如何建立完善聲像檔案管理工作機制

1、如何建立完善聲像檔案管理工作機制摘 要聲像檔案作為機關、企事業(yè)單位的檔案全宗的一員,可以提供生動的基礎和憑證，使科研、生產和管理工作順利進行。完整的收集、貯存、利用好視聽檔案是檔案工作內容的重要環(huán)節(jié)。隨著社會快速發(fā)展和辦公條件的信息化改善,在政府和各種各樣的活動中，形成了大量的聲像檔案，以便更好的保護和利用生動形象的特殊載體檔案。調查發(fā)現，聲像檔案存在著檔案管理制度不健全、檔案保存管理不善、管理意識薄弱等問題,直接影響到文件的完整性和聲像檔案的妥善保存和利用，導致音像檔案管理嚴重滯后于整個檔案工作的發(fā)展步伐，因此,采取切實有效措施,加強對檔案的管理工作勢在必行。關鍵詞：聲像；檔案管理；研究引言

2、聲像檔案是指國家機構、社會組織和個人參與政治、經濟、科學、文化、教育、軍事和其他活動,通過特殊設備和特殊的載體材料,借助圖像和聲音符號來記錄文件信息,輔以文字、符號功能和藝術價值作為參考文檔,根據文件系統(tǒng)集中管理的一種特殊的文件,也稱為音頻和視頻文件。聲像檔案來源基本上可以分為兩類,一種是傳統(tǒng)意義上的檔案形式，主要是電影,音頻和視頻文件,如:磁性材料為軸承照片檔案、錄音視頻文件和視頻文件等;另一種是在數字技術的支持形式下的0或1的數據流的音像檔案、最典型、最常見的數字照片檔案。一、聲像檔案管理工作開展的緣由以媒體單位發(fā)展為鑒，拓展管理思維新視野，聲像檔案的產生領域很多，涵蓋了各機關、企業(yè)及事業(yè)

3、單位，其中產量最為巨大的是媒體單位，即各報社、電臺、電視臺等。隨著經濟的發(fā)達，人們對于各媒體節(jié)目的需求也越來越多樣化。于媒體單位而言，這種多樣化的高品質需求越來越難以滿足并引發(fā)現實工作中的矛盾，即一方面他們苦惱于如何做出更新穎更有競爭力，可以抓住人們眼球的節(jié)目；另一方面，能夠滿足大眾多樣化需求，可以產生巨大經濟文化效益的海量聲像檔案資源卻靜靜的躺在庫房里，依附在報損邊緣的膠片上或連播放設備都找不到的受霉變威脅的磁帶上，無聲息直至走向最終的消失。 過去，媒體領域對于聲像檔案的認識停留在“歷史的見證”上，認為其進入庫房后就作用不大了，因而采用傳統(tǒng)手工查詢模式進行管理，這就造成一旦有節(jié)目編輯需要，必

4、須從成千上萬的拷貝、磁帶中查詢符合條件的幾組鏡頭，工作效率之低下可想而知，久而久之，聲像檔案部門管理部門因無法發(fā)揮應有的作用而日益被邊緣化。 當數字技術引入聲像檔案管理工作后，在媒體領域出現了“媒資”概念，“媒資的全稱是媒體資產管理 MAM（MediaAssets Management），就是對各種類型的視頻資料、音頻資料、文字、圖表等媒體資料的數字化存儲、編目管理、檢索查詢、非編素材轉碼、信息發(fā)布，以及設備和固定資產等進行全面管理的系統(tǒng)”。借助媒資，媒體領域可以把所有聲像檔案，無論是傳統(tǒng)材質，還是新型載體，通過計算機技術及網絡平臺存放于內，并以手工無法想像的效率進行運轉?；蛴跀祿熘胁樵?，或

5、于網絡上播放，或于其它材質轉移?？傊?，在媒資概念下，聲像檔案的利用達到了前所未有的便捷和快速，解決了一直以來困擾媒體工作者的難題。 二、聲像檔案管理工作存在的問題（一）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理聲像檔案的管理主要存在著三種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26% ；二是各科室一年一次移交檔案室，占35%；三是由科室分散保管或個人保存，占39%。 由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。（二）保管條件差, 聲像檔案難以長久保存聲像檔案管理工作中存在紕漏如下: 聲像檔案保管不利,

6、有的聲像檔案長期淪為個人或科室部門保存, 不移交檔案部門統(tǒng)一管理, 或人員工作變動, 機構調整時, 不履行移交手續(xù), 造成聲像檔案失控與流失。歸檔不及時, 聲像檔案有較強的時效性, 如照片底片須同時歸檔, 輔以文字說明, 如不及時歸檔, 過后攝影人員也難以準確完備追憶; 且照片、底片分家, 又無文字說明, 使珍貴的照片失去寶貴價值。從聲像器材使用看, 許多單位是“一盤帶子反復用”, 猴子掰棒子, 掰一個扔一個, 錄攝后面的刪前面的, 導致原始錄攝資料人為遺失; 保管條件差, 無恒溫、恒濕、防磁、防震、防光、防火、防高溫、防塵設施。聲像設備存在“以硬一軟”現象, 即聲像設備較強硬, 但聲像設備管

7、理疲軟; 聲像工作人員隊伍存在“一強一弱”現狀, 即隊伍人員多年齡適中, 文化程度高, 接受專業(yè)培訓的人員少, 技術含金量不高。聲像檔案管理不規(guī)范, 無標準、無布置、無檢查、無評比、無獎罰激勵機制, 處于無序狀態(tài); 聲像檔案資源開發(fā)利用率低, 缺少編輯重組加工, 許多資料化為靜態(tài)信息, 束之高閣, 幽居冷柜, 無人問津。單位之間缺少聲像檔案信息交流, 沒有實現信息共享。（三）聲像檔案難以及時完整歸檔聲像資料拍攝責任者多為辦公室秘書和業(yè)務部門，由于檔案意識薄弱，存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是有部分人根本就不知道什么是聲像檔案，他們一直誤以為屬于檔案資料范疇的只有文書材料的紅頭文件，而他們在各

8、項活動中拍攝與錄制的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需移交本單位檔案部門歸檔保存。另一種認識是，誤以為在公務活動中，誰拍的照片、錄像等資料就歸誰所有，聲像資料是為了搞好本單位的宣傳工作而拍攝、錄制的，將拍攝的錄像、錄音、照片等送往報社、電臺的就算完成拍攝任務了，怎么處理這些聲像資料屬于個人行為。他們往往從個人實際工作需要出發(fā)對聲像資料任意處置，加之保管條件等原因，致使照片、底片損傷或丟失，使聲像檔案資料受到不同程度的損壞。三、加強聲像檔案管理工作的對策及建議（一）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實要想改變聲像檔案管理工作混亂的狀態(tài),制定一個實用的管理措施,規(guī)范這項工作,需要

9、立檔單位建立相應的管理體系,規(guī)范管理,對聲像材料歸檔移交檔案處管理,制定一套嚴格的規(guī)則,防止檔案資料分散錯誤，保持借款使用記錄和聲像檔案長期保存的永久性。聲像檔案應定期移交檔案館;在此基礎上狠抓實質性工作,確保有關法律法規(guī)和系統(tǒng)實現,采取有效措施,明確責任,依法行政,逐漸引導有意識的檔案管理行動,以確保檔案歸檔的質量。加強聲像檔案管理監(jiān)督、分類指導、注重專業(yè)培訓。根據音像檔案管理現狀,檔案行政管理部門加強監(jiān)督檔案,并把聲像檔案管理做為主要檔案的主要管理內容。目標管理年度檢查的同時,根據不同單位的現狀,采用不同的方式分類指導,整體水平提高設備檔案管理工作,鞏固、發(fā)展和利用;以專業(yè)視頻設備,進行記

10、錄管理。聲像檔案管理落后的單位,應當加強指導和監(jiān)督，建章立制依照法律規(guī)定,管理和促進其逐步規(guī)范管理;對于更弱的基本單位,通過輸入問題的最后期限,加強監(jiān)督和指導,注重檔案專業(yè)培訓，全面加強視頻檔案人員相關專業(yè)知識和技能培訓,為保管檔案打下良好的基礎。（二）完善聲像檔案管理體制聲像檔案管理服務于聲像檔案建設, 必須堅持與時俱進, 夯實基礎工作。 首先，領導重視, 加大宣傳力度。聲像檔案管理工作滯后, 究其原因是領導認識不足, 重視不夠, 管理不力。實踐證明, 老大難, 老大去抓就不難。領導要從文化建設高度去認識聲像檔案建設, 把它列入議事日程, 加大宣傳力度, 從上到下都重視聲像檔案建設, 常抓不

11、懈, 形成規(guī)模, 抓出成效。其次， 建章立制, 實行規(guī)范管理。聲像檔案管理法規(guī)建設尚處真空, 有關部門應做好制度安排, 盡快出臺聲像檔案管理辦法, 規(guī)范管理。界定職責,明確任務, 各司其職, 有序工作。堅持實事求是、精簡、高效的原則, 做到及時、準確、安全。力爭聲像檔案處理工作規(guī)范化, 制度化、科學化。第三，培養(yǎng)人才, 提高業(yè)務素質。針對單位掌握聲像技術水平參差懸殊的情狀, 行摸底, 分類指導, 開展業(yè)務培訓, 以提高辦公自動化水平為宗旨, 對從業(yè)人員進行聲像技術技能培訓, 學習數碼相機、掃描儀、光盤刻錄機、投影儀、攝像機等視頻技術的操作使用。實行持證上崗制度。進行聲像設備保管常識培訓, 掌握

12、防火、防潮、防光、防磁、防高溫、防塵等知識, 營造防火、防潮、防震、防光、防磁的環(huán)境。（三）樹立聲像檔案信息資源觀意識從信息資源角度來看，機關、企事業(yè)單位形成的聲像檔案內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，作為機關、企事業(yè)單位檔案門類之一的聲像檔案是其檔案信息資源的重要組成部分，它與紙質載體的文書、科技等檔案緊密聯系、相互補充，構成了完整的檔案資源體系，具有一般文字載體檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。聲像檔案管理是機關、企事業(yè)單位檔案業(yè)務建設基礎性管理工作之一，樹立聲像檔案信息資源觀，要實行集中統(tǒng)一管理聲像檔案信息資源的原則，例如筆者所在單位聲像檔案資料的管理，與文書、科技、

13、病案、會計等門類檔案一樣，做到層層有人抓，處處有人管，納入本單位縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協(xié)調一致的醫(yī)院檔案信息資源管理網絡。結論總之,做好聲像檔案管理工作不僅是檔案部門的工作內容,也是立檔單位甚至整個社會的責任,各級領導高度重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。從管理工作上看，聲像檔案管理工作的重點是新聞宣傳部門單位的大力支持以及社會的廣泛關注,從而提高全民加強聲像檔案管理的意識,特別是各級領導和相關人員的檔案文件,創(chuàng)建一個良好的檔案管理工作氛圍的;其次,做好聲像檔案管理工作還必須抓住機遇以及服務中心工作，檔案部門立檔單位必須善于抓住機遇,結合當地的部門實際工作，及時準確地提供聲像檔案信息，完整安全地保護聲像檔案信息，并為機關、企事業(yè)單位各項工作提供高效的服務。參考文獻1 王雪飛,胡瑩.聲像檔案管理學發(fā)展的歷史回顧與展望 J.蘭臺世界,2010(12). 2 李勇.系統(tǒng)的集