檔案管理系統(tǒng)的需求分析

1、檔案管理系統(tǒng)需求分析檔案管理系統(tǒng)的功能要求檔案管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫(kù)和先進(jìn)的開發(fā)平臺(tái)上，利用現(xiàn)有 的軟件，配置一定的硬件，開發(fā)一個(gè)具有開放體系結(jié)構(gòu)的、易擴(kuò)充的、易維護(hù)的、具有 良好人機(jī)交互界面的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位檔案的自動(dòng)化的計(jì)算 機(jī)管理系統(tǒng)，為各單位的提供準(zhǔn)確、精細(xì)、迅速的檔案信息。根據(jù)可行性研究的結(jié)果和客戶的要求，分析現(xiàn)有情況及問題，采用Clie nt/Server結(jié)構(gòu)，將檔案管理系統(tǒng)劃分為三個(gè)子系統(tǒng)：客戶端子系統(tǒng)，服務(wù)器端子系統(tǒng)，WEB發(fā)布系統(tǒng)，客戶端與服務(wù)器端采用同一應(yīng)用程序，其中數(shù)據(jù)庫(kù)所在系統(tǒng)確定為服務(wù)器端子 系統(tǒng)。下面分析各個(gè)子系統(tǒng)的功能需求

2、：1 .服務(wù)器端子系統(tǒng)：在客戶端系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)上，可以分為以下幾個(gè)部分：1 單位信息的設(shè)置本系統(tǒng)要求同時(shí)管理多個(gè)單位的檔案信息，因此設(shè)置本單位基本信息及其下屬或者相關(guān)單位信息是本系統(tǒng)最基本的信息，這部分要求對(duì)輸入數(shù)據(jù)比較少操作頻度小，供使用者 了解管理單位基本信息外，更重要的是當(dāng)本系統(tǒng)數(shù)據(jù)被檔案局采集后能進(jìn)行按單位識(shí)別 和掌握該單位基本信息2 目錄分類：不同單位的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似，所以，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)行業(yè)設(shè) 置當(dāng)量的默認(rèn)檔案分類。檔案管理員根據(jù)自己行業(yè)的默認(rèn)分類結(jié)合本單位具體情況進(jìn)行 修改，生成自己?jiǎn)挝坏臋n案目錄系統(tǒng)，以在各個(gè)分類目錄中存放相應(yīng)的檔案文件，這部 分是整個(gè)系

3、統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)操作的基礎(chǔ)。檔案錄入整理：將本單位收錄的所有檔案按目錄分類進(jìn)行錄入存儲(chǔ)。借閱管理：借閱的登記查詢與核銷。4報(bào)表生成和打印: 把已存儲(chǔ)的檔案信息等生成報(bào)表并打印出來。5 上報(bào)和發(fā)布把本單位檔案信息按檔案局的要求進(jìn)行上報(bào)。 并通過局域網(wǎng)或者 Internet 發(fā)布，不同用戶根據(jù)自己權(quán)限進(jìn)行查看。檔案管理系統(tǒng)的性能需求為了保證系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效的運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該滿足以下的性能需求：1系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性 系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性是系統(tǒng)的必要性能。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中，要 充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時(shí)間能 夠滿足企業(yè)對(duì)信息處理

4、的需求。由于檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入功能對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)的功能和性能完成舉足輕 重。作為系統(tǒng)的很多數(shù)據(jù)來源，而檔案的采集錄入又影響企業(yè)的決策活動(dòng)，其 準(zhǔn)確性很大程度上決定了查詢與決策的成敗。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，必須采用一 定的方法保證系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。2系統(tǒng)的開放性和系統(tǒng)的可擴(kuò)充性檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中，應(yīng)該充分考慮以后的可擴(kuò)充性。例如用戶查詢的需求也會(huì)不斷的更新和完善。所有這些，都要求系統(tǒng)提供足夠的手段進(jìn)行功能的調(diào)整和擴(kuò)充。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，應(yīng)通過系統(tǒng)的開放性來完成，既系統(tǒng)應(yīng)是一個(gè)開放系統(tǒng)，只要符合一定的規(guī)范，可以簡(jiǎn)單的加入和減少系統(tǒng)的模塊，配置系統(tǒng)的硬件。通過軟件的修補(bǔ)、替換完成系統(tǒng)的升級(jí)和更新?lián)Q代。

5、3系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性檔案管理系統(tǒng)是直接面對(duì)使用人員的，而使用人員往往對(duì)計(jì)算機(jī)并不時(shí)非常熟悉。這就要求系統(tǒng)能夠提供良好的用戶接口，易用的人機(jī)交互界面。要實(shí) 現(xiàn)這一點(diǎn)，就要求系統(tǒng)應(yīng)該盡量使用用戶熟悉的術(shù)語(yǔ)和中文信息的界面；針對(duì) 用戶可能出現(xiàn)的使用問題，要提供足夠的在線幫助，縮短用戶對(duì)系統(tǒng)熟悉的過 程。檔案管理系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)是相當(dāng)重要的信息，系統(tǒng)要提供方便的手段 供系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，日常的安全管理，系統(tǒng)意外崩潰時(shí)數(shù)據(jù)的恢 復(fù)等工作。4系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)性 系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)使用過程中都要涉及到很多計(jì)算機(jī)硬件、軟件。所有這些都要 符合主流國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如在開發(fā)中使用的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

6、、 開發(fā)工具都必須符合通用標(biāo)準(zhǔn)。如規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)操縱界面、作為業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的 TCP/IP 網(wǎng)絡(luò)協(xié)議及 ISO9002 標(biāo)準(zhǔn)所要求的質(zhì)量規(guī)范等；同時(shí)，在自主開發(fā)本 系統(tǒng)時(shí)，要進(jìn)行良好的設(shè)計(jì)工作，制訂行之有效的軟件工程規(guī)范，保證代碼的 易讀性、可操作性和可移植性。5系統(tǒng)的先進(jìn)性目前計(jì)算系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，做為檔案管理系統(tǒng)工程，在系統(tǒng)的生命 周期盡量做到系統(tǒng)的先進(jìn)，充分完成企業(yè)信息處理的要求而不至于落后。這一 方面通過系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性，不斷改善系統(tǒng)的功能完成。另一方面，在 系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)的過程中，應(yīng)在考慮成本的基礎(chǔ)上盡量采用當(dāng)前主流并先進(jìn)且 有良好發(fā)展前途的產(chǎn)品。6系統(tǒng)的響應(yīng)速度檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)

7、在日常處理中的響應(yīng)速度為秒級(jí)，達(dá)到實(shí)時(shí)要求，以及時(shí)反饋信息。在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，根據(jù)所需數(shù)據(jù)量的不同而從秒級(jí)到分鐘級(jí)， 原則是保證操作人員不會(huì)因?yàn)樗俣葐栴}而影響工作效率。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求包括如下幾點(diǎn)： 1數(shù)據(jù)錄入和處理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性 數(shù)據(jù)的輸入是否準(zhǔn)確是數(shù)據(jù)處理的前提，錯(cuò)誤的輸入會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)輸出的不正確和不可用，從而使系統(tǒng)的工作失去意義。數(shù)據(jù)的輸入來源是手工輸入。手 工輸入要通過系統(tǒng)界面上的安排系統(tǒng)具有容錯(cuò)性，并且對(duì)操作人員要進(jìn)行系統(tǒng) 的培訓(xùn)。在系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的輸入往往是大量的，因此系統(tǒng)要有一定的處理能力，以 保證迅速的處理數(shù)據(jù)。2數(shù)據(jù)的一致性與完整性 由于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是

8、共享的，在不同的客戶端中，檔案文件是共享數(shù)據(jù)，所 以如何保證這些數(shù)據(jù)的一致性，是系統(tǒng)必須解決的問題。要解決這一問題，要 有一定的人員維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性，在數(shù)據(jù)錄入處控制數(shù)據(jù)的去向，并且要求對(duì) 數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行嚴(yán)格的約束。對(duì)于輸入的數(shù)據(jù)，要為其定義完整性規(guī)則，如果不能符合完整性約束，系 統(tǒng)應(yīng)該拒絕該數(shù)據(jù)。3數(shù)據(jù)的共享與獨(dú)立性整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的。然而，從系統(tǒng)開發(fā)的角度上看，共享會(huì) 給設(shè)計(jì)和調(diào)試帶來困難。因此，應(yīng)該提供靈活的配置，使各個(gè)分系統(tǒng)能夠獨(dú)立 運(yùn)行，而通過人工干預(yù)的手段進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換。這樣，也能提供系統(tǒng)的強(qiáng)壯性檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典單位信息字名述義字述名別描宀疋名義宀晝名

9、宀定別系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)元素:單位的基本信息，是對(duì)外數(shù)據(jù)交換的接口單位信息上單位編碼+單位名稱+全宗號(hào)+檔案業(yè)務(wù)主管部門+檔 目錄業(yè)務(wù)主管部門編碼+負(fù)責(zé)人+登記員+地址+聯(lián)系電話+簡(jiǎn)介 存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)本單位的目錄分類，可以分為多級(jí)別目一 行業(yè)+目錄級(jí)別 +上級(jí)目錄 +目錄名稱存儲(chǔ)分類務(wù)息數(shù)據(jù)庫(kù)本單位的目錄分類，可以分為多級(jí)別目錄分類信息=行業(yè)+目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱名置：用戶信息務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)別名：描述：本系統(tǒng)的使用用戶名義：盒戶卷信息=用戶代碼+登錄名稱+密碼+權(quán)限 位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù) 描述：用于裝文件的一個(gè)邏輯容器， 將相同的文件裝在一個(gè)盒中或者 一個(gè)卷中。定義：檔案文件信息=行業(yè)+

10、目錄級(jí)別+上級(jí)目錄+目錄名稱+全宗號(hào)+盒 卷號(hào)+目錄號(hào)+正題名+年度+責(zé)任者+起時(shí)間+止時(shí)間+文件密級(jí)+盒順序 號(hào)+保管期限+文件頁(yè)數(shù)+卷順序號(hào)+提要備注+主題詞+分類號(hào)+檔號(hào)+案卷檔案類字+所檔案文件+本卷冊(cè)數(shù)+照片規(guī)格+長(zhǎng)數(shù)+數(shù)量及單位+設(shè)計(jì)單位+建設(shè) 別位 +工程地點(diǎn)+建筑面積+ 結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層數(shù)+地下層數(shù)+ 描述+造價(jià)有工程基詳細(xì)信程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程 定義+頁(yè)數(shù)案文字藍(lán)息+底驚/+圖號(hào)+=行業(yè)題目錄格別載體級(jí)目錄叢編附偉錄名 稱+全宗號(hào)責(zé)任醴號(hào)件數(shù)錄載體數(shù)量名+載體度別責(zé)任體規(guī)格時(shí)附注止時(shí)盤+文號(hào) 密攝制+盒順順序號(hào)時(shí)保管制式限+文件頁(yè)數(shù)號(hào)+文/件

11、序號(hào) +提要文時(shí)間+主文件種+分類承 辦機(jī)檔號(hào)+案卷類別+照片號(hào)子底片本卷冊(cè)見號(hào)照片規(guī)瘩+張數(shù)影數(shù)量及別位張+設(shè) 計(jì)單位+建設(shè)單位+工程地點(diǎn)+ 建筑面積+結(jié)構(gòu)類型+施工單位+地上層 數(shù)+地下層數(shù)+總高+造價(jià)+工程基礎(chǔ)+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工 程裝修+工程屋面+頁(yè)數(shù)+文字藍(lán)圖+底圖+圖號(hào)+副標(biāo)題+規(guī)格+載體類型+ 管理系統(tǒng)的邏輯模責(zé)型者+件數(shù)+載體數(shù)量+ 載體單位+載體規(guī)格+附注帶（盤）編號(hào)+攝制者+攝制時(shí)間+制式+語(yǔ)別+件號(hào)+文件編號(hào)+成文時(shí)間 +文件種類+承辦機(jī)構(gòu)+卷內(nèi)序號(hào)+照片號(hào)+底片好+參見號(hào)+攝影者+攝影 i案管理系統(tǒng)的邏輯模型如下圖所示：位置：存儲(chǔ)到服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)單位名稱全

12、宗號(hào)地址用戶信息單位編碼單位登記員目錄樹建立目錄訪問人員文件目錄信息盒信息檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行要求檔案管理系統(tǒng)中的各個(gè)子系統(tǒng)的硬件和軟件的配置如下:1 服務(wù)器端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求：系統(tǒng)軟件：Win dowNT/2000/2003Server數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)：SQLServer2000硬件要求：PentiumHI800以上,256MRAM,40GHD2.客戶端子系統(tǒng)的運(yùn)行要求:系統(tǒng)軟件：Win dowNTWorkstation數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)：SQLServer 硬件要求：Pentium450 以上，128MRAM,10GHD建立檔案管理系統(tǒng)的約束1. Client/Serve r 結(jié)構(gòu)總體設(shè)計(jì)方案對(duì)它的約束：檔案管理系統(tǒng)做為 Client/Server 結(jié)構(gòu)的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，不可避免的要受到Client/Server 結(jié)構(gòu)的約束。在其實(shí)施的各個(gè)階段都要服從它的一些規(guī)劃，包 括功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置和計(jì)劃。同時(shí)，由于信息的共享，檔案管理系統(tǒng)還受到 其它系統(tǒng)的信息約束。2人力、資金、時(shí)間的約束 檔案管理工程實(shí)施的目標(biāo)就是要帶給各使用單位看得出見的效益，其開發(fā)過程 中也要考慮到人力、資金和時(shí)間的約束。因此，在設(shè)計(jì)中，重點(diǎn)