商會成立大會活動方案

1、麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大 會活動方案為了凝聚鄉(xiāng)情、友情、親情，整合社會資源，搭建會員 相互支持、相互信任、互利共贏的開放式的平臺，攜手合作、 聚力同行、共同發(fā)展，做強做大，發(fā)揮麗河籍在京人士在當 地經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，確保麗河北京商會成立暨第一屆 會員代表大會順利召開，特制定本方案。一、指導思想促進商會的成立和發(fā)展，廣泛的注重鞏固與各兄弟商會 及企業(yè)的老關系，發(fā)展新朋友、促交流、廣交朋友的活動， 爭取麗河市委、市政府和北京及周邊地區(qū)黨委、政府及有關 部門的支持，累積社會資源為商會發(fā)展打好堅強的基礎，同 時，組織協(xié)調(diào)鄉(xiāng)友回鄉(xiāng)投資，回報家鄉(xiāng)，促進家鄉(xiāng)經(jīng)濟社會 快速發(fā)展。二、會議主題攜手

2、合作、聚力同行、共同發(fā)展，做強做大，貢獻社會三、會議內(nèi)容、時間、地點、參會人員（一）會議內(nèi)容：麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會（二）會議時間：2012年元月8日（三）會議地點： （四）參會人員：四、組建機構會議組委會主任：會議組委會副主任：會議組委會成員：組委會下設六個工作組，各工作組成員及職責如下：（一）籌備組組長：成員：職責：1、負責擬定“麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會”。2、負責協(xié)調(diào)各工作組的工作。3、負責檢查各項準備工作的落實情況。（二）后勤組組長：成員：職責：1、負責會議所需物品的采購。2、負責會場的布置。3、負責會場的燈光、音響、投影儀等設備。4、負責參會人員就餐、住宿安

3、排。（三）安全保障組 組長：成員：職責:1、負責會議期間的安保工作。2、負責組織參會人員入場、退場工作。3、明確參會人員接送方式，并造冊登記、簽名（注明接送 方式）。（四）車輛停放指揮組組長：成員：職責：1、負責會前各類車輛分類定點停放指揮工作。2、負責晚會結(jié)束后指揮車輛有序離開（五）攝影攝像組組長：成員：職責：1、負責會議全過程的攝影攝像。2、負責會議結(jié)束后將所有攝影攝像刻錄成光碟交商會秘書 處保存。（六）宣傳報道、會務接待組組長：成員：職責：1、負責活動前后的宣傳工作、營造活動氛圍。2、負責發(fā)出相關邀請函。3、負責領導座卡的制作與擺放。4、負責接待來賓，接待時要做到熱情、有禮有節(jié)。5、負責

4、擬定會議議程和會議時間控制。6、負責宣傳標語的制作張貼。五、各階段任務及工作分配（一）會議籌劃及準備擬定會議計劃：擬定會議主題、名稱、地點、規(guī) 模等，確定特邀嘉賓和贊助商；確定會議日期、日程及議 程及預備會議內(nèi)容；排出會議作息時間及注意事項；做 出會議經(jīng)費預算和籌資方案；成立會務組，明確會務分工。發(fā)出會議通知：第一輪通知（告知會議具體 時間、地點、參會人員名單等）；正式通知及回執(zhí)（包括 會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程 票預訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準備等等）。準備會議材料：會議審稿，確定大會發(fā)言名 單；確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；編印會 議指南（包括會議日程、代

5、表須知等）；準備會議紀要和 通訊錄。準備會議標識：參會證；會場背景幕布、 會標（賓館門口）、指引標志（會議和就餐）、海報、會議 日程（報到處）等；會議展覽布置（宣傳標語等）；壁 報。安排會議生活：預定交通工具；預訂賓館， 安排住宿、餐飲、會場；聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動;確定財務、接待、保衛(wèi)人員；安排茶歇和娛樂活動。選定布置會場：排定會議座次；布置環(huán)境；檢查并配置電化設備；展臺安排。（二）會議接待會議報到：接站；填寫報到單；分發(fā)會 議材料，安排住宿；收取參會人員費用；通知有關事項。會場組織：檢查會議設備；接待嘉賓； 保證會議主持人、發(fā)言人到位；調(diào)動與會者提問和討論；會議記錄。會議生活服務：及時定購邀請參會領導回程 票；印刷并分發(fā)會議參會人員通訊錄；檢查住房設施；征求膳食意見；保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。（三）會后安排整理會議文件：整理會議記錄；形成會議 決定（簡報、紀要）；寫總結(jié)向上級匯報情況或發(fā)布； 將會議材料分類、立卷、歸檔。送別會議人員：分發(fā)邀請領導回程票；結(jié) 清會議費用；根據(jù)返程時間安排車輛；發(fā)放會議資料、 照片和通訊錄。會后工作：結(jié)算會議開支費用；歸還會議 所借物品。六、其它（一）各有關人員必須按照此工作方案認真履行好職