財(cái)務(wù)軟件中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用

1、財(cái)政軟件中主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效的應(yīng)用摘要：由于管帳期末業(yè)務(wù)具有不變性、紀(jì)律性的特點(diǎn)，利用主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效能簡(jiǎn)化和進(jìn)步期末業(yè)務(wù)處置懲罰的歷程和服從。文章在闡述主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效根本內(nèi)在的底子上，闡發(fā)了主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效處置懲罰的管帳業(yè)務(wù)范例，指出該成效存在的缺陷，提出在應(yīng)用主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效時(shí)應(yīng)留意的題目及美滿的方法。關(guān)鍵詞：財(cái)政軟件主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效期末業(yè)務(wù)主動(dòng)轉(zhuǎn)憑據(jù)由于管帳期末業(yè)務(wù)的處置懲罰具有較強(qiáng)的紀(jì)律性，當(dāng)錄入為憑據(jù)時(shí)，其摘要、借貸方科目、金額泉源、盤算要領(lǐng)等變革不大，為進(jìn)步期來業(yè)務(wù)的制單服從，也為了防范財(cái)會(huì)職員遺漏對(duì)期末業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)處置懲罰，通用財(cái)政軟件都提供有主動(dòng)轉(zhuǎn)賬的成效。將期末業(yè)務(wù)設(shè)置為主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)模板，使其盤算要領(lǐng)

2、固化，只要實(shí)行調(diào)用憑據(jù)模板的操縱，即可天生主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)，這在必然程度上也能躲避如盤算要領(lǐng)禁絕確而導(dǎo)致的管帳不對(duì)的產(chǎn)生。財(cái)政軟件中的主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效具有簡(jiǎn)化和加速期末業(yè)務(wù)處置懲罰速率、進(jìn)步記賬憑據(jù)的準(zhǔn)確率、保障管帳業(yè)務(wù)的完備性等方面的顯著上風(fēng)。一、主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效概述(一)觀點(diǎn)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指在財(cái)政軟件中，通過對(duì)記賬憑據(jù)天生要素的設(shè)置，由體系主動(dòng)天生指定業(yè)務(wù)的范例化記賬憑據(jù)的一種操縱成效，為在適其時(shí)候天生記賬憑據(jù)而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額盤算要領(lǐng)等預(yù)先予以設(shè)定，即創(chuàng)立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模板的歷程，稱為主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)的設(shè)置(或稱為界說)。根據(jù)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)模板來天生特定業(yè)務(wù)的記賬憑據(jù)的歷程稱為主動(dòng)

3、轉(zhuǎn)賬，由主動(dòng)轉(zhuǎn)賬天生的憑據(jù)稱為主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)，屬于機(jī)制記賬憑據(jù)。(二)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬的種類通用財(cái)政軟件提供兩類主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效，一類是在賬務(wù)處置懲罰模塊中，以幫助核算或期末業(yè)務(wù)處置懲罰的情勢(shì)提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑據(jù)生樂成能。由于這種轉(zhuǎn)賬一樣平常是在賬務(wù)體系內(nèi)舉行，也被稱作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)，如販賣本錢結(jié)轉(zhuǎn)、制造用度結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等。第二類是在薪資、周定資產(chǎn)等專項(xiàng)辦理模塊中提供的用度分?jǐn)偱c結(jié)轉(zhuǎn)成效。由于涉及賬務(wù)體系外的專項(xiàng)核算體系，亦稱之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)，如人為用度分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)、周定資產(chǎn)折舊計(jì)提、往來業(yè)務(wù)及壞賬預(yù)備計(jì)提、差異結(jié)轉(zhuǎn)與本錢結(jié)轉(zhuǎn)等。(三)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效的構(gòu)成主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效包羅“轉(zhuǎn)賬界說和

4、“轉(zhuǎn)賬天生兩個(gè)構(gòu)成部門?！稗D(zhuǎn)賬界說就是方案轉(zhuǎn)賬憑據(jù)模板設(shè)置好憑據(jù)的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該事情屬于主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)設(shè)置的初始化事情。當(dāng)處置懲罰期末業(yè)務(wù)，制單人選擇調(diào)用設(shè)置好的憑據(jù)模板，由盤算機(jī)主動(dòng)天生所需的記賬憑據(jù)，這就是“轉(zhuǎn)賬天生。(四)設(shè)置為主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)滿意的條件得當(dāng)設(shè)置為主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，通常必要滿意以下幾個(gè)條件：1.期末業(yè)務(wù)具備不變性和紀(jì)律性。如稅金計(jì)提、本錢結(jié)轉(zhuǎn)、用度的分?jǐn)偧敖Y(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等期末業(yè)務(wù)都具有必然的時(shí)間性，且有紀(jì)律地在差異的管帳期間重復(fù)產(chǎn)生，為了簡(jiǎn)化錄入憑據(jù)歷程及加速和進(jìn)步期末業(yè)務(wù)處置懲罰的歷程和服從，可預(yù)先對(duì)期末業(yè)務(wù)舉行主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)模板

5、的設(shè)置，待必要時(shí)調(diào)用憑據(jù)模板即可天生所需的主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)。主動(dòng)轉(zhuǎn)賬的意義在于屢次重復(fù)應(yīng)用，只有對(duì)付差異管帳期間須重復(fù)屢次處置懲罰的業(yè)務(wù)，才氣在重復(fù)應(yīng)用中表現(xiàn)出主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效的輕便、快捷的上風(fēng)。2.管帳科目可以或許事先確定。界說主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板的關(guān)鍵點(diǎn)在于將憑據(jù)涉及的摘要、借貸方管帳科目、金額的泉源和盤算要領(lǐng)預(yù)先設(shè)置好存入體系，待必要天生憑據(jù)時(shí)，只要選擇已界說好的模板，體系主動(dòng)天生憑據(jù)?？梢?，模板一旦被設(shè)定，就只能根據(jù)事先的界說方法來天生現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的記賬憑據(jù)。凡不克不及確定終極管帳科目的業(yè)務(wù)，是無法以主動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方法來處置懲罰的。3.金額可以事先預(yù)知或可以被形貌。轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的產(chǎn)生金額同樣也具有必然的紀(jì)律性，如

6、折舊額可按折舊公式盤算，制造用度可按某一確定比例分派，本錢可按當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn)。只有確定的金額泉源，大概表現(xiàn)著某種紀(jì)律性的金額獲得渠道，才氣夠事先以某種范例的方法將其形貌和表達(dá)出來。反之，產(chǎn)生金額不克不及被事先預(yù)知，或不克不及被正確形貌的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都無法交由體系舉行主動(dòng)處置懲罰。二、主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效處置懲罰的管帳業(yè)務(wù)范例(一)販賣本錢的結(jié)轉(zhuǎn)商品的販賣本錢是由已販賣商品的數(shù)目乘以販賣商品的本錢單價(jià)盤算得到的。當(dāng)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)物販賣收入時(shí)，所做的賬務(wù)處置懲罰：一是收入簡(jiǎn)直認(rèn)，二是販賣本錢的結(jié)轉(zhuǎn)。在錄入收入確認(rèn)的憑據(jù)時(shí)輸入了產(chǎn)物販賣單價(jià)和數(shù)目。且事先在填制商品入庫的記賬憑據(jù)時(shí)，能將入庫商品的數(shù)目和單價(jià)實(shí)時(shí)輸入體系，

7、那么庫存商品的均勻單價(jià)能盤算出來。那么，已販賣商品的數(shù)目和本錢單價(jià)都是數(shù)。也就是說，體系記賬后，體系可以從“庫存商品賬戶中獵取單價(jià)，從“主業(yè)務(wù)務(wù)收入賬戶中獵取已售產(chǎn)物的數(shù)目，商品的販賣本錢是可以由體系主動(dòng)盤算出來的。基于這個(gè)原理，很多財(cái)政軟件的賬務(wù)體系中，都提供了販賣本錢主動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的成效。要想在“轉(zhuǎn)賬天生時(shí)天生準(zhǔn)確的販賣本錢結(jié)轉(zhuǎn)憑據(jù)，必需事先做好以下幾項(xiàng)操縱：起首，該業(yè)務(wù)涉及的庫存商品、主業(yè)務(wù)務(wù)收入、主業(yè)務(wù)務(wù)本錢必需在管帳科目屬性中設(shè)置為數(shù)目核算，在“轉(zhuǎn)賬界說時(shí)輸入三個(gè)科目對(duì)應(yīng)的科目編碼，而且這三個(gè)科目的下級(jí)科目布局也必需雷同；其次，在錄入收入確認(rèn)的憑據(jù)時(shí)要輸入產(chǎn)物販賣單價(jià)和數(shù)目；再次，要將收人

8、確認(rèn)的憑據(jù)實(shí)行記賬操縱。如許，實(shí)行“轉(zhuǎn)賬天生后體系就可以主動(dòng)給出販賣本錢結(jié)轉(zhuǎn)的憑據(jù)。(二)匯兌損益的結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于期末主動(dòng)盤算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬天生中主動(dòng)天生匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑據(jù)。匯兌損益只處置懲罰外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)，不包羅全部者權(quán)益類賬戶、本錢類賬戶和損益類賬戶。在實(shí)行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)之前，先要做好以下幾項(xiàng)操縱：在賬務(wù)體系的初始化設(shè)置中設(shè)置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務(wù)憑據(jù)時(shí)輸入外幣產(chǎn)生額；期束輸入調(diào)解匯率，并將涉及外幣科目的管帳憑據(jù)實(shí)行記賬操縱。舉行“轉(zhuǎn)賬界說時(shí)給出匯兌損益入賬科目。期末實(shí)行“轉(zhuǎn)賬天生后體系就可以主動(dòng)給出匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑據(jù)了。(三)期間損

9、益的結(jié)轉(zhuǎn)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于在一個(gè)管帳期間終了時(shí)，將損益類科目的余。額轉(zhuǎn)到本年利潤科目中。損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)重要是對(duì)付主業(yè)務(wù)務(wù)收入、主業(yè)務(wù)務(wù)本錢、主業(yè)務(wù)務(wù)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)付出、辦理用度、業(yè)務(wù)用度、財(cái)政用度、投資收益、業(yè)務(wù)外收入、業(yè)務(wù)外付出和所得稅等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。舉行“轉(zhuǎn)賬界說時(shí)，損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表中將列出全部的損益科目。損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表的每一行中的損益科目的期末余額將轉(zhuǎn)到該行的本年利潤科目中去。假設(shè)必要某損益科目到場(chǎng)期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，那么應(yīng)在該科目地點(diǎn)行的本年利潤科目欄填寫相應(yīng)的本年利潤科目。假設(shè)不填本年利潤科目，那么將不結(jié)轉(zhuǎn)此損益科目的余額。實(shí)行“轉(zhuǎn)賬天生前，要將全部涉及損益科目的管帳憑

10、據(jù)舉行記賬。(四)科目余額的對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)假設(shè)要對(duì)兩個(gè)科目或其下級(jí)科目的期末余額舉行逐一對(duì)應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)，那么可以選擇“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)成效。如將“制造用度賬戶的余額轉(zhuǎn)入“消費(fèi)本錢賬戶、“本年利潤賬戶的余額轉(zhuǎn)入“利潤分派未分派利潤賬戶。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)一樣平常針對(duì)資產(chǎn)、本錢或用度類科目，且只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。在“轉(zhuǎn)賬界說時(shí)要指明轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目。實(shí)行“轉(zhuǎn)賬天生時(shí)轉(zhuǎn)出科目的的目的根據(jù)其科目屬性的余額標(biāo)的目簡(jiǎn)直定，即假設(shè)余額標(biāo)的目的為“借那么從貸方轉(zhuǎn)出，不然從借方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入科目的的目的與轉(zhuǎn)出科且標(biāo)的目的相反。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不但可以舉行兩個(gè)科目一對(duì)一結(jié)轉(zhuǎn)，還可以舉行科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)。實(shí)行“轉(zhuǎn)賬天生前要把涉及轉(zhuǎn)出科目的管帳憑據(jù)舉行記賬。

11、三、主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效存在的不敷：主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效無級(jí)別設(shè)置及校驗(yàn)成效主動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是有先后挨次的，因此也就形成了期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別。根據(jù)現(xiàn)實(shí)事情中管帳業(yè)務(wù)產(chǎn)生的先后挨次，舉行管帳業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬處置懲罰，才氣形成準(zhǔn)確的管帳數(shù)據(jù)，這是每個(gè)財(cái)會(huì)職員所共知的。但在財(cái)政軟件的主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中卻沒有設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別，致使管帳業(yè)務(wù)不純熟的職員操縱時(shí)出現(xiàn)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。筆者在財(cái)政軟件培訓(xùn)講授中就曾創(chuàng)造，一些學(xué)員在利用主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效處置懲罰期末業(yè)務(wù)時(shí)，未將制造用度結(jié)轉(zhuǎn)至消費(fèi)本錢(屬于低級(jí)別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，就直接舉行期間損益的主動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)(屬于較高級(jí)別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，效果天生的利潤額天然墮落。經(jīng)相識(shí)。部門學(xué)員是由于操縱忽略而遺漏，

12、另一些那么是由于管帳知識(shí)不踏實(shí)所致。如假設(shè)設(shè)置了業(yè)務(wù)級(jí)別操縱，只能天生了低級(jí)別的轉(zhuǎn)賬憑據(jù)才容許天生較高一級(jí)別的轉(zhuǎn)賬憑據(jù)，這可在必然程度上躲避部門管帳不對(duì)的產(chǎn)生。通用財(cái)政軟件的主動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊應(yīng)當(dāng)根據(jù)手工環(huán)境下管帳轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的挨次來方案，同時(shí)要利用軟件和盤算機(jī)的特別成效，對(duì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別舉行校驗(yàn)，以免轉(zhuǎn)賬級(jí)別較高的記賬憑據(jù)先天生，或低級(jí)別的憑據(jù)在未記賬的環(huán)境下天生高級(jí)別的憑據(jù)，從而造成財(cái)政數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。在財(cái)政軟件的利用歷程中，常常會(huì)出現(xiàn)這種環(huán)境：低級(jí)別的憑據(jù)已經(jīng)天生，但尚未考核記賬，這時(shí)天生高一級(jí)別的憑據(jù)時(shí)體系也容許天生，從而導(dǎo)致天生的主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。因此，應(yīng)在主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中增長憑據(jù)記賬級(jí)別校驗(yàn)

13、成效。四、主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效應(yīng)用時(shí)應(yīng)留意的題目及美滿的方法(一)應(yīng)用時(shí)應(yīng)留意的題目1.主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)需舉行與手工錄入憑據(jù)雷同的后續(xù)處置懲罰。“轉(zhuǎn)賬天生后的憑據(jù)是未記賬憑據(jù)，對(duì)它們?nèi)孕枧e行后續(xù)的考核、記賬操縱，不然賬務(wù)處置懲罰體系無法舉行正常的記賬結(jié)賬。2.轉(zhuǎn)賬前須將所涉及的相干業(yè)務(wù)登記入賬。轉(zhuǎn)賬憑據(jù)中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提娶經(jīng)處置懲罰后天生的。因此，為了包管所取數(shù)據(jù)的完備、準(zhǔn)確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑據(jù)模板天生轉(zhuǎn)賬憑據(jù)前必需將本月產(chǎn)生的相干業(yè)務(wù)登記入賬，不然，主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)天生的數(shù)據(jù)將出現(xiàn)不對(duì)。3.轉(zhuǎn)賬天生時(shí)應(yīng)遵照必然的處置懲罰挨次。期末業(yè)務(wù)是彼此關(guān)聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務(wù)處置懲罰有嚴(yán)酷的挨次，必需包管讓體系按挨

14、次天生轉(zhuǎn)賬憑據(jù)。有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必需根據(jù)另一期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的財(cái)政用度會(huì)影響往本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)的用度數(shù)額，那么就要先結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益并將該憑據(jù)記賬后再結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。因此，期末轉(zhuǎn)賬必要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)分批按步調(diào)來舉行處置懲罰?？梢岳密浖峁┑摹稗D(zhuǎn)賬序號(hào)按業(yè)務(wù)準(zhǔn)確的結(jié)轉(zhuǎn)挨次舉行“轉(zhuǎn)賬界說。4.把握體系的主動(dòng)明細(xì)匹配規(guī)矩。如在舉行販賣本錢結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，要求指定庫存商品、主業(yè)務(wù)務(wù)收入、主業(yè)務(wù)務(wù)本錢這三+-級(jí)科目及其下級(jí)科目布局必需雷同，體系軟件會(huì)主動(dòng)匹配明細(xì)科目并按對(duì)應(yīng)干系逐一予以結(jié)轉(zhuǎn)，不然體系將無法實(shí)行主動(dòng)轉(zhuǎn)賬成效。5.操縱主動(dòng)轉(zhuǎn)賬運(yùn)行的次數(shù)。主動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑據(jù)中專項(xiàng)設(shè)置成效(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn))

15、通常能主動(dòng)操縱一個(gè)管帳期內(nèi)被調(diào)用的次數(shù)。一樣平常不會(huì)出現(xiàn)屢次重復(fù)制證的環(huán)境。但大多數(shù)主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板是可以在一個(gè)管帳期間內(nèi)被重復(fù)利用的。用戶必需留意期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處置懲罰的序次，防范跳躍歷程或重復(fù)歷程而出現(xiàn)漏記、重記等錯(cuò)誤。(二)美滿的方法設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別，增長轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別柱驗(yàn)成效主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊應(yīng)增長轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別設(shè)置及校驗(yàn)成效，以分別轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的先后挨次及條理。只有如許，才氣制止在低級(jí)別的憑據(jù)沒有天生時(shí)天生高級(jí)別的憑據(jù)，或在低級(jí)別的憑據(jù)沒有記賬就天生高級(jí)別的憑據(jù)，造成主動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊天生的記賬憑據(jù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。增長轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)成效，由軟件校驗(yàn)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)屬于哪一級(jí)別的業(yè)務(wù)，并檢測(cè)本級(jí)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是否全部天生，如有未天生的轉(zhuǎn)