檔案管理學(xué)期末要點(diǎn)

1、檔案管理學(xué)基礎(chǔ)期末復(fù)習(xí)資料第一章檔案1、檔案的產(chǎn)生過程:檔案的產(chǎn)生有一個(gè)漫長的歷史過程,它萌芽起源于原始社會(huì)后期,產(chǎn)生形成于階級和國家出現(xiàn)的文明時(shí)代階級社會(huì)。2、檔案的定義:檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的歷史記錄。這一定義的基本含義有四個(gè)方面:(1檔案是各機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的。(2檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?3檔案的形式是多種多樣的。(4檔案是歷史的原始記錄3、檔案的基本價(jià)值:檔案的憑證作用、檔案的參考作用(或稱情報(bào)作用為什么具有憑證作用:是由檔案的形成規(guī)律和檔案自身的特點(diǎn)所決定的。首先,從檔案的形成的過程及其結(jié)果來看

2、,它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的,并非在現(xiàn)今使用之際臨時(shí)編造的,它客觀地記錄了以往的歷史情況,是令人信服的歷史證據(jù)。其次,從檔案本身的物體形態(tài)上看,文件上保留著真切的歷史標(biāo)記。如當(dāng)事人的親筆手書或親筆簽字,機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信,有的還是原來形象的照片、錄像和原聲的錄音。所以,檔案是確鑿的原始材料和歷史證件,它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據(jù),可以作為對敵斗爭和教育人民的工具。4、檔案分類作用的規(guī)律(有哪些?內(nèi)容?(1檔案價(jià)值擴(kuò)展律:A、檔案的作用從機(jī)關(guān)向社會(huì)擴(kuò)展。即檔案的作用具有對其形成機(jī)關(guān)和對社會(huì)作用的雙重性和過渡性。檔案對于檔案形成者的首要作用,構(gòu)成了檔案的第一價(jià)值。檔案對于檔

3、案形成者之外的這種社會(huì)作用,構(gòu)成了檔案的第二價(jià)值。B、檔案的作用向多元化擴(kuò)展。進(jìn)入第二價(jià)值階段的檔案,不僅檔案發(fā)揮作用的范圍擴(kuò)大,利用者的數(shù)量和用戶類型增多,而且檔案的作用向多元性發(fā)展,即特定類型檔案的作用同各種不同角度利用檔案的交錯(cuò)程度提高了,可以從多方面利用。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律的意義在于全面地估計(jì)檔案對現(xiàn)實(shí)工作和將來的作用,正確處理好檔案管理上局部與整體、當(dāng)前與長遠(yuǎn)的關(guān)系。(2檔案機(jī)密遞減律:從總體上來說,檔案是一種歷史資料,但有些檔案又有一定的機(jī)密性。檔案的機(jī)密性是隨著時(shí)間的推移和條件不同而變化的。一般說來,檔案機(jī)密程度的強(qiáng)弱與保存時(shí)間的久暫成反比例。隨著檔案機(jī)密性的減弱,檔案的社會(huì)性則相應(yīng)地

4、增強(qiáng),解密的檔案可以向社會(huì)開放,因而檔案發(fā)揮作用的范圍越來越寬。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律的意義在于處理好利用與保密的關(guān)系,既要反對忽視保密的傾向,又要防止認(rèn)為檔案機(jī)密性永遠(yuǎn)不變的觀點(diǎn)。(3檔案科學(xué)文化作用遞增律:隨著歷史的進(jìn)程,特別是社會(huì)主義建設(shè)的發(fā)展,檔案便從更多地用于階級斗爭,逐漸轉(zhuǎn)為更多地用于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、科學(xué)研究和文化教育等各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)。解放以來,從檔案利用工作的起伏發(fā)展中,已經(jīng)看出一種總的趨勢:由于社會(huì)主要矛盾的變化,檔案的更廣闊更長遠(yuǎn)的作用,已從主要服務(wù)于階級斗爭移向在為政治斗爭服務(wù)的同時(shí),更多地服務(wù)于社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律的意義在于針對不同時(shí)期檔案作用的不同側(cè)重面,合理地組

5、織檔案管理,并采用與之相應(yīng)的提供利用手段,使檔案作用得到充分發(fā)揮。(4檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)條件律A、社會(huì)發(fā)展水平。不同的社會(huì)發(fā)展階段,一定的社會(huì)制度以及有關(guān)的方針、政策等等,對于檔案利用的需要和可能提供利用的程度,有很大的制約作用。B、社會(huì)檔案意識(shí)。個(gè)人對檔案的具體認(rèn)識(shí)以及社會(huì)上對檔案帶有普遍性的認(rèn)識(shí)程度,這種社會(huì)性的觀念在檔案學(xué)上稱為社會(huì)檔案意識(shí)。它在很大程度上影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。C、檔案管理水平。檔案發(fā)揮作用需要有基礎(chǔ)條件,要把檔案收集齊,整理妥,保管好,便于隨時(shí)查找利用,這就必須要進(jìn)行科學(xué)管理,才能使用方便,及時(shí)發(fā)揮檔案的作用。第二章檔案工作1、檔案工作的性質(zhì):可以概括為管理性、服務(wù)性和政治性。

6、檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。2、檔案工作的基本原則:檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。3、機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)與任務(wù):雙重性:A、機(jī)關(guān)檔案室工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,是提高行政工作效率的必要條件。統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)檔案和主要為本機(jī)關(guān)服務(wù),是檔案室區(qū)別于檔案館的本質(zhì)特征。B、檔案室又是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu),是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室肩負(fù)有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財(cái)富的職責(zé),檔案室工作是國家檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì),支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)?；救蝿?wù)是:集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門形成

7、的各種門類和載體的全部檔案,為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù),并為黨和國家積累檔案財(cái)富。具體任務(wù):A、對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;B、接收和保管本機(jī)關(guān)各部門交來的檔案材料,進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研究,積極開展利用工作,同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書刊等資料,配合檔案提供利用;C、定期把具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。4、檔案館網(wǎng)絡(luò):我國已經(jīng)建立了從中央到地方的綜合性檔案館和專門性檔案館相結(jié)合的檔案館網(wǎng)。綜合性檔案館,指館藏檔案來源于許多機(jī)關(guān)或單位,檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化等各個(gè)方面的檔案館。專門性檔案館,指部門性的或?qū)I(yè)性的檔案館。5、檔

8、案館的一般屬性:是各有關(guān)單位保存檔案等信息資源的基地,是開發(fā)利用檔案等信息資源的中心。(不確定,求真確答案第三章檔案收集1、檔案收集建立在歸檔的基礎(chǔ)上2、檔案的接收方式:逐年接受和定期接受第四章檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容范圍:p93(1系統(tǒng)排列和編目。在正規(guī)的工作條件下,檔案室和檔案館主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi),即根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和各種管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的某些加工等等。(2局部調(diào)整。已經(jīng)整理入館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗(yàn)、檢查,對顯然不符合整理要求、不便于保管和利用的部分,需要進(jìn)行一定的加工,以提高質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案材

9、料本身以及檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。(3全過程整理。由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收一些零散文件,或者當(dāng)館藏體系遭受嚴(yán)重的破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過程的整理工作。2、檔案整理工作的原則是:按照檔案形成的特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的保管和利用。充分利用原有的整理基礎(chǔ)是什么意思?所謂利用原有整理基礎(chǔ),是指在整理檔案時(shí),要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分利用先前的整理基礎(chǔ)。它的含義和要求主要有以下兩個(gè)方面:(1充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。(2在檔案整理過程中,應(yīng)充分研究和利用原來的整理成果,

10、不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。3、全宗的補(bǔ)充形式:聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集聯(lián)合全宗是兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的,互有聯(lián)系而又不易區(qū)分全宗的檔案整體。它是全宗的一種特殊形式。匯集全宗,或稱全宗匯集,是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。它也是全宗的一種特殊形式。檔案匯集是用人為的方法,將若干所屬全宗不明或其所屬全宗已不復(fù)存在的文件,按一定的特點(diǎn)集中起來的混合體。匯集全宗與聯(lián)合全宗的區(qū)別:(1構(gòu)成不同。匯集全宗中的單個(gè)全宗檔案數(shù)量少而且能夠分開;而聯(lián)合全宗的檔案之間聯(lián)系密切,檔案混在一起很難分開。(2性質(zhì)不同。聯(lián)合全宗具有長久性,一旦固定下來,基本保持不變;而匯集全

11、宗具有不穩(wěn)定性,一旦發(fā)現(xiàn)新的檔案補(bǔ)充時(shí),需要作出相應(yīng)的處理,重新整理和編目。也就是說,一旦其中某一個(gè)或某幾個(gè)全宗的檔案又有補(bǔ)充,需要單獨(dú)編號(hào)、保管時(shí),就可以從匯集全宗中抽出來,重新整理、編目。4、復(fù)式分類法的分類及適用范圍(1年度組織機(jī)構(gòu)分類法:適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)時(shí)有變化但不復(fù)雜的全宗。由于它一般不受歷年機(jī)構(gòu)變動(dòng)的影響,每年歸檔的案卷依次上架,不需要留空,所以現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案,采用年度組織機(jī)構(gòu)分類法更為適宜。(例子:中央某部全宗檔案、省委全宗 (2組織機(jī)構(gòu)年度分類法:適用于立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直固定,或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗,一般多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。(例:中央

12、某撤銷機(jī)關(guān) (3年度問題分類法:多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜,或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu),以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。(4問題年度分類法:多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。對現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案,不適用。5、檔號(hào)編制原則:唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡明性第五章鑒定1、鑒定原則:必須從國家和人民的整體利益出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。2、標(biāo)準(zhǔn):檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)和相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。3、直接鑒定法的含義:鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法,就是直接、具體地審查檔案,通常把這種方

13、法稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料,從它的內(nèi)容、責(zé)任者、名稱、可靠程度等方面,全面考查分析確定其價(jià)值,不能只根據(jù)文件題名、名稱、卷內(nèi)文件目錄、案卷題名、案卷目錄等判斷檔案的價(jià)值。P2124、價(jià)值鑒定的主要內(nèi)容:(1制定檔案價(jià)值鑒定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等;(2具體判定檔案的價(jià)值,確定其保管期限;(3揀出本無保存價(jià)值和保管期滿的檔案,按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理;(4圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。5、保管期限表的類型:通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限、機(jī)關(guān)檔案保管期限表(判斷題第六章保管

14、1、八防:防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜2、全宗卷的含義:全宗卷是檔案館(室在管理某一全宗的過程中形成的,能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。第七章檢索1、兩個(gè)過程:檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查找兩個(gè)具體過程。檔案信息存儲(chǔ)是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來,加以編排,形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程;檔案信息查找是指利用檢索工具或數(shù)據(jù)庫查找所需檔案的過程。2、檔案檢索效率的含義:檔案檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需要的全面性和準(zhǔn)確性程度,它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè)檢索過程質(zhì)量高低的最基本的指標(biāo)。檔案檢索效率通常采用檢全率(查全率和檢準(zhǔn)率(查準(zhǔn)

15、率兩個(gè)指標(biāo)來衡量和表示。3、檔案標(biāo)引的程序:檔案標(biāo)引步驟主要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面。具體地說,就是通過對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析,明確檔案中所記述的主要內(nèi)容,然后用檢索語言將其充分、準(zhǔn)確、簡明地表達(dá)出來。主題標(biāo)引和分類標(biāo)引都離不開這兩個(gè)步驟。在主題分析方面,主題標(biāo)引和分類標(biāo)引的內(nèi)容大體一致,只是根據(jù)標(biāo)引方針的不同對主題的確認(rèn)程度不同而已,但在概念轉(zhuǎn)換方面二者有所不同。在標(biāo)引之后應(yīng)進(jìn)行審校,以保證檔案標(biāo)引的質(zhì)量。(1主題分析:是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過程。主題分析的主要內(nèi)容有兩方面:一是分析主題的類型,二是分析主題的構(gòu)成因素,亦稱主題因素。(2概念轉(zhuǎn)換:分類標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是,根據(jù)主題分

16、析的結(jié)果,查找檔案分類表,將相應(yīng)類目的分類號(hào)作為檢索標(biāo)識(shí)賦予被標(biāo)引檔案文件。主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是,根據(jù)主題分析的結(jié)果,查找主題詞表,將相應(yīng)的主題詞作為檢索標(biāo)識(shí)賦予被標(biāo)引檔案文件(3審核校對:審校方法是先由標(biāo)引人員自己審校,再由專人審?；驑?biāo)引人員互相審校,并將審校意見反饋給原標(biāo)引人員。4、什么是檢索工具:檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面:一是存儲(chǔ),即將檔案的有關(guān)特征著錄下來,按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀描述,以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來。二是查找,即向利用者提供檔案的線索,供利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)

17、,又是查找活動(dòng)的必要條件,對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。5、檢索工具的作用:(1橋梁作用。檔案檢索工具在數(shù)量浩繁、內(nèi)容豐富的檔案文獻(xiàn)和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”,溝通了二者之間的供需關(guān)系,利用者借助檢索工具便可較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。(2交流作用。檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息,它不僅可以提供查詢,同時(shí)可成為檔案館(室與利用者、檔案館(室之間的交流工具。(3管理作用。檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征,集中、濃縮地揭示了館(室藏檔案情況,檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館(室藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況,為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。6、檢

18、索工具的種類1、按體例分:目錄、索引、指南2、按載體形式分:書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式(電子檢索工具。3、按檢索范圍分:(1以一個(gè)全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。(2以一個(gè)檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。(3以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。(4以全國或某一地區(qū)若干個(gè)檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。4、按功能分:(1館藏性檢索工具(2查找性檢索工具(3介紹性檢索工具。7、體系基本要求:(1要有一定數(shù)量的不同種類的檢索工具。(2不同種類的檢索工具要能夠功能互補(bǔ)。(3檢索工具設(shè)置要與利用需求相吻合。(4館藏性、查找性、介紹性檢索工具并舉。第八章利用1、檔案展覽與陳列服務(wù):是指檔案館(室按照一定的主題,以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式,系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館(室藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。2、檔案制發(fā)整理時(shí)要注意什么問題:可靠稿本、客觀引述第九章編年1、檔案參考資料的特點(diǎn):(1它與匯編的檔案文集不同,不是提供檔案原件,或直接根據(jù)檔案復(fù)制副本、摘錄,而是根據(jù)一定的題目對有關(guān)檔案材料的內(nèi)容加工編寫而成的系統(tǒng)材料,它已改變了檔案原來的面貌,具有問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)。(2它與利用檔案撰寫的專門論著不同,它不重在論說,而是綜合記述檔案內(nèi)容,為利用者提供素材。(3它與檢索工