Office技巧_圖表篇

1、辦公技巧系列培訓(xùn)之辦公技巧系列培訓(xùn)之圖表篇圖表篇辦公技巧系列培訓(xùn)之圖表篇By Guihui Huang教材存放位置:Dmnnt008hHR&Admin(human resource)TrainingTraining MaterialsMS Office2課堂安排課堂安排時(shí)間安排：時(shí)間安排：2小時(shí)中途休息10分鐘授課形式：授課形式：課堂講解實(shí)例操作3課程內(nèi)容課程內(nèi)容圖表概述圖表概述圖表類型與結(jié)構(gòu)圖表類型與結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)類圖表的制作數(shù)據(jù)類圖表的制作美化圖表美化圖表Excel中圖表放入中圖表放入PPT具體實(shí)例具體實(shí)例4圖表的作用圖表的作用概述概述5概述概述匯報(bào)、總結(jié)、計(jì)劃領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間短理解上的偏差復(fù)雜的問題

2、文字描述困難圖表應(yīng)用范圍圖表應(yīng)用范圍優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)6工作進(jìn)度匯報(bào)工作進(jìn)度匯報(bào)問題的發(fā)現(xiàn)及問題的發(fā)現(xiàn)及解決建議解決建議明確報(bào)表的目標(biāo)、對(duì)象和接收方式明確報(bào)表的目標(biāo)、對(duì)象和接收方式個(gè)人審閱個(gè)人審閱小組匯報(bào)小組匯報(bào)管理層管理層1人或少數(shù)幾人人或少數(shù)幾人項(xiàng)目進(jìn)度日程、工作任務(wù)項(xiàng)目進(jìn)度日程、工作任務(wù)清單、費(fèi)用預(yù)算、清單、費(fèi)用預(yù)算、項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目計(jì)劃個(gè)人審閱個(gè)人審閱小組匯報(bào)小組匯報(bào)管理層管理層1人或少數(shù)幾人人或少數(shù)幾人利用業(yè)務(wù)邏輯樹拆分問題，利用業(yè)務(wù)邏輯樹拆分問題，發(fā)現(xiàn)根本問題，提出解決發(fā)現(xiàn)根本問題，提出解決建議，爭(zhēng)得上層認(rèn)同建議，爭(zhēng)得上層認(rèn)同個(gè)人審閱個(gè)人審閱小組匯報(bào)小組匯報(bào)管理層管理層1人或少數(shù)幾人人或少數(shù)幾人

3、記錄過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和問記錄過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和問題，列出下步計(jì)劃題，列出下步計(jì)劃場(chǎng)所場(chǎng)所對(duì)象對(duì)象目標(biāo)目標(biāo)應(yīng)用的范圍應(yīng)用的范圍概述概述7PPTExcel概述概述應(yīng)用軟件應(yīng)用軟件8設(shè)計(jì)和制作設(shè)計(jì)和制作PPT_邏輯邏輯設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)制作制作目標(biāo)邏輯布局風(fēng)格版面圖形文字色彩明確PPT的目標(biāo)、對(duì)象和展示方式通過對(duì)每一幅頁面布局的設(shè)計(jì)，使PPT的整體美觀，用更好的效果展示其目標(biāo)使用各種工具以支持其業(yè)務(wù)邏輯。通過對(duì)業(yè)務(wù)邏輯的分析，選擇最佳的輸出方式，使PPT的重點(diǎn)突出，層次遞進(jìn)經(jīng)過積累，形成風(fēng)格用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬚撟C中心思想概述概述9圖表類型與結(jié)構(gòu)圖表類型與結(jié)構(gòu)X公司2006年度銷售額百萬美元百萬美元銷售額穩(wěn)步上升銷售額穩(wěn)

4、步上升每張圖表都要表達(dá)一個(gè)明確的信息;圖表與標(biāo)題相輔相成;少而精;清晰易讀;格式簡(jiǎn)單明了且前后連貫。成功圖表應(yīng)具備的關(guān)鍵要素：10圖表類型與結(jié)構(gòu)圖表類型與結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表圖表分類圖表分類數(shù)值？數(shù)值？人員？人員？地點(diǎn)？地點(diǎn)？時(shí)間？時(shí)間？方式？方式？11471625320510152025303519981999200020012002EAxis titleAxis titleTitleUnit of measure主標(biāo)題和副標(biāo)題數(shù)據(jù)值X軸標(biāo)題Y軸標(biāo)題圖表類型與結(jié)構(gòu)圖表類型與結(jié)構(gòu)圖表結(jié)構(gòu)圖表結(jié)構(gòu)12數(shù)據(jù)類圖表制作確定要表達(dá)的信息信息選擇圖表圖表類型確定比較比較類型數(shù)據(jù)類圖表制作步驟數(shù)據(jù)類

5、圖表制作步驟13確定要表達(dá)的信息確定要表達(dá)的信息數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作信息信息圖表類型圖表類型比較比較X公司公司2006年度銷售額穩(wěn)步上升年度銷售額穩(wěn)步上升1sT QTR2nd QTR3rd QTR4th QTR15919021029014確定比較類型確定比較類型信息信息圖表類型圖表類型比較比較數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作15比較類型比較類型舉例舉例成份成份各個(gè)部分占整體百分比的大小各個(gè)部分占整體百分比的大小8月份，甲產(chǎn)品占銷售總月份，甲產(chǎn)品占銷售總量的最大份額量的最大份額排序排序不同元素的排序（并列、高于不同元素的排序（并列、高于/低于其低于其它元素）它元素）8月份，甲產(chǎn)品的銷售超月份

6、，甲產(chǎn)品的銷售超出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品時(shí)間序列時(shí)間序列一定時(shí)間內(nèi)的變化（在幾周、幾個(gè)月一定時(shí)間內(nèi)的變化（在幾周、幾個(gè)月或幾年間的變化趨勢(shì)）或幾年間的變化趨勢(shì)）銷量自銷量自1月份以來穩(wěn)步上月份以來穩(wěn)步上升升頻率分布頻率分布在漸進(jìn)數(shù)列中的數(shù)量分布在漸進(jìn)數(shù)列中的數(shù)量分布8月份，大多數(shù)銷售集中月份，大多數(shù)銷售集中在在1，000元和元和2，000元元之間之間關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性兩種可變因素之間的關(guān)系兩種可變因素之間的關(guān)系8月份的銷售業(yè)績(jī)顯示銷月份的銷售業(yè)績(jī)顯示銷量與銷售人員的經(jīng)驗(yàn)并沒量與銷售人員的經(jīng)驗(yàn)并沒有聯(lián)系有聯(lián)系數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作五種基本比較類型五種基本比較類型16數(shù)據(jù)類圖表制作步驟數(shù)據(jù)

7、類圖表制作步驟信息信息圖表類型圖表類型比較比較數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作17何時(shí)采用什么圖表？何時(shí)采用什么圖表？線圖建議采用圖表時(shí)間序列時(shí)間序列和多重?cái)?shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)相比較和多重?cái)?shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)相比較兩組數(shù)據(jù)的相關(guān)性兩組數(shù)據(jù)的相關(guān)性頻率頻率不同數(shù)據(jù)的比較不同數(shù)據(jù)的比較整體的一部分整體的一部分其他水泡水平柱垂直柱餅圖要表達(dá)的數(shù)據(jù)和信息18機(jī)構(gòu)A產(chǎn)品南京南京 38,536 淮安淮安 32,165 南通南通 32,000 蘇州蘇州 23,655 無錫無錫 23,115 常州常州 11,563 1. 原始報(bào)表原始報(bào)表3. 加工處理加工處理2. 生成圖表生成圖表標(biāo)題名稱去除背景和輔助線刪除圖例X軸標(biāo)題Y軸標(biāo)題數(shù)據(jù)

8、值簡(jiǎn)捷突出重點(diǎn):(各地對(duì)比)內(nèi)容完整數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作1947162532051015202530351998 1999 2000 2001 2002EAxis titleAxis title5040302010Label 1Label 2Label 3Label 4Label 5TitleUnit of measure條形圖與柱形圖：條形圖與柱形圖：一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的對(duì)比，也可以按照時(shí)一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的對(duì)比，也可以按照時(shí)間序列排列間序列排列,但時(shí)間不易過長(zhǎng)但時(shí)間不易過長(zhǎng)數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作20Category A40%Category B24%Category C16%Cate

9、gory D9%Category E7%Category F4%餅圖：餅圖：應(yīng)用于一個(gè)主體各組成部分所占的比例應(yīng)用于一個(gè)主體各組成部分所占的比例數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作21386997132170320395267841071362281423100501001502002503003501996199719981999200020012002E2003EWorldwideUnited States線形圖：線形圖：用于一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)按照時(shí)間用于一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)按照時(shí)間序列排列的對(duì)比分圖序列排列的對(duì)比分圖數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作22-30%-20%-10%0%10%20%30%40%-20%-

10、15%-10%-5%0%5%10%15%20%25%散點(diǎn)圖：散點(diǎn)圖：反映樣本分布的圖表反映樣本分布的圖表數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作23數(shù)據(jù)類圖表制作數(shù)據(jù)類圖表制作24字體字號(hào)字體字號(hào)配色配色陰影設(shè)置陰影設(shè)置美化圖表美化圖表美化圖表美化圖表Label 1Label 2Label 3Label 4Label 525若要理解顏色的使用，可以從顏色盤開若要理解顏色的使用，可以從顏色盤開始。顏色盤包含始。顏色盤包含 12 種顏色，并用圖示種顏色，并用圖示方式表示不同顏色間的關(guān)系。方式表示不同顏色間的關(guān)系。在顏色盤上，在顏色盤上，12 種顏色被分為三個(gè)組：種顏色被分為三個(gè)組： 原色：紅、藍(lán)和黃。從理論上

11、講，所有其他顏色都是由于這三種顏色混合產(chǎn)生的。 間色：綠、紫和橙。這些顏色通過混合原色形成。 復(fù)色：橙紅、紫紅、藍(lán)紫、藍(lán)綠、橙黃和黃綠。這些顏色通過混合上述六種顏色構(gòu)成。色彩介紹色彩介紹美化圖表美化圖表26相對(duì)位置的顏色被稱為補(bǔ)色。補(bǔ)色相對(duì)位置的顏色被稱為補(bǔ)色。補(bǔ)色的強(qiáng)烈對(duì)比可產(chǎn)生動(dòng)態(tài)效果。的強(qiáng)烈對(duì)比可產(chǎn)生動(dòng)態(tài)效果。 相鄰的顏色被稱為近似色。每種顏色具有兩種（在顏色盤上位于其兩側(cè)的）近似色。使用近似色可產(chǎn)生和諧統(tǒng)一的效果，因?yàn)閮煞N顏色都包含第三種顏色。在右例中，第一種顏色（黃）通過過渡色（黃綠）過渡到第三種顏色（綠）。 色彩介紹色彩介紹美化圖表美化圖表27圖表色彩使用原則圖表色彩使用原則整張圖

12、表不要用超過四種顏色；前景與背景要用對(duì)比色；主題內(nèi)容如果選擇不同顏色，應(yīng)該用相似色；前景運(yùn)用對(duì)比色時(shí)，非主流色調(diào)面積要少，使之成為聚集點(diǎn)。 不需突出的文字可以用相對(duì)對(duì)比較差的顏色，減少聚集；注意用色時(shí)電腦顯示與投影儀顯示的差異；美化圖表美化圖表28配色方案配色方案配色方案配色方案 色彩示例色彩示例美化圖表美化圖表29蓄電池使用與維護(hù)注意重點(diǎn)蓄電池使用與維護(hù)注意重點(diǎn)避免深度放電不要過充電和充電不足不要使電解液干涸加精制水不要過度保持蓄電池的清潔不要接近火源盡早發(fā)現(xiàn)電池的異常蓄電池補(bǔ)水注意事項(xiàng)蓄電池補(bǔ)水注意事項(xiàng)一定使用蒸餾水或去離子水在充電結(jié)束時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充加水（若充電前加水，液位上升，充電色彩示例色

13、彩示例蓄電池使用與維護(hù)注意重點(diǎn)蓄電池使用與維護(hù)注意重點(diǎn)避免深度放電不要過充電和充電不足不要使電解液干涸加精制水不要過度保持蓄電池的清潔不要接近火源盡早發(fā)現(xiàn)電池的異常蓄電池補(bǔ)水注意事項(xiàng)蓄電池補(bǔ)水注意事項(xiàng)一定使用蒸餾水或去離子水在充電結(jié)束時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充加水（若充電前加水，液位上升，充電 主題內(nèi)容如果選擇不同顏色，應(yīng)該用相似色美化圖表美化圖表30EXCEL中圖表放入中圖表放入PPT插入對(duì)象插入對(duì)象復(fù)制復(fù)制鏈接鏈接(只需要在只需要在EXCEL中改變數(shù)據(jù)中改變數(shù)據(jù),PPT亦跟隨改變亦跟隨改變)31問問 題題?3233第一部份：第一部份：導(dǎo)師帶學(xué)員一起根據(jù)同一原始數(shù)據(jù)實(shí)導(dǎo)師帶學(xué)員一起根據(jù)同一原始數(shù)據(jù)實(shí)際操作一

14、例圖表；際操作一例圖表；第二部份第二部份導(dǎo)師與學(xué)員一起對(duì)學(xué)員實(shí)際工作中的導(dǎo)師與學(xué)員一起對(duì)學(xué)員實(shí)際工作中的圖表進(jìn)行分析改進(jìn)圖表進(jìn)行分析改進(jìn);第三部份第三部份學(xué)員實(shí)際操作，導(dǎo)師進(jìn)行指導(dǎo)。學(xué)員實(shí)際操作，導(dǎo)師進(jìn)行指導(dǎo)。數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作34數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第一部份第一部份)CategoryNos. of Managerial Staff Under TrainingRate of Managerial Staff Under TrainingNos of managerials staff trainedRate of managerials staff tra

15、inedNos. of Managerial Staff CertifiedRate. of Managerial Staff CertifiedGB 1726%1015%58%BB12%12%12%MBB12%00%00%Total1828%1117%69%Sixsigma Training Report柱形圖加線形圖35Absent from work27Disobey score over 61Bad attitude to work28Did not follow WI3Nod off at working time11Play on computer5Smoking at no-sm

16、oking area5Take companys property outside4Report by Discipline數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第一部份第一部份)餅狀圖36數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)OT Report修改前的報(bào)表37Weekly H/C Report- Overall H/C數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)修改前的報(bào)表38FOSS Report數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)修改前的報(bào)表39OT Report數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)更改的報(bào)表140We

17、ekly H/C Report- Overall H/C數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)更改的報(bào)表41數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作數(shù)據(jù)類圖表實(shí)際操作(第二部份第二部份)FOSS Report更改的報(bào)表4741243525651241008637784313498112100610100200300400500600GavinTessLPGloriaNicelyCailyIvy0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%100.00%120.00%trainingtest passAttend rateTest pass rate42Break Down TrainingProject/Department# of Exams# of Exam PassedExam passed RateConsumer Digital-MBU-Casio6116.67%Consumer Di