淺析事業(yè)單位人事檔案的用途

淺析事業(yè)單位人事檔案的用途[摘要]事業(yè)單位人事檔案是將單位員工的身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)歷、社會(huì)勞動(dòng)保障等進(jìn)展集中記錄的一份信息資料，該檔案具有法律效力，是記載個(gè)人人生軌跡的重要根據(jù)。事業(yè)單位人事檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是事業(yè)單位員工在理論活動(dòng)與工作中的真實(shí)記錄。該檔案可以讓單位指導(dǎo)理解員工的真實(shí)情況，促進(jìn)事業(yè)單位良好的開(kāi)展，在事業(yè)單位中占有非常重要的地位。[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；用途；作用；特點(diǎn)；研究人事檔案是人事與勞動(dòng)管理部門(mén)根據(jù)人事工作需要，將個(gè)人的根本信息進(jìn)展記錄并保存起來(lái)，反映個(gè)人的精力、工作成績(jī)、德才情況等多方面的一份資料文獻(xiàn)。事業(yè)單位的人事檔案也就是事業(yè)單位工作人員的根本信息。然而這一類(lèi)檔案有何用途呢？本文就此進(jìn)展全面分析，以供參考。一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)1、全面性。事業(yè)單位的人事檔案主要指記載單位員工的工作情況、獎(jiǎng)懲情況、工資情況等方面的文件?？梢哉f(shuō)，人事檔案記錄著員工的個(gè)人開(kāi)展以及思想開(kāi)展，通過(guò)該檔案我們可以理解員工的詳細(xì)情況，是員工個(gè)人信息與資料的儲(chǔ)存庫(kù)。2、現(xiàn)實(shí)性。只要員工在事業(yè)單位工作一天，單位指導(dǎo)就可根據(jù)個(gè)人的人事檔案來(lái)利用人才，并以此解決員工的工資問(wèn)題。3、真實(shí)性。事業(yè)單位的人事檔案在記錄信息的過(guò)程中必需要做到全面性，只有保證信息的全面性、客觀(guān)性與真實(shí)性，才可以保證事業(yè)單位指導(dǎo)合理的用人，為事業(yè)單位的開(kāi)展創(chuàng)造條件。4、動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事業(yè)單位人事檔案存檔之后并不是不能改變的，而是隨著員工的工作情況而不斷修改，是員工所有工作情況的真實(shí)反映。因此事業(yè)單位工作人員在管理人事檔案的過(guò)程中，必需要對(duì)員工工作的實(shí)際情況進(jìn)展理解，然后將其記載到人事檔案中。另外，還需要將人事檔案進(jìn)展打孔裝訂，這樣有利于管理人員對(duì)員工的情況進(jìn)展詳細(xì)記載。5、流動(dòng)性。在事業(yè)單位開(kāi)展過(guò)程中，管理者必需要將人事檔案與人事管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮人事檔案的作用。6、機(jī)密性。人事檔案中所記載的內(nèi)容涉及到員工的功績(jī)與過(guò)錯(cuò)等所有情況，絕不可以向其別人透露，我國(guó)法律中有明確規(guī)定，絕不可擅自泄露員工的人事檔案信息，不可將其公布社會(huì)。二、事業(yè)單位人事檔案的作用事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位中的重要組成部分，在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。1、人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用從事業(yè)單位的角度來(lái)講，人事檔案的作用主要是為事業(yè)單位的人事部門(mén)提供根據(jù)。檔案是對(duì)個(gè)人所有情況的真實(shí)記錄，通過(guò)人事檔案可以很清楚的理解員工過(guò)去的工作情況，單位指導(dǎo)可以通過(guò)人事檔案做出決策，對(duì)員工進(jìn)展全面管理。在當(dāng)前的事業(yè)單位開(kāi)展中，為了可以充分發(fā)揮員工的才能，就需要指導(dǎo)通過(guò)檔案來(lái)全面理解員工，事業(yè)單位在用人的過(guò)程中，對(duì)于員工的任免、晉升、獎(jiǎng)懲都需要?dú)w入到檔案當(dāng)中。因此在現(xiàn)代化社會(huì)開(kāi)展中，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中往往需要將使用檔案，理解員工的情況，然后據(jù)此合理配置單位的人力資源。如今，自我國(guó)?新勞動(dòng)合同法?施行以來(lái)，事業(yè)單位在聘用員工的過(guò)程中更加慎重，這就更需要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。2、人事檔案對(duì)個(gè)人的作用現(xiàn)如今，人們?nèi)匀粫?huì)將人事檔案作為自己的憑證與根據(jù)。由于人事檔案具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，其他材料根本不可以降低代替，具有一定的法律效力。事業(yè)單位在選人、用人的過(guò)程中，一般都會(huì)利用人事檔案來(lái)理解個(gè)人的真實(shí)情況，假設(shè)沒(méi)有檔案，又是涉及到個(gè)人的切身利益根本無(wú)法解決。從個(gè)人的角度而言，人事檔案至關(guān)重要，當(dāng)人們?cè)诰蜆I(yè)、考驗(yàn)、出國(guó)、社會(huì)保險(xiǎn)及退休手續(xù)的辦理等方面時(shí)，人事檔案都發(fā)生著宏大的變化。三、標(biāo)準(zhǔn)事業(yè)單位人事檔案管理工作，為現(xiàn)代化人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的效勞隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案是人力資源管理部門(mén)的重要組成部分，是其重要的憑證、根據(jù)，必需要受到人們的廣泛關(guān)注。因此在實(shí)際工作中，我們必需要有效進(jìn)步人事檔案的管理程度，合理開(kāi)發(fā)、利用人才，促進(jìn)事業(yè)單位的全面開(kāi)展。1、采取有效的措施進(jìn)步檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代化社會(huì)開(kāi)展中，傳統(tǒng)的人事檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)開(kāi)展的需求，因此事業(yè)單位必需要在檔案管理部門(mén)引進(jìn)高技能、高素質(zhì)的人才，然后通過(guò)培訓(xùn)等各種方式來(lái)進(jìn)步檔案管理人員的綜合組織，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的開(kāi)展。首先，我們必需要通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀(guān)念，將其被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)效勞；其次，通過(guò)加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的溝通，使檔案管理人員理解員工的情況，補(bǔ)充人事檔案信息，為單位指導(dǎo)的決策提供根據(jù)；再次，通過(guò)各種宣傳方式向檔案管理人員以及全體員工普及檔案知識(shí)，讓全體員工理解到人事檔案的重要性，這樣可以間接防止員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。2、建立健全合理的人事檔案管理制度?，F(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)展改革、及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類(lèi)、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)。在材料的搜集上要做到及時(shí)、完好；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情效勞而又不失原那么，注意檔案的保密和平安。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開(kāi)嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。3、加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的開(kāi)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理形式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為根底的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供效勞，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展做出奉獻(xiàn)。四、完畢語(yǔ)要使檔案工作有新的進(jìn)展和打破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、形式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀(guān)念，才能適