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1、PAGE PAGE 19化繁為簡的工作(gngzu)拆解手法透過階層式的拆解方式,讓原本復雜(fz)的項目可以簡化、聚焦。按贊加入(jir)iThome粉絲團 文/ HYPERLINK .tw/users/%E9%BB%83%E5%BD%A5%E6%A3%BB 黃彥棻 | 2009-11-20發(fā)表 企業(yè)員工可以透過參考以往的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))模板,學習成功的精華,修正失敗的經(jīng)驗。而透過階層式的拆解方式,讓原本復雜的項目可以簡化、聚焦。 HYPERLINK .tw/itadm/article.php?c=58238&s=2 t _blank 善用WBS 簡化復雜項目WBS就像是武俠小說中的武

2、功密笈,功夫底子不好的人,可以參考武功密笈練就絕世武功;功夫底子上乘的人,可以參考武功密笈心法,融入自家武功中,真正做到截長補短 HYPERLINK .tw/itadm/article.php?c=58238&s=3 t _blank 拆解WBS的9個注意事項透過WBS的拆解手法,以可交付成果作為拆解標的,讓項目范圍從繁逐步化簡 HYPERLINK .tw/itadm/article.php?c=58238&s=4%20target= 臺灣IBM用WBS厘清客戶服務(wù)內(nèi)容和估算人力成本W(wǎng)BS拆解不能偷懶,寫下來是第一要務(wù),強化項目經(jīng)理的深度與廣度,也可提升WBS拆解質(zhì)量 HYPERLINK .t

3、w/itadm/article.php?c=58238&s=5%20target= 富邦金透過項目手法質(zhì)變當所有項目的WBS都成為SOP,員工角色與職權(quán)定義明確,富邦金控項目開發(fā)質(zhì)量也顯著提升善用WBS 簡化復雜項目不論是美國國防部發(fā)展(fzhn)的北極星彈道導彈系統(tǒng),或者是F16戰(zhàn)機,要做到巨細靡遺的重復制作而不出問題,勢必得要有一套很好的細部分解動作(dngzu)與產(chǎn)品的參考指南。這套參考指南其實就是所謂的工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,WBS)。有了WBS可以參考,也讓許多成功的經(jīng)驗可以被復制,過去不好的或者是失敗的經(jīng)驗,則可以站在巨人(jrn)的肩膀上在

4、這一次的工作上加以修正。透過參考使用以往曾經(jīng)驗證過的WBS,不僅提高成功復制的比例,也可以降低相關(guān)工作人員的摸索時間。嚴格說來,WBS就像是武俠小說中的武功密笈,功夫底子不好的人,可以參考武功密笈練就絕世武功;功夫底子上乘的人,可以參考武功密笈心法,融入自家武功中,真正做到截長補短。WBS是項目管理的基礎(chǔ)WBS聽起來很像只是一般被拆解過的最佳典范(Best Practice)的參考樣本。但是,更是一套具有論述基礎(chǔ)的工具,和做事情的思維方式。根據(jù)英文版維基百科(Wikipedia)對于WBS的解釋,WBS是一種樹狀結(jié)構(gòu),提供了一套共通的框架、標準,顯示為了達成計劃、項目或合約目標所要付出的努力。

5、美國項目管理協(xié)會(PMI)的項目管理知識體系指南(PMBOK Guide)對于WBS的定義則是:WBS是項目管理的基礎(chǔ),針對項目的可交付成果拆解成更小、更易于管理分解結(jié)構(gòu)的過程。從上述兩種對WBS的說明可以看出,WBS是一種對項目過程的拆解,是一套框架、是項目的基礎(chǔ),最終必須產(chǎn)生一個可交付成果的拆解方式。WBS就是交什么和做什么既然WBS是項目管理的基礎(chǔ),那什么是項目管理?精誠信息信息長高添水表示,WBS的拆解和麥肯錫MECE 的彼此獨立、毫無遺漏的原則相符。博鴻管理顧問公司顧問事業(yè)處技術(shù)總顧問周祥東引述PMI的定義,運用項目管理知識工具手法,來管理項目并符合利害關(guān)系人的需要和期望,就是項目管

6、理。他說,WBS則代表整個項目的范圍,主要可分成交什么(給顧客)和做什么(事情才能完成)兩大類。周祥東說:整個WBS交什么和做什么是主要精神,前者就是所謂的產(chǎn)品范圍,后者則是項目范圍;先后順序則先是想到要交什么東西,是做什么事情,東西才做得出來。精誠信息信息長高添水表示,拆解WBS的目的是為了,將大的、復雜的項目,透過結(jié)構(gòu)分解的方式,拆解出更有邏輯性、更容易管理的項目項目。WBS就是項目的范圍,而以往在談?wù)擁椖糠秶鷷r,經(jīng)常是敘述性的,透過第一條、第二條這種條列式的說明界定項目的范圍,中間的關(guān)系從條列式的說明看不出來、是各自獨立的。高添水表示,WBS則是試著把這種條列式界定的項目范圍,透過拆解、

7、解構(gòu)的方式展現(xiàn)出來,以一種階層式的架構(gòu)呈現(xiàn)。根據(jù)項目管理知識體系指南,WBS可以使用列表式、組織結(jié)構(gòu)、魚骨圖等方式呈現(xiàn),使用逐漸普遍的心智圖工具(Mind Map),也可以用來拆解WBS。當然,另外也有樹狀的,高添水說,跟條列式一樣,都是將比較大的項目,經(jīng)過分解后,會拆解出會更可以管理的項目。高添水說,項目管理知識體系指南迄今都還只是指導原則、綱要,所以拆解WBS的過程和目的,主要還是看管理目的和需求而定。項目管理協(xié)助企業(yè)聚焦周祥東認為,很多項目經(jīng)理歷經(jīng)多年項目經(jīng)驗,經(jīng)常一頭栽進工作中,忘了原始目的,為了工作而工作,作一些對顧客沒有價值的東西。他說,藉由拆解WBS,可以讓項目成員聚焦,要交什么

8、、做什么就會很清楚。他強調(diào),WBS也是很好的溝通工具,不論誰來看,解讀都很清楚避免雞同鴨講。博鴻管理顧問公司顧問事業(yè)處技術(shù)總顧問周祥東以交什么和做什么清楚交代WBS的本質(zhì)是什么。對于連結(jié)器廠商連展科技而言,透過學習項目管理的精神以及拆解WBS的手法,讓連展科技在管理上更容易聚焦。連展科技總管理處處長張瑞益說:學會把工作的目標明確化、細分化,讓連展科技的項目工作越能聚焦,管理越容易。去年10月全球面臨無預期的金融海嘯沖擊,許多高科技制造業(yè)員工都開始放無薪假。但是,張瑞益當時和老板評估整體環(huán)境后,還是決定趁機練兵、提升自己員工的素質(zhì)。他指出,當時鴻海董事長郭臺銘重披戰(zhàn)袍,和自己的客戶搶客戶,甚至因

9、為有一批重要員工被挖走而被迫關(guān)廠。他說,這些現(xiàn)象都意味著,鴻海原本的代工模式出了問題,若連展科技想要爭取原本鴻海的訂單,員工的素質(zhì)就必須要能跟上水平。因此,連展科技從2008年10月金融風暴后,所有的產(chǎn)品經(jīng)理都要上項目管理課程,開始進行組織調(diào)整。第一波從去年十月到今年六月,以連結(jié)器事業(yè)群的中階以上主管、研發(fā)人員和產(chǎn)品經(jīng)理共約20多人;下半年做第二波,把相關(guān)的后勤單位納入培訓名單中。臺灣很多企業(yè)因為不重視基礎(chǔ),認為只要能應用就會賺錢,張瑞益說,若公司智囊團不知道下一步該怎么走,只能依賴英明的老板憑直覺做決策,企業(yè)發(fā)展不聚焦,一旦決策錯誤公司就垮了。WBS可復制企業(yè)成功經(jīng)驗根據(jù)統(tǒng)計,F(xiàn)ortune

10、前500大企業(yè)的公司,有80現(xiàn)在都已經(jīng)不存在了。張瑞益認為,這表示這些不復存在的大公司,有很多都是因為賺機會財而成功,當這些公司站在趨勢的浪頭時就能夠蓬勃發(fā)展,但是,有多少的股王現(xiàn)在還是股王?Fortune前500大企業(yè)的發(fā)展形式,也和臺灣中小企業(yè)的發(fā)展情況雷同。根據(jù)2005中小企業(yè)白皮書數(shù)據(jù)顯示,有將近1成(9.3)的中小企業(yè),存活時間不到1年。另外,在九十年工商及服務(wù)業(yè)普查報告也指出,19962001年的企業(yè)存活率不到7成(69.41)。張瑞益認為,從這樣的數(shù)據(jù)看來,臺灣企業(yè)的發(fā)展甚至跟美國大公司的發(fā)展一樣,都同樣面臨成功經(jīng)驗無法被復制的窘境。因為企業(yè)不是做科學化管理,所以很多成功的經(jīng)驗無

11、法被復制,企業(yè)只能碰運氣、賺機會財。張瑞益表示,連展科技培訓項目管理能力還在逐步打造中。為了要能夠復制成功經(jīng)驗,便得做科學化管理,首先要學會做目標設(shè)定(MBO),而這些目標設(shè)定往往是根據(jù)公司發(fā)展的決策地圖得出的結(jié)果,目標是不可以任意更改的,但手段則可以大家一起討論。其次,WBS則是訓練做事邏輯、訓練科學化管理的好方法,張瑞益說,以連展而言,連結(jié)器事業(yè)處已經(jīng)開始在做WBS的拆解了,總管理處包含建廠、IT項目、人資(HR)項目,甚至是連環(huán)境、安全和衛(wèi)生的項目,同仁都被要求要拆解WBS。長宏管理顧問公司總經(jīng)理周龍鴻表示,WBS以可交付成果作為導向,不僅是項目最基礎(chǔ)的文件,一旦拆解出來,包括人力、時間

12、、成本甚至是風險的估算,相關(guān)的任務(wù)排程也一目了然,而一份好的WBS更可以當作未來的項目模板(Template),更可以節(jié)省員工摸索的時間。對于連展科技而言,越是龐大、復雜的案子越是需要一步步做WBS的拆解,連展科技的華南廠是照這樣做的,最近要蓋的第四廠也要求同仁要拆解WBS。他不諱言,要求同仁做各種項目WBS的拆解,的確有少數(shù)同仁反彈,但是透過將WBS與績效管理連結(jié),先要求WBS拆解出來,再審視拆解的過程中是否有問題,連結(jié)案報告都必須附上拆解的WBS。張瑞益表示,因為WBS拆解的可交付成果確定,有助于公司管理質(zhì)量提升,同仁則可透過反復拆解WBS的流程,學習到過去好的成功典范,也可以進一步修正成

13、更好的WBS范例。透過拆解WBS可以學習到成功的經(jīng)驗。他說。 HYPERLINK .tw/img/116/58238_1_4_l.jpg t _blank 看大圖拆解WBS的9個注意事項項目管理中有一種將原本(yunbn)規(guī)模很大的工作量,透過將工作內(nèi)容大卸八塊的拆解(Decompose)手法(shuf),以可交付成果作為拆解的產(chǎn)出物,就可以讓原本復雜、工作規(guī)模大的工作內(nèi)容,變成規(guī)模比較小、比較容易管理的工作項目,這個展現(xiàn)工作拆解過程的圖表,就是工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,簡稱(jinchng)WBS)。精誠信息信息長高添水舉一個規(guī)畫3天的教育訓練課程的項目

14、為例,首先想到的可能就是,必須要有教材、簽到記錄、問卷調(diào)查等可交付成果。教材部分還可以繼續(xù)拆解成教材設(shè)計、教材打??;問卷的部分,也可以繼續(xù)拆解成問卷設(shè)計、問卷打印等等。透過拆解,繁復的工作內(nèi)容會逐步簡化,在過程中,還有一些事需要注意。注意事項1形式不拘,寫下來就好WBS的拆解并沒有硬性規(guī)定的形式,階層式、大綱條列式、組織圖、魚骨圖、心智圖等形式都可以。只要能夠順利將復雜的工作項目轉(zhuǎn)化成簡單、容易掌握管理的工作內(nèi)容即可,形式不重要。拆解WBS也不在乎用什么樣的工具,不見得要專業(yè)的項目管理軟件,甚至只要有一枝筆及便利貼,就能完成。拆解WBS的第一要務(wù)就是,不論拆解對或錯,一定要先寫下來,才有進一步

15、改善和修正的空間。臺灣IBM整合科技服務(wù)事業(yè)部協(xié)理蔡智豪所言:拆解WBS最難的地方就是把拆解的WBS寫下來,因為,沒有寫下來就形同虛設(shè)。注意事項2以可交付成果為拆解導向美國PMI規(guī)定,所有項目經(jīng)理在拆解WBS時,要以可交付成果作為拆解的標的,通常是可以測量或量化的東西,如上面訓練課程的案例中,WBS拆解時的可交付成果就是教材、簽到記錄和問卷。博鴻項目管理顧問公司顧問事業(yè)處技術(shù)總顧問周祥東表示,一般人在拆解WBS最常犯的錯誤就是忽略要交什么東西給客戶,而是直接想到要做什么事情。他說,客戶只在乎成果,但項目團隊常常以項目團隊為自我中心,忽略應該要給客戶有價值的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,也經(jīng)常造成客戶不滿意

16、。所以,在進行WBS的拆解時,一定要先想到可以交什么東西作為WBS拆解的最終產(chǎn)出物。注意事項3要符合百分百原則精誠信息信息長高添水表示,WBS的拆解和麥肯錫MECE的彼此獨立、毫無遺漏的原則相符。拆解WBS及其工作包加起來的總和,一定要能完整涵蓋該項目計劃的范圍,也就是說,每一個WBS的拆解雖然是以可交付成果作為拆解標的,但每一個可交付成果都是彼此各自獨立。高添水說,這其實就是麥肯錫的MECE原則(Mutually Exclusive,Collectively Exhaustive),也就是說,WBS拆解要做到彼此獨立、毫無遺漏。除了拆解的標的不能重復外,高添水也以Reverse Compos

17、ition這種由下而上的反推,驗證拆解出來的WBS和工作包,是否可以完整囊括這個項目的工作內(nèi)容,百分之百組出上層的可交付項目。他說:這是一種檢查的概念。如果WBS拆解出來的總工時要200小時,所有拆解工作包的總時數(shù)就必須等于200小時。注意事項4WBS拆解要符合報告流程好PMI并沒有強制所有WBS拆解應該統(tǒng)一為幾層,這往往跟項目的規(guī)模大小與復雜度正相關(guān)。Michael D. Taylor建議,因為人們的短期記憶有限,每一層拆解的項目不要超過59個。雖然PMI建議工作包以80小時為限,另外也有專家認為40小時也可以。但是,高添水并不在意工作包究竟要40或80小時,他強調(diào):工作包的拆解規(guī)模,展到什

18、么程度叫做好,與報告的流程有關(guān)系。他認為,工作包拆解范圍最好以項目經(jīng)理和高層報告的時程作為拆解的底線。每個工作包在不超過80小時的前提下,如果項目經(jīng)理每周定期跟主管報告進度,但工作包的拆解卻是以2周為限,若依照臺灣常見的0/100(進度計算以百分百完工才算)工作進度評量,則會有一周的工作進度報告為0,此時,就不妨將工作包的進度拆解成1周。注意事項5 WBS怎么拆解都行臺灣項目管理師協(xié)會理事長周龍鴻日前號召300名PMP志工一起協(xié)作八八水災災后重建項目工作分解結(jié)構(gòu)計劃書,因為沒有過去的救災的WBS可以作為模擬參考,便引進專家判斷作為WBS的第一層拆解原則。這若是一般的企業(yè),則可從項目最大的負責單

19、位逐步拆解所需負責的工作內(nèi)容,類似,董事長指派總經(jīng)理,總經(jīng)理指派部門主管,部門主管再指派負責同仁的拆解路徑。另外一種通用的WBS拆解方式就是由下而上法。讓項目成員各自確認自己負責的工作內(nèi)容,逐層往上呈報匯整,慢慢的集結(jié)成一個項目名稱。臺灣項目管理師協(xié)會理事長周龍鴻表示,WBS可以用各種方式拆解,但真的想不出來從何著手,腦力激蕩是一個不錯的開始。如果,真的不知道從何拆解WBS呢?周龍鴻表示,腦力激蕩是一個很好的開始方法。他說,A4的紙撕成4張紙片,把個人認為該項目應該做的重要事項全部列出來,再將這些紙片收集、分類,這些匯整的工作事項,就可以作為初步拆解的WBS,若有不足之處,可以繼續(xù)增加或刪減。

20、注意事項6WBS拆解前要多溝通,征得利害關(guān)系人同意項目經(jīng)理80以上的時間在做溝通,所有WBS的計劃和拆解,多花時間談,比一拿到項目馬上開工,效益來的大。富邦金控信息暨作業(yè)本部組織效率處項目管理部協(xié)理呂學文表示,只要所有的項目計劃和WBS拆解在規(guī)畫時期多花一點時間,明訂相關(guān)WBS的負責人,確認所花的時間、成本,以及要擔負的風險層級,項目的進行反而會更順暢。注意事項7記得要編撰WBS字典WBS的拆解是以名詞為主,有些時候,光只看到WBS的名稱,并不能通盤了解該WBS的實質(zhì)工作內(nèi)容、時程、甚至是負責的同仁。周龍鴻表示,一份清楚記載該WBS的項目、定義、負責人等的字典,就有其必要性。讓其它不是這個項目

21、團隊的人,也能了解到底在做什么。注意事項8專案的WBS是可變動的WBS并非一成不變的,呂學文表示,富邦金控的項目經(jīng)理在參考WBS時,都是用最復雜的、包容度最高的WBS來刪減成適合該專案所需。除此之外,高添水表示,有些時候,項目經(jīng)理對于某些拆解出來的WBS內(nèi)容可能不專精,在項目之初,可能會以計劃包的方式來提醒自己還有一個計劃包的待辦事項要注意,隨著項目執(zhí)行日期的逐漸逼近,這個計劃包就得便拆解成可分派任務(wù)的工作包。這些在在都證明WBS并不是不可變動的。不過,要注意的事情是,因為WBS拆解的范圍就是項目該完成的總范圍,一旦有任何的變動,若只是在規(guī)畫階段,可以直接征求利害關(guān)系人和項目經(jīng)理的同意修改,但

22、若已經(jīng)到項目執(zhí)行階段而必須進行WBS的變更,就必須遵循項目規(guī)定的變更流程,取得項目變更流程委員會的同意才能進行變更。注意事項9WBS的拆解不要倒因為果拆解WBS的過程中,連展科技總管理處處長張瑞益表示,項目經(jīng)理最容易犯的錯誤就是是把可交付成果當成過程,目標設(shè)定放錯了。因為一個在談工作流程、工作策略,一個在談目標設(shè)定,項目經(jīng)理一旦邏輯、分析能力不好,最嚴重的后遺癥就是,將帥無能、累死三軍。他說。臺灣IBM用WBS厘清客戶服務(wù)內(nèi)容和估算人力成本第二屆PMP標竿(bio n)企業(yè)第一名的臺灣IBM,將近(jingjn)1,800多名的員工(yungng)中,考取PMP證照的統(tǒng)計數(shù)字是180人,而臺灣

23、IBM擔任項目經(jīng)理職位的員工也超過180人。臺灣IBM整合科技服務(wù)事業(yè)部協(xié)理蔡智豪表示,對于轉(zhuǎn)型成服務(wù)公司的臺灣IBM而言,項目管理的訓練與素養(yǎng)是項目經(jīng)理的基本能力,但如何在這樣項目管理的過程中,落實更多項目管理的手法,例如落實WBS的拆解,則是臺灣IBM在面對要求越來越嚴格的客戶滿意度時,必須要更徹底自我要求的指標。WBS就是要寫下來、不能心存僥幸臺灣IBM整合科技服務(wù)事業(yè)部協(xié)理蔡智豪表示,IBM轉(zhuǎn)型服務(wù)公司的第一件事情就是要將產(chǎn)品質(zhì)量標準化,項目管理和WBS的拆解,都有助于達到質(zhì)量標準化的目的。臺灣IBM近年來已經(jīng)轉(zhuǎn)型成服務(wù)公司,服務(wù)產(chǎn)品化的目的就是讓銷售容易。蔡智豪表示,當所有的服務(wù)都產(chǎn)

24、品化,為了要讓無形服務(wù)能質(zhì)量標準化,第一步就是要把項目管理的原則規(guī)范制訂明確,才能做到服務(wù)產(chǎn)品化。當規(guī)范標準制訂出來,接下來看的就是落實的程度。拆解WBS是所有項目經(jīng)理的必備能力,但蔡智豪說,落實WBS拆解最難的關(guān)鍵確是寫下來這個動作。尤其是越資深的項目經(jīng)理往往負責更大的項目,但這些資深經(jīng)理有時候卻會仗著經(jīng)驗老道,不愿意把WBS寫下來,這也讓IBM和客戶面臨更多無形的風險。WBS的寫下來不見得是白紙黑字,也可以用系統(tǒng)或Excel輸入,只要項目經(jīng)理偷懶,復制之前的WBS模板而沒有針對不同項目作客制化的修正,平常或許缺乏檢核的機制,但一旦項目出現(xiàn)問題時,有沒有真正的拆解過WBS并遵照WBS執(zhí)行,此時便見真章。蔡智豪說,因為有照著WBS做的項目經(jīng)理很容易馬上發(fā)現(xiàn)問題點在哪里;反過來,只要項目經(jīng)理只是把WBS放在計算機里參考用,只要項目一出問題,項目經(jīng)理一定找不到問題出在哪里。但他坦言,等到出了問題才發(fā)現(xiàn)項目經(jīng)理并沒有落實WBS,造成的后果往往很嚴重。臺灣IBM明文規(guī)定,只要是擔任項目經(jīng)理,不論在公司行政位階多高,自己寫WBS是所有項目經(jīng)理的基本動作。合約簽訂前后,用WBS厘清范圍和估算成本W(wǎng)BS在IBM有兩段的應用。蔡智豪表示,一個是在簽約前,跟客戶溝通服務(wù)時,用WBS來界定項目范圍、時間和成本。比

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