工程公司材料采購管理制度

1、* 有限公司大宗材料、物料采購管理制度第一章總 則第一條 目的為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進行，選擇合格的供應(yīng)商并對采購過程進行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料 （設(shè)備） 采購時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設(shè)及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機械設(shè)備及配件、電纜線等。第三條 職責(zé)劃分1、由公司機料部全面負(fù)責(zé)對各材料、物料的價格詢價、采

2、購、入庫保管工作；2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進行詳細(xì)審核把關(guān)；3、由財務(wù)部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。4、由綜合部對采購合同的條款進行法律風(fēng)險把關(guān)5、由分管副總對各采購計劃、合同進行審核把關(guān)；第四條 原則1、 長期訂貨和大額進貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進貨的，按采購流程進行。第二章采購（計劃）審批第一條 采購計劃的制定1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料應(yīng)在計劃應(yīng)在實施前不少于10天前提出，批量進貨的材料不少于3天提出，個別應(yīng)急性材料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報機料部和總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購，但事后二天內(nèi)

3、應(yīng)補齊相關(guān)手續(xù)。2、攪拌站建設(shè)期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出材料、物料采購計劃，確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報；3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料，由機料部提出采購意向申請，報公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。4、攪拌站生產(chǎn)期間，進行材料和物料的采購，由攪拌部機料員根據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計劃，提出材料、物料采購計劃，試驗員審核所購材料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長審核確認(rèn)。確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報；第二條 詢價、比價和議價1、 機料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、 標(biāo)準(zhǔn)、 數(shù)量和交付期的不同，應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購員根據(jù)過去采購的情況

4、、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格；3、 在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進行核對，以保證供應(yīng)商提供的材料符合公司實際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、 供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購 人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)；5、專用材料或用品，機料部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；6、對供應(yīng)商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成

5、一致；7、對重大的物資采購，要保證參加人數(shù)不少于兩人進行商務(wù)談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。第三條 采購前核決及權(quán)限大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序，采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細(xì)填列以下事項，呈報負(fù)責(zé)材料采購的各部門及總經(jīng)理核決：1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；（ 2）采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；（ 3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；（ 4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預(yù)付款；（ 5）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量

6、；（ 6）付款方式；（ 7）所需的質(zhì)量證明（檢驗單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗報告單等） ；（ 8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法；（ 9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。3、 需與供應(yīng)商簽訂長期合同者，采購經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長期 合同書，核決權(quán)限按照請購類別和對應(yīng)的級別逐級呈各部門主管及公司經(jīng)理核決；4、 簽訂期采購合同后過程中進貨的，如骨料、 重油、 粉料、 瀝青等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。5、 金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工供應(yīng)進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準(zhǔn)采購。第四條

7、 簽訂采購合同或填寫采購單1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機料部填寫采購合同，并經(jīng)審批流程，完成采購合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機料部、一份交攪拌站。2、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進度。3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式” ，以便驗收確認(rèn)。4、若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。第五條 退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”呈攪拌站長和機料員簽認(rèn)后，對材料數(shù)量不進行確認(rèn)。必要時由機料部通知供應(yīng)商到場核實。第三章驗收與付款第

8、一條 材料進供應(yīng)驗收1、材料進場供應(yīng)商交貨時，機料部通知攪拌站庫管員和實驗員，實際清點件數(shù)或稱重， 對貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知機料部一同處理；2、 對有專項質(zhì)量要求的材料物資，機料部通知攪拌站長一同參加員驗收，驗收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。第二條 付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；3、 采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排支付；4、 付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清

9、輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：（ 1）緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù)；（ 2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時；（ 3）在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購；（ 4） 3000 元以下的零星采購。第三條 進度控制及異常處理1、機料部應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度；2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時， 應(yīng)主動與供貨供應(yīng)商聯(lián) 系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關(guān)職能部門、公司處理。第四條質(zhì)量評價

10、攪拌站和機料部應(yīng)就所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。第四章附則第一條 參與采購過程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配 合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害；第二條 參加采購的人員要嚴(yán)格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng), 任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。二。一三年七月十日4、材料采購申請表填報流程攪拌站建設(shè)期材料采購流程大宗牛產(chǎn)材料采購流程機料部提出采購計劃機料部詢價，選擇不少于三家供應(yīng)商品機料部將詢價情況匯總后，報總經(jīng)理 確定供應(yīng)商機料部按公司合同管理程序?qū)徍撕?同合同經(jīng)審批后，簽署合同材料采購申請表（樣表）工程名稱:ABCDEFGHIJKL1 丁 P材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量技術(shù)要求或證書品牌申購用途需求日期單價金額備注123456716機料員：試驗員：攪拌站長：機料部：分管副總：總經(jīng)理：日期：日 期：日期：日 期：日期：日期：說明：1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存;2、采