總經(jīng)辦管理制度

1、總經(jīng)辦管理制度 批準執(zhí)行： 2016年6月目 錄第一章 總則第二章 職能第三章 職責(zé)職權(quán)第四章 行文管理制度第五章 公司證照、信函管理制度第六章 印章管理制度第七章 車輛管理制度第八章 會客預(yù)約制度 第九章 保密制度第十章 會議制度第十一章 出差制度第十二章 一般事務(wù)第一章 總則為了規(guī)范總經(jīng)辦的管理，提高總經(jīng)辦的效率，特制訂本制度。本制度由總經(jīng)辦制定，呈總經(jīng)理辦公會議審核通過后審核批準后通知實施，修改時亦同。第二章 職能總經(jīng)辦是負責(zé)公司行政指令貫徹落實，部門協(xié)調(diào)及接待、會務(wù)、車輛、通訊管理等行政工作的職能部門，同時還承擔(dān)信訪、文檔、文稿、行政印章管理及對外宣傳等工作。第三章 職責(zé)職權(quán)1. 貫徹

2、執(zhí)行總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理總經(jīng)理的指令，協(xié)助組織開展公司各項工作，協(xié)調(diào)各部門工作。2. 根據(jù)公司重大經(jīng)營決策工作程序的規(guī)定，對公司領(lǐng)導(dǎo)提出的決策所需解決的課題與目標(biāo)，組織有關(guān)部門調(diào)研、論證及方案制定，安排方案的審批，監(jiān)督方案的實施。3. 了解和掌握公司內(nèi)外動態(tài)，搜集和反映有關(guān)信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。 4.負責(zé)公司最高管理層日常會議的會務(wù)工作，對公司辦公決議履行貫徹落實、督促檢查之職權(quán)。 5.負責(zé)公司大型會議的會務(wù)和重大活動的籌備工作。6.負責(zé)公司主要領(lǐng)導(dǎo)及重要會議的報告、文件、材料的文秘工作。7.負責(zé)公司對外發(fā)布重要公告、告示、通知及介紹公司概況。8.核發(fā)各部門起草的公司級文件。 9.負責(zé)管

3、理公司對外宣傳的文字及進行資料準備。10. 負責(zé)以公司名義上報下發(fā)各種文件、印簽和機要文件，傳真的收發(fā)、傳遞工作。11. 負責(zé)公司各級行政和有關(guān)重要文件管理；負責(zé)公文的分類、登記、傳遞、催辦工作。12. 負責(zé)來信來訪、文件材料處理，定期進行文檔清理及歸檔工作。 13.負責(zé)公司對外接待和對外交往活動事務(wù)，代表公司做好行政事務(wù)工作。14.負責(zé)打字、復(fù)印、郵件和快遞收發(fā)工作。第四章 行文管理制度1. 本公司行文由總經(jīng)辦負責(zé)起草，并在發(fā)文單中填寫文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。2. 由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后需簽發(fā)的文件由總經(jīng)辦打印，由起草人校對修正后及時打印，統(tǒng)一編號、登記、存檔、分發(fā)。3

4、. 公司各項制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向有關(guān)部門的請示、報告等需以紅頭文件形式或其他特定形式印發(fā)。4. 印制文件材料要有計劃性和科學(xué)性，要根據(jù)文件材料印制要求及數(shù)量選擇合適的印制方式，要求使印制數(shù)與使用數(shù)基本相符。5. 公司各部門應(yīng)妥善保管文件，并及時整理歸檔，總經(jīng)辦將定期進行檢查。第五章 公司證照、信函管理制度1. 總經(jīng)辦負責(zé)公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、土地證等證件的管理，因公需要借用時，嚴格辦理借用手續(xù)，需要復(fù)印時，由總經(jīng)辦復(fù)印并在復(fù)印件上標(biāo)明“此復(fù)印件僅供辦理×××事項使用”。2. 總經(jīng)辦應(yīng)在政府相關(guān)部門的要求下，完成營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證的

5、年檢工作。3. 公司便函、信函采用統(tǒng)一格式和市場可購買到的一般稿紙，公文袋作為公司辦公之用。第六章 印章管理制度1. 公司印章分為行政印章、法人代表名章、財務(wù)章等，分別由有關(guān)部門負責(zé)保管。2. 公司各類印章統(tǒng)一由總經(jīng)辦申報和刻制。3. 各部門啟用印章前，需要到總經(jīng)辦登記備案、方可使用。4. 各部門停用印章時必須當(dāng)日交到總經(jīng)辦封存，否則各部門主要領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)全部責(zé)任。5. 總經(jīng)辦負責(zé)保管公司行政印章。6. 公司職能部門代表公司保管的印章，要確定用印管理辦法及用印監(jiān)印人，公司批準后，行使使用和保管權(quán)。7. 對外聯(lián)絡(luò)工作使用統(tǒng)一格式的便函、介紹信，均有各部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字方可蓋章。8. 重大項目合同

6、、協(xié)議等行文時，如需加蓋公司行政印章，由主管部門簽字后，報請主管副總或行政副總批準后，到總經(jīng)辦備案用印。9. 印章外用時，需填寫借用申請表，報行政副總審批后，進行外借。第七章 車輛管理制度1. 公司車輛的使用、維護、審檢、繳費以及辦理有關(guān)證照、保險、年檢等由公司總經(jīng)辦統(tǒng)一安排管理。2. 公司車輛的使用按各部門工作的重要性，急用優(yōu)先，兼顧一般，統(tǒng)一調(diào)配的原則進行使用管理。3. 有關(guān)私人用車，公司車輛原則上不得使用，員工若出現(xiàn)重要事件急需用車，應(yīng)經(jīng)行政副總批準，總經(jīng)辦安排用車。第八章 會客預(yù)約制度1.總經(jīng)辦人員接到預(yù)約時，應(yīng)了解客人的身份、特殊要求和會面時間，做好書面記錄。2.把接待重要客戶的任務(wù)

7、以書面或電話形式上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)3.總經(jīng)辦按照總經(jīng)理安排做好接待準備工作，主要做好：會議室、文件資料的準備；相關(guān)部門配合的準備；招待的準備；其他準備工作。第九章 保密制度 1.屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負責(zé)印制、發(fā)放、傳遞、保管，非經(jīng)批準，不準復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 2.公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不得打聽公司秘密。 3.記載有公司秘密事項的筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取妥善措施。公司員工妥善保管好電腦和資料，防止外來人員查看電腦內(nèi)容。第10章 會議制度1. 公司

8、召開全體員工會議時，由總經(jīng)辦在公司微信群內(nèi)或其他方式發(fā)布會議時間。 2.會議開始前，由總經(jīng)辦負責(zé)布置會場，清理會場衛(wèi)生。3.參會人員提前5分鐘入場，重大會議提前10分鐘入場。4.參會人員填寫會議簽到表，由會議記錄人標(biāo)注遲到人員，未到人員，對遲到人員及無故不參加會議人員在全公司做出批評和罰款處理。5.會議開始前總經(jīng)辦提醒監(jiān)督參會人員將通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài)，會議期間要認真聽、仔細記，禁止交頭接耳、竊竊私語。不準吸煙，不準做與會議無關(guān)的事情。6.會議結(jié)束后，由會議記錄員整理會議紀要，并報主管領(lǐng)導(dǎo)簽署后，下發(fā)公司各部門傳閱。總經(jīng)辦監(jiān)督會議內(nèi)容的落實情況。7.其他部門會議由各部門自行通知。第十一章 出差制度1.總經(jīng)辦人員因工作需要出差，受主管領(lǐng)導(dǎo)委派到外地出差，應(yīng)及時交接工作。2.出差期間，出差人員每天下午5點以電話、短信、微信或其他方式向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況。3.出差返回后，要及時向部門負責(zé)人、部門主管反饋工作情況。4.出差途中，因生病，或遇意外災(zāi)害，或因工作需要，需延長出差時間，必須電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)，并獲批準。5.原則上出差應(yīng)按時返回，因私事延誤必須履行請假手續(xù)。6.出差期間，必須遵紀守法、嚴禁滋擾生事，破壞公司聲譽，若有違反，接受公司嚴重處罰。7.嚴禁假公濟私，以出差名義辦理私人事務(wù)。第十二章 一般事務(wù)1.負責(zé)公司會議室使用管理。2.負責(zé)公司內(nèi)部電話設(shè)置、調(diào)整、