世茂第一太平物業(yè)采購控制工作程序

世茂第一太平物業(yè)采購控制工作程序世茂第一太平物業(yè)采購控制程序范圍本程序依據(jù) GB/T19001—2000idtISO9001:2000 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中7.4條款和公司質(zhì)量手冊中相關(guān)章節(jié)編制，適用于上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司及各管理中心（處）對物業(yè)管理服務(wù)過程中有關(guān)采購過程活動(dòng)進(jìn)行控制。目的通過對物業(yè)管理及服務(wù)的采購過程進(jìn)行控制，確保采購符合規(guī)定的要求。適用于管理中心（處）在物業(yè)服務(wù)過程中所需物品的采購以及顧客委托的采購。職責(zé)3.1 公司行政人事部負(fù)責(zé)公司物品采購的歸口管理，工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)備、設(shè)施服務(wù)采購項(xiàng)目的歸口管理，管理中心（處）負(fù)責(zé)項(xiàng)目內(nèi)部物品采購的歸口管理3.2 管理中心（處）負(fù)責(zé)采購計(jì)劃計(jì)劃的編制，管理中心（處）經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心（處）內(nèi)部各部門物品采購計(jì)劃的審核，倉庫保管員負(fù)責(zé)對采購的物品實(shí)施驗(yàn)證。程序4.1采購物品的分類 管理中心（處）將所采購物品按其對服務(wù)質(zhì)量的影響程度進(jìn)行分類，分為關(guān)鍵物品和一般物品，并建立合格供應(yīng)商名單。 關(guān)鍵物品?直接為客戶提供服務(wù)且對服務(wù)質(zhì)量有重要影響的物品；?單件物品價(jià)格昂貴的物品。 一般物品?對服務(wù)質(zhì)量影響較小的輔助材料或低值易耗品。4.2采購供方的選擇、評價(jià) 根據(jù)供方按公司的要求提供產(chǎn)品的能力評價(jià)及其價(jià)格、服務(wù)選擇供方。 管理中心（處）組織相關(guān)部門對關(guān)鍵物品和服務(wù)供方實(shí)施評價(jià)，填寫《供方合同履行能力評審表》經(jīng)評價(jià)符合即可列入《合格供方一覽表》 ，其評價(jià)內(nèi)容為： 供方有營業(yè)執(zhí)照； 產(chǎn)品具備合格證明且質(zhì)量滿足使用要求； 試采購經(jīng)驗(yàn)收合格。 適當(dāng)時(shí)包括：質(zhì)量體系認(rèn)證證書公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果。供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、服務(wù)等情況。 對于一般物品，試采購經(jīng)驗(yàn)收合格即可列入《合格供方一覽表》?！逗细窆┓揭挥[表》報(bào)管理中心（處）經(jīng)理、經(jīng)審核、批準(zhǔn)后備案并發(fā)放至相關(guān)部門。4.3采購供方的重新評價(jià)管理中心（處）組織每年對《合格供方一覽表》進(jìn)行一次重新評價(jià)，并制定新的《合格供方一覽表》 。每年定期對供方進(jìn)行一次跟蹤重新評價(jià)，填寫《供方合同履行能力評審表》，評價(jià)按質(zhì)量、供貨能力、價(jià)格和售后服務(wù)等因素填寫，評價(jià)不符合的應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對其供應(yīng)物品的進(jìn)貨驗(yàn)證及服務(wù)監(jiān)督。4.4物品的申購和采購 采購計(jì)劃 申購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)部門的工作計(jì)劃及倉庫庫存情況審定編制采購計(jì)劃，采購計(jì)劃應(yīng)防止倉庫庫存的超量與短缺。 采購計(jì)劃應(yīng)包括采購產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容； 組織采購 管理中心（處）根據(jù)各部門的采購計(jì)劃和倉庫的庫存物資帳平衡后由指定的采購員采購； 關(guān)鍵物品的采購其品牌必須符合關(guān)鍵物品一覽表中的規(guī)定； 特殊情況急需申購或不能在合格供方處購得，由部門負(fù)責(zé)人填寫申購單，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，方可采購。 顧客委托采購的物品根據(jù)部門開具的申購單，經(jīng)批準(zhǔn)后即可采購；4.5關(guān)鍵物品的新增 /變更 關(guān)鍵物品的新增 /變更，必須對新品牌重新評審。 采購部門對關(guān)鍵物品作新增 /變更說明，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)管理中心（處）經(jīng)理批準(zhǔn)。 管理中心（處）安排采購少量物品交使用部門在適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行試用，并由使用部門組織評價(jià)。 使用部門根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、試用結(jié)論及本程序 4.3的要求作出評價(jià)，由部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)。 管理中心（處）根據(jù)審批結(jié)果修訂物品分類一覽表。4.6采購物品的驗(yàn)證 采購物品的驗(yàn)證 采購物品驗(yàn)證按進(jìn)貨驗(yàn)證和倉庫管理規(guī)定對有關(guān)采購物品驗(yàn)收要求執(zhí)行，并填寫物品進(jìn)貨驗(yàn)證記錄，符合要求后，由倉庫保管員填寫“收料單” ； 被確定為關(guān)鍵物品的采購， 應(yīng)采購指定的品牌，由倉庫保管員負(fù)責(zé)進(jìn)貨驗(yàn)證。并做好驗(yàn)證記錄； 顧客委托采購的物品，按指定的品牌、規(guī)格要求進(jìn)行驗(yàn)證。對供方已經(jīng)檢驗(yàn)過的物品，倉庫保管員也需重新驗(yàn)證； 驗(yàn)證后不符合規(guī)定要求的物品，應(yīng)作拒收、退貨或調(diào)換處理，并做好標(biāo)識； 當(dāng)公司需到供方貨源處對采購物品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在合同中加以規(guī)定，明確驗(yàn)證的安排和物品放行的形式； 如遇特殊情況無法按程序驗(yàn)證，經(jīng)管理中心（處）經(jīng)理批準(zhǔn)后可采取緊急放行，但關(guān)鍵物品不允許緊急放行；4. 采購的物品若屬批量進(jìn)貨， 進(jìn)貨驗(yàn)證數(shù)量規(guī)定如下：關(guān)鍵物品少于 10件驗(yàn)證比例為 100%，超過 10件抽驗(yàn)10%，且不少于 10件；一般物品，比例為 10%。 外協(xié)委托服務(wù)的驗(yàn)證 工程部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對供方提供的外協(xié)委托服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，每年對供方進(jìn)行一次評價(jià)。 管理中心（處）經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人對相關(guān)供方負(fù)有管理、監(jiān)督和檢查職責(zé)。發(fā)現(xiàn)供方有不合格應(yīng)及時(shí)糾正并予以記錄，作為對供方評價(jià)時(shí)的依據(jù)； 管理中心（處）各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對空調(diào)、外墻清洗、綠化養(yǎng)護(hù)、水箱清洗、電梯等項(xiàng)目供方每次提供服務(wù)后驗(yàn)證服務(wù)結(jié)果。 工程部組織管理中心（處）每年負(fù)責(zé)組織管理中心（處）相關(guān)部門對供方服務(wù)項(xiàng)目質(zhì)量作出評價(jià)。4.7采購資料和記錄的保管 行政人事部負(fù)責(zé)保管公司所有采購資料，包括采購計(jì)劃、外協(xié)委托服務(wù)協(xié)議等文件。管理中心（處）負(fù)責(zé)保存本部門所有采購資料，包括采購計(jì)