供應(yīng)商檔案管制制度4

1、供應(yīng)商檔案管理制度4供應(yīng)商檔案管理制度供應(yīng)商檔案管理制度供應(yīng)商檔案管理是公司采購管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，有利于更好的了解供應(yīng)商Z制程能力、品管功能, 更清楚地確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)Z產(chǎn)品的能力, 是建立長期供需合作關(guān)系決策的重要依據(jù)。第一條供應(yīng)商檔案管理對(duì)象:1、從時(shí)間序列來劃分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、未來供應(yīng)商。 新供應(yīng)商和未來供應(yīng)商為重點(diǎn)管理對(duì)彖。2、從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、 正在進(jìn)行交易的供應(yīng)商和即將進(jìn)行交易的供應(yīng)商。對(duì)于第一類供 應(yīng)商，不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其

2、的檔案管理;對(duì)于笫二類的供應(yīng)商，需逐步充實(shí)和完善其檔案管 理內(nèi)容;對(duì)于笫三類供應(yīng)商，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理 資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。3.從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點(diǎn)、 供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。4.從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力供應(yīng)商（供貨時(shí) 間長、供應(yīng)量大等），一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理 的重點(diǎn)應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。第二條供應(yīng)商管理內(nèi)容1.供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，即公司所掌握的供應(yīng)商最基本的原始 資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng) 商檔案管理的起

3、點(diǎn)和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、 地址、電話、傳真、e-maih網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人;公司概況、 設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。2. 供應(yīng)商特征：供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿Α⑵髽I(yè)規(guī)模和知名度 等。3. 業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷售實(shí)績、經(jīng)營管理 者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù) 聯(lián)系及合作態(tài)度等。4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀：主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問 題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策;企業(yè)信譽(yù)與形彖、信用狀況、財(cái) 務(wù)狀況等。第三條供應(yīng)商檔案管理方法1、建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作, 是建立供應(yīng)商檔案卡（又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等）。

4、采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式:提供供應(yīng)商資料卡，由供應(yīng)商填寫。由采購員通過平常的業(yè)務(wù)活動(dòng)或其他各種渠道了解、收 集供應(yīng)商的相關(guān)資料。 通過本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的采購情況（包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實(shí)際情況）。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)資料進(jìn)行整理、核實(shí)匯總，填入供應(yīng)商檔案卡。2、通過采購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法 是：編制供應(yīng)商信息周報(bào)，由匯總整理，周會(huì)時(shí)上報(bào)總經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。第四條供應(yīng)商檔案管理應(yīng)注意問題1.供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理

5、不同于 一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置Z不顧，就失去了其意義。需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除過舊資料;及時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地供應(yīng)商 的變化，進(jìn)行跟蹤記錄。2.供應(yīng)商檔案管理的重點(diǎn)不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上,而且還應(yīng)更多地關(guān)注意向供應(yīng)商，為公司選擇新應(yīng)商，開拓 新市場提供資料。3. 供應(yīng)商檔案管理應(yīng)用重于管，提高檔案的質(zhì)量和效率。 不能將供應(yīng)商檔案束Z高閣，應(yīng)以靈活的方式及時(shí)全面地提供給 業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。同時(shí)，應(yīng)利用供應(yīng)商檔案，作更多的分析, 使死檔案變成活資料。4、借閱供應(yīng)商檔案時(shí)，必須辦理借閱手續(xù)。請(qǐng)借閱人員注 明借閱期限。供應(yīng)商導(dǎo)購員管理體系由管理理念1導(dǎo)購員管理體系由

6、管理理念、管理工具和管理團(tuán)隊(duì)三部分組成導(dǎo)購員管理理念以發(fā)展的眼光看待商場與導(dǎo)購員的關(guān)系，以科學(xué)的人力資源 方法培訓(xùn)導(dǎo)購員。供應(yīng)商導(dǎo)購員雖然看似人微位輕，實(shí)則是銷售 鏈上特別重要的一環(huán)。而服務(wù)人員的招聘已逐漸成為新的難題， 這使得商場不得不重新看待與導(dǎo)購員的關(guān)系，必須以發(fā)展的眼光 來看待管理導(dǎo)購員過程屮的種種矛盾。只有主動(dòng)提高管理水準(zhǔn)， 從主動(dòng)幫助、主動(dòng)提供資源的角度為導(dǎo)購員做好服務(wù)；而不能單 純靠罰單和淘汰解決問題。導(dǎo)購員管理工具管理工具可以分為管理制度、管理流程和管理表單三種，三 種工具均來源于實(shí)踐又指導(dǎo)于實(shí)踐。常見的導(dǎo)購員管理制度有對(duì) 進(jìn)出階段和在崗階段進(jìn)行權(quán)利義務(wù)規(guī)定的供應(yīng)商導(dǎo)購員管理辦

7、 法或供應(yīng)商導(dǎo)購員人事制度、獎(jiǎng)懲制度，對(duì)導(dǎo)購員培訓(xùn) 進(jìn)行規(guī)范化管理的供應(yīng)商導(dǎo)購員培訓(xùn)與督導(dǎo)制度，等。管理 流程則是制度在管理過程中的體現(xiàn)和深化，管理表單是流程得以 實(shí)現(xiàn)和記錄的輔助工具。制度流程表單也許每個(gè)商場都有，但如 何從方便供應(yīng)商導(dǎo)購員的角度設(shè)計(jì)流程和表單，如何使鮮活的賣 場事例及時(shí)地通過管理工具進(jìn)行體現(xiàn)和反饋，如何通過管理工具 實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商導(dǎo)購員的關(guān)心和幫助，是值得商場管理人員研究的 課題。導(dǎo)購員管理團(tuán)隊(duì)要是營運(yùn)部各級(jí)管理人員，以及后臺(tái)輔助職能的管理人員。 百貨管理人員與其他業(yè)態(tài)的管理人員相比，有這樣一些特點(diǎn)：首 先，需求量大，但流動(dòng)性大，成熟管理人員的市場儲(chǔ)備量不足； 其次，賣場經(jīng)驗(yàn)積累非常重要，同時(shí)市場的R新月異要求百貨管 理人員不斷創(chuàng)新，但傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新理念之間存在永恒的矛盾， 二者兼得的本身就需要科學(xué)的管理；再次，百貨營運(yùn)管理專業(yè)研 究欠缺，缺少學(xué)術(shù)層面的理論研究和專門實(shí)驗(yàn)，可以借鑒的間接 知識(shí)少，更多要靠各個(gè)商場的管理人員根據(jù)自身特殊情況進(jìn)行踏 實(shí)的摸索和大膽的探索。隨著管理標(biāo)準(zhǔn)的提高，這些都給供應(yīng)商 導(dǎo)購員管理團(tuán)隊(duì)帶來了新的挑戰(zhàn)。以上三點(diǎn)是搭建供應(yīng)商導(dǎo)購員管理體系的立腳點(diǎn)，需要梳理 供應(yīng)商導(dǎo)購員管理問題的百貨商場可以從這三個(gè)角度逐一入手， 可