普通高校學生學籍檔案管理策議

1、普通高校學生學籍檔案管理策議    關鍵詞：學生；學籍檔案；檔案管理普通高校學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實習總結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。 學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成

2、到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際歸集、管理、利用工作中往往容易出現(xiàn)問題，因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。 一、學籍檔案管理中存在的問題 1收集整理是建立檔案起始，真實全面是這一階段管理的核心內(nèi)容 在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大、不能遺漏。實際工作上，諸多學校未能及時記錄學生的助學、貸學情況，不利于社會征集體系建設以及學生誠信意識的培養(yǎng)；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存，盡可能創(chuàng)造條件進行計算機規(guī)范格式處理；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字

3、代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。 2立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性 存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。 3檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況 學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人學校立卷各院系就業(yè)指導辦（教務處）機要郵寄部門地市級教育局（人事局）縣級教育局（人事局）就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影

4、響畢業(yè)生的正常工作和學習。 4檔案的保管利用 檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。此外，在學生學籍檔案的整理利用上，諸多學校重視不夠，精細管理的理念還不到位。 二、完善學籍檔案工作的管理建議 1增強檔案意識 加強檔案法宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、

5、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，建立檔案管理領導體制，加強領導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等，形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡體系，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。此外，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。 2實施檔案目標管理 將高校檔案工作實行“目標管理”，使檔（下轉(zhuǎn)208頁）（上接206頁）案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，使高校學生檔案

6、工作在管理體制、規(guī)范流程、業(yè)務建設、開發(fā)利用等方面納入全校整體目標考核，一方面有利于統(tǒng)籌部署和加強學生檔案工作的組織領導，另一方面也有利于調(diào)動檔案人員做好學生檔案工作的積極性，增加檔案人員的責任感。 3、健全學生學籍檔案管理制度 為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，需要適時修訂、完善學生特色檔案管理的相關制度，規(guī)范學生檔案管理方法和程序，使檔案材料的全面性、系統(tǒng)性得到制度保證，努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，案卷擺放系統(tǒng)有序。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。 4加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質(zhì) 學生學籍檔案管理工作

7、也是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，這就要求專、兼職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識，不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。        5大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務 學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便

8、師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。另外，高校檔案部門要圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，突出服務特色，主動開發(fā)檔案信息資源，編制出適合當前高校改革和發(fā)展的多層次檔案編研資料，從而更多、更好地滿足利用者的需求。 總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。 參考文獻： 1底紅艷.對高校教學檔案管理的幾點認識J.晉圖學刊，2002，（3）. 2王少君.高校教學檔案的科學管理與利用J.大連民族學院學報，200