很全的Excel高級使用技巧_百度文庫

1、Excel高級使用技巧1.編輯技巧2.單元格內(nèi)容的合并3.條件顯示4.自定義格式5.繪制函數(shù)圖象6.自定義函數(shù)7.矩陣計(jì)算8.自動(dòng)切換輸入法9.批量刪除空行10.如何避免錯(cuò)誤信息11.宏的使用12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧1、編輯技巧1 編輯技巧(1分?jǐn)?shù)的輸入如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。(2序列“001”的輸入如果直接輸入“001”,系統(tǒng)會自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文單引號,然后輸入“001”。(3日期的輸入如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日

2、期,按一下“Ctrl+;”鍵。(4填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“”等符號,然后單擊此單元格,向右拖動(dòng)鼠標(biāo),選中橫向若干單元格,單擊“格式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對齊”選項(xiàng)卡,在水平對齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕(如圖1。圖1 (5多張工作表中輸入相同的內(nèi)容幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí),可以選中一張工作表,然后按住Ctrl鍵,再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表,接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù),此時(shí)這些數(shù)

3、據(jù)會自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的Ctrl鍵,然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表,解除這些工作表的聯(lián)系,否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。(6不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。(7在單元格中顯示公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的,想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式,以便編輯修改,可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項(xiàng)”命令,出現(xiàn)“選項(xiàng)”對話框,單擊“視圖

4、”選項(xiàng)卡,接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效,單擊“確定”按鈕(如圖2。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示,就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。圖2 (8利用Ctrl+*選取文本如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí),可以通過選定表格中某個(gè)單元格,然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+*選定的區(qū)域?yàn)?根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格,并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。(9快速清除單元格的內(nèi)容如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注,就不能簡單地應(yīng)用選

5、定該單元格,然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令,這些單元格就恢復(fù)了本來面目。2、單元格內(nèi)容的合并根據(jù)需要,有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并,如果行數(shù)較少,可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作,但如果有幾萬行,就不能這樣辦了。解決辦法是:在C行后插入一個(gè)空列(如果D列沒有內(nèi)容,就直接在D列操作,在D1中輸入“=B1&C1”,D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格,用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"后,按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)

6、尾行處,就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除,先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下,再用“選擇性粘貼”命令,將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí),有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點(diǎn),在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x,y”的形式,首先在Excel中輸入坐標(biāo)值,將x坐標(biāo)值放入A列,y坐標(biāo)值放入到B列,然后利用“&”將A列和B列合并成C列,在C1中輸入:=A1&","&B1,此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了,再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格,完成對A列和B列的所有內(nèi)

7、容的合并(如圖3-4。合并不同單元格的內(nèi)容,還有一種方法是利用CONCA TENA TE函數(shù),此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中,具體操作為“=CONCA TENA TE(B1,C1”。比如,假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中,B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”,B7包含總數(shù)45,那么:輸入“=CONCA TENATE("本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:",B2,"",B3,"為",B7,"條/公里。"” 計(jì)算結(jié)果為:本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:河鱒魚物種為45條/公里。圖3圖4 3、條件顯示我們知道,利用If函數(shù),可以實(shí)現(xiàn)

8、按照條件顯示。一個(gè)常用的例子,就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí),希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí),能顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為“及格"。這樣的效果,利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。假設(shè)成績在A2單元格中,判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式:=if(A2<60,“不及格”,“及格”同時(shí),在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。例如,如果輸入:=if(A2<60,“不及格”,if(A2<=90,“及格”,“優(yōu)秀"就把成績分成了三個(gè)等級。如果輸入=if(A2<60,“差",if(A2<=70,“中”,if(A2<9

9、0,“良”,“優(yōu)”就把成績分為了四個(gè)等級。再比如,公式:=if(SUM(A1:A5>0,SUM(A1:A5,0此式就利用了嵌套函數(shù),意思是,當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí),返回這個(gè)值,如果小于0,那么就返回0。還有一點(diǎn)要提醒你注意:以上的符號均為半角,而且IF與括號之間也不能有空格。4、自定義格式Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式,基本能夠滿足使用的要求,但對一些特殊的要求,如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等,就要使用自定義格式功能來完成。Excel 的自定義格式使用下面的通用模型:正數(shù)格式,負(fù)數(shù)格式,零格式,文本格式,在這個(gè)通用模型中,包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段:大于零的數(shù)據(jù)使用

10、正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試,添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。(1使用顏色要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色,只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為:黑色、紅色、白色、藍(lán)色、綠色、青色和洋紅。Excel也識別按顏色X指定的顏色,其中X是1至56之間的數(shù)字,代表56種顏色(如圖5。圖5 (2添加描述文本要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:"文本內(nèi)容"要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:"文本內(nèi)容

11、"。符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。(3創(chuàng)建條件格式可以使用六種邏輯符號來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式:>(大于、>=(大于等于、<(小于、<=(小于等于、=(等于、<>(不等于,如果你覺得這些符號不好記,就干脆使用“>”或“>=”號來表示。由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段,Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測試,滿足某個(gè)測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式,其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測試,則要根據(jù)不同的情況來具體分析。自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式:>0正數(shù)格式;<0負(fù)數(shù)

12、格式;零格式;文本格式。下面給出一個(gè)例子:選中一列,然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”列表中選擇“自定義”,然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,#0.00;"負(fù)數(shù):"($ #,#0.00;"零""文本:"”,單擊“確定”按鈕,完成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”,就會在單元格中顯示“正數(shù):($12.00”,如果輸入“-0.3”,就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù):($0.30”,如果輸入“0”,就會在單元格中顯示“零”,如果輸入文本“this is a book

13、”,就會在單元格中顯示“文本:this is a book”。如果改變自定義格式的內(nèi)容,“紅色"正數(shù):"($#,#0.00;藍(lán)色"負(fù)數(shù):"($ #,#0.00;黃色"零""文本:"”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“Blue;Red;Yellow;Green”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色(如圖6。圖6 再舉一個(gè)例子,假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算,想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50,000的帳目,負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中,其余的值用缺省顏色顯示,可以創(chuàng)建如下的格式:“藍(lán)色>50000 $#

14、,#0.00_;紅色<0( $#,#0.00; $#,#0.00_” 使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式,例如,如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品,每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物,而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品,那么在編制使用預(yù)算時(shí),需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸,這時(shí)可以定義下面的格式:“>999999#,#0,_m"噸"">999#,_k_m"千克"#_k"克"” 可以看到,使用條件格式,千分符和均勻間隔指示符的組合,不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外,我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目

15、的,比如格式"#;0"只顯示負(fù)數(shù)和零,輸入的正數(shù)則不顯示;格式“;”則隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀,并不改變數(shù)據(jù)的值,也就是說不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能,將會給實(shí)際工作帶來很大的方便。5、繪制函數(shù)圖象做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧!如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線,可以借助EXCEL的圖表功能,它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會問,是不是很難學(xué)呀?其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難,可以說非常簡便,不信你就跟我試一試。以繪制y=|lg(6+x3|的曲線為例,其方法如下:在某張空白的工作表中,先輸入函數(shù)的自變量:在A列的A1格輸入&qu

16、ot;X=",表明這是自變量,再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值;實(shí)際輸入的時(shí)候,通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法,先輸入前二個(gè)值,定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長,然后選中A2和A3兩個(gè)單元格,使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形,再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“”,當(dāng)光標(biāo)變成"+"后,按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?就完成自變量的輸入。輸入函數(shù)式:在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式,y=|lg(6+x3|;在B2格輸入“=ABS(LOG10(6+A23”,B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí),再選中B2格,讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“”,當(dāng)光標(biāo)

17、變成"+"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。圖7 繪制曲線:點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o,選擇“X,Y散點(diǎn)圖”(如圖7,然后在出現(xiàn)的“X,Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”;此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù)圖像,發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線,單擊“下一步”按鈕,選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng),給出數(shù)據(jù)區(qū)域,這時(shí)曲線就在我們面前了(如圖8。圖8 需要注意:如何確定自變量的初始值,數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長是多少,這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點(diǎn)來判斷,這也是對使用者能力的檢驗(yàn)。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢,給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的,可以根據(jù)需要任意給定。從簡單

18、的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù),都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到,你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計(jì)算,進(jìn)行簡單的積分運(yùn)算,利用迭代求函數(shù)值(如x2=x7+4,可用迭代方法求x值,等等,凡是涉及計(jì)算方面的事,找EXCEL來幫忙,它一定會給你一個(gè)滿意的答案。6、自定義函數(shù)雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù),但有時(shí)可能還會碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣,如果有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便?下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。自定義函數(shù),也叫用戶定義函數(shù),是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一,下面我們在Visual Basi

19、c模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。在下面的例子中,我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù),如果是上班時(shí)的工作餐,就打六折;如果是加班時(shí)的工作餐,就打五折;如果是休息日來就餐,就打九折。首先打開“工具”菜單,單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”,進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境,在“工程-VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“插入”-“模塊”,在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr,代碼如下:Function rrr(tatol, rr If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then

20、 rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function (如圖9。圖9 這時(shí)關(guān)閉編輯器,只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr(F2,B2,那么打完折后的金額就算出來了(如圖10。圖10 7、矩陣計(jì)算Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能,不但能夠進(jìn)行簡單的四則運(yùn)算,也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣的計(jì)算。(1數(shù)組和矩陣的定義矩陣不是一個(gè)數(shù),而是一個(gè)數(shù)組。在Excel里,數(shù)組占用一片單元域,單元域用大括號表示,例如A1:C3,以便和普通單元域A1:C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域,同時(shí)按Shift+ Ctr

21、l+Enter鍵,大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生,數(shù)組域得以確認(rèn)。一個(gè)單元格就是一個(gè)變量,一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便,一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如A=A1:C3、B=E1:G3等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是:選定數(shù)組域,單擊“插入”菜單,選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令,輸入數(shù)組名,單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為:選擇數(shù)組域,單擊名稱框,直接輸入名稱就行了。矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊。用“插入”-“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框(如圖11,選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”,在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有: MDETERM計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式;MINVERSE計(jì)算一個(gè)矩陣

22、的逆矩陣; MMULT計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積;SUMPRODUCT計(jì)算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和。圖11 (2矩陣的基本計(jì)算數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別,比如下面這個(gè)例子中,A和B都是定義好的數(shù)組,因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的,輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域,為3×3的單元格區(qū)域,然后輸入公式。如果輸入“=A+B”或“=A-B”,計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項(xiàng)相加或相減,輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘,輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算,就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的,也是“=A+B”和“=

23、A-B”,表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A,B”,而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣,所以計(jì)算公式是“=MMULT(A,MINVERSE(B”。公式輸入后,同時(shí)按Shift+Ctrl+Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。對于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算,可以采用分步計(jì)算。8、自動(dòng)切換輸入法在一張工作表中,往往是既有數(shù)據(jù),又有文字,這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法,非常麻煩。如果你要輸入的東西很有規(guī)律性,比如這一列全是單詞,下一列全是漢語解釋,你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是:(1選中要輸入英文的列,單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選擇“有效性.”命令,在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中,選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡

24、,在“模式”框中選擇“關(guān)閉(英文模式”命令,單擊“確定”按鈕(如圖12。圖12 (2選中要輸入漢字的列,在“有效數(shù)據(jù)”對話框中,單擊“IME模式”選項(xiàng)卡,在“模式”框中選擇“打開”命令,單擊“確定”按鈕。這樣,當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí),可以輸入英文,在下一列時(shí),直接可以輸入中文,從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。9、批量刪除空行有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行,一般做法是將空行一一找出,然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多,這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能,把空行全部找到,然后一次性刪除。做法:先在表中插入新的一個(gè)空行,然后按下Ctrl+A鍵,選擇整個(gè)工作表,用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”

25、菜單,選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部,都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框,在典型列的下拉列表框中選擇“空白”,直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止(如圖13。圖13 在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下,單擊“編輯”菜單,選擇“刪除行”命令,然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去,再單擊“數(shù)據(jù)”菜單,選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令,工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。如果想只刪除某一列中的空白單元格,而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響,可以先復(fù)制此列,把它粘貼到空白工作表上,按上面的方法將空行全部刪掉,然后再將此列復(fù)制,粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。10、如何避免錯(cuò)

26、誤信息在Excel中輸入公式后,有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果,并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息,這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生,有的是因公式本身產(chǎn)生的,有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息,并提出避免出錯(cuò)的辦法。1錯(cuò)誤值:#含義:輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大,使結(jié)果在單元格中顯示不下。或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法,出現(xiàn)了負(fù)值。解決辦法:增加列的寬度,使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的,可以改變單元格的格式,比如改為文本格式,結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。2錯(cuò)誤值:#DIV/0!含義:試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況:除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含

27、零值單元格的單元格引用。解決辦法:修改單元格引用,或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。3錯(cuò)誤值:#V ALUE!含義:輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符,或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式,都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#V ALUE!。解決辦法:這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確,并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如,單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值,而單元格D4包含文本,則在計(jì)算公式=C4+D4時(shí),系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型,因而返回錯(cuò)誤值#V ALUE!。4錯(cuò)誤值:#REF!含義:刪除了被公式引用的單元格范圍。解決辦法:恢復(fù)被引用的單元格范圍,或是重

28、新設(shè)定引用范圍。5錯(cuò)誤值:#N/A含義:無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí),用戶可以在單元格中輸入#N/A,以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。解決辦法:在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。6錯(cuò)誤值:#NAME?含義:在公式中使用了Excel所不能識別的文本,比如可能是輸錯(cuò)了名稱,或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱,如果沒有將文字串括在雙引號中,也會產(chǎn)生此錯(cuò)誤值解決辦法:如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤,應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在;如果是名稱,函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來;將文字串括在雙引號中;確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(:。例如:SUM(C1:C10

29、。注意將公式中的文本括在雙引號中。7錯(cuò)誤值:#NUM! 含義:提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù),或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。解決辦法:確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小,就要修改公式,使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。8錯(cuò)誤值:#NULL!含義:在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn),但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格。比如輸入:“=SUM(A1:A10 C1:C10”,就會產(chǎn)生這種情況。解決辦法:取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10”11、宏的應(yīng)用宏是一個(gè)指令集,用來告訴EXCEL來完成

30、用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序,但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的,我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如,我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏,用來在工作表的每一行上輸入一組日期,并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期,然后對此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏,在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理,使很多人不敢用“宏”,或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用,如果只是用“錄制宏”的方法,根本就沒有什么難的,只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來,到用的時(shí)候,只要執(zhí)行這個(gè)宏,系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍。下

31、面給出了宏的應(yīng)用場合,只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù),而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯,就要有一定的VBA知識了。* 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭;* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式;* 每次打印都固定的頁面設(shè)置;* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容,比如排好格式的公司地址、人員名單等;* 創(chuàng)建格式化表格;* 插入工作表或工作薄等。需要指出的是,EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處,對于錄制的操作,它會記住單元格的坐標(biāo)(即所有的引用都是絕對的,所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí),要格外注意。如果相用相對引用,可以借助于Offset方法,比如下面的語句:Ac

32、tiveCell.Offset(1,0. range("A1".select 宏的應(yīng)用是很廣的,上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn),如果真的用起來,你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。12、圖表的應(yīng)用技巧Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型,每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中,選用那一種圖表更好呢?根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同,可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān),其次才考慮感覺效果和美觀性。下面給出了一些常見的規(guī)則。面積圖:顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng),而你對那些部分總和感興趣時(shí),他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng),同

33、時(shí)也看到總體的變化。條形圖:由一系列水平條組成。使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn),兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸具有可比性。比如:它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了,所以有時(shí)可以互換使用。柱形圖:由一系列垂直條組成,通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸。例如:不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型,很多人用圖表都是從它開始的。折線圖:被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢。比如:數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢的,另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢,

34、我們可以通過折線圖,對將來作出預(yù)測。例如:速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、壓力-溫度曲線、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等,都可以利用折線圖來表示,一般在工程上應(yīng)用較多,若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況,折線圖里就有幾條不同的線,比如五名運(yùn)動(dòng)員在萬米過程中的速度變化,就有五條折線,可以互相對比,也可以對添加趨勢線對速度進(jìn)行預(yù)測。股價(jià)圖:是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖,被用來顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)。通過在最高、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫線形成垂直線條,而軸上的小刻度代表收盤價(jià)。股價(jià)圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè),用來描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測

35、量等,當(dāng)然對股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。餅形圖:在用于對比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。整個(gè)餅代表總和,每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表。比如:表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比,各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況,但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了,又易學(xué)好用,所以在實(shí)際工作中用得比較多。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí),可以用環(huán)形圖。雷達(dá)圖:顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列,很容易地做出可視的對比。比如:你有三臺具有五個(gè)相同部件的機(jī)器,在雷

36、達(dá)圖上就可以繪制出每一臺機(jī)器上每一部件的磨損量。XY散點(diǎn)圖:展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系。對于每一數(shù)對,一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上,而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過兩點(diǎn)作軸垂線,相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記。當(dāng)大量的這種數(shù)對被繪制后,出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線,從簡單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù),都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線,所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會經(jīng)常用到。還有其他一些類型的圖表,比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖,只是條形圖和柱形圖變化而來的,沒有突出的特點(diǎn),而且用得相對較少,這里就不一一贅述。這里要說明的是:以上只是圖表的一般應(yīng)用情況,有時(shí)一組數(shù)據(jù)

37、,可以用多種圖表來表現(xiàn),那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇。對有些圖表,如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形,而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖,則該圖表看上去會更好些。在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表,但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型,比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起,這種組合是不可能的,系統(tǒng)就會顯示錯(cuò)誤信息。怎么建立混合圖表呢?單擊“圖表向?qū)А卑粹o,選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡,這里還躲著二十種圖表類型(如圖14,也有各種組合形式。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意,就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕,按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。Excel2000應(yīng)用指南(2009-12-26 13:06

38、分類:電腦應(yīng)用標(biāo)簽:-01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?例如:在單位的人事資料,在excel中輸入后,由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個(gè)人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13,如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法,省時(shí)又省力:1假設(shè)證書號在A列,在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,插入一列,為B列;2在B2單元格寫入:="13" & A2 后回車;3看到結(jié)果為13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標(biāo)放到B2位置,單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎,按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。若是在原證書號后面加1

39、3 則在B2單元格中寫入:=A2 & “13” 后回車。02、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)?打開“工具”,選“選項(xiàng)”,再選“常規(guī)”,在“最近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名,則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。03、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日,1月2日等日期形式,怎么辦?這是由于EXCEL自動(dòng)識別為日期格式所造成,你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單,選“單元格”,再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。04、在EXCEL中如何使它象WORD一

40、樣的自動(dòng)定時(shí)保存文件?點(diǎn)擊“工具”菜單“自動(dòng)保存”項(xiàng),設(shè)置自動(dòng)保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動(dòng)保存”菜單項(xiàng),那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏.”選上“自動(dòng)保存”,“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。05、用Excel做多頁的表格時(shí),怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題,即每頁的第一行(或幾行是一樣的。但是不是用頁眉來完成?在EXCEL的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標(biāo)題;可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置,通過按下折疊對話框按鈕后,用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會自動(dòng)在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。06、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到,并不是一項(xiàng)

41、很復(fù)雜的計(jì)算,關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡單的將各個(gè)單位值(如單價(jià)平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式,分母是各個(gè)量值之和,分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和,它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。07、如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表,如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個(gè)工作表?把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(若你沒有特別設(shè)置的話,Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.”,然后點(diǎn)右鍵,在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng),這時(shí)你的所有操作都是針對全

42、部工作表了,不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。08、EXCEL中有序號一欄,由于對表格進(jìn)行調(diào)整,序號全亂了,可要是手動(dòng)一個(gè)一個(gè)改序號實(shí)在太慢太麻煩,用什么方法可以快速解決?如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話,那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開,如在“總分”與“排名”之間空開一列,為了不影響顯示美觀,可將這一空的列字段設(shè)為隱藏,這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容時(shí)就不會影響序號了。09、用Excel2000做成的工資表,只有第一個(gè)人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.,想輸出成工資條的形式。怎么做?這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決:先復(fù)制一張工資表,然后在頁面設(shè)置

43、中選中工作表選項(xiàng),設(shè)置打印工作表行標(biāo)題,選好工資條的條頭,然后在每一個(gè)人之間插入行分頁符,再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。使用自定義方式重裝了一遍中文office,Excel的打印紙選項(xiàng)中只有A4一種,怎么辦?隨便安裝一個(gè)打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序就可以了。10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入,按小數(shù)點(diǎn),顯示的卻是逗號,無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事,該怎么辦?這是一個(gè)比較特殊的問題,我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間,但說白了很簡單。在Windows 的控制面板中,點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo),在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國”,在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.

44、”(未改前是“,”,按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。11、如何快速選取特定區(qū)域?使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如,要選取A2:A1000,最簡便的方法是按F5鍵,出現(xiàn)“定位”窗口,在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2:A1000。12、如何快速返回選中區(qū)域?按Ctr+BacksPae(即退格鍵。13、如何快速定位到單元格?方法一:按F5鍵,出現(xiàn)“定位”對話框,在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址,單市“確定”按鈕即可。方法二:單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框,輸入單元格地址即可。14、“Ctrl+*”的特殊功用一般來說,當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí),通過選定表格中某個(gè)單

45、元格,然后按下Ctrl+* 鍵可選定表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的:根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格?有時(shí),需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù),或填入與其他單元格不同的顏色,以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格:選擇“編輯”“定位”,單擊“定位條件”按鈕,在“定位條件”對話框中選擇“公式”項(xiàng),按“確定”按鈕即可。16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?選定單元格區(qū)域,輸入值,然后按Ctrl+Ener鍵,即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的

46、值。17、只記得函數(shù)的名稱,但記不清函數(shù)的參數(shù)了,怎么辦?如果你知道所要使用函數(shù)的名字,但又記不清它的所有參數(shù)格式,那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是:在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接函數(shù)名,然后按Ctr+A鍵,Excel則自動(dòng)進(jìn)入“函數(shù)指南步驟2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí),上述方法顯得特別有用。18、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置?按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法是:選定單元格,按下Shift鍵,移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭,然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變

47、為一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志,左右拖拉時(shí)會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦?biāo)志,釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。19、如何讓屏幕上的工作空間變大?可以將不用的工具欄隱藏,也可以極大化Excel窗口,或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。20、如何使用快顯菜單?快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域,然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。21、如何使用快顯菜單?快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域,然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。22

48、、如何防止Excel自動(dòng)打開太多文件?當(dāng)Excel啟動(dòng)時(shí),它會自動(dòng)打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時(shí),Excel 加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外,還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動(dòng)目錄下的文件:選擇“工具”“選項(xiàng)”“普通”,將“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。23、如何去掉網(wǎng)格線?1除去編輯窗口中的表格線單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”,再選中“視圖”,找到“網(wǎng)格線”,使之失效;2除去打印時(shí)的未定義表格線有時(shí)會出現(xiàn)這樣的情況:你在編輯時(shí)未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線,一般情況下在打印時(shí)是不會打

49、印出來的,可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了,特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線,只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單,點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框,取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。24、如何快速格式化報(bào)表?為了制作出美觀的報(bào)表,需要對報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法,即自動(dòng)套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是:選定操作區(qū)域,選取“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令,在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式,按“確定”按鈕即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng),若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn),則在套用表

50、格樣式時(shí)就不會用該項(xiàng)。25、如何快速地復(fù)制單元格的格式?要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上,可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格,單擊工具條上的“格式刷”按鈕,此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀,然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。26、如何為表格添加斜線?一般我們習(xí)慣表格上有斜線,而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí),我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn):單擊“繪圖”按鈕,選取“直線”,鼠標(biāo)變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置,按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終止位置,釋放鼠標(biāo),斜線就畫出來了。另外,使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字,但文字周圍有邊框,要想取消它,可選中文字框,調(diào)出快顯

51、菜單,選擇“對象格式”“圖案”,選擇“無邊框”項(xiàng)即可。27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號“”,可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入。28、如何定義自己的函數(shù)?用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至Visual Basic模塊,或插入一頁新的模塊表(Module,在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序,按Enter確認(rèn)后完成編寫工作,Excel將自動(dòng)檢查其正確性。此后,在同一工作薄內(nèi),你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù),如:Function Zm(aIf a<60 Then im=不及格”Else Zm=“及格”End IfEnd Fun

52、ction29、如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義函數(shù)?可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下,采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS,現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù),應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開,然后使用下述鏈接的方法:=MYUDF.XLS!ZM(b230、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動(dòng)填充呢?在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù),在下一個(gè)單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù),選定這

53、兩個(gè)單元格,將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方向拖動(dòng)填充柄,拖過的單元格中會自動(dòng)按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單,定義成序列,以備日后自動(dòng)填充,豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,再選擇“自定義序列”標(biāo)簽,在輸入框中輸入新序列,注意在新序列各項(xiàng)2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二,單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。31、使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄上例中,介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)單元格填充柄自動(dòng)填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實(shí),使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù),按住

54、鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動(dòng)填充柄,將會出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜單:復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列此時(shí),你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。32、如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng),想把它定義成自動(dòng)填充序列以備后用,是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng)?不需要。有快捷方法:選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域,選擇“工具”“選項(xiàng)”“自定義序列”,單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至“自定義序列”對話框,按“確定”按鈕返回工作表,下次就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了。33、上例中,如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng),應(yīng)如何處理使其

55、沒有重復(fù)項(xiàng),以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?選定單元格區(qū)域,選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”,選定“不選重復(fù)的記錄”選項(xiàng),按“確定”按鈕即可。34、如何對工作簿進(jìn)行安全保護(hù)?如果你不想別人打開或修改你的工作簿,那么想法加個(gè)密碼吧。打開工作薄,選擇“文件”菜單中的“另存為”命令,選取“選項(xiàng)”,根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”,按“確定”退出。工作簿(表被保護(hù)之后,還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù),起到雙重保護(hù)的功能,此時(shí)你可以這樣做:首先,選定需保護(hù)的單元格區(qū)域,選取“格式”菜單中的“單元格”命令,選取“保護(hù)”,從對話框中選取“鎖定”,單由“

56、確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護(hù)”命令,選取“保護(hù)工作表”,根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。注意:不要忘記你設(shè)置有“口令”。35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?對那些加了保護(hù)的單元格,還可以設(shè)置顏色和底紋,以便讓用戶一目了然,從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改,從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感覺。但卻帶來了問題,即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣。解決辦法是:選擇“文件”“頁面設(shè)置”“工作表”,在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項(xiàng)。之后,打印出來的表格就面目如初了。36、工作表保護(hù)的口令忘記了怎么辦?如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表,但口令又忘記

57、了,有辦法嗎?有。選定工作表,選擇“編輯”“復(fù)制”、“粘貼”,將其拷貝到一個(gè)新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿,即可超越工作表保護(hù)。當(dāng)然,提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。37、“$”的功用Excel一般使用相對地址來引用單元格的位置,當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式拷貝到一個(gè)新的位置,公式中的單元格地址會隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號“$”來凍結(jié)單元格地址,使之在拷貝時(shí)保持固定不變。38、如何用漢字名稱代替單元格地址?如果你不想使用單元格地址,可以將其定義成一個(gè)名字。定義名字的方法有兩種:一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框”直接輸入名字,另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域,再選擇“插

58、入”“名字”“定義”,在“當(dāng)前工作簿中名字”對話框內(nèi)鍵人名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀,比如公式“=SUM(實(shí)發(fā)工資”顯然比用單元格地址簡單直觀,而且不易出錯(cuò)。39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址?在SUM函數(shù)中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩,尤其是當(dāng)區(qū)域?yàn)樵S多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時(shí)。這時(shí)可按住Ctrl鍵,進(jìn)行不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇“插入”“名字”“定義”,將此區(qū)域命名,如Group1,然后在公式中使用這個(gè)區(qū)域名,如“=SUM(Group1”。40、如何定義局部名字?在默認(rèn)情況下,工作薄中的所有名字都是全局的。其實(shí),可以定義局部名字,使

59、之只對某個(gè)工作表有效,方法是將名字命名為“工作表名!名字”的形式即可。41、如何命名常數(shù)?有時(shí),為常數(shù)指定一個(gè)名字可以節(jié)省在整個(gè)工作簿中修改替換此常數(shù)的時(shí)間。例如,在某個(gè)工作表中經(jīng)常需用利率4.9%來計(jì)算利息,可以選擇“插入”“名字”“定義”,在“當(dāng)前工作薄的名字”框內(nèi)輸入“利率”,在“引用位置”框中輸入“=0.04.9”,按“確定”按鈕。42、工作表名稱中能含有空格嗎?能。例如,你可以將某工作表命名為“Zhu Meng”。有一點(diǎn)結(jié)注意的是,當(dāng)你在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時(shí),不能使用類似“=Zhu Meng!A2”的公式,否則Excel將提示錯(cuò)誤信息“找不到文件Meng”。解決的方法是,將調(diào)用公式改為“='Zhu Mg