管理-制度公司訂貨受理管理辦法

1、訂貨受理辦法1.總則1.1. 制定目的本辦法用來規(guī)定公司銷售訂貨受理方式。1.2. 適用范圍 本公司銷售事前調(diào)查及訂貨受理業(yè)務(wù)，均依照本辦法處理。1.3. 權(quán)責(zé)單位1) 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。2) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。2.訂貨受理2.1. 調(diào)查2.1.1. 事前調(diào)查 銷售人員對于對方的付款能力等，應(yīng)做好事前調(diào)查，并衡量本公司的 生產(chǎn)能力是否能滿足對方的訂購要求，再決定是否受理訂貨。2.1.2. 調(diào)查事項 銷售工作人員應(yīng)隨時做好下列四項的調(diào)查， 并將內(nèi)容報告給所屬主管：1) 下訂單單位的概況。2) 與下訂單者有交易關(guān)系，并為本公司競爭對象的同業(yè)者。3)

2、下訂單單位與本公司的關(guān)系及以前的訂貨實績、付款情況。4) 如為第一次交易者，應(yīng)就其經(jīng)歷、負(fù)責(zé)人、性格、資金、往來銀行、從業(yè)人員數(shù)目、每月交稅能力及交易能力、有無與本公司的 同業(yè)競爭者交易業(yè)務(wù)內(nèi)容等進(jìn)行調(diào)查。2.2. 訂貨方式1) 電話與傳真的訂貨。2) 貨款已到與貨款未到之訂單。2.3. 估價單在提出估價單時，應(yīng)先取得所屬主管的裁決認(rèn)可。2.4. 嚴(yán)格遵守價格及交貨期間 在受理訂貨時，除了應(yīng)遵守公司規(guī)定的售價及交貨期外，對于下列五 項規(guī)定也應(yīng)確實遵守：1) 品名、規(guī)格、數(shù)量及契約金額。2) 具體的付款條件：付款日期、付款地點(diǎn)、現(xiàn)金或支票、支票日期、 付款方式。3) 除特殊發(fā)情況以外，從訂貨受理

3、到交貨之間的期限，一般以三個 月為主。4) 交貨地點(diǎn)、運(yùn)送方式、距離最近的車站等交貨條件。5) 安裝、運(yùn)轉(zhuǎn)及修理等所需技術(shù)派遣費(fèi)的協(xié)定。2.5. 契約書 如前述條件已具備，應(yīng)將訂貨報告書連同訂購單及契約書等證明訂貨 事實的資料，一起提交給所屬的主管。2.6. 注明新舊客戶1) 訂貨受理報告書須注明訂購者是新客戶還是已有往來的客戶。2) 如果是舊客戶，應(yīng)依據(jù)交貨日期注明目前的未付款項余額。另外，尚須注明交易前或交易中是否有意外事故發(fā)生2.7. 在受理訂貨或訂立契約時，應(yīng)依照下列四項條件選擇交易公司，締結(jié) 付款條件；1) 對于以往一向忠實履行條件的舊客戶，可依照慣例認(rèn)可本交易， 但必須規(guī)定在三個月

4、內(nèi)收回貨款。2) 與新客戶的交易，原則上在交貨時必須同時收取現(xiàn)金。3) 即使是舊客戶即已有往來的客戶，仍應(yīng)依照其付款能力的好壞， 采取直接與其簽契約的方法。4) 對于過去曾發(fā)生過支票不兌現(xiàn)或不信守契約行為的客戶，一概不 接受代理收款以外的訂貨方式。2.8. 免費(fèi)的追加補(bǔ)貨 交貨后，若基于客戶的要求或其他情況的需要，必須免費(fèi)追加物品的 話，須事前提出附有說明的相關(guān)資料經(jīng)總經(jīng)理簽核。2.9. 報告銷售人員應(yīng)定期提出下列報告：1) 每日的活動情況(每日) 。2) 每個月的訂貨受理內(nèi)容報告(每月最后一天) 。3) 收款計劃(每月最后一天) 。2.10. 報告的檢查 根據(jù)前項提出的報告，業(yè)務(wù)主管進(jìn)行檢查

5、后，設(shè)立三個月的營業(yè)方針 計劃，并對成果進(jìn)行追蹤。3.訂單受理傳票3.1. 業(yè)務(wù)部在確定訂貨已成立時，應(yīng)將工廠生產(chǎn)及出貨的必要事項記入訂貨受理傳票中，發(fā)函給相關(guān)單位。其規(guī)定如下：1) 一般訂貨受理傳票。本傳票及受理一般性訂貨時填寫，通常印制成三份，一份由本人 留存，一份交給業(yè)務(wù)部保管，一份交給生管或制造部。2) 特別訂貨受理傳票。本傳票主要用于大量生產(chǎn)的商品或訂有長期契約的商品。本傳票 必須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、決裁條件、 交貨地點(diǎn)、捆包運(yùn)送方式及其他必要事項。3) 預(yù)估生產(chǎn)委托表。營業(yè)部在進(jìn)行委托生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)品的預(yù)估或其他產(chǎn)品生產(chǎn)預(yù)估時，應(yīng)填寫本表。本表須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、希望完成日及其他必 要事項。本表取得總經(jīng)理的認(rèn)可后，交給生產(chǎn)部門。3.2. 所有業(yè)務(wù)電話、外部設(shè)備銷售或來函的受理，皆由受理訂貨的負(fù)責(zé)人填寫本訂貨受理傳票。3.3. 訂貨確認(rèn)、變更通知1) 生產(chǎn)部門針對生產(chǎn)能力進(jìn)行評估，再依據(jù)訂貨受理報告書中的條件及內(nèi)容，做好確認(rèn)之后，迅速發(fā)出訂貨確認(rèn)。2) 負(fù)責(zé)受理訂貨的人員在收到前項變更通知后，須立即與訂貨者聯(lián)絡(luò)，并設(shè)法努力與訂貨人協(xié)商，使訂貨條件能配合本公司的生產(chǎn) 條件。3.4. 業(yè)務(wù)部須每月制作下列