公司公文格式范本

1、有限公司公文格式指引（試行）范圍本指引規(guī)范了標(biāo)準(zhǔn)公文格式和簡(jiǎn)化公文格式，明確了公文格式選用的原則，同時(shí)也規(guī)范了公文的排版要求。公文格式2.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式（詳見(jiàn)附錄A、B）2.1.1標(biāo)準(zhǔn)公文格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。公文中涉及的字體除特別標(biāo)明外均采用四號(hào)仿宋體，顏色除特別標(biāo)明外均采用黑色，行間距一般以四號(hào)仿宋體1.5 倍行距為準(zhǔn)。2.1.2公文眉首是指公文首頁(yè)紅色橫線及以上部分，包括秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)等內(nèi)容。眉首部分一般占公文首頁(yè)的1/4到1/3。2.1.2.1涉及保密要求的公文，應(yīng)在公文首頁(yè)右上角用四號(hào)黑體標(biāo)注秘密等級(jí)和保密期限。密級(jí)按公文重要程

2、度和保密要求，由高到低劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。2.1.2.2有緊急程度要求的公文，應(yīng)在公文首頁(yè)右上角用四號(hào)黑體標(biāo)注“特急”或“急件”。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)和緊急程度的，秘密等級(jí)標(biāo)注在右上角第 1 行，緊急程度標(biāo)注在右上角第2 行。2.1.2.3發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)一般用小初號(hào)華文中宋體或宋體加粗居中排列。多個(gè)單位聯(lián)合行文的，主辦單位排列在前。2.1.2.4發(fā)文字號(hào)主要分為公司發(fā)文字號(hào)、中心發(fā)文字號(hào)兩類。發(fā)文字號(hào)包括公司（中心）代字、年份、序號(hào)，應(yīng)置于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)之下、紅色橫線之- 1 -上，并居中排列。聯(lián)合行文的，一般只需標(biāo)注主辦

3、單位發(fā)文字號(hào)。2.1.2.4.1公司發(fā)文字號(hào)由公司代字+ 發(fā)文年份 + 發(fā)文順序號(hào)組成，如“天同海智 20161號(hào)”。2.1.2.4.2在公文種類、數(shù)量比較多的情況下，可在發(fā)文字號(hào)中加上“文種”并按以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、會(huì)議紀(jì)要在發(fā)文字號(hào)中的文種分別為“令”、“紀(jì)”，如“天同海智令20161號(hào)”、“天同海智紀(jì)20161號(hào)”。b）報(bào)告、請(qǐng)示、函在對(duì)外行文中，發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一沿用“天同海智”，如“天同海智20161號(hào)”；公司內(nèi)部行文中采用中心發(fā)文字號(hào)，如“天同海智行政 20161號(hào)”。c）決定、決議、通知、通報(bào)在發(fā)文字號(hào)中的文種統(tǒng)一采用“通”，如“天同海智通20161號(hào)”。2.1.2.4.3

4、中心發(fā)文字號(hào)由公司代字 +中心代字（ +文種） + 發(fā)文年份 + 發(fā)文順序號(hào)組成，如“天同海智行政 20161 號(hào)”。2.1.2.5發(fā)文字號(hào)與公文標(biāo)題之間用紅色實(shí)線（正紅色，粗細(xì)為3 磅）相隔。2.1.3公文主體是指對(duì)紅色橫線以下至主題詞（不含）之間的各要素，由標(biāo)題、主送單位、正文、附件目錄、發(fā)文單位、簽發(fā)人、成文日期、印章等組成。2.1.3.1公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，其結(jié)構(gòu)一般包括發(fā)文單位、事由和文種三部分。2.1.3.1.1公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；2.1.3.1.2公文標(biāo)題應(yīng)位于紅色橫線下方空1 行處用小二號(hào)宋體加粗書

5、寫，并居中排列。2.1.3.2主送單位是指公文的主要受理對(duì)象。2.1.3.2.1主送單位應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。若使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱- 2 -或統(tǒng)稱的，應(yīng)將主送單位名稱列在版記中的主題詞之下（若需呈報(bào)的則在呈報(bào)之下）、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。2.1.3.2.2主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空1 行處，左側(cè)頂格書寫；主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。2.1.3.3公文正文在主送單位名稱下行處，每自然段左空格，回行頂格。數(shù)字、年份、計(jì)量單位不能回行。2.1.3.4 公文附件目錄應(yīng)附在正文下空 1 行處（發(fā)文單位前），左側(cè)空 2 格標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，并注明附件順序和名稱。2.1.3.4.1附件名稱

6、后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.1.3.4.2若有多個(gè)附件，則用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)識(shí)。2.1.3.4.3附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，若有多個(gè)附件需標(biāo)識(shí)序號(hào)。2.1.3.5發(fā)文單位應(yīng)在正文（或附件）下至少空1 行靠右側(cè)書寫。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)盡量采取調(diào)整行距、字距等措施加以解決，務(wù)必使發(fā)文單位、印章與正文同處一頁(yè)；不得采用標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”、空白頁(yè)加蓋印章等方式解決。2.1.3.6公司內(nèi)部重要行文中，一般需在發(fā)文字號(hào)同一行右空1 格簽注簽發(fā)人；命令（令）等下行文一般需在發(fā)文單位正下方、成文日期正上方用手寫體簽注簽發(fā)人。2.1.3.7發(fā)文單位必須與印章

7、名稱完全相符。2.1.3.8成文日期應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。2.1.3.8.1成文日期應(yīng)在發(fā)文單位（或手寫體簽發(fā)人）正下方用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫成“”。2.1.3.8.2聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。2.1.3.9公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。2.1.3.9.1單一發(fā)文須加蓋印章的，印章應(yīng)當(dāng)用紅色、端正、居中加蓋，采- 3 -用中套方式，即印章中心線壓在發(fā)文單位、成文日期的正中。2.1.3.9.2聯(lián)合行文須加蓋印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱均勻排列在正文和成文日期之間（有附件的，則在附件目錄和成文日期之間），主辦單位印章在前，會(huì)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。2.1.4公文版記是指主

8、題詞及以下的各要素，包括主題詞、抄送單位（呈報(bào)、抄送）、印發(fā)欄（撰稿、核稿）等部分組成。2.1.4.1公文應(yīng)當(dāng)在成文日期（或附注）下空行頂格用四號(hào)黑體標(biāo)注主題詞，后標(biāo)全角冒號(hào)。2.1.4.1.1主題詞一般由3 個(gè)詞目組成，先標(biāo)類別詞，中間為關(guān)鍵詞，最后標(biāo)類屬詞：a）類別詞依據(jù)各中心職能確定，主要有項(xiàng)目、產(chǎn)品、營(yíng)銷、運(yùn)營(yíng)、行政、人事、財(cái)務(wù)等；b）關(guān)鍵詞可從公文標(biāo)題中選取最關(guān)鍵的1 個(gè)詞目。c）類屬詞依據(jù)文種確定，主要有命令（令）、決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等。2.1.4.1.2主題詞的詞目用四號(hào)仿宋體標(biāo)注，各詞目之間空格。詞目后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.1.4.2抄送單位是

9、指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。2.1.4.2.1抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。2.1.4.2.2抄送給上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)，可寫“呈報(bào)”某某；抄送平級(jí)、下屬單位，可寫“抄送”某某。2.1.4.2.3抄送單位應(yīng)在主題詞下1 行，左空 1 格標(biāo)識(shí)“呈報(bào)”或“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。2.1.4.3印發(fā)欄（撰稿、核稿）在抄送單位下行，左、右頁(yè)邊各空1 格標(biāo)識(shí)。- 4 -2.1.4.4 主題詞與抄送單位及印發(fā)欄之間用平行細(xì)實(shí)線（粗細(xì)為0.75 磅）相隔。2.2 簡(jiǎn)化公文格式（附錄C）簡(jiǎn)化公文格式一般保留標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的公文主體部分

10、，省略標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的眉首（保留發(fā)文字號(hào)，并將發(fā)文字號(hào)移至正文標(biāo)題正下方）、版記（保留抄送單位，不加下劃線）兩部分。2.3 公文格式選用原則2.3.1對(duì)外正式行文中一般采用標(biāo)準(zhǔn)公文格式，并可省略版記。2.3.2公司內(nèi)部行文中，公文格式按照以下規(guī)定執(zhí)行：a） 命令（令）、決議、決定、通知、通報(bào)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要采用標(biāo)準(zhǔn)公文格式。b）報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函采用簡(jiǎn)化公文格式。排版、印刷格式3.1 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際需要確定。A4 型（ 210mm 297mm ）。特殊文種用紙可3.2公文的各頁(yè)在排版時(shí)，一般應(yīng)留出相應(yīng)的頁(yè)邊距：天頭寬2.5cm 、地腳寬 2cm 、訂口寬 2.8cm 、翻口

11、寬 2cm ，裝訂線為 0cm ，頁(yè)眉為 1.5cm 、頁(yè)腳為1.7cm 。3.3頁(yè)公文應(yīng)在每頁(yè)地腳正中央用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編出頁(yè)碼，頁(yè)碼左右各放一條一字線，如“-1- ”。3.4 公文應(yīng)在左側(cè)裝訂，保證不掉頁(yè)。記錄4.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式4.2 簡(jiǎn)化公文格式- 5 -附錄 A （規(guī)范性附錄） 標(biāo)準(zhǔn)公文格式一機(jī)密（四號(hào)黑體，右空2 格）特急（四號(hào)黑體，右空2 格）（空 1 行，以下空行均以四號(hào)仿宋體、行間距為1.5 倍為準(zhǔn)）有限公司文件（發(fā)文單位標(biāo)識(shí)一般為紅色小初宋體或華文中宋加粗70% ，、字加間寬距5 磅縮，放居中； 1 空行）天同海智 X2016X 號(hào)（四號(hào)仿宋，居中）簽發(fā)人：（右空1 格）（

12、紅色橫線，粗細(xì)為3 磅）（空 1 行）標(biāo)題（小二號(hào)宋體加粗，居中）（空 1行）：（主送單位，頂格）（公文中除特別指明外均采用黑色四號(hào)仿宋體）XXXXXXXXXXXXX。（每段開(kāi)頭空 2 格）（空 1行）附件： 1.（段首空 2 格）2.（至少空 1 行）* 公司有限公司（右空兩格）二一六年 月 日- 6 -（空 1行）主題詞（四號(hào)黑體，頂格）：（四號(hào)仿宋體，詞目之間空1 格）呈報(bào)：（自此以下均為四號(hào)仿宋體，段首空1 格）抄送：撰稿：核稿：（右側(cè)空1 格）附錄 B （規(guī)范性附錄） 標(biāo)準(zhǔn)公文格式二（簽發(fā)人在發(fā)文單位正下方）機(jī)密特急有限公司文件天同海智 X2016X 號(hào)標(biāo)題（命令 / 令）：XXXXXXXXXXXXX。* 公司XXXX