30683、鋼印。一般加蓋在證明性公文或證件的相片（二）印章的尺寸規(guī)格正式印章的尺寸大小應(yīng)符合下列規(guī)定：1、國務(wù)院的正式印章，直徑為6厘米。2、省部級(jí)機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為5厘米。3、下列機(jī)關(guān)或單位的正式印章直徑為4.5厘米：（1）副部級(jí)的國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)；（2）副部級(jí)的國務(wù)院直屬事業(yè)單位；（3）國務(wù)院部委管理的國家局；（4）自治州、市、縣級(jí)（縣、自治縣、縣級(jí)市、旗、自治旗、特區(qū)、林區(qū)，下同）和市轄區(qū)人民政府以及地區(qū)（盟）行政公署。2022/12/3069（二）印章的尺寸規(guī)格2022/12/2226

4、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的印章，以及駐外使領(lǐng)館的印章，直徑為4.2厘米。5、國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或直屬單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的印章，直徑不得大于4.5厘米。6、黨的機(jī)關(guān)的正式印章尺寸規(guī)格一般與同級(jí)行政機(jī)關(guān)的印章相同。7、套印章的尺寸大小與正式印章相同。8、國務(wù)院的鋼印，直徑為4.2厘米。其他確需使用鋼印的單位，其鋼印的直徑最多不得超過4.2厘米，不得小于3.5厘米。9、其他印章或戳記的尺寸大小由使用單位自行確定。2022/12/30704、國務(wù)院有關(guān)部委外事用的火漆印，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)（三）印章的管理工作1、印章的頒發(fā)和啟用頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)人的手跡。在確認(rèn)領(lǐng)取人的身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，并交給專人查明接受。啟用新印章，必須在嚴(yán)格履行審批手續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。凡經(jīng)主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)使用的印章，須先向所屬機(jī)構(gòu)及平行機(jī)關(guān)發(fā)出正式通知，附上啟用印章的印樣，說明正式啟用的日期。啟用印章的印模除留底外，還必須送上級(jí)機(jī)關(guān)備案。同時(shí)，為防止偽造印章，秘書部門應(yīng)在印章上刻制暗記，以便識(shí)別真假印章。暗記要注意保密。2022/12/3071（三）印章的管理工作2022/12/2228

2、印章的保管秘書部門對(duì)于保管和使用印章的人員必須嚴(yán)格審查和挑選，并應(yīng)加強(qiáng)平時(shí)的教育和考查。印章應(yīng)選擇安全保險(xiǎn)的地方存放和保管，如機(jī)要室或辦公室的保險(xiǎn)箱內(nèi)，或存放在辦公桌的抽屜里，則應(yīng)當(dāng)裝配牢固的鎖。印章不得委托他人代管。平時(shí)使用印章要注意輕取輕放，避免破損。同時(shí)要注意經(jīng)常洗刷，防止印泥和其他污物將刻痕填塞，以保持圖案和印文的清晰。2022/12/30722、印章的保管2022/12/22293、印章的使用管理

使用印章，一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不要擅自做主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)簽字為準(zhǔn)；常規(guī)用印，有秘書部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；對(duì)一般事務(wù)性的介紹信用印，秘書人員可依照慣例承辦，不必事事請(qǐng)示。秘書部門必須建立用印登記簿，登記內(nèi)容包括用印時(shí)間、用印單位及姓名、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，以備查考。秘書人員要正確用印。蓋印時(shí)，秘書要握準(zhǔn)公章，蓋印要穩(wěn)，不要轉(zhuǎn)動(dòng)，蘸印泥要輕蘸多次，使每個(gè)字都能均勻地吸上印泥。需蓋印的公文或證明信，放置要端正，桌面要平，印文下面可墊一些較軟的紙張或書籍。需裝訂的公文，應(yīng)先蓋印后再裝訂。蓋出的印章圖案，必須保持位置恰當(dāng)，字體端正，圖形清晰，不能模糊不清。2022/12/30733、印章的使用管理2022/12/22304、印章的停用和銷毀機(jī)關(guān)或單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱更改的情況，原印章應(yīng)立即停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，附上印模，說明停用的原因和停用時(shí)間，并宣布原印章失效。廢印章必須及時(shí)送交原制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，或按公安部會(huì)同有關(guān)部門另行制定的規(guī)定處理，不得在原使用單位長期留存。原制發(fā)印章的單位，對(duì)廢印章應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀N。除某些重要單位具有保存價(jià)值的印章須存檔保管外，一般單位的廢印章應(yīng)集中起來，定期銷毀。銷毀印章應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。主管印章的人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場實(shí)地監(jiān)銷。2022/12/30744、印章的停用和銷毀2022/12/2231（四）電子印章的管理電子印章是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，通俗地說，電子印章就是電子簽名加上印章圖片。電子印章的管理需要注意以下幾點(diǎn)：1、電子印章的形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格等外觀形式以及法定效力與正式印章相同。2、電子印章必須由上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一制作頒發(fā)，任何單位不得自行制作使用，也不得私自復(fù)制電子印章軟盤。3、電子印章及密碼必須由指定的秘書人員保管和使用。保管人員不得向任何人提供操作程序、電子印章軟盤及密碼。4、保管電子印章的人員如有變動(dòng)，應(yīng)立即通知頒發(fā)機(jī)關(guān)，以便及時(shí)更改密碼。5、電子印章應(yīng)在專用計(jì)算機(jī)上使用。6、電子印章只用于電子文書，其蓋章位置與紙質(zhì)正式公文相同。7、電子印章的停用和銷毀管理要求與正式印章相同。2022/12/3075（四）電子印章的管理2022/12/2232三、檔案管理（一）檔案的種類1、公務(wù)檔案與私人檔案公務(wù)檔案是指人們在公務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織；私人檔案是指人們在私人活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是個(gè)人。這兩個(gè)相對(duì)概念解決了檔案的歸屬及所有權(quán)問題。2、歷史檔案與現(xiàn)行檔案歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實(shí)參考作用，即對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體的實(shí)際作用的檔案。2022/12/3076三、檔案管理（一）檔案的種類2022/12/223

3、文書檔案、科技檔案與專門檔案文書檔案是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性、法律性或政治性公文（如請(qǐng)示、批復(fù)、決定等）轉(zhuǎn)化而成的檔案，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性檔案在檔案大家庭中居主導(dǎo)地位?？萍紮n案是指人們在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。它是人類面對(duì)自然進(jìn)行科學(xué)研究，進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄。專