辦公室管理復習資料

1、辦公室管理復習資料一、單項選擇題1以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的( D應設置電腦的桌面屏幕保護功能)。2文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的( C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 )。3以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的( A 錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置)。4文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的(C 每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力)。5以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的( C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系)。6以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的( A以電話方式?jīng)Q

2、定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認)。7文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的( B代替上司制定約會計劃 )8以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的( D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰)。 9以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的(工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可)。10上司決定參加某個會議時，文員不應該( A只在便箋上寫好會議名稱)。11在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)? A接通電源可立即復印操作)。 12，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的(C.標準的零

3、用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 )。13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的( D.可以按照文員自己的習慣進行工作 )。14文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 )。15以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的( B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 )。16以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的( C未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) )。17以下關(guān)于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的( D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 )18文員協(xié)助舉行宴會時，不用

4、考慮( D有無休息室)。19以下關(guān)于說話的要領中，哪一項不適宜( B由過程先說)。20將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是( A騎邊章 )。21社交場合很講究次序禮儀，一般( B以右為尊) 22辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?( A有共同利益的話題 )23郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素(D愛好 )24文員做會議記錄時，可以在會議記錄寫紙，以防遺失后備用 中(與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致) 25以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的?( C按私人公務標準分揀 )26傳真機最好用

5、來傳送以下哪種郵件?( D感謝信)27以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責( B制造 )28文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種(A初次寫信，或有過激言行的 ）。29以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議( C圓桌型 )30以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷如問函與復函等用(D. 按文種特征立卷) 31.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是(C. 姓名 、部門、地址、國名)32.有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(B發(fā)表意見)33. 以下說明文秘人員工作方法以及應給予注意的事項。從這些事項中，請選出你認

6、為最不適當?shù)摹＃―文秘人員應該注意的事項之一，就是上司通常都希望文秘人員能夠守口如瓶，所以，為了不泄密，文秘人員最好是縮小交友范圍。）34. 電子公文的處理( C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 )。35. 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的(D如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會) 36.以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的(D名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的 )37.文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是(A下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等) 38.值班人員不應該做以下哪類事情( A.簽發(fā)文件 )39.接受忠告的反應應該是(D切勿感情用事) 40.以下哪些不是辦公室事

7、務管理的特征B 決策性)41在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有( B說話的技巧)，了解要求約會者的心理。42在辦公室的布置方面，( A離入口最遠)的位置是上座。43在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜?( B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方) 44為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”下列做法中，哪項工作應該改進(工作人員工作盡可能專門化、單一化)45電子公文的屬性是( C.具有規(guī)范格式 )。46在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用( D “

8、臺安”、“鈞安”)。47按照美國人類學家愛德華,霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM一120CM，應該是( A個人區(qū)).48以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的?(把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做)49下列接受名片時唯一正確的做法是( A接受名片時要用雙手)。50上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應( A通知上司家人把衣服送達)。51. 對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。這是采用的(C變通)方法。52.文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是(來電者尋找你的上司，應弄清對方的身份再通報上司)53.

9、辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(B實驗室)應不屬于辦公室范疇。54. 請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權(quán)處理時，向上司請求批準。下面請示中( C越級請示)是不當?shù)摹?5.以下關(guān)于辦公室職能的說法，那一種是正確的( C. 辦公室管理具有集中性和整體性)56.文員進行會議的計劃和準備時,不應該做的是(會議場所的選擇,要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定)57. 以下餐巾的使用方法正確的是(B用來擦嘴唇嘴角)58、文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在(B左上角)59. 文員如果誤拆了非本公司的信，應該( A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，

10、并把信重新封好并退回去)60. 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應該(D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念?” )61會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(征求主持人意見,停止筆錄,關(guān)錄音機)62. “四分四注意”立卷方法不包括(D.分紙型)。63.文書立卷的歸檔制度包括三方面:歸檔范圍、( A. 歸檔時間 )和歸檔要求。 63. 在收文過程中,可以由辦公室人員啟封的信件是( D.公開出版的雜志的贈閱信件 )。64.以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（ B決策性 ）。65.辦公室布置要注意（ D各種溝通、保密）。66.以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的

11、？（ B 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些）。67在辦理發(fā)文時,經(jīng)復核,對于不符合要求的公文應該( B.退交起草部門補充成修正 ) 。68傳真機的使用哪一項是不對的？（ B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。69以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B讓員工們隨意領取辦公用品）。70以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力）。71文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己）。72以下哪個接打電話的行為是不正確的？（A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊）。73

12、文員在接打電話時，正確的做法是（在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來）。74文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開）。 75郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（ D應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）。76以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C雙方有很多人時，可以交叉握手）。77文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（C 處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦）。78在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？（作會議記錄時離開會議

13、室接聽電話）。79以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（ A審查功能 ）。80文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）。81上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認）。82照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的(應酬需要更換衣服,這是上司個人的需要,不必給予協(xié)助)83以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）。84接受忠告的正確反應是（ D切勿感情用事 ）。85文書立卷歸檔要求遵守一定的制度

14、，包括以下方面（ B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 ）。86當文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應( D查證消息的可靠性)87文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)? A最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 )。88以下哪項不是辦公室事務管理的特征(B主動性) 89意向書的特點不包括( C.的東性 )。90文員工作過程中，以下合作方法中哪一項是不適宜的（B應該有自己的個性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同）91文員在收取郵件時，不正確的做法是（ D為提高辦事效率，應帶著郵件去辦理其他事情）。92文員接聽電話時，應該（ C接到電話應首先把己方的基本信息告知對方，如公司名稱、本人身份等 ）

15、93文員打出業(yè)務電話時，下列哪項是正確的（A首先自報家門 ）94傳真機傳送以下哪種文件尤其有優(yōu)勢？ （D手工制作的圖表和手工簽名的文本）95若上司拒絕接見來訪者，文秘人員在接待時，下列哪個做法欠妥（簡潔明了地告訴對方上司不愿接見）96文秘人員在將信訪信件拆封時，應該避免下列哪種做法（C拆開信件后要將來信信紙裝訂起來，信封則可以丟棄 ）97以下關(guān)于文員在差旅預訂工作中的行為，哪一項是不適宜的 （D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 ）98文秘人員在差旅結(jié)束后，應該（B整理好出差過程中的單據(jù)、憑證，及時辦理報銷、結(jié)算事宜 ）99一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務具有從屬

16、性，從屬性意味著（B文秘人員照料好上司，能夠使得上司專心工作，提高其工作效率 ）100文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項是恰當?shù)模―注意安排好上司的飲食 ）101領導人簽名章是將領導人員的親筆簽名制成的印章，下列相關(guān)說法錯誤的是（B領導人簽名章一般由領導人隨身攜帶）102無紙化辦公過程中，應該（A對電子文件采取嚴格的安保措施，保證其不被非正常改動）103電子文檔存儲歸檔時，應該（BTIFF、JPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說明）104級別高的辦公室一般稱為( B辦公廳 )105、中央機關(guān)風別采用分理制和宗理制設置下屬機構(gòu)，其辦公廳屬于

17、分理制的是？（ D國務院 ）106、辦公室的核心功能是（ A 塑造出組織文化及價值觀 ）107、辦公室的本質(zhì)屬性是（ C 服務性 ）108、辦公室工作的第一要義是 （ A服務 ）109、常用辦公用品中屬于辦公文具的是 （ A中性筆 ）120、發(fā)主辦公用品的人員要求是 （ D發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 ）121、辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指 （ C判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額 ）122、正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮的因素是 （ B名牌和高檔 ）123、有權(quán)對政府采當重同進行監(jiān)督和管理的是(A. 國家級或省部級財政部門 )124下面屬子文書的是( A.書信 )。

18、125.在公文行文中,下級向上級行文時,錯誤的是(C.抄送下級機美 )。126.公文寫作的規(guī)范要求( C.異有規(guī)范體式,行合公文橋式標準 )。127.向上級做請示時,下面哪個做法不妥( C.地級市政府越過省政府直接向國務院行文請示 )。二、判斷題(正確打“”，錯誤打“X”)。 1同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。2如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。3。文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動 因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣

19、。X4當上司要求文員協(xié)助私人事務時,就把它當作是上司利用文員下屬同事關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務5文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。X6面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。X7注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 8即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。X9女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。10文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。X11文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。

20、 ( )12凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。 ( X )13值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。 ( X )14檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 ( )15辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。 X16.如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。X17受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 ( )18宴請的請柬一般要提前一至二

21、周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 ( X )19無論何種禮服都應考慮宴會的地點,時間,形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。20拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。 ( ) 21.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。(X )22.文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。() 23.文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。(X )24.如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。( )25. 文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。(X )26. 假如 司

22、不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。(X)27. 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。( )28文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。(X )29交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。( )30.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣. ( )31。沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。( )32文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。(X)33男女之間

23、，女士先伸手了，男士才能與之相握。(X)34要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。( X )35文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 ( X )36文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。( X )37辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。( X ) 38日常交往中的上下級角色關(guān)系不應淡化。(X )39如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。( X )40列入保密范圍的公文

24、，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。( ) 41文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。( X )42無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。( X )43當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。( )44受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。( ) 45即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。( ) 46如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表

25、示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。( )47. 辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應放在直對光源的地方。(X )48. 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。( )49. 請示與報告可以合并使用， 如“關(guān)于XXXX問題的請示報告”。(X)50. 小辦公室的配置， 打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。( )51. 文員對報紙和雜志的處理， 可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上， 其他的放在報刊架上供大家閱讀。( )52. 上下級之間握手， 下級先伸手后， 上級才能相握。(X)53. 口頭語言視時間、場合唱對象的不同而有所不同， 對上司或長者說話， 應文雅些; 對一般同事或顧客說

26、話，就可通俗。 (X)54.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。( )55.小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。( X )56.文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。X 57. 對于緊急而重要的事，文員應作書面請示，留檔備查。(X)58. 文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋:“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。” ( )59.女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。( )60在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。( X )61善于合作指每一個文秘人員都要

27、謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。( X )62文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。( X )63文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。( )64按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。( X )65如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。( X )66如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。( )67介紹地位相同的人時,應按照到職的先后,先介紹新進的職員；若同時到職,就先介紹年紀較輕的人。68文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低

28、的人。( X )69文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。( )70如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。( )71為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。( X )72假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。( X )73如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。( )74會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）

29、把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。( X )75代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。( )76如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。( )77如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。( X )78上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。(X)79文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是

30、完全相同的。( X )80對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。( X )81假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。( )82如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。( )83文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。( X )84宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。( X )85用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。(

31、X )86雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。( X )87合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。( X )88監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。( X )89文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。( X )90兩個電話鈴同時響起時，文員要同時對兩個電話講話。( X )91.任何辦公室,都是指的單位里的綜合辦事機構(gòu) 。( )92.省府的辦公廳比其他廳的行政級別要高 。( )93.信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能。( )94.辦公室的工作具有綜合性特點

32、。( )95.辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。( X )96.發(fā)放辦公用品的時候,不需要對用品庫存進行記錄。( X )97.辦公電話應定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。( )98.辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。( )99.辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中,出貨卡即是申請領用單 。( )110辦公設備使用權(quán)的獲取只能是通過購買。( X )111.狹義的文件即指公文。（ X ）112.公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（ X ）113.辦文能力就是指寫文能力。（ ）114.意向書簡單而言就是傳送意向的文書。（ ）115.協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（ ）116.

33、上行發(fā)文的主送機關(guān)必須為上級機關(guān),而不是上組領導個人。（ ）117.收文時應逐件清點,并以簽字成蓋章的方式簽收。（ ）118.檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年眼, 它與檔案本身的價值大小無美。（ X ）119. 檔案庫房要堅固、安全、專用,適宣保管檔案,和閱覽室,辦公室實行三分開。（ ）120.電子文檔不存在銷毀問題,。（ X ）三、簡答題1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。（簡要復述發(fā)文處理過程）答：(1)擬稿。(2)核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。 (3)簽發(fā)。指機關(guān)領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(4)編號。已經(jīng)

34、簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。(5)繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。(6)校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。(7)用印，是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。(8)登記。(9)分發(fā)。指對準備發(fā)出的文件：進行分裝和發(fā)送。2文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點?決定時間、地點時要注意什么?答：(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認 (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃

35、表：。還應準備約會所需要的文件資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。3來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?答：(1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領導的信件。(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有

36、關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(3)認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩

37、種方式進行。4文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?答:（1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。5什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應怎樣運用受意方法?答:受意：是指文員接受和領會上司意圖。一種：直接受意。另一種：間接受意。文員在受意過程中應注意的事項：用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、

38、及時實施。6公文的完全格式包括哪兒項?請寫出這些項目。答：(1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。(2)密級、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標題。(5)主送機關(guān)(6)正文、附件。(7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發(fā)說明7. 單位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?答: (1)單位印章,套印章，鋼印,領導人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應專人專用；加蓋公章,是哪一級

39、的公章,須經(jīng)哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 8. 按照2000年國務院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有兒類幾種?答：(1)命令(令); (2)決定; (3)公告;通告;(4)通知;通報;(5)議案; (6)報告;（7)請示; (8) 批復 ;意見; (9)函; (10)會議紀要。9什么是文員的擋駕方法?主要的擋駕法有哪幾種?般應怎樣做?答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活

40、動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。(1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。(2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。(3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。10提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī),合理確定會議目標,確定必要的與會者,減少會議數(shù)量,縮小會議規(guī)模,簡化會議程序,縮短會議時間, 控制會議經(jīng)費,分析會議成本, 11簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有

41、什么作用?形式是怎樣的?答： 會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：(1)議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行 時寫下的文字依據(jù)。(2)周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。12文員進言是指什么?進言具有什么作用?應注意什么?答：(1)進言是指文員主動對上司提出

42、意見、建議、批評或規(guī)勸；(2)參謀作用；補缺作用；增進關(guān)系作用；(3)適事、適時、適地、適度。13. 文員在處理上司指派的工作時， 首先要仔細制定計劃， 簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點？答：(1)充分了解即將開始的工作內(nèi)容; (2)思考以什么方法進行效率會最佳;(3)上司分派兩項以上工作日才， 必須為工作排定優(yōu)先順序。14. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)? 具體做法是怎樣的? 答:有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng),電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入信息。人工提示系統(tǒng)的做法:設置基本辦公日程表、固

43、定活動日期一覽表.使用提示性備忘錄。準備約會表,準備特殊提示卡,準備交往提示文件.15. 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些?答：(1)清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點; (2)說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機;(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等; (4)要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服; (5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等

44、等(明確了解對方的情況); (6) 以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞;(7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣(讓對方認同自己); (8)不可傷害對方的自尊心。16.辦公室事務管理的服務性特征表現(xiàn)? 請簡要說明。答：一是為上司服務;二是為組織服務;三是為公眾服務.17 文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項?答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結(jié)束時間)； (4)會議地點；(5)議題； (6)主持人、主席； (7)出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； (9)相關(guān)的資料；(10)下次會議預定日期。18什么是文書的立卷特征?通

45、?？梢园凑漳膸追N特征立卷？答: (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。19文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？答：合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題；（2）一般人喜聞樂見的話題；（3）顯示地方或民族色彩的話題；（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等；（5）積極、健康的生活體驗的話題

46、。風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題；（2）令人不快的話題。過于敏感的話題；（3）自己不甚熟悉的話題。夸耀自己的話題；（4）庸俗的、色情的話題；（5）不宜談論的保密的話題。20辦公用易耗品主要包括哪些？答：主要有：1信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9小刀；10日歷等；11其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。21簡要闡述文員工作的三個步驟.

47、 答：文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。22從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。答：同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：1打電話應首先查清楚對方

48、的電話號碼；接電話應等電話鈴響24聲就接聽。2打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。23簡要回答郵件分揀的一般標準。答：（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。本題在書上有明確的答案，得分率很高。24怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：(1)上司正在開會時；(2)上司繁忙時；(3)上司即將外出時；(4)遠道來訪或有重要事情的來訪時。25、簡答辦公室的主要特點。答：(1)輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在服務和服從于領導工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當好領導的參謀和助

49、手。(2)綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作辦公室工作是多元化的。(3)服務性：服務性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關(guān)領導工作的需要，為領導工作提供輔助性的服務，同時也要為各部門和基層提供服務。26、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：能夠正確理解領導的意圖，替領導過濾重要的事務；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。27簡述辦公室設備使用規(guī)范。答：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌

50、握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。(2)必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設備。(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。(4)未經(jīng)領導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務(5)辦公設備的使用環(huán)境溫度為5至35，相對濕度為20至85%，溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除濕器，并放在距辦公設備5米左右的有效影響距離內(nèi)。(6)如果辦公設備不處于工作狀態(tài)，應及時切斷電源。(7)使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜

51、，以免燒壞接口；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施不要自己隨意處理電腦硬件故障不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應全程監(jiān)督。28,簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。答：儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前面，易于找尋和領??；辦公耗材和打

52、印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。29、簡要回答公文寫作的五部曲。答：公文說什么領悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達的是否符合國家公文格式標準。(1)公文說什么，領悟領導意圖；要求準確、全面地提煉領導意圖，增加“貼近度”。(2)領悟核心思想，站在領導角度考慮問題。(3)內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思

53、維方法，求同存異思維方法。(4)內(nèi)容是怎么表達的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得體。(5)符合國家公文格式標準黨政機關(guān)公文格式（GB/T9704一2012）。  總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領導之命，代機 關(guān)立言。代擬公文：要認準領導的身份和職位特征；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿應用范圍，內(nèi)外、上下有別。30、簡要回答起草請示的“五步棋”。答：起草請示的思維模式沿著以下“五步棋”思路走(1)

54、因為什么請示對于原因、目的的說明。(2)請示什么問題提出請示的主題內(nèi)容。(3)怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案。(4)請求上級回復結(jié)尾用語的使用。(5)有無附件需要說明根據(jù)需要確定附件的使用與否。31、簡述公文校對工作要求。答：校正.補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領導人或撰稿人處理：需要使用標準校對符號：對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。32簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。答：電子公文處理過程可分為五個部分（電子

55、公文的生命周期）：(1)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。(2)辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。(3)交換；按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。(4)歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。(5)銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。33、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：(1)公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織主體；公眾客體；傳播手段。(2)公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。34、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。答：(1)嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。(

56、2)建立健全并嚴格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度。(3)科學、有效、充分地做好會議準備工作。(4)嚴格控制會議人數(shù)，不允許無關(guān)人員與會。(5)保證會場秩序，禁止無關(guān)人員隨意入場、與會人員中途退場。(6)議題應集中，日程要緊湊，盡量縮短時問，保證與會者精力集中。(7)充分運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話、錄音、錄像、電腦等設備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時間、縮短會期、提高會議效率。(8)提高會議主持人和與會者的開會水平。(9)制定切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。35、衡量會議質(zhì)量的會前基本標準有哪些？答：(1)會前：會議是否

57、確有召開的客觀必要性；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經(jīng)成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。(2)會中：會議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格；會議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開；會議是否守規(guī)守法，一切應有條不紊地進行，主持人和與會者是否掌握了科學的方式方法。(3)會后：評價會議的正面實際效益，包括社會效益、經(jīng)濟效益和學術(shù)效益36、簡述會務管理的要求。答：(1)會務的含義：指有關(guān)會議議程安排的事務，有關(guān)某些團體組織或會議的事務。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作等。(2)會務管理的含義：指有關(guān)會議議程安排事務的計劃、組織、控制等工作。(3)常見的會務管理：主要有針對代表會議、全局性會議、專題會議、辦公會議、座談會議