采購控制程序(2)

1、*股份有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)股份有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QG/XT 2003-*-*發(fā)布 2003-*-*實施*股份有限公司股份有限公司 發(fā)布 采采 購購 控控 制制 程程 序序 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003y:目目 次次1范圍 .22規(guī)范性引用文件 .23職責(zé) .24程序 .24.1合格供應(yīng)廠商的評定.24.2采購信息.24.3采購計劃.24.4采購合同與實施.24.5采購驗證.24.6采購產(chǎn)品的入庫、保管、發(fā)放.24.7器材代用及非定點單位加工.25記錄 .26附加說明 .2附錄 A 采購流程 .2表 1 外購器材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（式樣） .2表 2 請購單（式樣

2、） .2表 3 入庫單（式樣） .2表 4 產(chǎn)品外協(xié)申請表（式樣） .2表 5 非定點單位外協(xié)申請表（式樣） .2表 6 器材代用單（式樣） 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 1采購控制程序采購控制程序1 1范圍范圍本文件規(guī)定了采購過程的控制要求，以保證采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求。本文件適用于產(chǎn)品用原材料、元器件、機電等產(chǎn)品及產(chǎn)品外協(xié)加工的采購、入庫、保管、發(fā)放過程的控制。2 2規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件QG/XT 201-2003 文件控制程序QG/XT 215-2003 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序3 3職責(zé)職責(zé)3.1管理部負責(zé)歸口管理，具體負責(zé)與供方

3、溝通、采購合同簽訂、器材技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理及其他有關(guān)工作；有關(guān)部門配合；3.2質(zhì)量部負責(zé)合格器材供方評定、采購產(chǎn)品的驗證工作；3.3研發(fā)或服務(wù)部門負責(zé)提供采購信息，協(xié)助管理部收集新型、特殊器材技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4 4程序程序4.14.1合格供應(yīng)廠商的評定合格供應(yīng)廠商的評定4.1.1對供應(yīng)廠商的要求：其產(chǎn)品應(yīng)滿足有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件的要求；具有一定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力；貨源穩(wěn)定、供貨及時、價格合理；能提供良好的技術(shù)服務(wù)。4.1.2對供應(yīng)廠商的評定合格供應(yīng)廠商（包括器材供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商和外協(xié)加工廠商）的候選名單由管理部提供，質(zhì)量部負責(zé)組織評定，使用部門及相關(guān)部門配合。質(zhì)量部負責(zé)評定質(zhì)量保證能力和控制手段；

4、必要時請相關(guān)部門協(xié)助。管理部負責(zé)評定供貨或加工能力、價格及售后服務(wù)。4.1.2.1 評定可采取以下一種或幾種方法：供應(yīng)廠商提供的類似產(chǎn)品及長期使用的情況的評定；供應(yīng)廠商現(xiàn)有的產(chǎn)品樣品的評定；供應(yīng)廠商通過國內(nèi)外質(zhì)量認證機構(gòu)的質(zhì)量體系認證的情況的評定；供應(yīng)廠商現(xiàn)有生產(chǎn)樣品進行評價或?qū)Ρ阮愃飘a(chǎn)品的質(zhì)量、試驗結(jié)果以及歷史情況； 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 2必要時，可到供應(yīng)廠商進行實地考察，對其生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力是否能保證采購或外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量，進行評定，作出考察意見。4.1.2.2 評定結(jié)果根據(jù)評定情況及各相關(guān)部門的意見由質(zhì)量部作出評定結(jié)論，并填寫外購器

5、材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（表 1） 。評定結(jié)論應(yīng)經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.2.3 合格供應(yīng)廠商名單的的編制、使用和管理質(zhì)量部根據(jù)評定結(jié)論編制合格供應(yīng)廠商名單，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。合格供應(yīng)廠商名單作為產(chǎn)品選用、采購和外協(xié)的依據(jù)。確需選用、采購非合格器材供應(yīng)單位的器材，應(yīng)按規(guī)定辦理代用手續(xù)。根據(jù)器材供應(yīng)和外協(xié)加工單位的質(zhì)量情況，適時修訂認定單位名單，并由質(zhì)量部建立和保存合格供應(yīng)廠商的質(zhì)量記錄。4.24.2采購信息采購信息4.2.1采購信息形式采購信息應(yīng)形成書面采購文件，采購文件的形式一般有：請購單（表 2）、外購器材清單、產(chǎn)品外購件匯總表、采購計劃、產(chǎn)品外協(xié)申請表（表 4）。4.2.

6、2采購文件的內(nèi)容采購文件應(yīng)清楚地說明訂購產(chǎn)品的要求，一般包括：類別、型式、等級、數(shù)量或其他準(zhǔn)確標(biāo)識方法。還應(yīng)包括技術(shù)要求和質(zhì)量控制要求，如：規(guī)范、圖樣、過程要求、檢驗規(guī)程及其他有關(guān)技術(shù)資料（包括產(chǎn)品、程序、過程設(shè)備和人員的認可或鑒定要求）的名稱或其他明確標(biāo)識和適用版本。4.2.3采購文件的審批采購文件應(yīng)得到審批。器材的零星采購由請購人填寫請購單，按審批權(quán)限經(jīng)過審批。產(chǎn)品外購件匯總表（單機定額）由總（副）工程師批準(zhǔn)。采購文件的修改應(yīng)按原審批手續(xù)進行審批。4.2.4采購文件控制采購文件應(yīng)符合 QG/XT201-2003文件控制程序的要求。4.34.3采購計劃采購計劃除零星采購?fù)猓芾聿繎?yīng)根據(jù)申請部

7、門或科研生產(chǎn)計劃要求，制訂器材采購計劃，由部門經(jīng)理審核，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.44.4采購合同與實施采購合同與實施4.4.1采購人員應(yīng)按批準(zhǔn)的采購計劃進行采購。大宗采購和外協(xié)可簽訂采購合同，必要時可采取招議標(biāo)進行。采購合同的內(nèi)容應(yīng)包括：數(shù)量、價格； 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 3交貨期限、地點；驗證安排、放行方式；需要時包含包裝、運輸、防護等要求。4.4.2研制過程中所需少量、特殊的外購器材，經(jīng)項目研制負責(zé)人審核后報管理部，經(jīng)管理部同意后，器材申請部門自行采購。4.54.5采購驗證采購驗證按 QG/XT215-2003產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序有關(guān)規(guī)

8、定執(zhí)行。4.64.6采購產(chǎn)品的入庫、保管、發(fā)放采購產(chǎn)品的入庫、保管、發(fā)放4.6.1入庫倉庫保管員應(yīng)認真核對和檢查入庫單（見表 3）器材名稱、型號及規(guī)格、計量單位和數(shù)量；質(zhì)量級別或質(zhì)量要求；檢驗員簽章，元器件還應(yīng)具備驗證合格證。4.6.2保管4.6.2.1 存放器材的庫房或場地其環(huán)境條件應(yīng)滿足器材的安全可靠、不變質(zhì)和其他特殊質(zhì)量要求，確保器材性能完好；4.6.2.2 倉庫管理要做到科學(xué)、合理、方便、安全，基本要求是：帳、物、卡相符；排放合理，標(biāo)識清晰；四定位（庫、架、層、位）；具有合格證或質(zhì)量保證書；4.6.2.3 庫存器材按規(guī)定定期進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題或超過器材保管期的器材，應(yīng)及時隔離、

9、報廢或聽侯處理；4.6.2.4 發(fā)現(xiàn)有錯料、混料應(yīng)及時糾正，并做好記錄，必要時應(yīng)重新驗證；4.6.2.5 貴重物品和危險品的保管應(yīng)符合公安機關(guān)和有關(guān)部門的安全規(guī)定。4.6.3發(fā)放4.6.3.1 器材保管應(yīng)按出庫憑證發(fā)料。認真核對出庫實物和出庫憑證的內(nèi)容，產(chǎn)品有特殊要求的器材，需經(jīng)計劃調(diào)度人員簽字后方可出庫；4.6.3.2 對有追溯性要求的器材，應(yīng)保留或移植其標(biāo)識；4.6.3.3 器材發(fā)放時應(yīng)遵循先進先出、按批發(fā)放的原則。4.74.7器材代用及非定點單位加工器材代用及非定點單位加工4.7.1器材代用的申請在科研生產(chǎn)過程中，因各種原因的缺料，由管理部填寫器材代用單(見表 6)，交有關(guān)部門審批。4.

10、7.2器材代用的審批由設(shè)計人員、工藝人員負責(zé)審查代用情況，如同意，則應(yīng)在代用單上簽字，并經(jīng)有關(guān)部門簽署意見。 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 44.7.3免辦理器材代用手續(xù)有下列情況之一者，可不辦理器材代用手續(xù)：同牌號、同狀態(tài)、同性能、不同公司的器材（進口產(chǎn)品）；以高性能代替低性能的器材。4.7.4非定點單位加工因科研生產(chǎn)或其它各種原因，需要在合格外協(xié)加工單位名單外的單位進行外協(xié)加工，由外協(xié)人員填寫非定點單位外協(xié)申請表（見表 5），經(jīng)質(zhì)量部和管理部批準(zhǔn)后進行。5 5記錄記錄記錄控制符合 QG.XT202-2003質(zhì)量記錄控制程序的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行本文件產(chǎn)品

11、的記錄：外購器材、外協(xié)加工商(單位)質(zhì)量評定表；合格器材供應(yīng)商(單位)名單；合格外協(xié)加工商(單位)名單；采購計劃；請購單；入庫單；領(lǐng)料單；器材代用單。 6 6附加說明附加說明本程序由管理部負責(zé)起草和解釋。 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 5附錄附錄 A A 采購流程采購流程采購提供采購信息采購合同并實施管理部采購計劃N質(zhì)量部驗證合格Y結(jié)束入庫、保管、發(fā)放不合格品 控制 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 6表表 1 1 外購器材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（式樣）外購器材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（式樣）外購器材、外協(xié)加工單

12、位質(zhì)量評定表 編號：單位名稱單位名稱地地 址址產(chǎn)品型號、名稱、規(guī)格產(chǎn)品型號、名稱、規(guī)格認定結(jié)論意見認定結(jié)論意見認定組對質(zhì)量控制建議認定組對質(zhì)量控制建議認定組簽字認定組簽字主管領(lǐng)導(dǎo)意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見備備 注注 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 7上海立信會計紙品廠出品 161-60-2表表 2 2 請購單（式樣）請購單（式樣） 請 購 單 年 月 日需用日期類 別編 號名 稱 及 規(guī) 格單位數(shù) 量年月日請購原因及 用 途備 注標(biāo)準(zhǔn) 請 購 主 管 請 購 人表表 3 3 入庫單（式樣）入庫單（式樣）入入 庫庫 單單 購入單位 發(fā)票號碼 年 月 日 編碼 實際分

13、類名 稱 型 號 規(guī) 格數(shù)量單位單價金額生產(chǎn)單位付 款方 式備 注管理費進 項 稅總 金 額采購 檢驗 倉庫 財務(wù)記帳編號 大量的管理資料下載大量的管理資料下載QG/* 2112003修改狀態(tài)： 8表表 4 4 產(chǎn)品外協(xié)申請表（式樣）產(chǎn)品外協(xié)申請表（式樣）產(chǎn)品外協(xié)申請表申請部門申 請 人申請時間外協(xié)單位名 稱外協(xié)單位聯(lián) 系 人聯(lián)系電話1.產(chǎn)品名稱：2.加工部件名稱：3.加工數(shù)量：外 協(xié)項 目內(nèi) 容4.交貨時間：5.附加說明主管領(lǐng)導(dǎo)意 見備 注說明：1. 批量外協(xié)加工統(tǒng)一由管理部辦理，填寫本申請表報質(zhì)量部并辦理加工合同，經(jīng)檢驗入庫后再支付加工費用。2. 為加快新產(chǎn)品的研制開發(fā)，小批量（10 套以

14、下）的外協(xié)加工可由設(shè)計人員負責(zé)辦理申請和合同，并報送管理部，以便安排檢驗和支付加工費用。3. 外協(xié)加工應(yīng)在定點單位中進行。若需在非定點單位外協(xié)，須提出書面申請，經(jīng)質(zhì)量部和主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進行外協(xié)加工。表表 5 5 非定點單位外協(xié)申請表（式樣）非定點單位外協(xié)申請表（式樣）非定點單位外協(xié)申請表申請部門申 請 人申請時間外協(xié)單位名 稱外協(xié)單位聯(lián) 系 人聯(lián)系電話1.產(chǎn)品名稱：2.加工部件名稱：3.加工數(shù)量：外 協(xié)項 目內(nèi) 容4.交貨時間：5.附加說明質(zhì) 量 部意 見主管領(lǐng)導(dǎo)意 見備 注說明：1. 本表用于因研制開發(fā)需要，到非外協(xié)定點單位加工時使用。2. 加工前，請經(jīng)辦人按表格內(nèi)容認真填寫，部門經(jīng)理簽署意見后，即交至