Access數(shù)據(jù)庫(kù)輕松操作

1、Access 數(shù)據(jù)庫(kù)輕松操作作為 Microsoft Offic 97 五大主件之一的 Microsoft Access，一出世好象就受到了“偏見(jiàn)” 和“虐待”，它的名聲遠(yuǎn)沒(méi)有 WORD、EXCEL 那么大。然而 ACCESS 在 MIS 管理系統(tǒng)中散發(fā)的迷人芳香卻是無(wú)法抗拒的，你想了解它嗎？好，那就讓我們走近她、揭開(kāi)她美麗伊人的面紗吧！Microsoft Access 97 數(shù)據(jù)庫(kù)面面觀:那么 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)到底是什么呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)它就是一些關(guān)于某個(gè)特定主題或目的的信息集合。使用 Microsoft Access，可以在單一的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中管理所有的信息。在這個(gè)文件中，

2、用戶可以將自己的數(shù)據(jù)分別保存在各自獨(dú)立的存儲(chǔ)空間中，這些空間稱作表； 可以使用聯(lián)機(jī)窗體來(lái)查看、添加及更新表中的數(shù)據(jù)；使用查詢來(lái)查找并檢索所要的數(shù)據(jù)； 也可以使用報(bào)表以特定的版面布置來(lái)分析及打印數(shù)據(jù)。如果要保存數(shù)據(jù)，請(qǐng)為每一種類型的信息創(chuàng)建一個(gè)表。如果要從查詢、窗體或報(bào)表中的多個(gè)表中將數(shù)據(jù)合并在一起，就要定義各個(gè)表之間的關(guān)系。如果要搜索并檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)，包括來(lái)自多個(gè)表中的數(shù)據(jù)，就要?jiǎng)?chuàng)建查詢。查詢的同時(shí)也可以更新或刪除多條記錄，并對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行內(nèi)嵌或自定義的計(jì)算。如果要簡(jiǎn)單地直接在某個(gè)表中查看、輸入及更改數(shù)據(jù)，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)窗體。在打開(kāi)一個(gè)窗體時(shí)，Microsoft Access 將從一個(gè)或多個(gè)表

3、中檢索數(shù)據(jù)，并使用用戶在“窗體向?qū)А边x擇的版面布局或所創(chuàng)建的版面布局，將窗體顯示在屏幕上。如果要分析數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)以特定的方式打印出來(lái)，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表。例如，可以打印一份將數(shù)據(jù)分組并計(jì)算數(shù)據(jù)總和的報(bào)表，也可以打印另一份帶有各種數(shù)據(jù)格式的打印郵件標(biāo)簽的報(bào)表。輕輕松松創(chuàng)建 MIS 管理系統(tǒng)你家中的CD、VCD 一定很多吧？是不是常遇到為找一張CD 把一抽屜的碟子翻得亂七八糟的情況，你一定沒(méi)少受埋怨你不想整理它們一下？如：影片是國(guó)產(chǎn)的、還是國(guó)外的，是言情的、還是槍戰(zhàn)的，這個(gè)明星主演了那些名片， 這些影片又是哪個(gè)導(dǎo)演導(dǎo)的，等等如果你愿意，就讓我們一起利用Microsoft Access 建立一 個(gè)家庭C

4、D、VCD 管理的MIS 系統(tǒng)。準(zhǔn)備工作確定數(shù)據(jù)庫(kù)需要的表和字段由于我們要?jiǎng)?chuàng)建的 MIS 系統(tǒng)是一個(gè)小管理系統(tǒng)，因此，不必要建立幾個(gè)表，只需一個(gè)表就行了。該表的字段有：編號(hào)、影片名稱、領(lǐng)銜主演、導(dǎo)演、發(fā)行公司、影片類型、是否獲獎(jiǎng)。其中“編號(hào)”為主關(guān)鍵字，該關(guān)鍵字唯一確定每個(gè)記錄的字段或字段集。向前走創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)使用“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) ：在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí)，將自動(dòng)顯示對(duì)話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫(kù)或打開(kāi)已有數(shù)據(jù)庫(kù)的選項(xiàng)。單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А?，然后單擊“確定”按鈕。在新建空數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)話框中單擊“確定”， 然后指定數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱和位置，單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動(dòng)新建的數(shù)據(jù)庫(kù)。接著新建表，

5、然后填入相應(yīng)的字段名稱和數(shù)據(jù)類型，并設(shè)置字段大小、索引等項(xiàng)目，其它不填或取默認(rèn)值 。其中字段的最大設(shè)置值是 255 字節(jié)，數(shù)據(jù)類型有文本、備注、數(shù)值、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、OLE 對(duì)象等，你可以根據(jù)不同的要求選擇。不使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí)，將自動(dòng)顯示對(duì)話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫(kù)或打開(kāi)已有數(shù)據(jù)庫(kù)的選項(xiàng)，請(qǐng)單擊“空數(shù)據(jù)庫(kù)”，然后單擊“確定”。如果已經(jīng)打開(kāi)了數(shù)據(jù)庫(kù)或當(dāng) Access 打開(kāi)時(shí)顯示的對(duì)話框已經(jīng)關(guān)閉，請(qǐng)單擊工具欄上的“新建數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕，然后雙擊“常用”選項(xiàng)卡上的空數(shù)據(jù)庫(kù)圖標(biāo)。指定數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱及位置，并單擊“創(chuàng)建”按鈕。別回頭數(shù)據(jù)庫(kù)基本操作數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)

6、構(gòu)創(chuàng)建好了，接下來(lái)我們需要做的就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行一系列的基本操作。增加記錄：在“數(shù)據(jù)表”視圖或“窗體”視圖中打開(kāi)相應(yīng)的窗體，單擊工具欄上的“新記錄“按鈕，鍵入所需數(shù)據(jù)，然后按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段，在記錄末尾，按TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)記錄。編輯記錄：如果要編輯字段中的數(shù)據(jù)，單擊要編輯的字段，如果要替換整個(gè)字段的值，指向字段的最左邊，在鼠標(biāo)變?yōu)榧犹?hào)時(shí)，單擊該字段，鍵入要插入的文本。注意：如果鍵入有錯(cuò)，可按 BACKSPACE鍵；如果要取消對(duì)當(dāng)前字段的更改，按 ESC 鍵； 如果要取消對(duì)整個(gè)記錄的更改，在移出該字段之前再次按 ESC 鍵，當(dāng)從一個(gè)記錄移動(dòng)到其 它記錄時(shí)， Access 將保存對(duì)該記

7、錄的修改。復(fù)制或移動(dòng)數(shù)據(jù)：在其它應(yīng)用程序，如 Excel、Word 中，選擇要復(fù)制或移動(dòng)的一至多行。如果是從Word 中復(fù)制數(shù)據(jù)，應(yīng)確保記錄在選擇之前已經(jīng)在表中排列好或已經(jīng)使用制表符分隔開(kāi)，如果粘貼數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)表中的列與要復(fù)制或移動(dòng)的數(shù)據(jù)的順序一致， 如果粘貼數(shù)據(jù)到窗體上，而窗體上相應(yīng)的控件名稱與復(fù)制數(shù)據(jù)的列名相同， Access 將粘貼數(shù)據(jù)到名稱相同的控件上。在 Access 中，打開(kāi)要向其中粘貼記錄的數(shù)據(jù)表或窗體，如果要替換現(xiàn)有記錄，選擇要替換的記錄，然后單擊工具欄上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ；如果窗體中的記錄選定器不可用，要選擇當(dāng)前記錄，可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄

8、”命令。刪除記錄：?jiǎn)螕粢獎(jiǎng)h除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕 。4尋尋又覓覓資料的排序、篩選與查詢?nèi)绻阆胧鼓愕腣CD 資料庫(kù)中的影片擺放整齊、并且查詢方便，因此掌握資料庫(kù)的排序、查詢與篩選是非常重要的。排序記錄：在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表”視圖中，單擊要用于排序記錄的字段。單擊鼠標(biāo)右鍵，你就可 以選擇該字段的升序排序或降序排序。在數(shù)據(jù)表中，可以同時(shí)選擇兩個(gè)或更多相鄰近字段進(jìn) 行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開(kāi)始排序記錄。在保存窗體或數(shù)據(jù)表時(shí)， Microsoft Access 將保存該排序次序。創(chuàng)建篩選：如果可以容易地在窗體、子窗體或數(shù)據(jù)表中找到并選擇想要

9、篩選記錄包含的值的實(shí)例， 可使用“按選定內(nèi)容篩選”。操作方法是：?jiǎn)螕簟坝涗洝弊硬藛巍昂Y選”中“按選定內(nèi)容篩選”，即 可。如果要從列表中選擇所需的值，而不想瀏覽數(shù)據(jù)表或窗體中的所有記錄，或者要一次指定多個(gè)準(zhǔn)則，可使用“按窗體篩選”。如果焦點(diǎn)正位于窗體或數(shù)據(jù)表的字段中，而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結(jié)果作為準(zhǔn)則的表達(dá)式，可使用“輸入篩選目標(biāo)”。而如果是更復(fù)雜的篩選，則可使用“高級(jí)篩選/排序”。創(chuàng)建查詢：利用查詢可以通過(guò)不同的方法來(lái)查看、更改以及分析數(shù)據(jù)。也可以將查詢作為窗體和報(bào)表的記錄源，最常見(jiàn)的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的準(zhǔn)則，從一個(gè)或多個(gè)表中獲取數(shù)據(jù)，并按照所需的排列次序顯

10、示。具體操作：?jiǎn)螕魯?shù)據(jù)庫(kù)視圖的“查詢”，按“新建”，選擇設(shè)計(jì)視圖，“確定”，選擇表和查詢，添加表，然后按“添加”，在“選擇查詢”表中選擇“字段”，并確定排序要求，最后保存查詢，這樣，一個(gè)選擇查詢就完成了。你也可以在“新建”中選擇簡(jiǎn)單查詢向?qū)?、交叉表查詢向?qū)?、查找重?fù)項(xiàng)查詢向?qū)?、查詢不匹配查詢向?qū)?lái)建立查詢。5美麗新世界報(bào)表制作也許，你想把你的 VCD 資料庫(kù)打印出來(lái)，隨時(shí)查看。如果你是 VCD 店的老板，那么這也將是最好的宣傳。Microsoft Access 中的報(bào)表功能，就能辦到，它可以在報(bào)表中控制每個(gè)對(duì)象的大小和顯示方式，并可以按照所需的方式來(lái)顯示相應(yīng)的內(nèi)容。具體操作：?jiǎn)螕簟皥?bào)表向?qū)А保?/p>

11、在“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框中選擇可用字段，按“下一步”，然后選擇字段排序，最多可用四個(gè)字段排序， “下一步”選擇報(bào)表的布局，最后按“完成”。還有其它報(bào)表的設(shè)計(jì)方法，如自動(dòng)報(bào)表（縱欄表）、自動(dòng)報(bào)表（表格）、圖標(biāo)向?qū)А?biāo)簽向?qū)?，我就不一一講了，大家可以自己嘗試嘗試。一統(tǒng)江湖與其它軟件共享數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)類型轉(zhuǎn)換以往，不同數(shù)據(jù)庫(kù)往往無(wú)法分享彼此建立的資料。如果你以前習(xí)慣使用 dBase 建立數(shù)據(jù)庫(kù)，卻因Windows 世界的到來(lái)，老板為了趕時(shí)髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase 建立數(shù)據(jù)庫(kù)，還要你將所有在dBase 上所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，全部重新輸入至Access 97 的數(shù)據(jù)庫(kù)中，聽(tīng)到這個(gè)消息后，想必你

12、一定是哭天怨地、手足無(wú)措。就算有一千個(gè)使用 Access 97 的理由，你還是不情愿更換數(shù)據(jù)庫(kù)。其實(shí)，對(duì)于這一點(diǎn) Access 97 早就想好了對(duì)策，Access 97 提供了調(diào)用、導(dǎo)出等多種方法來(lái)讓你做數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)換。你只要點(diǎn)擊“工具”菜單數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具”子菜單中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)”，然后選擇要轉(zhuǎn)換的其它類型數(shù)據(jù)庫(kù)，如 dBase，數(shù)據(jù)庫(kù)就會(huì)成功地從dBase 轉(zhuǎn)換到Access 97 中，非常地簡(jiǎn)單。在Word 中調(diào)用Access 數(shù)據(jù)可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存數(shù)據(jù)表、窗體或報(bào)表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他

13、 Windows 字處理程序或桌面出版程序打開(kāi)。如前例，在Microsoft Access 中，打開(kāi)CD、VCD 管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的表 1，點(diǎn)擊“保存為/導(dǎo)出”，把表 1 以 RTF 格式保存，然后在 Microsoft Word 文件指定位置打開(kāi)表 1.rtf 就行了。將Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel：如前例所示，在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中單擊要導(dǎo)出的表或查詢的名稱，表1，然后在“文件”菜單上，單擊“另存為/導(dǎo)出”命令，在“另存為”對(duì)話框，單擊“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫(kù)”，然后單擊“確定”按鈕。在“保存類型”框中單擊所需的電子數(shù)據(jù)表格式。單擊“保存位置”框右側(cè)的箭頭，選定導(dǎo)出的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)器和文件夾。在

14、已有的電子數(shù)據(jù)表，或者在“文件名”框內(nèi)輸入新文件名。此時(shí)注意在保存到已有電子表時(shí) Access 將刪除并替代其中的數(shù)據(jù)，因此要特別小心。f 單擊“導(dǎo)出”按鈕，Access 將會(huì)創(chuàng)建包含表或查詢數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)表文件。表或查詢中的字段名被放置在電子數(shù)據(jù)表的第一行。防患于未然保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)加密或解密數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密將壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)文件，并使其無(wú)法通過(guò)工具程序或字處理程序解密。數(shù)據(jù)庫(kù)解密則為加密的反過(guò)程。方法：?jiǎn)?dòng) Microsoft Access，但不打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)。單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“加密/解密數(shù)據(jù)庫(kù)”。指定要加密或解密的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之后的數(shù)據(jù)庫(kù)名稱、驅(qū)動(dòng)

15、器及文件夾，然后單擊“確定”按鈕。如果使用原有的數(shù)據(jù)庫(kù)名稱、驅(qū)動(dòng)器和文件夾，在加密或解密成功后， Microsoft Access 會(huì)自動(dòng)將原有的數(shù)據(jù)庫(kù)替換為加密或解密后的版本。但如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，Microsoft Access 將保留原有的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。給數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置密碼：方法：打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，并選擇“獨(dú)占”復(fù)選框，單擊“打開(kāi)”，然后單擊“工具”菜單“安全”子 菜單中的“設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)密碼”，輸入密碼，驗(yàn)證，最后單擊“確認(rèn)”就完成了數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置的密碼， 當(dāng)打開(kāi)VCD 資料庫(kù)的時(shí)候，要提示輸入密碼。VB 通過(guò) DAO 訪問(wèn) Access 數(shù)據(jù)庫(kù)文/張喜瑞、毛立夏Access 是 Office 系列中功能完備的

16、數(shù)據(jù)工具，本文將其作為應(yīng)用程序的后臺(tái)倉(cāng)庫(kù)，即一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以包括多個(gè)二維表，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，適合用來(lái)作為數(shù)據(jù)處理的中間橋梁。Visual Basic 對(duì) Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的集成非常緊密，通常由以下幾個(gè)部分組成。引用 DAO 類型庫(kù)1、從“工程”菜單中選擇“引用”菜單項(xiàng)；2、在可引用列表框中選擇“Microsoft DAO 3.51 Object Library”項(xiàng)。3、最后“確定”即可設(shè)置 DAO 數(shù)據(jù)類型變量DAO 數(shù)據(jù)類型變量共分成兩種：1、Database 變量對(duì)應(yīng)于Access 數(shù)據(jù)庫(kù)，通常在模塊中被定義為Public 全程變量：Public AccessDBF As Datab

17、ase 定義數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象實(shí)例AccessDBF 2、RecordSet 變量對(duì)應(yīng)于Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)表，可定義為全程變量或局部變量，亦可作為函數(shù)參數(shù)進(jìn)行傳遞：Dim thePrintTable As RecordSet定義一個(gè)表對(duì)象實(shí)例thePrintTable打開(kāi) DAO 數(shù)據(jù)類型1、打開(kāi)Access 的方法通?？稍O(shè)置一個(gè)專門的Public 函數(shù)用來(lái)打開(kāi)一個(gè)Access 數(shù)據(jù)庫(kù)，并且該函數(shù)在啟動(dòng)窗體的 Private Sub Form_load ( )過(guò)程中被調(diào)用，函數(shù)定義格式如下：Public Sub OpenDatabase ( ) Dim sConeect As StringS

18、Connect = ;PWD = 8830428; UID = admin 設(shè)置打開(kāi)時(shí)的用戶名、口令等參數(shù)Set AccessDBF = Nothing 確認(rèn)關(guān)閉對(duì)象實(shí)例Set AccessDBF = WorksPaces (0 ).OpenDatabase (App.Path&/ToXls.MDB,False,sConnect)打開(kāi)當(dāng)前路徑的ToXls.MDB 數(shù)據(jù)庫(kù)End Sub2、打開(kāi)RecordSet 的方法RecordSet 遵循即用即開(kāi)的原則，所以它通常在函數(shù)中打開(kāi)Set thePrintTable = AcessDBF.OpenRecordSet ( Table_1,dbOpenSnapshot )相關(guān)的數(shù)據(jù)操作數(shù)據(jù)實(shí)際需要對(duì)Access 表中的記錄、字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行操作。下列雙重循環(huán)把數(shù)據(jù)輸出到 Excel 對(duì)應(yīng)的單元格中：For j = 0 To 2For I = 0 To 3 ThePrintTable.MoveNextExcel.Sheet.Range ( Trim ( chr ( 71+j*10+I ) )+G).Value = thePrintTable.Fields(0)Next INext j關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)1、關(guān)閉Database它通常在整個(gè)應(yīng)用程序的最后進(jìn)行操作，即通常出現(xiàn)在Private