國企竣工文件歸檔要求及注意事項2017+99P

上海分公公司工程程技術部部2017年8月竣工文件件歸檔整整理要求求及注意意事項一、文件歸檔檔管理二、歸檔檔范圍及及程序要要求三、項目目文件整整理四、項目目文件歸歸檔要求求五、存在在問題和和注意事事項一、文件件歸檔管管理文件歸檔檔管理國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄1文件檔案國家機構(gòu)構(gòu)，社會會組織或或個人在在社會活活動中直直接形成成的有價價值的各各種形式式的歷史史記錄。主要包括括紙質(zhì)、、光盤、、磁帶、、照片及及底片、、膠片、、實物等等各種載載體形式式文件歸檔檔管理2檔案與文文件的聯(lián)聯(lián)系檔案與文文件之間間有著密密不可分分的聯(lián)系系。檔案案是有價價值并經(jīng)經(jīng)過歸檔檔保存的的文件材材料的集集合體。。文件是是檔案的的前身，，檔案是是文件的的歸宿。。檔案案和資料料都是知知識的載載體，都都是社會會生產(chǎn)實實踐活動動不可缺缺少的資資源條件件，在一一定條件件下兩者者可以相相互轉(zhuǎn)化化。文件歸檔檔管理辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程3歸檔歸檔的文文件有三個條件件：辦理完畢畢的文件件；具有查考考利用價價值的文文件；要經(jīng)過系系統(tǒng)整理理的文件件。文件歸檔檔管理將全部零散文件根據(jù)一定的要求，本著便于保管和檢索利用的原則，通過分類組合，固定文件排序，使之系統(tǒng)化。3歸檔意義義收、管、、用這一管理理過程，，實際上上是對檔檔案內(nèi)容容（知識識）的獲獲取、積積累、儲儲存、保保護、控控制、開開發(fā)二、歸檔范范圍及程程序要求求歸檔范圍圍及程序序要求科研類專門檔案案科技檔案案文書檔案基建類設備類管理性文文件人事檔案案會計檔案案實物檔案案黨群工作作行政管理理經(jīng)營管理理生產(chǎn)技術術分公司——產(chǎn)品類照片檔案案歸檔范圍圍及程序序要求竣工驗收收后三個個月內(nèi)，周期長的的可分階階段、單單項歸檔檔分類科學學，組卷卷合理。。文字卷裝裝訂，圖圖紙卷不不裝訂，，案卷的的組合度，即即厚度原原則上不不超過3CM，圖紙折疊疊成A4幅面，標題欄應應露在外外面產(chǎn)品檔案案（即工程檔案案）歸檔程序序交接清單單一式兩兩份，編編寫歸檔檔說明，項目負責責人在歸歸檔說明明中簽字字確認，交分公司審核、檔案室室確認后，，向黨政政辦公室室歸檔歸檔要求求歸檔時間間歸檔范圍圍及程序序要求單項合同額3000萬元以上上，以及地下工程、橋涵、儲罐等特殊工工程中標通知知、合同同(補充、變變更、索索賠）、、竣工文文件（施施工文件件、竣工工圖）和和竣工驗驗收文件件紙質(zhì)和電電子文件件（電子子目錄、、掃描件件）詳見工程檔案交接接清單產(chǎn)品類即工程檔案歸檔范圍歸檔范圍圍及程序序要求證書、獎獎牌、獎獎杯、獎章等等實物等形形式的文文件材料料在工作作結(jié)束后后即時歸歸檔原件歸檔及時時，文件不污污損且盡量不不折疊實物檔案歸檔程序歸檔單位填寫寫實物檔案交接清單一式兩份，雙雙方履行交接接手續(xù)歸檔要求歸檔時間歸檔范圍歸檔范圍及程程序要求各單位在職能能活動中主辦辦的重大活動動、來賓來訪訪、重大事件件、重點工程、重重點科研項目目、重要會議議形成的有保保存價值的照照片在活動結(jié)束后后一個月內(nèi)向向檔案部門歸檔。不便及時歸檔檔的，可隨其他他載體形態(tài)的的檔案同時歸歸檔（如工程程照片）應主題鮮明、、影像清晰、、畫面完整、、未加修飾剪裁裁等，以確保其其原始性和真真實性，歸檔照片同同時應附文字說明；格式JPEG；與其它材料在在信息內(nèi)容上上保持關聯(lián)照片檔案歸檔程序歸檔單位應填填寫照片交接清單一式兩份，雙雙方履行交接接手續(xù)歸檔要求歸檔時間歸檔范圍照片的文字說說明是照片檔檔案的重要組組成部分，有有總說明和分分說明兩種。?？傉f明是指一組照片片的說明，對對一組照片編編寫了總說明明，組內(nèi)單張張照片的分說說明可以從簡簡。文字說明內(nèi)容要求具備六個個要素，即:事由、時間、、地點、人物物、背景和攝攝影者示例說明照片檔案文字說明歸檔范圍及程程序要求歸檔范圍及程程序要求確定歸檔范圍圍的原則以文文件材料是否否有保存價值為基礎。價值大小由保管期限體現(xiàn)。保管期限分永久、定期，定期一般分分為30年、10年。詳見確定歸檔范圍的原則歸檔范圍及程程序要求價值的判斷要本著對企業(yè)業(yè)、社會（國國家）、歷史史負責的態(tài)度度辨別文件材料料對現(xiàn)實和今后工作是否有依據(jù)、參考作用；對歷史史研究是否有有價值。有用性歸檔范圍及程程序要求《國家重大建設設項目文件歸歸檔要求與檔檔案整理規(guī)范范》中華人民共和和國行業(yè)標準準DA／T28《中核華興建設設項目檔案管管理辦法》《檔案工作管理理程序》華興辦發(fā)[2015]7號涉及工程文件件歸檔范圍的的依據(jù)

項目文件歸檔交接清單歸檔說明歸檔交接手續(xù)項目部自我檢查分公司審核示例說明檔案質(zhì)量情況況:歸檔文件是否否完整（每個個階段文件齊全）、準確（內(nèi)容準確，簽章手續(xù)完備備）;是否符合質(zhì)量量要求（案卷卷質(zhì)量、載體體和字跡符合合保管要求））；如歸檔文件不不完整、無原原件，說明原原因，并注明明原件保管單單位。項目文件整理理依據(jù)文件

項目文件歸檔歸檔說明內(nèi)容容文件總卷數(shù)：：建設項目各各專業(yè)項目文文件案卷數(shù)之之和備注：需要說說明的其他事事項，如項目名稱和項目經(jīng)理變更情況、項項目獲獎情況況等

項目文件歸檔歸檔說明內(nèi)容容三、項目文件件整理鑒定分類組卷排序編目裝訂竣工文件整理內(nèi)容脊背文件齊全，內(nèi)內(nèi)容真實保管期限，密密級

文件分類組卷1.案卷和文件排序2.

項目文件編目3

裝訂和脊背填寫4.是指將一組互有聯(lián)系的、價值和密級基本相同的、、數(shù)量適度的文件組織織成一個保管單位——形成案卷

分類組卷1項目文件組成前期文件竣工文件施工文件綜合文件施工技術施工測量質(zhì)量保證施工試驗施工記錄質(zhì)量驗收竣工圖監(jiān)理文件竣工驗收

分類組卷1中標通知、、合同、變變更組卷要求按照文件形形成規(guī)律，，分別組卷卷案卷符合一一定的質(zhì)量量要求便于保管和和利用有一定聯(lián)系;排列有序;編目清楚，突出主題題;案卷的組合合度，即厚度，原則不超超過3cm;圖紙折疊整整齊(A4)

分類組卷1

分類組卷1分類組卷方方法：在一個建設設項目內(nèi),依次按單位位工程（單體工程）,分專業(yè)或階階段（分部），結(jié)合文件性性質(zhì)（同類）和文件厚度度組卷群體項目的公用用文件，可可單獨組卷卷，也可組組卷到首個個單體工程程的相應案案卷之中，，并在目錄錄或備考表表中注明1號樓施工文件土建綜合文件施工技術施工測量質(zhì)量保證建筑原材裝飾原材施工試驗施工記錄隱蔽驗收安全和功能檢驗其它記錄質(zhì)量驗收地基基礎主體分部裝飾分部屋面分部給排水電氣鋼結(jié)構(gòu)竣工圖2號樓施工文件土建給排水電氣鋼結(jié)構(gòu)建設項目

分類組卷1竣工圖綜合總平面等專業(yè)建筑結(jié)構(gòu)裝飾給排水消防電氣智能通風空調(diào)燃氣室外專業(yè)

分類組卷1《建設項目檔檔案管理辦辦法》華興發(fā)[2014]122號附件2：建設項目目檔案分類類表綜合文件施工技術施工測量質(zhì)量保證施工試驗施工記錄質(zhì)量驗收竣工驗收竣工圖案卷和文件排序2中標通知合同書案卷排序卷內(nèi)文件的的排序：——按文件類別，，結(jié)合時間或或重要程度度排列?！O計變更、、質(zhì)量保證證文件等有有匯總表的文件可可按匯總表的順序排排列?！⒐D分專業(yè)，按圖號排列列。（每張張圖紙都應應有記錄））案卷和文件排序2編目是以案卷為為對象,通過一定的的形式,固定整理成成果，揭示示案卷內(nèi)文文件的內(nèi)容容與成分的的工作。編目清楚，，突出主題題，便于查查找目錄

項目文件編目3

項目文件編目3編目工工作的的一般般程序序：頁號卷內(nèi)目錄備考表案卷封面案卷目錄裝訂脊背

項目文件編目3（1）編寫寫文件件頁號號以卷為為單位位編寫寫頁號號，案案卷內(nèi)內(nèi)項目目文件件以有有效內(nèi)內(nèi)容的的頁面面為一一頁。。每卷卷應從從001號起編編寫頁頁號，，各卷卷之間間不連連續(xù)編編頁號號卷內(nèi)目目錄、、卷內(nèi)內(nèi)備考考表不不編寫寫頁號號。

項目文件編目3頁號編編寫位置：單面書書寫文文件在在右下下角；；雙面書書寫文文件，，正面面在右右下角角，背背面在在左下下角；；圖樣的的頁號號編寫寫在右右下角角，或或標題題欄外外右上上方。

項目文件編目3(2)編制卷內(nèi)目目錄

項目文件編目3卷內(nèi)文文件排排列順順序號號序號文件編編號責任者者文件題題名日期頁號備注檔號文件形形成時時間（（如20080101）文件標標題全全稱文件署署名者者（直接編編制單單位））文件發(fā)發(fā)文字字號或圖號號每份文文件的的起始始頁號號文件需需說明明的情情況類別號號-目錄號號-項目代代號-案卷號號

項目文件編目3（3）編制制備考考表檔號互見號號說明立卷人人和立立卷日日期檢查人人和檢檢查日日期件數(shù)備考表表頁數(shù)說明問問題缺損情況更改情況補充插入移移出出情況況銷毀毀情況況

項目文件編目3（4）編制制案卷卷封面面案卷題題名負責組組卷部部門或或單位位案卷標標題（概括括卷內(nèi)文文件內(nèi)內(nèi)容））卷內(nèi)文件形成的最早和和最晚晚日期期劃定的的保管管期限限(永久、30、10）填寫最最高密密級(絕密、、機密密、秘秘密)立卷單單位起止日日期保管期期限密級類別號號-目錄號號-項目代代號-案卷號號檔號

項目文件編目3簡明、、準確確地揭揭示卷卷內(nèi)文文件的的主要要內(nèi)容容由項目目名稱、專業(yè)或階段段名稱稱、文件內(nèi)內(nèi)容組成成字數(shù)一一般不不超過過60個

項目文件編目3案卷題題名簡明、、準確確、通順，，便于于檢索索用最少的語言言，概括地表達卷卷內(nèi)文件的主要要內(nèi)容案卷內(nèi)內(nèi)文件件最早早和最最晚的的日期期——年、月月、日日用8位阿拉拉伯數(shù)數(shù)字表表示如20080120-20090522

項目文件編目3起止日日期填寫最最高密密級(絕密、、機密密、秘秘密)如沒有密密級，不需需要填填寫，，可空

項目文件編目3密級案卷封封面的的編制制應兼兼顧實用和和美觀觀整體排排版應應協(xié)調(diào)調(diào)，孤字不不成行行，詞組組不斷斷行，，題名名文字字居中排列。。頁面兩兩邊留留白應應左大右右小，便于于裝訂訂。

項目文件編目3（5）編制制案卷卷目錄錄

項目文件編目3（5）編制制案卷目目錄檔號案卷標標題（（概括括卷內(nèi)內(nèi)文件件內(nèi)容容）類別號號-目錄號號-項目代代號-案卷號號案卷內(nèi)內(nèi)全部部文件件的頁頁數(shù)之之和劃定的的保管管期限限(永久、、30、10)其它需說明事項案卷題題名總頁數(shù)數(shù)保管期期限備注案卷的的流水水順序序號序號

項目文件編目3裝訂文字材料采用整卷裝訂形式圖紙不不裝訂訂案卷內(nèi)內(nèi)超出出卷盒盒幅面面的文文件應應疊裝（（A4）破損的的項目目文件件應修修復

裝訂和脊背編制4案卷脊背印制在在卷盒盒側(cè)面面的標標簽包括檔檔號、、保管管期限限、案案卷題題名（關鍵詞詞）

裝訂和脊背編制4正式脊脊背由由檔案案室編編寫，，項目目部臨時填寫案案卷流水號號、案卷卷題名，，用鉛筆填寫收集齊齊全分分類類合理理立卷科科學歸歸檔檔及時時保管安安全使使用用方便便四、項目文文件歸歸檔要要求完整：：根據(jù)據(jù)項目目檔案案的歸歸檔范范圍,將項目目應該該歸檔檔的文文件材材料全部移移交歸歸檔，，各種種文件件資料料原件件齊全全準確：：文件內(nèi)內(nèi)容真實反映項目竣竣工時時的實實際情情況和建設設過程程，做到圖圖物相相符，，技術術數(shù)據(jù)據(jù)準確確可靠靠，簽簽字手手續(xù)完完備。。系統(tǒng)：：分類科科學、、組卷卷合理理，反反映其其形成成規(guī)律律，保保持文文件之之間的有機機聯(lián)系系。有效：：能有有效發(fā)發(fā)揮憑憑證和和參考考作用用，并并能長長期保保管和和開發(fā)發(fā)利用用實體文件歸檔要求1.歸檔的的文件件應為為原件或具有憑證作作用的復制制件歸檔文文件的的載體體和書書寫材材料有有利于于檔案案的長久保保存紅色墨墨水、、純藍藍墨水水、圓圓珠筆筆、復復寫紙紙、鉛鉛筆、熱敏紙紙、易腐蝕蝕的金金屬物物在復印印件上上加蓋蓋原文文件單單位公公章，，并注注明原原件所所在位位置文件須須圖像像清晰晰，字字跡清清楚，，審查簽簽章手手續(xù)完備非紙質(zhì)質(zhì)文件件與其其文字說說明材料一一并歸歸檔(如照片片、光光盤)外文材料若若有中譯文文的，須須一并歸歸檔，無譯文文的要譯出標題題和目錄后歸檔檔。在項目目建設設過程程中，，重要要活動動、關關鍵環(huán)環(huán)節(jié)應應形成成聲像材料料，并并按有關關規(guī)范范要求求整理理和歸歸檔文件材材料歸歸檔時時應填填寫移移交清清單，，履行行清點點、簽簽字交接手手續(xù)歸檔文件整理編目3.案卷目目錄、、卷內(nèi)內(nèi)目錄錄、封封面、、備考考表的的著錄錄應符符合國國家標標準《科技檔檔案案案卷構(gòu)構(gòu)成一一般要要求》GBT11822-2008）組卷要要求：：第一一，方方便保保管和和利用用；第第二，，案卷卷必須須符合合一定定的質(zhì)量要要求。組卷合合理，，同類文文件盡量合合并組組卷；；案卷的的組合合度，，即厚厚度原原則上上不超超過3CM；案卷和和卷內(nèi)內(nèi)目錄錄排列列有序序；文件和目錄錄版面布布置應應左大大右小小，便便于裝裝訂圖紙折折疊成成A4幅面，，標題題欄露露在外外面卷內(nèi)目目錄的的各著錄項（序序號、、責任任者、、文號號、題題名、、日期期、頁頁數(shù)、、備注注）數(shù)數(shù)據(jù)錄錄入應應完整整準確確，應應按文文件內(nèi)內(nèi)容照實填寫卷內(nèi)不不同文文件應應分別別形成成記錄錄，不不應將將整卷卷不同同標題題、不同內(nèi)容文文件作作為一一條記記錄來來著錄錄一張圖圖紙一一條記記錄文字卷卷裝訂訂，圖圖紙不不裝訂訂項目文件掃描4.掃描件件應圖圖像清晰、完整、不影影響圖圖像的的利用用效果果掃描件件方向，應符符合正常的閱讀習慣掃描件件與卷卷內(nèi)目目錄、、紙質(zhì)質(zhì)文件件關系系清晰晰、準確文字資資料掃描分分辨率率應大大于等等于200dpi開工報報告、、竣工工報告告、中中標通通知、、合同同、竣竣工驗驗收文文件彩色掃描文件存儲采采用PDF格式，，圖紙紙存儲儲采用用JPG格式；；掃描件件擴展展名應是小寫“pdf”、“jpg”；擴展名名不應用用“Pdf”或“PDF”、““JPG”，影響響系統(tǒng)統(tǒng)數(shù)據(jù)據(jù)加載載時掃掃描件件和記記錄的的關聯(lián)聯(lián)。掃描后后的電子子文件件名（路徑徑）應具有有唯一性性，與其其對應應的案案卷內(nèi)內(nèi)紙質(zhì)文件內(nèi)內(nèi)容應應相符；文件夾夾(案卷)與掃描描件（（卷內(nèi)內(nèi)文件件）命命名用用三位位阿拉拉伯數(shù)數(shù)字表表示；；按件命命名——項目名名稱/案卷號號（三三位））/文件名名稱(三位)五、存存在問問題和和注意意事項項信息化數(shù)據(jù)加載方面1.目錄（（卷內(nèi)內(nèi)目錄錄、案案卷目目錄））用excel編制表格內(nèi)內(nèi)不應有合并單單元格格。excel表中不得有隱藏行或列列情況況。標題或或文號號、圖圖號等等著錄錄項不應含鏈接單元格格內(nèi)不不應有有圖形符符號在excel表中錄錄入內(nèi)內(nèi)容時時，不不要用用回車車鍵空空格卷內(nèi)目目錄中中的頁號格格式：1、5、7、30或15-25，照實實錄入，，不需需要虛虛位日期：以以8位阿拉伯伯數(shù)字表示，如如20080101掃描件擴展展名應是小寫“pdf”、“jpg”；擴展名不應寫成“Pdf”或“PDF”、“JPG”，影響系統(tǒng)統(tǒng)數(shù)據(jù)加載載時掃描件件和記錄的的關聯(lián)掃描后的電子文件件名（路徑）應具有唯一一性：卷內(nèi)目錄錄的一條記記錄只對應應一個掃描描件，不應將同一份文文件拆分掃掃描，重復命名沒有實質(zhì)內(nèi)內(nèi)容的頁面面掃描，增增加了數(shù)據(jù)據(jù)庫數(shù)據(jù)冗冗余示例：無內(nèi)容頁面面掃描和編制目錄案卷目錄和和卷內(nèi)目錄錄各行和列列數(shù)據(jù)不能能為空示例檢驗批質(zhì)量量驗收記錄錄不掃描歸檔的原件件缺失，復復印件不規(guī)規(guī)范建設項目開竣工報告告、單位工工程質(zhì)量竣竣工驗收記記錄（竣工驗收收文件）、中標通知知、合同必必須歸檔紙質(zhì)原件歸檔文件的的簽署不全全（內(nèi)容、、簽章、日期應填填寫完整））有些竣工圖圖沒蓋竣工工圖章文件齊全、準確、系統(tǒng)方面（收集整理）2.數(shù)據(jù)填寫不不準確，過過于隨意案卷目錄中中案卷題名與與案卷封面面中的案卷題名不一致項目內(nèi)同一一案卷只有有一個案卷卷題名，封封面和案卷卷目錄一致致案卷題名擬擬寫不規(guī)范范、不簡潔潔、過于冗冗長羅列等等藏瓏苑1棟砼澆灌令令、砼、拆拆模、觀感感及尺寸偏偏差、砌體體檢驗批、、垂直度、、標高、全全高測量、、砼養(yǎng)護、、坍落度、、保護層、、溫度日累累計、樓板板厚度記錄錄表藏瓏苑1棟土建工程混凝土施工工和試驗、、分項質(zhì)量驗驗收及測量量記錄國信世家B地塊16#樓電氣分部部、子分部部、分項、、檢驗批、、隱蔽工程程驗收記錄錄、防雷等等電布置圖圖、線路（（設備）絕絕緣電阻防防雷接地或或接零導通通狀態(tài)及插插座測試記記錄國信世家B地塊16#樓電氣分部質(zhì)量驗收、、隱蔽工程程驗收、施施工和測試試記錄國信世家B地塊16#樓電氣分部質(zhì)量驗收、施工記錄錄或閥門強度及及嚴密性試試驗記錄、、系統(tǒng)清洗洗、排（雨雨）水管道道灌水試驗驗記錄、排排水管道通通球試驗記記錄、排水水管道通水水能力試驗驗記錄、排排（雨）水水管道灌水水試驗記錄錄、排水管管道通球試試驗記錄、、絕緣電阻阻測試記錄錄、接地電電阻測試記記錄正榮榮·金融融財財富富中中心心A地塊塊一一期期A#、B#、C#、D#、E#、A-1#房項項目目電氣氣工工程程竣工工文文件件溧水水和和園園住住宅宅小小區(qū)區(qū)C1－C4棟及及地地下下室室工工程程C1棟土土建建工工程程沉沉降降觀觀測測報報告告、、室室內(nèi)內(nèi)空空氣氣檢檢測測報報告告、、土土建建工工程程安安全全和和功功能能檢檢驗驗資資料料、、單單位位工工程程資資料料竣竣工工驗驗收收記記錄錄、、基基礎礎工工程程驗驗收收記記錄錄及及檢檢驗驗批批，，主主體體分分部部、、分分項項、、檢檢驗驗批批質(zhì)質(zhì)量量驗驗收收記記錄錄溧水水和和園園住住宅宅小小區(qū)區(qū)C1－C4棟及及地地下下室室項項目目C1棟土建建工工程程安全全和和功功能能檢檢驗驗、、單單位位工工程程質(zhì)質(zhì)量量竣竣工工驗驗收收、、基礎礎和和主主體體分分部部驗驗收收記記錄錄聚澤澤園園住住宅宅小小區(qū)區(qū)（（NO2005G95地塊塊））一一標標段段01棟結(jié)結(jié)施施-20～結(jié)結(jié)施施-37聚澤澤園園住住宅宅小小區(qū)區(qū)（（NO2005G95地塊塊））一一標標段段01棟結(jié)構(gòu)構(gòu)竣工工圖圖（（結(jié)結(jié)施施-20～結(jié)結(jié)施施-37）恐龍龍園園南南側(cè)側(cè)1號地地塊塊1.1-1.4期工工程程25#27#樓結(jié)結(jié)施施-B1-02-結(jié)施施-B1-06；結(jié)結(jié)施施-B1a-01-結(jié)施施-B1a-06；結(jié)結(jié)施施-B2-01-結(jié)施施-B2-06；結(jié)結(jié)施施-B2a-01-結(jié)施施-B2a-02恐龍龍園園南南側(cè)側(cè)1號地地塊塊1.1-1.4期工工程程25#27#樓結(jié)構(gòu)構(gòu)竣工工圖圖（（B1、B2、B2a戶型型））卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄的的文文號號（圖號號）、題題名名（圖圖紙紙名名稱稱））、日日期期等等沒有有按紙紙質(zhì)質(zhì)文文件件內(nèi)內(nèi)容容照實實填填寫寫示例例1：“02棟三三層層、、4-17層結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)平平面面”“02棟三三層層結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)平平面面圖圖、、01棟4-17層結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)平平面面圖圖”示例例2：“施施組組””“施施工工組組織織設設計計””示例例3：“津津資資統(tǒng)統(tǒng)表表零零、、一一、、二二、、三三、、四四””“單單位位工工程程質(zhì)質(zhì)量量竣竣工工驗驗收收、、質(zhì)質(zhì)量量控控制制資資料料核核查查、、安安全全和和檢檢驗驗、、觀觀感感質(zhì)質(zhì)量量檢檢查查記記錄錄示例4：文號號或圖圖號有有就填填寫，，沒有有就空空檢驗批批質(zhì)量量驗收收記錄錄可不不單獨獨編制制條目報驗單單可不不反映映在卷卷內(nèi)目目錄中中文件上上隨意意標密密當文件件的形形成單單位沒沒有在在文件件上標標定密密級時時,檔案資資料人人員不不得擅擅自在在案卷卷封面面等位位置填填寫““保密密”““秘密密”等等字樣樣日期填填寫形形式多多樣：：2017/1/10、2017.1.10等應以8位阿拉拉伯數(shù)數(shù)字表示，，如20170110卷內(nèi)目目錄中中的頁頁碼格格式：：1、5、7、30或15-25，照實實錄入，，不需需要虛虛位沒有實實質(zhì)內(nèi)內(nèi)容的的頁面面，不不應編編寫頁頁碼和和條目目歸檔的的成套套竣工工文件件，文字卷卷裝訂訂，圖圖紙卷卷不裝裝訂（裝訂前前將中標通通知書書、合合同、、開竣竣工報報告、、單位位工程程竣工工驗收收證明明原件單單獨取取出歸歸檔，卷內(nèi)內(nèi)放復復印件件）照片檔檔案不不能按按時按按要求求歸檔檔歸檔的的照片片應附附文字說說明，文字字說明明應綜綜合運運用事由、、時間間、地地點、、人物物、背背景、、攝影影者等要素素，簡簡明概概括、、準確確反映映該張張照片片或一一組照照片案卷實實體（（卷盒盒）應應按目目錄的的流水水號順順序排排列，，不可可隨意意組合合排列列同一項項目文文件分分類規(guī)規(guī)則應