投標管理和評審管理(IRIS)DOC

1、IRIS投標管理和評審管理1目的通過公司的投標管理判斷識別項目的風(fēng)險和機會，并對投標產(chǎn)品進行有效評審，確保各部門準確的理解客戶要求，并與客戶進行有效的溝通，簽訂能最大限度滿足顧客且符合本公司利益的產(chǎn)品合同，并使所簽合同順利履行。2范圍適用于公司產(chǎn)品投標管理和評審3 術(shù)語及定義本程序采用GB/T19000-2008標準中術(shù)語，定義和IRISVer.02:2009標準中附錄5，附錄6鐵路行業(yè)術(shù)語，定義及縮略語。4 引用標準或文件EN15085軌道應(yīng)用軌道車輛及零部件焊接外來文件管理辦法5 職責(zé)5.1主管副總經(jīng)理：領(lǐng)導(dǎo)公司投標工作的管理，對投標評審工作的有效性負責(zé)，負責(zé)合同評審記錄的最終審核，并簽字

2、確認。5.2業(yè)務(wù)部：負責(zé)公司產(chǎn)品投標管理工作，負責(zé)組織與客戶進行談判，澄清，合同簽訂，階段后顧客聞訊與投標有關(guān)的事宜，負責(zé)公司產(chǎn)品投標文件評審的組織和管理，負責(zé)對投標文件中各商務(wù)條款及本部門相關(guān)的文件內(nèi)容進行評審和確認。5.3研發(fā)部：負責(zé)對即使能力，技術(shù)要求進行評審和確認，并對投標合同中要求提供的圖紙，資料等文件的可行性進行評審，提供技術(shù)方案和相關(guān)的技術(shù)文件。5.4 質(zhì)管部：負責(zé)對投標文件中要求的質(zhì)量保證能力及相關(guān)的體系文件評審。負責(zé)對投標產(chǎn)品質(zhì)量標準進行評審。5.5 制造部：負責(zé)投標產(chǎn)品生產(chǎn)能力和交付能力評審5.6 工藝科：負責(zé)產(chǎn)品工藝制造能力進行評審確認，并對投標文件或者合同要求的提供的圖

3、紙，資料等文件工藝可行性進行評審，提供工藝技術(shù)方案和相關(guān)的技術(shù)文件（如作業(yè)指導(dǎo)書等），負責(zé)對標書合同或訂單涉及到的技術(shù)要求標準進行評審。5.7 采購物流部門：負責(zé)對投標產(chǎn)品所需物資供應(yīng)能力及發(fā)運能力評審。5.8 財務(wù)部：負責(zé)對投標產(chǎn)品的銷售價格，結(jié)算方式及付款進行評審。5.9 工程部：負責(zé)對投標產(chǎn)品安裝可行性，產(chǎn)品售后服務(wù)有關(guān)要求的確定，及顧客培訓(xùn)保證能力進行評審5.10 市場部：負責(zé)對盲足投標文件的交付數(shù)量，進度要求的可行性進行評審，負責(zé)提供投標產(chǎn)品成本價格的構(gòu)成5.11 其他部門：根據(jù)投標文件的要求參加相關(guān)評審工作。6 工作流程和內(nèi)容工作流程責(zé)任部門工作內(nèi)容說明記錄表單業(yè)務(wù)部負責(zé)接收顧客發(fā)

4、出的適合本公司制造產(chǎn)品的邀請超標或者招標公告，并購買或接受標書。外來文件接受記錄業(yè)務(wù)部市場不接收文件后，進行分析，并根據(jù)文件的要求制定評審計劃和需要評審的文件，組織相關(guān)部門參加籌備會，并將需要評審的文件以書面形式分發(fā)到相關(guān)部門業(yè)務(wù)部及相關(guān)單位組織相關(guān)部門對客戶文件要求進行評審了解客戶要求及法律法規(guī)，識別控制和確認，并在規(guī)定時間內(nèi)完成評審合同評審記錄業(yè)務(wù)部收集相關(guān)資料，并根據(jù)評審結(jié)果，在與客戶進行溝通并達成一致的基礎(chǔ)上，組織相關(guān)部門起草投標文件。業(yè)務(wù)部投標文件由公司法人代表或其授權(quán)人審批簽字后即可成為正式投標文件市場部參與投標業(yè)務(wù)部及相關(guān)單位1，如果中標，市場部簽訂和合同2，如果顧客要求發(fā)生變更

5、市場部應(yīng)及時與相關(guān)部門進行確認需要變更內(nèi)容，在投標完成或者合同簽訂后，市場部應(yīng)及時將變更內(nèi)容書面通知公司內(nèi)相關(guān)部門，同時更新受影響的報價業(yè)務(wù)部產(chǎn)品招標文件，評審資料，合同文本，會議記錄，來往郵件，等均由業(yè)務(wù)部進行整理收集歸檔7管理內(nèi)容（控制要求）7.1投標管理與評審7.1.1投標文件在收到顧客發(fā)出適合本公司制造產(chǎn)品邀請招標或者招標公告后，由市場部購買或者接受標書。7.2成立項目招標小組7.3市場部獲取投標文件后，進行項目評估，對決定投標的項目，根據(jù)副總經(jīng)理的指示，成立由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人組成的投標小組，對投標項目進行投標管理和評審。針對公司成熟產(chǎn)品的投標項目可以不單獨成立投標小組，而是根據(jù)各

6、部門職責(zé)分工完成投標項目的管理和評審。7.4評審過程7.4.1 業(yè)務(wù)部根據(jù)招標文件的要求制訂評審計劃和需要評審的文件，組織相關(guān)部門參加籌備會議，并將評審的文件以書面的形式紛紛發(fā)到相關(guān)部門。7.4.2 參與評審的有關(guān)部門在收到業(yè)務(wù)部發(fā)放的的需要評審的投標文件后，應(yīng)組織認真閱讀招標文件并對內(nèi)容進行評審，了解顧客要求以及法律法規(guī)要求，識別控制和確認，并在規(guī)定時間內(nèi)完成評審文件，經(jīng)辦人員和主管簽字后書面形式反饋到業(yè)務(wù)部，對招標文件有差異條款，則按照7.8條執(zhí)行。7.4.2.1研發(fā)部提供詳細的技術(shù)方案和相應(yīng)的差異，并對客戶提出的技術(shù)方案的變更及時作出響應(yīng)。7.4.2.2 業(yè)務(wù)部更具招標要求及技術(shù)方案提供

7、產(chǎn)品的成本狀況，作為投標報價的依據(jù)，根據(jù)技術(shù)方案和成本狀況及各部門提交的評審文件進行分析，了解評審結(jié)果與客戶要求的差異，并與用戶進行溝通，必要時分析風(fēng)險和機會，并組織相關(guān)部門制定控制措施7.5完成評審后業(yè)務(wù)部根據(jù)評審結(jié)果，在與客戶進行溝通并達成一致的基礎(chǔ)上，組織相關(guān)部門起草制定投標文件。7.6投標文件由公司法人代表或其授權(quán)人審批簽字后即可成為正式的投標文件7.7在投標或者合同簽訂過程中，顧客要求再發(fā)橫變更時，可以與相關(guān)部門進行電話確認需要評審變更內(nèi)容，并根據(jù)確認的最終結(jié)果修改投標文件或相關(guān)內(nèi)容，在投標完成或者合同簽訂后，市場部應(yīng)及時將內(nèi)容書面通知相關(guān)部門，同時更新受影響的報價。7.8澄清7.8

8、.1對招標文件的澄清相關(guān)部門在評審過程中，對招標要求與投標文件要求有差異的條款，應(yīng)將其作為澄清的內(nèi)容，并以書面形式傳遞到業(yè)務(wù)部相關(guān)負責(zé)人，由業(yè)務(wù)部與顧客就需澄清內(nèi)容進行澄清，并將澄清結(jié)果傳遞給相關(guān)部門。7.8.2對投標文件的澄清業(yè)務(wù)部組織有關(guān)部門參加澄清會議，對顧客提出的問題進行分析，提出解決方案，經(jīng)匯總后，由業(yè)務(wù)部提交給客戶，并將變更內(nèi)容以書面形式發(fā)放到相關(guān)部門。8合同修訂8.1在執(zhí)行合同時，如因公司原因需要修改合同某些條款，則提出部門應(yīng)出具書面申請，并經(jīng)過相關(guān)部門評審后，提交主管領(lǐng)導(dǎo)批準，再由業(yè)務(wù)部與客戶洽談，并將洽談的結(jié)果和合同修訂結(jié)果以正式文件傳遞給相關(guān)部門，作為合同執(zhí)行的依據(jù)。8.2對于顧客提出的合同或者訂單修訂一件，業(yè)務(wù)部以書面的形式傳遞給相關(guān)部門，并組織相關(guān)部門按照7.4條要求進行評審，將評審結(jié)果反饋到顧客，與顧客進行有效溝通并達成一致后，進行合同或訂單的修正。并將修訂后的內(nèi)容已正式文件傳遞到相關(guān)部門。9資料管理9.1產(chǎn)品招投標文件，評審資料（包括評審過