淺論會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

1、淺論會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制摘要 ：會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展趨勢(shì)，主要分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并提出了在會(huì)計(jì)電算化下如何加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度問(wèn)題，以確保單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行。關(guān)鍵詞 ：會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制控制與會(huì)計(jì)是不可分割的。內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序， 包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式。財(cái)政部頒布的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)X 基本規(guī)X（試行） 中指出： “電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手

2、段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施 ”。1、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中， 由于會(huì)計(jì)處理高度集中在計(jì)算機(jī)內(nèi)部， 其處理高度自動(dòng)化， 而且會(huì)計(jì)信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)，因此，與手工核算相比內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。（ 1 ）內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同，我們通過(guò)以下分析了解會(huì)計(jì)電算化核算下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形式的變化。會(huì)計(jì)電算化工作流程:原始憑證授權(quán)批準(zhǔn)財(cái)務(wù)審核對(duì)合格憑證進(jìn)行憑證輸入(制單 )電算審核機(jī)系統(tǒng)處理 賬表輸出。從以上工作流程可以看出,會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)帳務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、

3、編碼、輸入由會(huì)計(jì)人員操作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成和查詢(xún)等工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中沒(méi)有存在的必要。比如， 編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等，在會(huì)計(jì)電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義。其次，手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會(huì)計(jì)中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，通過(guò)計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來(lái)。如，記賬憑證的借、貸平衡效驗(yàn)；賬戶(hù)中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對(duì)；報(bào)表數(shù)據(jù)的鉤稽關(guān)系檢查、會(huì)計(jì)平衡的等式的檢查等等。因此手工條件下行之有

4、效的內(nèi)部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。（ 2 ）內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng)， 再加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性， 因此，其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致可以概括為以下幾方面：計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、 系統(tǒng)資料文書(shū)化控制； 系統(tǒng)的組織和操作管理控制； 系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。（ 3 ）內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中， 每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù)， 嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作， 如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、 收付款項(xiàng)與會(huì)計(jì)記錄的分離等， 必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接

5、，因而很自然地形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過(guò)程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作。實(shí)行電算化后，由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí)行，會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、 權(quán)限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化，會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行，其審查、稽核機(jī)制被削弱。(4 ）內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。在電算化環(huán)境下,除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中，控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制；

6、第三， 會(huì)計(jì)信息輸出控制； 第四，人機(jī)交互處理控制；第五，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制等多方面。（ 5 ）會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的改變。在手工會(huì)計(jì)核算下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙X之上， 并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所用可見(jiàn)的文字、符號(hào)直接記錄在紙上，紙X上的書(shū)面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件， 這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是，電算化系統(tǒng)下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無(wú)法識(shí)別的形式被直接存儲(chǔ)

7、在磁盤(pán)或光盤(pán)上， 很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、 賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會(huì)計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會(huì)計(jì)記錄被存儲(chǔ)在磁盤(pán)、軟盤(pán)等磁介質(zhì)上，不宜實(shí)施簽字、 蓋章等手段， 而且磁介質(zhì)很容易被改動(dòng)，由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的 “原件 ”。電磁介質(zhì)易受損壞，所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此，在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。從以上分析可以看出

8、,會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化，許多傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制方式消失了。就目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上 ,人們對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足，這就迫使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。、 2 會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)策與措施國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零，但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證， 此外，有助于防止XX行為的發(fā)生。（ 1 ）明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責(zé)相分離。用戶(hù)部門(mén)指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門(mén)或人員。 在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門(mén)內(nèi)部的職責(zé)分離。所謂組織控制， 就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類(lèi)人員之間進(jìn)行分工， 并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信