三生國(guó)內(nèi)大型學(xué)術(shù)會(huì)議流程

1、三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議流程三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程目錄1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)會(huì)議議流流程程圖圖目錄1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2

2、會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)1.1會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作明確開會(huì)的目的邀請(qǐng)講者邀請(qǐng)大會(huì)主席參會(huì)客戶確認(rèn)參會(huì)客戶確認(rèn)和分工安排會(huì)議流程各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的時(shí)間、主題、受眾、預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 由于講者的地位、繁忙程度及合作關(guān)系的不同，需要提前15天至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間；一般重要的會(huì)議要有備用講者。 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng)，可以不設(shè)；一般大會(huì)主席的設(shè)立是出于對(duì)講者的尊重、關(guān)系的平衡、以及提高會(huì)議的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間、 正式開始時(shí)間、 講者的講話時(shí)間、提問時(shí)間 茶休時(shí)間、會(huì)后餐時(shí)間 審核參會(huì)客

3、戶品質(zhì) 確定需要參加會(huì)議的部門和人員（公司內(nèi)部），召開準(zhǔn)備會(huì)（或簡(jiǎn)單協(xié)商），明確分工和職責(zé)1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作邀請(qǐng)函 會(huì)場(chǎng)確定后，會(huì)議組織者即可會(huì)議通知會(huì)議通知，包含：邀包含：邀請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)名截止時(shí)間報(bào)名截止時(shí)間 邀請(qǐng)函上包含以下內(nèi)容：會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方、日程（是否提供會(huì)后餐在此注明）、講課內(nèi)容及講者的簡(jiǎn)單介紹。 邀請(qǐng)函一般應(yīng)在會(huì)議2周（不能少于1周）前發(fā)出，以便代表提供更多的溝通機(jī)會(huì)和方便客戶的時(shí)間安排。 會(huì)議通知明確寫明對(duì)受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按照要求邀請(qǐng)客戶。 會(huì)議通知明確受眾客戶報(bào)名截止日期，一般為會(huì)前七天。會(huì)場(chǎng)選定 根據(jù)會(huì)

4、議的檔次和規(guī)模選擇會(huì)場(chǎng)，一般設(shè)在四星以上賓館 選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)一定要現(xiàn)場(chǎng)觀察（可請(qǐng)當(dāng)?shù)赝虏赛c(diǎn)確認(rèn)），考慮以下因素是否滿足會(huì)議的需求： 會(huì)場(chǎng)格局、 租金、 投影儀及屏幕位置、 講臺(tái)的位置、 主席臺(tái)的位置、 會(huì)場(chǎng)內(nèi)受眾的位置安排、 簽到臺(tái)的位置、 茶休點(diǎn)的位置、 宣傳品的陳列、 音響效果以及燈光， 會(huì)場(chǎng)的服務(wù)等。簽訂協(xié)議 會(huì)場(chǎng)選擇后，盡快與賓館簽定協(xié)議，技巧性的壓低價(jià)格和要求更好的服務(wù)。 如果會(huì)議需要安排住宿、餐飲和茶歇，一次性打包談好。 商談好退房時(shí)間、預(yù)付款方式和時(shí)間、結(jié)款方式、發(fā)票類型。可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開城市的資源：推薦會(huì)場(chǎng)酒店、餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商。會(huì)議組織者聯(lián)系考察，確定場(chǎng)地。1

5、.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會(huì)人員審核參會(huì)審核參會(huì)審核2. 審核審核報(bào)名表報(bào)名表不符合要求的，與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報(bào)名表提交總監(jiān)審核3. 確認(rèn)參會(huì)名單確認(rèn)參會(huì)名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會(huì)名單1. 受受眾眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名邀請(qǐng)，提交報(bào)名表表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請(qǐng)，比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請(qǐng)，提交報(bào)名表。目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要兩次以上的確認(rèn)，即：會(huì)前七天確認(rèn)會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四會(huì)前四天天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)。 4. 根據(jù)名單安排會(huì)議生根據(jù)名單安排會(huì)議生活活會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票。(會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知1）參會(huì)客戶變更，需要重新審

6、核。會(huì)前四天，不可變更參會(huì)人員，客戶因故無法參加，可取消行程目的：保障會(huì)議品質(zhì)1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作1、講者和主席溝通會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過片子，確認(rèn)需要講者過片子，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容他重點(diǎn)講解的內(nèi)容。會(huì)前會(huì)前與主席溝通，確認(rèn)與主席溝通，確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn)要點(diǎn)3、安排會(huì)議生活機(jī)票機(jī)票住宿住宿餐飲餐飲用車用車環(huán)境環(huán)境2、客戶生日：預(yù)先留意，為客預(yù)先留意，為客戶安排生日慶賀戶安排生日慶賀4、會(huì)議物品準(zhǔn)備 1.2三生自辦會(huì)議-安排會(huì)議生活安排會(huì)議生活機(jī)票機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定、退改簽餐飲住宿接送站用車 餐飲：餐飲： 根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)

7、和會(huì)議預(yù)算定制不同的餐標(biāo) 提前確認(rèn)好菜單 確認(rèn)是否可自帶酒水 容納人數(shù)，餐廳布置 房間房間確認(rèn)房數(shù)確認(rèn)房數(shù) 分房單間：VIP單間的預(yù)留，標(biāo)間客的分配按照住宿時(shí)間、地區(qū)和年齡分配 。 房間類型的核實(shí) 房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消。 放置水果、歡迎信等餐飲接送站和用車：接送站和用車： 提前與供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)項(xiàng)目和要求 ：司機(jī)禮儀、路線等 制作接送站表：參會(huì)人員信息，具體到達(dá)離開時(shí)間，航班班次 制作接站牌：會(huì)議名稱、公司名稱、產(chǎn)品形象名稱 （根據(jù)實(shí)際情況安排) 根據(jù)到達(dá)離開時(shí)間及人數(shù)安排車型起飛前3小時(shí)發(fā)送接送站短信給客戶，告知總調(diào)度聯(lián)系方式。會(huì)前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。會(huì)前

8、三天發(fā)“會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間、地點(diǎn)、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會(huì)議物品準(zhǔn)備水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的1/2安排即可安排即可會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克酒店指引牌酒店指引牌、主席臺(tái)、主席臺(tái)/講臺(tái)講臺(tái)/簽到臺(tái)鮮花簽到臺(tái)鮮花茶休印制品獎(jiǎng)品/禮品儀器酒店標(biāo)識(shí)會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印攝影師/攝像師簽到表/收據(jù)/日程掛旗掛旗/橫

9、幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料資料制作，提前郵寄制作，提前郵寄1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核預(yù)算確認(rèn)到賬確認(rèn)費(fèi)用到賬確認(rèn)費(fèi)用到賬目錄2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)u 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議，會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員參加會(huì)前

10、動(dòng)員會(huì)：會(huì)前動(dòng)員會(huì)： 主要目的有三個(gè)： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明確第二天的會(huì)議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。u公司自辦全國(guó)會(huì)議，一般會(huì)前3天開電話會(huì)議，明確各項(xiàng)分工及進(jìn)度。u會(huì)前溝通的時(shí)間和形式可根據(jù)情況由會(huì)議組織者決定2.2 會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到日日（三生自辦會(huì)議）（三生自辦會(huì)議）4、客房布置：放置好水果及歡迎卡6、會(huì)場(chǎng)布置和彩排5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，就餐信息。2、接站，跟進(jìn)客戶航班和接站情況（調(diào)度和接待人員負(fù)責(zé)）3、報(bào)到接待： 確認(rèn)房間數(shù)量，領(lǐng)取房間號(hào)。 酒店大廳設(shè)置簽到臺(tái)，2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住 VIP的接待。1、清單會(huì)

11、議物資會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日VIP的接待。會(huì)議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待（會(huì)議組織者），交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待。2.2 會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到日日-會(huì)場(chǎng)布置和彩排由會(huì)務(wù)供應(yīng)商安排，會(huì)議組織者驗(yàn)收。上午的會(huì)議前一天晚上布置完畢，下午的會(huì)議上午布置完畢宣傳品陳列DA資料/禮品擺放調(diào)試投影儀音響/麥克/燈光調(diào)試展架搭建講臺(tái)位置主席臺(tái)/受眾的位置簽到臺(tái)茶歇臺(tái)桌卡擺放鮮花擺放會(huì)議會(huì)議流程彩排流程彩排：提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排。確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo)、講者時(shí)間、點(diǎn)評(píng)流程、討論控制、會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié)Tip：要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢（以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)

12、準(zhǔn)，如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo)）。2.3 會(huì)議會(huì)議進(jìn)行中進(jìn)行中簽到維護(hù)會(huì)議紀(jì)律氣氛烘托提問和討論物資發(fā)放3、會(huì)場(chǎng)氣氛烘托： 由1人負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是：會(huì)議正式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會(huì)議過程中的專人攝像/拍照；1、接待和簽到： 除專人負(fù)責(zé)簽到外，還應(yīng)安排2-3人負(fù)責(zé)接待。 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù)：禮品的發(fā)放；茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo)；指示客戶洗手間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì)議組織者引導(dǎo)入座2、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律： 會(huì)議開始前提醒參會(huì)人員靜音手機(jī)；會(huì)議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)前門，留后門供進(jìn)出，如果只有一個(gè)門，在到會(huì)率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出，更不允

13、許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑4、提問和討論： 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問紙條，可安排有目的性的提問， 安排人專門記錄討論中的敏感問題，對(duì)于解釋不充分的問題 會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對(duì)于提問過多的問題，收集起來，以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機(jī)會(huì)5、會(huì)議資料和禮品的發(fā)放： 會(huì)議資料在會(huì)議開始前直接放在每個(gè)座位上，保證客戶可以先看到重要的資料。 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資料袋中，或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提前離場(chǎng)。 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù)不同的會(huì)議需要而設(shè)定不同的模式2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議生活服務(wù)會(huì)議生活服務(wù)提前30分鐘提前30分鐘確認(rèn)茶歇和餐廳就位（1）主桌安排：可以放

14、置鮮花等做標(biāo)識(shí) （2）上菜：冷盤就位、客戶就位后督促服務(wù)員的上熱菜速度 （3）酒水安排：之前和服務(wù)員確認(rèn)好放置的種類和數(shù)量.提前1天（1）叫早服務(wù)：每天晚上與酒店確認(rèn)設(shè)置叫早時(shí)間和房間 （2）設(shè)置退房時(shí)間提醒短信提前3小時(shí)（1）客戶辦理入住時(shí)和客戶確認(rèn)撤離時(shí)間和地點(diǎn)，（2）客戶撤離前3-6小時(shí)，短信通知客戶送車信息（3）根據(jù)情況在酒店設(shè)置送站服務(wù)人員住 宿送 站餐 飲2.3 會(huì)議收尾會(huì)議收尾結(jié)清會(huì)議費(fèi)用 與酒店核算消費(fèi)、 租車公司核實(shí)用車數(shù)量 跟進(jìn)銷售應(yīng)付款項(xiàng)已付 整理相關(guān)票據(jù)和資料整理物資 需要回收的DA、禮品寄回 展架搭建撤離 垃圾清除目錄1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)1.1

15、 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)3.會(huì)后跟蹤整理整理市場(chǎng)總監(jiān)市場(chǎng)總監(jiān)1. 整理會(huì)議文件整理會(huì)議文件 整理會(huì)議記錄 整理會(huì)議總結(jié) 整理會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)/通稿，回顧會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容，發(fā)宣傳文章 審核回復(fù)審核回復(fù)會(huì)議組織者會(huì)議組織者2. 銷售回訪，銷量跟蹤銷售回訪，銷量跟蹤 銷售人員第二天開始回訪所有與會(huì)客戶，對(duì)邀請(qǐng)了而又沒參加的會(huì)議的目標(biāo)客戶也應(yīng)該回訪，回訪的重點(diǎn)是了解客戶對(duì)會(huì)議的滿意度和對(duì)我們宣傳重點(diǎn)

16、的認(rèn)可程度。同樣，重點(diǎn)客戶需管理人員協(xié)訪。所有目標(biāo)客戶應(yīng)該在一周內(nèi)回訪完畢 銷售人員在回訪完畢后，應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告并上交，并重點(diǎn)關(guān)注與會(huì)客戶在將來1-2個(gè)月的產(chǎn)出銷售回訪銷售回訪銷量跟蹤銷量跟蹤3. 會(huì)議組織者回訪，銷量跟蹤會(huì)議組織者回訪，銷量跟蹤 會(huì)議組織者收到總結(jié)表后，檢討會(huì)議宣傳結(jié)果有沒達(dá)到，并對(duì)未來的效果進(jìn)行預(yù)估。會(huì)議組織者應(yīng)繼續(xù)關(guān)注與會(huì)客戶的產(chǎn)出1-2個(gè)月，以檢討會(huì)議的成敗，和完成最后的會(huì)議跟蹤總結(jié)銷售人員在回訪完畢后，應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告并上交，并重點(diǎn)關(guān)注與會(huì)客戶在將來1-2個(gè)月的產(chǎn)出 會(huì)議組織者完成會(huì)議總結(jié)，向自己上司匯報(bào)，并通報(bào)所有內(nèi)部與會(huì)人員會(huì)會(huì)議議流流程程圖

17、圖國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)流程大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程目錄1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)目錄1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、

18、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)1.1會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作明確開會(huì)的目的邀請(qǐng)衛(wèi)星會(huì)講者邀請(qǐng)大會(huì)主席參會(huì)客戶確認(rèn)參會(huì)客戶確認(rèn)和分工安排會(huì)議流程各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的時(shí)間、主題、受眾、預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 與學(xué)會(huì)聯(lián)系確認(rèn)贊助的項(xiàng)目，如衛(wèi)星會(huì)、展臺(tái)、茶歇、宴會(huì)、注冊(cè)等，簽訂協(xié)議 由于講者的地位、繁忙程度及合作關(guān)系的不同，需要提前15天至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間；一般重要的會(huì)議要有備用講者。 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng)，可以不設(shè)；一般大會(huì)主席的設(shè)立是出于對(duì)講者的尊重、關(guān)系的平衡、以及提高會(huì)議的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間、 正式開始時(shí)間、 講者的講話時(shí)間、提問時(shí)間 茶休時(shí)間、會(huì)后餐時(shí)間 分配贊助名額 審核參會(huì)

19、客戶品質(zhì) 確定需要參加會(huì)議的部門和人員（公司內(nèi)部），召開準(zhǔn)備會(huì)（或簡(jiǎn)單協(xié)商），明確分工和職責(zé)1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作邀請(qǐng)函 會(huì)場(chǎng)確定后，會(huì)議組織者即可會(huì)議通知會(huì)議通知，包含：邀包含：邀請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)名截止時(shí)間報(bào)名截止時(shí)間 邀請(qǐng)函上包含以下內(nèi)容：會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方、日程（是否提供會(huì)后餐在此注明）、講課內(nèi)容及講者的簡(jiǎn)單介紹。 邀請(qǐng)函一般應(yīng)在會(huì)議2周（不能少于1周）前發(fā)出，以便代表提供更多的溝通機(jī)會(huì)和方便客戶的時(shí)間安排。 會(huì)議通知明確寫明對(duì)受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按照要求邀請(qǐng)客戶。 會(huì)議通知明確受眾客戶報(bào)名截止日期，一般為會(huì)前七天。房間數(shù)量 請(qǐng)各

20、大區(qū)提供需要的房間數(shù)量（房間數(shù)表） 根據(jù)各大區(qū)提供的房間數(shù)量與學(xué)會(huì)協(xié)商，爭(zhēng)取房源 與當(dāng)?shù)劁N售聯(lián)系，確認(rèn)酒店與會(huì)場(chǎng)的距離及路況 查找會(huì)場(chǎng)附近備選酒店簽訂協(xié)議 會(huì)場(chǎng)選擇后，盡快與賓館簽定協(xié)議，技巧性的壓低價(jià)格和要求更好的服務(wù)。 如果會(huì)議需要安排住宿、餐飲和茶歇，一次性打包談好。 商談好退房時(shí)間、預(yù)付款方式和時(shí)間、結(jié)款方式、發(fā)票類型。可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開城市的資源：推薦會(huì)場(chǎng)酒店、餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商。會(huì)議組織者聯(lián)系考察，確定場(chǎng)地。1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會(huì)人員審核參會(huì)審核參會(huì)審核2. 審核審核報(bào)名表報(bào)名表不符合要求的，與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報(bào)名表提交總監(jiān)審核3. 確認(rèn)參會(huì)

21、名單確認(rèn)參會(huì)名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會(huì)名單1. 受受眾眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名邀請(qǐng)，提交報(bào)名表表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請(qǐng)，比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請(qǐng)，提交報(bào)名表。目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要兩次以上的確認(rèn)，即：會(huì)前七天確認(rèn)會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四會(huì)前四天天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)。 4. 根據(jù)名單安排會(huì)議生根據(jù)名單安排會(huì)議生活活會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票。(會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知1）參會(huì)客戶變更，需要重新審核。會(huì)前四天，不可變更參會(huì)人員，客戶因故無法參加，可取消行程目的：保障會(huì)議品質(zhì)1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作1、衛(wèi)星會(huì)講者/主席溝通會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者

22、過會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過片子，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)片子，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容容。會(huì)前會(huì)前與主席溝通，確認(rèn)需要他與主席溝通，確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn)要點(diǎn)4、安排會(huì)議生活機(jī)票機(jī)票住宿住宿餐飲餐飲用車用車環(huán)境環(huán)境2、安排團(tuán)隊(duì)注冊(cè)注冊(cè)信息收集注冊(cè)費(fèi)用確認(rèn)注冊(cè)資料領(lǐng)取和分發(fā)6、會(huì)議物品準(zhǔn)備 3、展臺(tái)設(shè)計(jì)和搭建展臺(tái)設(shè)計(jì)確認(rèn)展臺(tái)設(shè)計(jì)確認(rèn)形象、顏色確認(rèn)形象、顏色確認(rèn)展臺(tái)搭建時(shí)間展臺(tái)搭建時(shí)間展臺(tái)位置和面積展臺(tái)位置和面積5、VIP宴會(huì)和茶歇 VIP客戶生日1.2大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)-安排會(huì)議生活安排會(huì)議生活機(jī)票機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定、退改簽餐飲住宿接送站用車 餐飲：餐飲： VIP宴會(huì)踩點(diǎn)，

23、提前確認(rèn)好菜單，確認(rèn)是否可自帶酒水容納人數(shù)，餐廳布置 會(huì)議期間餐飲，隨學(xué)會(huì)安排 房間房間確認(rèn)房數(shù)確認(rèn)房數(shù) 以大區(qū)為單位確認(rèn)房間數(shù)量、從學(xué)會(huì)領(lǐng)取房間。 房間類型的核實(shí) 房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消。 放置水果、歡迎信等餐飲接送站和用車：接送站和用車： 如安排接送，服務(wù)同自辦會(huì)議如人數(shù)較多，提供車補(bǔ)，銷售自行安排接送。酒店到會(huì)場(chǎng)用車依照學(xué)會(huì)安排會(huì)前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。會(huì)前三天發(fā)“會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間、地點(diǎn)、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會(huì)議物品準(zhǔn)備水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的水果點(diǎn)心，數(shù)量

24、按照參會(huì)人數(shù)的1/2安排即可安排即可會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克酒店指引牌酒店指引牌、主席臺(tái)、主席臺(tái)/講臺(tái)講臺(tái)/簽到臺(tái)鮮花簽到臺(tái)鮮花茶休印制品獎(jiǎng)品/禮品儀器酒店標(biāo)識(shí)會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印攝影師/攝像師簽到表/收據(jù)/日程掛旗掛旗/橫幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料資料制作，提前郵寄制作，提前郵寄1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核預(yù)算確認(rèn)到賬確認(rèn)費(fèi)用到

25、賬確認(rèn)費(fèi)用到賬目錄2. 會(huì)議會(huì)議服務(wù)服務(wù)2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中1. 會(huì)前會(huì)前準(zhǔn)備準(zhǔn)備3. 會(huì)后會(huì)后跟蹤跟蹤1.1 會(huì)議會(huì)議組織者組織者工作工作1.2 各各分工人員協(xié)作分工人員協(xié)作3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì)u 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議，會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員參加會(huì)前動(dòng)員會(huì)：會(huì)前動(dòng)員會(huì)： 主要目的有三個(gè)： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明確第二天的會(huì)議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。2.2 會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到日日4、客房布置：放置好水

26、果及歡迎卡6、衛(wèi)星會(huì)會(huì)場(chǎng)查看5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，就餐信息。2、注冊(cè)資料領(lǐng)取3、報(bào)到接待： 按照計(jì)劃由各大區(qū)到報(bào)道臺(tái)統(tǒng)一領(lǐng)取房卡，并結(jié)算應(yīng)付房間費(fèi)用。 酒店大廳設(shè)置簽到臺(tái)，2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住 VIP的接待。1、清單會(huì)議物資展臺(tái)搭建會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日VIP的接待。會(huì)議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待（會(huì)議組織者），交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待。2.2 會(huì)議報(bào)到會(huì)議報(bào)到日日-會(huì)場(chǎng)布置和彩排由會(huì)務(wù)供應(yīng)商安排，會(huì)議組織者驗(yàn)收。上午的會(huì)議前一天晚上布置完畢，下午的會(huì)議上午布置完畢宣傳品陳列DA資料/禮品擺放調(diào)試投影儀音響/麥克/燈光調(diào)試展架搭建講臺(tái)位置主席臺(tái)/受

27、眾的位置簽到臺(tái)茶歇臺(tái)桌卡擺放鮮花擺放會(huì)議會(huì)議流程彩排流程彩排：提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排。確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo)、講者時(shí)間、點(diǎn)評(píng)流程、討論控制、會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié)Tip：要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢（以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn)，如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo)）。2.3 會(huì)議會(huì)議進(jìn)行中進(jìn)行中簽到維護(hù)會(huì)議紀(jì)律氣氛烘托提問和討論物資發(fā)放3、會(huì)場(chǎng)氣氛烘托： 由1人負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是：會(huì)議正式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會(huì)議過程中的專人攝像/拍照；1、接待和簽到： 除專人負(fù)責(zé)簽到外，還應(yīng)安排2-3人負(fù)責(zé)接待。 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù)：禮品的發(fā)放；

28、茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo)；指示客戶洗手間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì)議組織者引導(dǎo)入座2、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律： 會(huì)議開始前提醒參會(huì)人員靜音手機(jī)；會(huì)議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)前門，留后門供進(jìn)出，如果只有一個(gè)門，在到會(huì)率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出，更不允許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑4、提問和討論： 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問紙條，可安排有目的性的提問， 安排人專門記錄討論中的敏感問題，對(duì)于解釋不充分的問題 會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對(duì)于提問過多的問題，收集起來，以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機(jī)會(huì)5、會(huì)議資料和禮品的發(fā)放： 會(huì)議資料在會(huì)議開始前直接放在每個(gè)座位上，保證客戶可以先看到重要的資料。 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資料袋中，或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提前離場(chǎng)。 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可