檔案管理信息化建設的保障措施和具體方法

1、檔案管理信息化建立的保障措施和詳細方法摘要:隨著計算機技術(shù)的飛速開展及逐步推廣應用,對檔案進展信息化管理的條件也已日趨成熟。面對施檔案信息化管理的施行,檔案管理者迎來挑戰(zhàn),也直面機遇。只要充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性,必將創(chuàng)始信息話檔案管理的新場面。關鍵詞:檔案管理;信息化建立;重要性;保障措施;詳細方法檔案信息化是國家信息化建立的必然要求和重要內(nèi)容,信息化以信息的網(wǎng)絡傳遞和信息資源的共享為主要特征,檔案信息這一社會原生信息源必將在國家信息化建立過程中發(fā)揮重要的根底性作用。因此,檔案信息化建立具有顯著的時代特征和重要的現(xiàn)實意義。一、檔案管理信息化建立的重要性1、可改善檔案管理工作。只有

2、實現(xiàn)檔案作息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和效勞職能轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的效勞。2、可用詳實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確,管理措施得當,要靠完好、可靠的信息和快速的綜合分析才能來保證。對此,檔案信息有著獨特的優(yōu)勢,可以發(fā)揮重要作用。3、可為科學研究和知識普及提供智能化效勞。檔案信息化,可一次投入,屢次產(chǎn)出,遠程效勞,資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間,進步檔案信息利用的時效性;可提供豐富的具有地方特色的知識,進展愛國主義教育等。4、可防止出現(xiàn)“時空黑洞。隨著計算機網(wǎng)絡

3、技術(shù)的開展和普及,電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案,就是提早介入電子文件和管理工作中,以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息,使信息發(fā)揮最大的效益。二、實現(xiàn)檔案信息化管理的保障措施1、經(jīng)費到位。檔案信息化建立投入是較大的,網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的開發(fā)建立,計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機以及光盤、磁盤等設備的裝備都需要經(jīng)費投入作保障。如何解決好這一問題,對檔案信息化建立至關重要。筆者認為,可由國家撥一部分專項資金,地方政府補助一部分,檔案部門自己籌集一部分,這樣既不增加國家和集體的負擔,又能有效地解決問題。另外,還應鼓勵有條件的地區(qū)和部門對口支援貧困地區(qū)和部門的檔案信息化建立

4、,促進檔案信息化的平衡開展。2、制度健全。檔案部門要加強檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建立,制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡平安管理制度、機房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監(jiān)視管理制度及詳細工作人員的崗位目的責任制等,使其具有可操作性,并形成約束機制,確保詳細工作的標準有序。3、技術(shù)支撐。檔案信息化的根底是高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應用,檔案部門應具備相應的技術(shù)力量的支持,不僅可以進展正常的保養(yǎng)維護、平安保護和故障處理等日常工作,還要能適應時代開展的要求隨時進展技術(shù)的更新和晉級。為抑制檔案部門信息技術(shù)力量缺乏的實際情況,可采取與高校、科研單

5、位合作的方式,取人之長,補己之短。筆者認為,檔案部門與相關部門的合作應由國家檔案部門統(tǒng)籌安排,共同開展一樣的科技攻關工程,防止重復性開發(fā)和技術(shù)的互相封鎖,增強檔案信息化成果的高科技含量和標準化程度。4、人才保障。檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業(yè)務知識和技能,還應理解掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)庫建立、圖像處理、網(wǎng)頁制作等方面的知識,這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創(chuàng)造條件,不僅要鼓勵檔案管理人員開展自學,而且要制定規(guī)劃,把這方面的內(nèi)包容入繼續(xù)教育中,列入到上崗資格的考試中,作為一項常規(guī)的檔案教育培訓內(nèi)容來抓。三、推進檔案信息化建立的一些詳細方法檔案管理現(xiàn)代化、

6、信息化,其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化,管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計算機及其配套設備,縮微機及其相關設備,保護技術(shù)的現(xiàn)代化,主要是檔案存儲環(huán)境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建立,主要做好幾方面的工作。1、加強指導、進步認識。加快檔案信息化的建立,要更新各級檔案人員的知識構(gòu)造。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新,關鍵在于管檔案的人,使檔案信息化有一個明確的引路人。要進步指導的現(xiàn)代化管理程度和業(yè)務工作程度,以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建立作為政務建立的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,進步工作程度和工作效率、進步效勞質(zhì)量。2、加大投

7、入、增配軟、硬件設施。要加快檔案信息化的建立。首先,要舍得投入財力,配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。當前,各級檔案部門的財力主要來源于各級政府,這就需要做大量的工作,引進資金加快更新改造的步伐。同時,作為上級檔案主管部門,也可以與相關部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的方法,在政策上給下級部門創(chuàng)造條件,使檔案信息化建立加快開展。3、引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。進步人員素質(zhì),培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件,但現(xiàn)代化設備要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡效勞需要的系統(tǒng)分析和設計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管

8、理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓和業(yè)務培訓。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓、進修,進步檔案管理人員的知識構(gòu)造和整體程度。四要加強理論研討,增進學術(shù)交流,進步編研程度。4、進步檔案信息的獲取才能。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的搜集,并且始終未能擺脫“重藏輕用的場面。而信息時代,社會將更多地從信息效勞的功能上去要求和評價檔案部門。因此,檔案工作者必須具備較強的信息獲取才能,不僅要純熟、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者,而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢,熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源,引導利用者獲得更多的檔案信息。5、進步檔案信息的鑒定、評估才能。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利

9、用者是檔案工作著的一項根本職責,也是利用者評價檔案部門信息效勞質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下,信息量非常宏大,內(nèi)容非常龐雜,檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估才能,對檔案信息進展判斷、鑒癬綜合分析,從中捕捉到與特定利用者親密相關的部分,為利用者提供優(yōu)質(zhì)的效勞?？傊?檔案工作的信息化建立應在檔案信息資源的有序整理的根底之上加快檔案信息網(wǎng)絡的建立、加強檔案信息資源的開發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊伍的建立、促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標準的制定,同時對欠興隆地區(qū),要正確處理經(jīng)濟瓶頸對檔案信息化建立的制約,從而使得信息化建立成為一個系統(tǒng)網(wǎng)絡。在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代,檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、搜集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行,我們必須重視和加強檔案的現(xiàn)代化管理進程,不斷加快行業(yè)檔案的信息化建立。結(jié)語隨著科技的進步,信息化已不可防止地進入了檔案管理的領域,因此,新形勢下檔案信息化建立成為歷史開展的必然趨勢。我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和逐步完善,檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變,而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化,進步檔案的利用程度,成為需要檔案工作者不斷