辦公自動化最全教程20課件

1、辦公自動化最全教程202022/7/24辦公自動化最全教程20一、Word 2003 基礎(chǔ)知識二、巧輸個人資料三、分欄設(shè)置四、郵件合并功能設(shè)置五、插入批注六、表格轉(zhuǎn)換七、Word 2003文檔的排版八、如何自動生成目錄？ 九、Word 2003表格的制作十、在文檔打印預(yù)覽時，如何編輯文本？十一、Word中如何輸入分?jǐn)?shù)？十二、如何去除Word文檔中頁眉下的橫線？ Word初級教程 目 錄辦公自動化最全教程20 一、Word 2003的基礎(chǔ)知識a、 Word 2003 工作界面介紹b、 5 種常用的視圖模式C、 文檔的基本操作 1、啟動word 2003文檔 2、創(chuàng)建空白文檔和關(guān)閉文檔 3、保存和

2、保護文檔 辦公自動化最全教程20a Word 2003 工作界面介紹常用工具欄工作區(qū)標(biāo)題欄幫助窗口狀態(tài)欄視圖切換區(qū)標(biāo)尺格式工具欄菜單欄任務(wù)窗格滾動條辦公自動化最全教程20幫助窗口表格工具編輯視圖文件格式插入菜單欄 “成員”介紹辦公自動化最全教程20Web 版式視圖b5種常用的視圖模式普通視圖頁面視圖閱讀版式大綱視圖普通視圖：在Word 2003中，普通視圖是默認(rèn)的視圖方式，不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、頁面背景以及非嵌入版式的對象，只適用于編輯一般性的文檔。 。Web版式視圖：Web版式視圖主要用于HTML文檔的編輯，HTML是Web網(wǎng)頁格式文件，在Web版式視圖方式下編輯文檔，可以更準(zhǔn)確地看到其

3、在Web瀏覽器中顯示的效果。 頁面視圖：在頁面視圖顯示模式下可以看到文本、圖片和其他對象的實際位置，與打印出來的效果一樣。在該視圖模式中可以編輯頁眉和頁腳、調(diào)整頁邊距、設(shè)置分欄以及處理圖形對象等。大綱視圖：大綱視圖顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如章、節(jié)、標(biāo)題等，適用于組織文稿，可以讓使用者清晰地看到它的概況簡要，并能在該視圖模式中可以方便地調(diào)整和組織文檔的大綱結(jié)構(gòu)。 閱讀版式：用于顯示打印效果的打印預(yù)覽，它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時顯示文檔多個頁面內(nèi)容的功能。以書籍的形式顯示文檔內(nèi)容，從而增加文檔的可讀性。 辦公自動化最全教程201、啟動 Word 2003 程序啟動方法：

4、單擊開始 程序 Microsoft Office 2003 Microsoft Office Word 2003。 快捷啟動方式： 雙擊桌面上的圖標(biāo)啟動 單擊開始 運行命令，在打開對話框中輸入 Winword，單擊確定。C、Word 2003文檔的基本操作辦公自動化最全教程20 2.1 創(chuàng)建空白文檔 新建一個空白文檔常用以下幾種方法： 1.點擊【常用工具欄】上新建按鈕 創(chuàng)建新文檔； 2.使用組合鍵：CtrlN ； 3.選擇【文件】|【新建】命令，彈出【新建文檔】任務(wù)窗格。辦公自動化最全教程202.2 退出Word 2003： 選擇【文件】【退出】命令 單擊窗口右上角的關(guān)閉按鈕 雙擊標(biāo)題欄左邊的

5、控制菜單按鈕 使用組合鍵：Alt+F4辦公自動化最全教程20 3.1 保存新建文檔 單擊【常用】工具欄上的【保存】 按鈕。 單擊“文件”菜單下的“保存”按鍵。 使用組合鍵：Ctrl + S 辦公自動化最全教程20 保存已有的文檔 單擊常用工具欄上的【保存】按鈕 ， 【文件】菜單中的【保存】命令，則當(dāng)前編輯的內(nèi)容將以原文件名保存在原來的位置。 用另一文檔名保存文檔 選擇【文件】【另存為】命令； 按快捷鍵：F12辦公自動化最全教程20 3.2 文檔的保護 單擊【另存為】對話框中的【工具】按鈕，從彈出 的下拉菜單中選擇【安全措施選項】命令，彈出【安全性】對話框。 在【打開文件時的密碼】和【修改文件時

6、的密碼】文本框中輸入密碼。辦公自動化最全教程20 設(shè)置定時自動保存 選擇【工具】【選項】命令，打開【選項】對話框，在【保存】選項卡中，進行相應(yīng)的設(shè)置，如圖所示。 辦公自動化最全教程20 Word文稿投稿時，總要輸入自己的個人資料，如姓名、單位、郵編、地址等等，很是麻煩，不知道有沒有更好的辦法？ 二、巧輸個人資料辦公自動化最全教程20 第一步，在“工具選項”窗口中選“用戶信息”項，并把光標(biāo)移到“郵件地址”框內(nèi)，在“郵件地址”中一次錄入你的個人資料信息。點擊“確定”保存你的個人資料信息，并退出“選項”窗口。辦公自動化最全教程20 第二步，用域插入用戶信息：當(dāng)你用word作完一篇文章后，將光標(biāo)移到文

7、章的最后，并回車另起一行。點擊“插入/域”。在“域”的窗口中選“用戶信息/User Address”。點擊“確定”。 當(dāng)“域”的窗口消失后，你會看到您的大名以及你的其他個人資料已經(jīng)出現(xiàn)在文章的底部了。辦公自動化最全教程20 三、分欄設(shè)置1、 分欄的快捷方式2 使用分欄命令分欄3 設(shè)置分欄線及欄間距辦公自動化最全教程203.1 分欄的快捷方式 切換到“頁面”視圖下 單擊“格式”菜單下的“分欄”按鈕分欄 選定要分欄的文本 單擊“分欄”按鈕，拖動鼠標(biāo)選擇欄數(shù)辦公自動化最全教程203.2 使用分欄命令分欄1、選定文本；2、單擊“格式” 分欄；3、選擇樣式及輸入欄數(shù)；4、以上設(shè)置結(jié)束后按“確定”鍵即可。

8、辦公自動化最全教程203.3 設(shè)置分欄線及欄間距1、將光標(biāo)置于欄中單擊“格式” 分欄2、在對話框中選取“分欄線”復(fù)選框3、設(shè)置欄間距確定辦公自動化最全教程20 四、郵件合并功能設(shè)置 視頻講解辦公自動化最全教程20本設(shè)置共有六個步驟，按步驟一一進行設(shè)置，注意在第三步時要求連接數(shù)據(jù)源，根據(jù)操作者的需求在第四步要對內(nèi)容進行選擇。辦公自動化最全教程20 辦公自動化最全教程20 五、插入批注即為文章中的某些文字添加注釋插入方法：將光標(biāo)置于插入點；單擊“插入” 批注；輸入內(nèi)容即可。辦公自動化最全教程20文字轉(zhuǎn)換為表格：選擇需要轉(zhuǎn)換的文字內(nèi)容點擊菜單表格-文字轉(zhuǎn)換成表格-選擇表格內(nèi)（行/列）-確定保存表格轉(zhuǎn)

9、換為文字：選擇需要轉(zhuǎn)換的表格點擊菜單表格-表格轉(zhuǎn)換為文字-選擇用什么符號隔開內(nèi)容-確定保存 六、表格轉(zhuǎn)換辦公自動化最全教程207.1 設(shè)置字符格式 設(shè)置字符格式有兩種方法 通過【格式】工具欄中的工具按鈕。粗體 斜體 下劃線 字符邊框 字符底紋 字符縮放 字體顏色 字號 字體 七、 Word 2003文檔的排版辦公自動化最全教程20選擇菜單【格式】【字體】命令，在彈出【字體】對話框中設(shè)置字符格式。 設(shè)置字體格式 設(shè)置字符間距 設(shè)置文字效果辦公自動化最全教程207.2 設(shè)置段落格式1.段落對齊方式 5種段落對齊方式，即兩端對齊、左對齊、居中對齊、右對齊和分散對齊。兩種設(shè)置方法：格式工具欄按鈕兩端對

10、齊 居中對齊 右對齊 分散對齊 辦公自動化最全教程20 選擇菜單【格式】【段落】命令，在彈出【段落】對話框中設(shè)置段落對齊。辦公自動化最全教程202.設(shè)置段落縮進 段落的縮進有四種方式：左縮進、右縮進、首行縮進和懸掛縮進。 可用標(biāo)尺設(shè)置段落縮進。水平標(biāo)尺 辦公自動化最全教程20可以用【段落】對話框設(shè)置段落縮進辦公自動化最全教程203.設(shè)置行間距和段間距 行間距和段間距也在【段落】對話框中設(shè)置。4.給段落添加邊框和底紋 選擇【格式】【邊框和底紋】菜單，打開【邊框和底紋】對話框； 在【邊框】選項卡中設(shè)置段落邊框； 在【底紋】選項卡中設(shè)置段落底紋。辦公自動化最全教程205.項目符號和編號 用下面兩種方

11、法都可以添加項目符號和編號： 單擊【格式】工具欄上的【項目符號】按鈕 或【編號】按鈕 ，插入點所在段落的開始自動添加了一個項目符號或編號。（如下圖所示） 選擇【格式】|【項目符號和編號】命令，打開【項目符號和編號】對話框設(shè)置項目符號和編號。 辦公自動化最全教程206.首字下沉 選擇【格式】【首字下沉】命令，顯示【首字下沉】 對話框； 在【位置】選項區(qū)選擇【下沉】或【懸掛】位置； 在【選項】選項區(qū)為文本設(shè)置字體、下沉的行數(shù)及與正文的距離。辦公自動化最全教程201. 設(shè)定好文本1的格式2. 選中文本的某處3. 單擊格式刷按鈕4. 選定其它文字（文本2），則文本2的格式與文本1一樣 若在第3步中單擊

12、改為雙擊，則格式刷可無限次使用，直到再次單擊格式刷（或ESC鍵）為止。7.格式刷的使用辦公自動化最全教程20打開要統(tǒng)計的文件單擊“工具” 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計關(guān)閉對話框8.字?jǐn)?shù)統(tǒng)計功能辦公自動化最全教程201、分別選“要生成目錄的內(nèi)容”格式欄樣式（在左邊）選定為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3” 2、光標(biāo)置于正文上端菜單欄插入引用索引和目錄目錄根據(jù)喜好選“格式”或默認(rèn)確定。正文內(nèi)容有修改時，點目錄右鍵更新域。 八、如何自動生成目錄 辦公自動化最全教程208.1 創(chuàng)建表格 單擊常用工具欄上的【插入表格】按鈕 ，在下方出 現(xiàn)的表格模型中拖動鼠標(biāo)，確定所需的行列數(shù)后，釋放 鼠標(biāo)，可以快速創(chuàng)建一個簡單的表格。 九

13、、 Word 2003表格的制作辦公自動化最全教程208.2 使用菜單創(chuàng)建表格 選擇【表格】|【插入】|【表格】命令，打開【插入 表格】對話框 在【表格尺寸】選項區(qū)中分別設(shè)置所需的【列數(shù)】與 【行數(shù)】 在【自動調(diào)整】操作選項組中選擇適當(dāng)?shù)倪x項 單擊【確定】按鈕辦公自動化最全教程208.3 手工繪制復(fù)雜表格 選擇【表格】|【繪制表格】命令或者單擊常用工具欄 上的【表格和邊框】按鈕，彈出【表格和邊框】工具欄，如圖所示。利用工具欄上的按鈕可以手工繪制表格。辦公自動化最全教程208.4 斜線表頭 單擊表頭位置（第一行第一列）的單元格。 選擇【表格】|【繪制斜線表頭】命令，顯示【插入斜線表頭】對話框。

14、在該對話框中的【表頭樣式】列表框的五種樣式中任選一種。 在標(biāo)題文本框中輸入各標(biāo)題。 單擊【確定】按鈕。辦公自動化最全教程208.5 表格中輸入文本每輸完一個單元格，按【Tab】鍵，插入點自動移到下一個單元格.按【】、【】可將插入點移到上、下一行；也可將鼠標(biāo)直接指向所需的單元格后單擊。當(dāng)插入點到達(dá)表中最后一單元格時，再按Tab鍵，Word會為此表格自動添加一行。 辦公自動化最全教程208.6 使用排序命令進行排序A、 將插入點置于要排序的表格中。 選擇【表格】|【排序】命令，打開如圖所示的 【排序】對話框。 在【主要關(guān)鍵字】下拉列表框中選擇用于排序的 主要關(guān)鍵字。 在【類型】下拉列表框中選擇一種

15、排序類型。 選中【升序】或【降序】單選按鈕，設(shè)置排序方式。 單擊【確定】按鈕，完成排序設(shè)置。B、 使用排序按鈕進行排序 將插入點置于要排序的列的任一單元格中。 單擊【表格和邊框】工具欄上的【升序排序】按鈕 或【降序排序】按鈕 。辦公自動化最全教程208.7 插入刪除行、列、單元格插入行、列、單元格 單擊菜單【表格】|【插入】 ，選擇相應(yīng)的選項。刪除行、列、單元格 選中要刪除的行、列或單元格，選擇【表格】|【刪除】|【行】、【列】 或【單元格】命令。選中某行快捷方式：當(dāng)光標(biāo)成斜黑加粗箭頭時，雙擊即可。辦公自動化最全教程201. 在打印預(yù)覽中顯示要編輯的頁面；2. 用鼠標(biāo)左鍵單擊要編輯的位置；3.

16、 在“打印預(yù)覽”工具欄上單擊“放大鏡”按鈕，然后進行編輯。 十、在文檔打印預(yù)覽時，怎么編輯文本？辦公自動化最全教程201. 打開word，點擊工具菜單欄的“插入”，在下拉菜單中點“域”。十一、Word中如何輸入分?jǐn)?shù)辦公自動化最全教程20 2. 在打開的復(fù)選框中的類別欄中選“等式和公式”，域名中“EQ”。然后點擊“域代碼”，接著在彈出來的“域”窗口里點擊“選項”，在出現(xiàn)的菜單選項中選“F（，）”，接著點擊“添加到域”并“確定”。辦公自動化最全教程20 3. 然后在輸入F（，）數(shù)字，如要輸入23只需在F（，），輸入“F（2，3）”就能得到2/3。辦公自動化最全教程20選擇【視圖】菜單下的“頁眉和頁

17、腳”，再點擊右邊的“樣式與格式”欄里的“清除格式”即可。 十二、如何去除Word文檔中頁眉下的橫線 辦公自動化最全教程20 Word快捷鍵 分享辦公自動化最全教程20Word中的常用快捷鍵“字體”對話框 Ctrl +D選擇框式工具欄中的“字體”框 Ctrl +Shift +F加粗 Ctrl +B傾斜 Ctrl +I下劃線Ctrl +U“上標(biāo)”效果 Ctrl +Shift+=“下標(biāo)”效果 Ctrl+=“關(guān)閉”命令 Ctrl +W 或Ctrl +F4辦公自動化最全教程20段落居中(或右、左） Ctrl + E（或R、L）段落兩端對齊 Ctrl + J單倍行距（或雙倍、1.5倍) Ctrl +1（或

18、2、5）省略號 Alt + Ctrl + . (句號）文檔開始處 Ctrl +Home文檔結(jié)尾處 Ctrl + End插入批注 Alt + Ctrl+ M 辦公自動化最全教程20 Word快捷鍵（1） F1鍵：幫助 F2鍵：移動文字或圖形，按回車鍵確認(rèn) F4鍵：重復(fù)上一次的操作 F5鍵：編輯時的定位 F6鍵：在文檔和任務(wù)窗格或其他Word窗格之間切換 F8鍵：打開Word的選擇模式 F12鍵：打開“另存為”對話框 shift+F2組合鍵：復(fù)制文本 shift+F3組合鍵：改變字母大小寫 shift+F4組合鍵：重復(fù)查找或定位 shift+F12組合鍵：選擇“文件”菜單中的“保存”菜單項 shi

19、ft+F5組合鍵：跳轉(zhuǎn)文檔中上一次編輯位置 shift+ 組合鍵：選中光標(biāo)左側(cè)一個字符 shift+ 組合鍵：選中光標(biāo)右側(cè)一個字符 shift+ 組合鍵：選中光標(biāo)當(dāng)前位置至上一行之間的內(nèi)容 shift+ 組合鍵：選中光標(biāo)當(dāng)前位置至下一行之間的內(nèi)容 shift +End 組合鍵：選中光標(biāo)所在處至行尾 辦公自動化最全教程20 Ctrl+F2 組合鍵：打印預(yù)覽 Ctrl+F4 組合鍵：關(guān)閉窗口 Ctrl+F6 組合鍵：在打開的文檔之間切換 Ctrl+F12 組合鍵：打開“打開”對話框 Ctrl+1 組合鍵：單倍行距 Ctrl+2 組合鍵：雙倍行距 Ctrl+5 組合鍵：1.5倍行距 Ctrl +O

20、組合鍵：段前添加一行間距 Ctrl +A 組合鍵：全選 Ctrl +B 組合鍵：字符變?yōu)榇煮w Ctrl +C 組合鍵：復(fù)制 Ctrl +shift +D 組合鍵：分散對齊 Ctrl +E 組合鍵：段落居中 Ctrl +F 組合鍵：查找 Ctrl +G 組合鍵：定位 Ctrl +H 組合鍵：替換 Ctrl +I 組合鍵：字符變?yōu)樾斌w Ctrl +J 組合鍵：兩端對齊 Word快捷鍵（2）辦公自動化最全教程20 Ctrl +K 組合鍵：超級連接 Ctrl +L 組合鍵：左對齊 Ctrl +N 組合鍵：新建文檔 Ctrl +M 組合鍵：左側(cè)段落縮進 Ctrl +O 組合鍵：打開文檔 shift +

21、Home 組合鍵：選中光標(biāo)所在處至行首 Ctrl +P 組合鍵：打印 Ctrl +Q 組合鍵：插入點所在行向左移動一個字符 Ctrl +Q 組合鍵：取消段落格式 Ctrl +R 組合鍵：右對齊 Ctrl +S 組合鍵：保存 Ctrl +T 組合鍵：創(chuàng)建懸掛縮進 Ctrl +U 組合鍵：為字符添加下劃線 Ctrl +V 組合鍵：粘貼 Word快捷鍵（3）辦公自動化最全教程20 Ctrl +W 組合鍵： Ctrl +X 組合鍵：剪貼 Ctrl +Shift +Z 組合鍵：格式清除 Ctrl + shift 組合鍵：輸入法轉(zhuǎn)換 Ctrl +F8 組合鍵：打開“宏”的對話框 Ctrl +空格 組合鍵：中、西文轉(zhuǎn)換 Ctrl +Enter 組合鍵：插入分頁符 Ctrl + shift +M 組合鍵：取消左側(cè)段落縮進 Ctrl+ shift+F