時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧（PPT36頁）

1、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧Clover 2009年4月9日晚喜歡加班不是好員工！WHY?2 究竟誰偷了你的時(shí)間? 對(duì)自己工作時(shí)間的分析自己時(shí)間哪里去了？我們的問題在哪里？時(shí)間陷井情不自禁事必躬親過分客套例行公事猶豫不決漫不經(jīng)心碌碌無為國外學(xué)者對(duì)某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘4日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)

2、的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。 5時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早”拖延 會(huì)議病 文件滿桌病 事必躬親 61、豬八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 沒時(shí)間做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛“船到橋頭自然直” 72、不好意思拒絕別人 接受請(qǐng)托比拒絕更容易 拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù) 我想做一個(gè)廣受愛戴的人 我不懂得如何

3、拒絕 83、“反正時(shí)間還早”拖 延 帕金森定律 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 94、會(huì)議病 基于合群的愿望而聚會(huì)傾談為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤無效的會(huì)議不斷重復(fù) 105、文件滿桌病 安全感猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好 11時(shí)間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績(jī)效，更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí)知道該做

4、什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上時(shí)間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對(duì)象浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多善用管理工具提升時(shí)間利用效率13應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備（4）購買工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)備/提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。14應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5）明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作15應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7）利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)

5、候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高/避免上午開會(huì)休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料報(bào)刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)16應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4）站著接待一向健談的來訪者從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來閑聊者管理電話：主動(dòng)撥號(hào)/與被動(dòng)接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫1718辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng) 整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理5S：整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 1920工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限坐標(biāo)圖重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要

6、不緊迫重要但不緊迫分清工作的輕重緩急21四象限法解析 （水型的事務(wù)）忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng) （細(xì)沙型的事務(wù)）造成干擾的訪問、電話信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事 （石塊型的事務(wù)）準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價(jià)值觀的澄清計(jì)劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力 （碎石型的事務(wù)）重要緊急狀況迫切問題限期完成的會(huì)議或工作 緊急 不緊急重要 不重要22每天要花10分鐘作計(jì)劃要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃每周都將你的工作排出優(yōu)先順序能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作有明確的生活和工作目標(biāo)必須養(yǎng)成習(xí)慣！23時(shí)間管理的改進(jìn)途徑24方法之一：有計(jì)劃地工作

7、建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等一套計(jì)劃體系。在剛開始時(shí)作計(jì)劃。嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查。把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。25目標(biāo)能喚起你最高尚的才能 自己的 切合實(shí)際的 書面的 可衡量的 有時(shí)限的 平衡和諧的WhyWhatHow26S - SpecificM - MeasurableA - AchievableR - RelevantT Time Based目標(biāo)明確化可衡量的可達(dá)成的符合實(shí)際的有時(shí)間限制的目標(biāo)的SMART原則：27計(jì)劃-善用計(jì)劃的五個(gè)問題我的工作目標(biāo)是什么 為了達(dá)

8、成成目標(biāo)我需要做什么順序與重要性是什么我需要多少時(shí)間我該如何分配與使用我的時(shí)間28計(jì)劃-周計(jì)劃檢查前一周未完成的事將每月重要的任務(wù)放入周計(jì)劃掌握重要的事情先做提醒自己拒絕瑣事的誘惑每日審視周計(jì)劃的進(jìn)度29計(jì)劃-日任務(wù)清單回顧昨天未完成的事件將今天要完成的事列下來排列優(yōu)先順序 (A、B、C 及 1、2、3)檢視每日進(jìn)度(進(jìn)度給予符號(hào)注記)寫下每日重要任務(wù)的備忘錄把每天要做的事列一份清單，確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起，每天都這么做！ 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲30Practice: 展開你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天下班前一周之計(jì)在于周日一月之計(jì)在于月底【分享】個(gè)人工作時(shí)間管理

9、模板 完整版壓縮包31方法之二：減少無序行動(dòng)時(shí)刻對(duì)自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。32方法之三：避免貪大求全不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)。讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對(duì)你分內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。對(duì)別人的請(qǐng)求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說“不” 。33方法之四：避免拖延嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。不要只做熟悉的事務(wù)性工作。與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。34方法之五：學(xué)會(huì)說“不”