工作信息反饋溝通制度

1、1主題內(nèi)容與適用范圍本制度規(guī)定了公司內(nèi)部信息反饋溝通程序及信息反饋處理的管理要求和考核。本制度適用于公司內(nèi)所有部門與員工，適用于與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋及合理化建議與提案、工作督辦、其他工作問題等各類信息反饋。2管理目標(biāo)有效推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息扁平化管理，建立良好的內(nèi)部信息反饋渠道，規(guī)范內(nèi)部信息反饋溝通流程，不斷提高工作效率和工作執(zhí)行力，減少推諉扯皮、工作落實(shí)不清、問題不閉環(huán)、協(xié)調(diào)反應(yīng)慢等問題，以能夠更及時、有效、快速地解決各種信息反饋問題。3職責(zé)3.1 信息反饋部門負(fù)責(zé)填寫和提報(bào)內(nèi)部信息反饋單。3.2 信息反饋答復(fù)部門負(fù)責(zé)指定發(fā)放范圍。3.3 信息反饋管理小組對公司內(nèi)各類信息溝通反饋總負(fù)責(zé)

2、。3.4 與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋由反饋部門負(fù)責(zé)編號、存檔。3.5 其他信息反饋由綜合部負(fù)責(zé)編號，由各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門將最終閉環(huán)后的信息反饋交綜合部存檔。3.6 信息反饋答復(fù)部門保證反饋信息在規(guī)定時間內(nèi)答復(fù)完畢，并對答復(fù)結(jié)果負(fù)責(zé)。4管理內(nèi)容4.1 本制度所指內(nèi)部信息反饋是指為加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通與交流、避免信息中斷、扭曲、失效，以切實(shí)確保工作效率提高、工作質(zhì)量加強(qiáng)和生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的書面信息反饋。4.2 內(nèi)部信息反饋分為兩類：與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋和其他信息反饋。4.3 與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋是指由各部門提報(bào)、指向答復(fù)部門明確且與產(chǎn)品有關(guān)的正常信息反饋。4.4

3、其他內(nèi)部信息反饋是指：4.4.1 能夠提高工作效率、工作質(zhì)量或能夠節(jié)約成本的各種合理化建議與提案；4.4.2 生產(chǎn)經(jīng)營活動中遇到影響產(chǎn)品質(zhì)量、工作質(zhì)量、工作安全和工作進(jìn)度等急需跨部門解決但又按照正常反饋流程未能有效解決的問題反饋；4.4.3 需督辦的上級指示精神與工作要求、公司級各類會議決定的工作部署、決議事項(xiàng)以及公司領(lǐng)導(dǎo)指示交辦的其他事項(xiàng)。4.5 無特殊情況，下列范圍不應(yīng)通過內(nèi)部信息反饋單反饋：a）屬本部門職責(zé)范圍內(nèi)辦理的工作；b）正常生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)的生產(chǎn)調(diào)度、材料準(zhǔn)備、技術(shù)準(zhǔn)備等工作；c）公司其他管理制度已有明確規(guī)定的相關(guān)信息處理流程（如合同評審管理制度等）；d）重復(fù)反饋。4.6 內(nèi)部信息反饋

4、機(jī)構(gòu)設(shè)置4.6.1 公司設(shè)立內(nèi)部信息反饋工作小組，總工程師任小組組長，組員由質(zhì)保工藝部、安全生產(chǎn)部、綜合部負(fù)責(zé)人組成。4.6.2 總工程師對內(nèi)部信息反饋總負(fù)責(zé)。4.6.3 內(nèi)部信息反饋工作小組原則上只負(fù)責(zé)其他內(nèi)部信息反饋，但當(dāng)與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋出現(xiàn)推諉扯皮、責(zé)任不清、無法有效正常傳遞時，由內(nèi)部信息反饋工作小組負(fù)責(zé)界定和處理。4.7 與產(chǎn)品相關(guān)的部門間正常信息反饋程序流程4.7.1 各部門如需提報(bào)反饋，需首先填寫內(nèi)部信息反饋單，編號要求為：部門拼音簡寫+年度+順序號（如jishu-2015-001）,并要對編號做好詳細(xì)登記（須包含提報(bào)編號、提報(bào)日期、答復(fù)部門、閉環(huán)收到時間等）。4.7

5、.2 提報(bào)部門須在相應(yīng)的反饋信息類型后面的“（）”里打上W,信息反饋內(nèi)容要清晰明確，須“一站一報(bào)，一事一報(bào)”，不得一個反饋單提報(bào)多站或提報(bào)一個站的多個事項(xiàng)（多個事項(xiàng)答復(fù)人為同一人的可以同時提報(bào)），填寫完信息反饋內(nèi)容后，提報(bào)部門須簽字并注明日期時間。4.7.3 答復(fù)部門在收到內(nèi)部信息反饋單后，首先要確認(rèn)信息反饋內(nèi)容是否由本部門答復(fù)，確認(rèn)后應(yīng)立即簽字并注明日期時間，答復(fù)部門須在兩個正常工作日內(nèi)予以回復(fù)，答復(fù)部門主管審批時間也包含在兩個工作日內(nèi)。4.7.4 答復(fù)部門在反饋答復(fù)時應(yīng)給予明確和完整性答復(fù)，如詳細(xì)解決方案、完成時間等。4.7.5 由答復(fù)部門指定發(fā)放范圍，在內(nèi)部信息反饋單“發(fā)放范圍”中相應(yīng)部

6、門簡稱后面的“？”打上Wo4.7.6 內(nèi)部信息反饋單由反饋部門負(fù)責(zé)發(fā)放，涉及到設(shè)計(jì)更改的需由技術(shù)開發(fā)部下發(fā)技術(shù)更改單（同時在內(nèi)部信息反饋單中注明并傳回給反饋部門），如所反饋內(nèi)容系由相關(guān)部門（或個人）工作失誤引起，應(yīng)由工作失誤部門（或個人）負(fù)責(zé)發(fā)放。4.7.7 內(nèi)部信息反饋單應(yīng)在答復(fù)完成后的1個工作日內(nèi)向各相關(guān)部門全部發(fā)放完畢（由反饋部門負(fù)責(zé)發(fā)放的，以反饋部門接收時間算起）。4.7.8 各相關(guān)部門在接收內(nèi)部信息反饋單時，須在“發(fā)放范圍”本部門下面空白行簽字并注明日期時間。4.7.9 內(nèi)部信息反饋單在發(fā)放時應(yīng)最后發(fā)放給反饋部門，以確保徹底形成閉環(huán)，如反饋部門發(fā)現(xiàn)有部門漏發(fā)應(yīng)拒絕接收。4.7.10

7、如反饋部門發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息反饋單遲遲沒有處理，也已逾期未收到答復(fù)，必須應(yīng)及時與答復(fù)部門溝通，并上報(bào)內(nèi)部信息反饋工作小組或綜合部。4.7.11 內(nèi)部信息反饋單本著“誰反饋誰存檔”的原則由反饋部門負(fù)責(zé)存檔，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部信息反饋單的編號和存檔工作，并應(yīng)及時轉(zhuǎn)交公司檔案室。4.8 其他信息反饋程序流程4.8.1 其他信息反饋由內(nèi)部信息反饋工作小組總負(fù)責(zé)，質(zhì)保工藝部負(fù)責(zé)人主要分管負(fù)責(zé)有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)工藝流程等內(nèi)部信息反饋的處理與監(jiān)督；安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)與安全相關(guān)的內(nèi)部信息反饋的處理與監(jiān)督；綜合部負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)綜合性內(nèi)部信息反饋的處理與監(jiān)督。4.8.2 部門及個人如需進(jìn)行其他信息反饋應(yīng)

8、首先填寫內(nèi)部信息反饋單交至綜合部，由綜合部進(jìn)行編號、備案（并在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器共享文件夾“內(nèi)部信息反饋”目錄下登記），并上報(bào)信息反饋工作小組組長審批，審批后的內(nèi)部信息反饋單下發(fā)給各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門，由各分管負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)傳遞、處理和監(jiān)督，內(nèi)部信息反饋?zhàn)罱K形成閉環(huán)完成后，各分管負(fù)責(zé)部門將內(nèi)部信息反饋單交綜合部存檔。4.8.3 各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門應(yīng)即時將工作反饋信息情況在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器共享文件夾“內(nèi)部信息反饋”目錄下進(jìn)行登記（如牽扯保密等不宜公開情況，可不共享登記），以公開展示內(nèi)部信息反饋的進(jìn)度情況，使內(nèi)部信息反饋情況公開接受內(nèi)部監(jiān)督。4.8.4 各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門在傳遞內(nèi)部信息反饋單時，如信息反

9、饋可由一個主辦部門獨(dú)立完成，主辦部門必須要注明解決方案及完成時間，主辦部門負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)；如需其他部門配合，應(yīng)由主辦部門共同召集協(xié)同部門共同商定解決方案和解決時間，主辦與配合部門負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)。4.8.5 如所反饋內(nèi)部信息由于客觀原因或不符實(shí)際無法予以解決和完成，主辦部門應(yīng)注明詳細(xì)原因，并報(bào)內(nèi)部信息小組審核；如所反饋內(nèi)部信息因各種原因及條件不成熟需延期解決，主辦部門應(yīng)注明延期完成時間。4.8.6 各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門在收到主辦部門的解決方案和解決完成時間后，應(yīng)報(bào)內(nèi)部信息小組組長評審其合理性，如解決方案不合理或解決時間拖期太長，應(yīng)責(zé)成主辦部門重新議定。4.8.7 對于需慎重處理的重大內(nèi)

10、部信息反饋，由內(nèi)部信息反饋工作小組組長召集相關(guān)各部門共同商議，按會議議定解決方案進(jìn)行，各相關(guān)部門需簽字確認(rèn)。4.8.8 對于超出信息反饋管理小組權(quán)限的內(nèi)部信息反饋或信息反饋管理小組認(rèn)為需上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審議、審批。4.8.9 各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門應(yīng)在各節(jié)點(diǎn)時間隨時向信息反饋部門或個人通報(bào)內(nèi)部信息反饋單進(jìn)度，內(nèi)部信息反饋單形成閉環(huán)后，信息反饋分管負(fù)責(zé)部門應(yīng)書面告知信息反饋部門或個人，并征詢其內(nèi)部信息反饋是否已得到徹底解決。4.8.10 合理化建議與提案由個人提出（如數(shù)人共同提出應(yīng)共同簽字），無需部門主管審批，部門主管不得干擾和干涉，并應(yīng)鼓勵部門內(nèi)部人員提出合理化建議與提案，

11、各部門人員所提出合理化建議與提案的多少也作為對部門負(fù)責(zé)人的評定標(biāo)準(zhǔn)之一。4.9 在內(nèi)部信息反饋單中簽字必須注明相應(yīng)日期時間（具體到小時），各部門不得以忙、領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)、不方便等理由故意拖延簽收內(nèi)部信息反饋單。4.10 本制度采取上下流程互相監(jiān)督的方式，上流程應(yīng)監(jiān)督下流程簽字接收，下流程發(fā)現(xiàn)上流程工作不完整或違規(guī)，應(yīng)拒絕接收，上流程如超時答復(fù)，應(yīng)到綜合部進(jìn)行違規(guī)備案（須由綜合部簽字）后，方可繼續(xù)傳遞。5檢查與考核5.1 在各部門（或個人）上報(bào)的內(nèi)部信息反饋單中，如發(fā)現(xiàn)所反映問題或情況系由部分部門或個人因工作失誤、未盡到工作職責(zé)或違反公司規(guī)章制度所引起，公司將按照相關(guān)制度相關(guān)規(guī)定予以考核和處罰。5.2

12、 在所反饋內(nèi)部信息處理完結(jié)后，內(nèi)部信息反饋單即是所反饋內(nèi)部信息得以解決落實(shí)的書面憑證，如有部門無故違反，將給予嚴(yán)格考核與處罰。5.3 對于其他信息反饋，各信息反饋分管負(fù)責(zé)部門應(yīng)隨時監(jiān)督信息反饋解決的整個過程，要確保形成閉環(huán)。在解決完成時間過后，應(yīng)落實(shí)信息反饋完成情況及完成效果，無特殊原因未完成或完成不好的，由內(nèi)部信息反饋工作小組給予考核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)后給予處罰，并責(zé)成主辦部門重新制訂解決方案和完成時間。5.4 對于需督辦的工作，督辦部門可在內(nèi)部信息反饋單中注明主辦（配合）部門的完成時間，主辦（配合）部門無特殊原因不得拖延，否則將給予考核與處罰。6本制度由綜合部起草。本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。二0年內(nèi)部信息反饋單編號:工程名稱工程編號信息類型產(chǎn)品反饋（）問題反饋（