十三個文種中常用公文的寫作要求及常見問題

1、第一講：行政機關公文寫作要求及常見問題一、 命令（令）“適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員?！笔褂谜呤怯邢薅ǖ陌l(fā)令機關及其法定代表。國家主席、人大常委會委員長、國務院總理、國務院及其所屬各部長、各委員會主任、各級人民代表大會及其常委會、地方各級人民政府及其法定機關或人員，具有發(fā)布命令的職權。另外，軍事領導機關及軍政首長也可發(fā)布命令。其他單位和個人不能發(fā)布命令。二、 決定“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項?！?決定的適用范圍（1）對重要事項或者重大行動做出安排；（2）獎懲有關單位及人員

2、；（3）變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。2決定公文的結構一般由標題、正文、發(fā)布機關及時間組成。（1）標題：一般由作出決定的機關、決定事項和文種三部分構成。（2）正文：由“原由”和“決定”兩部分組成。“原由”:要寫明作出決定和原因及目的。“決定”:要寫明作出決定的內(nèi)容。往往還對決定的事項作出評價、提出執(zhí)行的要求和希望，或加上號召、動員的內(nèi)容。有的決定還得附詳細的附件，如表彰決定。（附表彰名單）3決定的寫作要求要觀點明確，要點具體，條理清楚，敘述簡明。三、 通報“適用于表彰先進，批評錯誤。傳達重要精神或者情況”1通報的適用范圍（1）適用于表彰先進，批評錯誤；（2）傳達重要精神或者情況。2通報

3、的種類（三種）（1）表彰性通報表彰性通報主要用于表彰先進，樹立典型，以提高人們的認識，它具有教育性，不具有強制性。表彰先進，對被表彰的單位和個人是一種鼓舞、激勵，對其它單位和個人是一種教育和引導。寫法：正文一般包括三個層次：一是先進事跡和典型經(jīng)驗。二是先進事跡和典型經(jīng)驗所具有的意義。三是決定通過表彰，號召學習先進。（2）批評性通報批評性通報的作用是警示被通報單位和個人認識錯誤，改正錯誤并引以為戒。正文分三部分：一是介紹情況。二是通報處理事項，處理根據(jù)。三是告戒與要求。（3）傳達重要精神和情況通報如統(tǒng)計局國民經(jīng)濟情況的通報這類通報一般只須將事項一一列出，完整敘述，講清情況，闡明道理即可。命令、決

4、定、通報的區(qū)別命令、決定、通報都屬于下行文，三個文種中都具有嘉獎、獎懲、表彰有關單位及人員的功效，有時在使用中不好掌握。一、發(fā)文機關不同命令只有縣以上各級人民政府才有權使用，其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令。決定、通報的發(fā)文機關要廣泛得多，沒有特別限制，國家行政機關、群眾團體、基層企事業(yè)單位都可以使用。二、內(nèi)容不同。命令、決定、通報三者都具有嘉獎、獎懲、表彰的作用，但應根據(jù)隸屬關系和職權范圍選用不同的文種。命令用于嘉獎有突出成就和重大貢獻的單位及個人。決定、通報用于表彰或批評正反兩方面的典型。三、性質(zhì)、要求不同。命令所承載的內(nèi)容一般都比較重大，帶有明顯的強制性、指揮性、權威性，有嚴格的約束力，

5、因而命令一旦發(fā)布，已不管下級機關是否同意，也不管下級有什么意見、有什么困難，都必須無條件地、不折不扣地執(zhí)行；決定的內(nèi)容涉及的一般都是重要事項、重大行動，比較起來，決定的強制性沒有命令那么強，但卻比通報嚴肅和鄭重，也具有一定的約束力，也要求無條件執(zhí)行；通報具有告知性、教育性，其目的是以典型事例教育更多的人，它不具有約束力。四、公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?！钡胤近h政機關、群眾團體一般不宜隨便使用。如：國務院公告、中華人民共和國全國人民代表大會公告。2公告的特點（1）公告宣布的事項比較重大，莊嚴凝重；（2）公告的內(nèi)容集中單一，一事一文，文字簡潔、篇幅短小；（3）告知對象廣泛，包括國

6、內(nèi)、國外。注意：不能濫用公告。公告是國家高層權力機關、行政機關或授權單位使用的文件（全國人大、國務院），其它單位不能隨便使用。正誤點評常見的把并不重大的事項用公告行文、使公告失去嚴肅性無權使用單位濫用，使其失去權威性。五、通告1通告的適用范圍（1）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。（2）國家高層行政機關多用于公布政策法令；中下級行政機關多用于公布應當遵守或周知的事項。（3）各級行政機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位均可使用。（4）行政機關的通告可以用文件發(fā)布，也可以登報或張貼。2通告的結構一般由標題、正文、制發(fā)機關和日期三部分組成。（1）標題：寫法有三種一是制發(fā)機關+事由

7、+文種。如：西安市人民政府關于XXX的通告二是制發(fā)機關+文種。如西安市人民政府通告：三是只寫文種。將制發(fā)機關寫在落款處。如：通告（2）正文：由開頭、主體、結尾三部分組成。開頭：一般由發(fā)布本通告的根據(jù)、原因、目的、意義和過渡語組成。過渡語可用“特通告如下”、“為此，特通告如下”、“現(xiàn)將有關事項通告如下”，以承上啟下。主體：主要闡述發(fā)布本通告所規(guī)定的具體事項，一般分條分項，逐一闡述。結尾：另起一行寫上“特此通告”或“本通告自發(fā)布之日起執(zhí)行”作為結尾。3通告的寫法擬寫通告要以法律為根據(jù)，不得與現(xiàn)行規(guī)定相抵觸；語言要莊重嚴肅，通俗易懂，簡潔明了，不拖泥帶水。以文件發(fā)布的通告要掛發(fā)文寫號；用于張貼的通告

8、不印發(fā)文字號。圍繞某個重要活動連續(xù)發(fā)布的通告，如需編順序號，可置于標題之中。如西安市人民政府關于市容綜合整治的第一號通告。正誤點評很多是該用通知的用成了通告。公告、通告的區(qū)別二者都具有告知性（1）從制發(fā)機關看：公告主要是國家一級權力機關、行政機關和各級司法部門的專用公文中使用，地方行政機關、群眾團體不能隨便使用；通告除國家各級行政機關可以使用外，一些業(yè)務部門、企事業(yè)單位、群眾團體需要知照某些事項時也可以在一定范圍使用。（2）從公布的對象看：公告可以對國內(nèi)，也可以對國外；通告可以對平級、對下級、對人民群眾。六、通知通知，顧名思義，就是把事情告訴人知道。具體來講，就是把行政領導機關對行政管理事項的

9、決定在一定范圍內(nèi)，讓行政管理者周知。通知的應用范圍相當廣泛，在行政機關的行政管理活動中起著承上起下、聯(lián)系內(nèi)外的多方面的作用。1通知的適應范圍（1）適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；（3）傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；（4）任免人員。2通知公文的種類通知公文從內(nèi)容上可分為指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免性通知等。（1）指示性通知上級機關需要向下級機關作出指示，但其內(nèi)容又不適宜以命令（如不夠重大，強制力不十分強）發(fā)布時，則用指示性通知。例：西安市人民政府關于加強地下管網(wǎng)安全管理的緊急通知。指示性通知要寫清事由、通知事項、執(zhí)行中應注意的

10、問題等，道理講清，任務明確，措施具體。（2）批示性通知領導機關在批轉(zhuǎn)下級機關的公文，或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、平級機關和不相隸屬機關的公文，發(fā)布某些規(guī)范性文件時用批示性通知。批示性通知一般比較簡短，但必須得體、適當，符合所批示發(fā)布文件的實際。通知中要寫明對所批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件的評價或意見，指明通知事項的意義，說明批轉(zhuǎn)的目的和要求，并對如何開展工作作出明確指示，提出具體要求。批示性通知有三種形式：一是用于轉(zhuǎn)發(fā)性通知。上級機關、平級機關或不相隸屬機關的機關來文，如果對所屬下級機關具有指示、指導或參考作用，可以加上批語，以“通知”形式轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關文件西安市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于XXX的通知轉(zhuǎn)發(fā)平級機關文件西

11、安市人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)市民政局關于XXX的通知注：轉(zhuǎn)發(fā)文件不僅是下級轉(zhuǎn)發(fā)上級；平行機關、不相隸屬機關之間都可以互相轉(zhuǎn)發(fā)文件，不受等級和系統(tǒng)的制約。二是用于批轉(zhuǎn)性通知。上級機關認為下級機關上報的“請示”、“報告”具有普遍意義，可以加上批語，以“通知”形式轉(zhuǎn)發(fā)給所屬的下級機關。批轉(zhuǎn)下級機關的文件西安市人民政府關于批轉(zhuǎn)市教委基本普及高中階段教育的意見的通知注：具有嚴格的等級性和系統(tǒng)性。它只能是上級批轉(zhuǎn)下級的公文，平行機關之間不能互相批轉(zhuǎn)公文。批轉(zhuǎn)只能在其管轄的大系統(tǒng)內(nèi)使用，不能超越系統(tǒng)序列。如：政府只能批轉(zhuǎn)政府直屬部門的公文，不能批轉(zhuǎn)黨的工作部門的公文。若確有必要跨系統(tǒng)批轉(zhuǎn)，必須由相關系統(tǒng)聯(lián)合行文，

12、如市委、市政府關于批轉(zhuǎn)的通知。三是用于發(fā)布性通知。本級行政機關制定的規(guī)范性文件如規(guī)定、辦法、細則，不宜以政府命令發(fā)布的，可以“通知”發(fā)布。印發(fā)例西安市人民政府辦公廳關于專項整治行動方案的通知例西安市人民政府辦公廳關于 的通知(3)會議性通知會議性通知是以召開會議的有關事項為主要內(nèi)容的通知。須交待清會議名稱、會議時間、會議地點、參加人員（請新聞單位派記者采訪報道）、報到地點等。要編發(fā)文字號。(4)任免性通知上級機關任免下級機關的領導人，或者公布上級機關的有關任免事項時使用任免通知。任免通知的寫法：標題、主送單位、任免根據(jù)、任免人員姓名、職務等。3通知中幾個技術性問題的處理（1）關于的用法：被轉(zhuǎn)發(fā)

13、、批轉(zhuǎn)的文件中有“關于”的，文件標題中“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”前不再用“關于”。例：西安市人民政府（此處不加關于兩字）批轉(zhuǎn)市水利局關于加快發(fā)展水利經(jīng)濟的意見的通知印發(fā)本級文件時，“印發(fā)”二字可以加“關于”二字。也可以不加“關于”二字。（2）層層轉(zhuǎn)發(fā)的問題：層層轉(zhuǎn)發(fā)中存在著“通知的通知”的問題?？芍苯愚D(zhuǎn)發(fā)原文件標題。如國務院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關于規(guī)范村民委員會印章制發(fā)使用和管理工作意見的通知，省政府再轉(zhuǎn)發(fā)時就會出現(xiàn)“通知的通知”的問題，可采取直接轉(zhuǎn)發(fā)民政部文件標題的做法。即陜西省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)關于規(guī)范村民委員會印章制發(fā)使用和管理工作意見的通知（陜政辦發(fā)2007103號）3辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)經(jīng)市政府同意

14、的文件時，文件開頭要寫“經(jīng)市人民政府同意”。4批示語的結尾有多種寫法一類是貫徹執(zhí)行類，要求下級必須照辦，同時根據(jù)情況加上認真、務必、堅決等強調(diào)性的詞語。如“請遵照執(zhí)行”，“請貫徹執(zhí)行”，“請認真貫徹執(zhí)行”。強調(diào)在總的批示精神下，結合實際情況確定具體的方法、步驟、重點等。如“請結合當?shù)貙嶋H，認真貫徹執(zhí)行”。另一類是參照執(zhí)行類。如“請參照執(zhí)行”，參，參考，照，照辦，給下級以選擇余地。通知、通告與通報區(qū)別：通報的對象不專對某機關或某些人，僅是告知, 有表揚，批評的功能，通知的對象專指，沒有表揚，批評的功能，通告的內(nèi)容特指。七、議案“議案”屬于提請審議的上行文。比較明確，比較單一。適用于各級人民政府，

15、按照法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項，其主送機關只能是各級人大及其常務委員會。八、報告1報告的適用范圍：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。2報告公文的結構報告的格式一般由標題、受文機關、正文、結尾等幾部分組成。（1）標題：由制發(fā)機關、事由、文種構成。（2）正文：正文反映所報告的內(nèi)容。其結構可采取縱式結構或橫式結構?？v式結構：按工作過程、事件發(fā)生的時間順序安排材料。橫式結構：按所提問題、所取得的經(jīng)驗、成績安排材料。如工作總結報告，是比較典型的橫式結構。（3）結尾報告一般不要求上級批復。因此報告的結尾一般寫“特此報告”（4）落款制發(fā)機關名稱和時間。制發(fā)機關

16、名稱以制發(fā)機關公章表達，不另打制發(fā)機關名稱。3報告公文的寫作（1）寫報告必須真實，條理清楚，不得虛報冒估，甚至弄虛作假，邀功請賞。（2）報告中不能夾帶請示事項。如暨需詳細報告情況，又需要請示問題，可采取兩種處理方法。一是請示、報告分開，形成兩個文件。二是作為請示處理。在請示文件中簡述報告內(nèi)容，提出請示事項，把詳細的報告內(nèi)容作為請示的附件處理。（3）報告屬上行文，公文格式按上行文要求，發(fā)文號用“字”不用“發(fā)”，如“西政字”，而不用“西政發(fā)”。九、請示1請示的適用范圍：適用于向上級機關請求指示、批準。（請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、某個問題給予指示，作出批示、答復、審核批準等的上行文。）

17、（這里所說的上級機關是指本系統(tǒng)直屬上一級機關。）2請示公文的結構（1）請示事由請示事由要扼要講明所提問題的背景或依據(jù)，明確寫出所請示的是什么問題或什么事項。（2）請示事項請示事項是請示正文的主要內(nèi)容，需詳細、具體地寫明要求給予指示、批準的問題或事項的基本情況、存在問題以及本單位對解決這些問題的意見、建議與設想。意見要寫的有根有據(jù)，中肯可行。（3）請求請求是請示的結尾部分，另起一行書寫。根據(jù)請示事項的內(nèi)容可分別用“當否，請指示”，“以上意見妥否，請批示”，“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”。3請示公文的寫作（1）請示的問題應是工作中亟待解決而下級又無權決定或無力解決的問題，情況必須確實，原因必須說

18、清，理由必須充分，建議必須切實可行。見例21（2）請示必須一文一事一請示，專文上報，以便上級研究批復，不能一文數(shù)事。（3）請示只寫一個主送機關，不能多頭請示。需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。（因上級未批復之前文件還未生效）。（4）不以部門或部門負責人的名義直接的送市政府領導同志個人（除市政府領導同志交辦的事項和需要報送市政府領導同志的絕密事項以及少數(shù)特別緊急的涉外事項、重大突發(fā)事件）。（5）各部門要切實做好協(xié)調(diào)工作。報送市政府審批的公文，如涉及其它部門的職責，主辦部門要主動征求有關部門的意見，協(xié)辦部門要積極配合，取得一致意見后，經(jīng)有關部門負責同志會簽上報市政府。部門

19、間如有分歧意見，主辦部門主要負責同志要出面協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)后仍不能達成一致的，主辦部門應將有關部門的意見及理據(jù)列明，經(jīng)有關部門主要負責同志會簽后上報市政府。（6）各部門上報市政府審批的公文（請示），由部門正職簽發(fā)（正職外出時，由主持日常工作的副職負責人簽發(fā)）。（7）請示是上行文，按上行文格式要求，發(fā)文號用“字”不用“發(fā)”。落款下要注明（聯(lián)系人：聯(lián)系電話：）請示與報告的區(qū)別（1）行文目的不同請示的事項應是工作中亟待解決而下級又無權決定或無力解決的問題，行文目的是向上級機關請求解決問題，請求指示和批準有關事宜。其實質(zhì)是陳請、祈使，要求上級批復。報告的行文目的是向上級匯報工作，反映情況，其實質(zhì)是陳述。（

20、2）行文時間不同從時間上看，請示所涉及的事項是準備作而尚未作的事，要等上級機關批復以后才能辦理實施，屬事前行文。報告所涉及的事項是正在作或已經(jīng)作過的事，屬事后行文。（3）結束語不同請示公文和報告公文的結束語匯寫法不同，其實質(zhì)區(qū)別是請示要求批復，用“請批復”。報告公文只匯報情況，不要求批復。（4）結構不同請示一般由事由、請求事項、請求三部分構成。而報告則由情況、經(jīng)驗、問題、今后設想或意見構成。（5）涉及問題的廣度不同請示是一文一事，專題請求。而報告則既有專題報告，又有綜合報告。綜合報告涉及多方面的問題。（6）處理方式不同請示作為辦理件，領導閱后要提出具體批辦意見。報告作為傳閱件，只須領導閱知，上

21、級機關不作答復。十、批復1批復的適用范圍：適用于答復下級機關的請示事項。（批復，是上級機關答復下級機關的請求事項時所使用的一種帶有指示、答復性的下行文。行文對象是提出請示的下級機關）。2批復的結構（1）引語引語是引用下級機關請示公文的時間、標題和發(fā)文字號，簡述請示事由。例23：西安市人民政府關于藍田縣縣城總體規(guī)劃的批復中你縣關于藍田縣城總體規(guī)劃修編審批的請示（藍政字XX號）收悉。經(jīng)第XX次市政府常務會議討論，現(xiàn)批復如下：（2）正文正文是針對下級機關所請示的事項表明同意與否的態(tài)度。如同意，還須作一些指示；如不同意，則要說明理由，作出如何處理的指示，使下級明白原因，有所遵循。如下級機關請示的問題有

22、的同意，有的不同意，則須逐條表明態(tài)度，分別說明同意與不同意的原因。（3）結尾：結尾一般以“此復”、“特此批復”等結尾。3批復的寫作要求：批復是一種指示性、政策性、法規(guī)性很強的文件，寫作時要態(tài)度明朗，語氣肯定，當行則行，當止則止，決不能含糊其辭，橫棱兩可，似是而非，要內(nèi)容具體，措詞準確，文字簡潔，表達清楚，針對性強。批復的主送機關一般是批復事項的請示機關。批復如需；其它機關知道或執(zhí)行的，可以抄送。如帶普遍性，可批轉(zhuǎn)。4批復的寫作要領：一、針對性要強。批復是針對下級上報的“請示”而制發(fā)的，因此，它的內(nèi)容必須與請示所提的要求與陳述的情況緊緊相扣。首先要引“請示”的標題和發(fā)文字號，這樣就使來往的兩個文

23、件自然的聯(lián)接在一起；然后根據(jù)所提請審批的事項，亮明態(tài)度，做出同意或不同意的表示，凡屬同意一般不必再寫理由。5堅持一文一事。批復應堅持一文一事原則，一份“批復”針對一份“請示”，假若一個單位的幾份請示是在同一種辦公會議上審批的，也應堅持一文一事，分別“批復”，而不應在一分“批復”中包括數(shù)份請示的內(nèi)容。十一、函1函的適用范圍：（1）適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（2）向平級的有關主管部門請求批準有關事項。如經(jīng)費、編制、表彰、稅收、征地等。2函的寫作函的適用范圍非常廣泛，與其它公文比較有簡便靈活的特點。（1）標題一般由發(fā)文機關、原由、文種三部分構成。（2）函

24、的正文要中心明確，一函一事，有的放矢，及時準確。（3）函的行文對象是平級和不相隸屬機關，在語氣和措施上要表現(xiàn)的平等、敬重、誠懇，不能使用對下級機關的口氣。提出請求，態(tài)度誠懇，切忌傲慢，打官腔。（4）主送機關要寫全稱，不寫簡稱，以示敬重。（5）結語多用“盼予函復”“上述意見如何，盼予答復”。函是法定公文文種之一，由于函具有向有關主管部門請求批準的功能，故在公文處理實踐中往往被人們與請示文種混淆使用，在平行文中存在的比較普遍的問題是文種使用問題。該用函的不用，卻用請示或報告。如一些單位向同級財政部門申請經(jīng)費，向計委申請計劃項目，都是平級，行文本應用函，卻常常用請示或報告，把同級當上級。為什么會出現(xiàn)

25、這種情況呢，我想有以下三方面的原因：一是公文撰擬者認識上的原因。一些同志由于平時不注意認真、細致的學習和領會公文的有關規(guī)定，對函缺乏明確的認識，不了解其含義和用途，未能從思想上對函的重要地位及功用給予充分的重視。似乎一提“函”，人們總覺其效力不如通知、請示強，（甚至有的同志認為函不是正式公文）。因而當需要向有關主管部門請求批準事項而行文時，便認為既然有求于對方，就用“請示”代替“函”，導致了文種錯用。另外有些同志覺得用函這個文種不夠鄭重，對受文機關不太尊重。所以明明知道該用函不用，而用請示。二是發(fā)文機關領導者的原因。在很多情況下，公文撰擬者用函向有關主管部門請求批準，這無疑是正確的，卻過不了本

26、機關主管領導這一關。如：有關人員最終初將文種確定為“函”，但最后被領導者改成“請示”。有的領導也知該用函卻用請示，是屬于無奈，也有的領導是由于對公文知識特別是對函的使用缺乏全面、正確的理解所致。三是受文機關的原因。這是導致函錯用的主要癥結所在。實踐中，有關主管部門由于有權審批一些具體事項如：財政、計劃、干部任免等，便不問是否具有隸屬關系，自覺不自覺地把自己擺在了領導機關的位置上，非要對方用“請示”不可。如不照此辦理，就設置障礙不予審批。而對方如改用請示，他就以批復回文。請示和函的區(qū)別，是兩個不同的文種。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題

27、；向有關主管部門請求批準事項等。函作為公文文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法定效力。“函”和“請示”這兩種公文，從作用上來說，都有用于請求批準的功效，但二者有著嚴格區(qū)別，不能互為通用，要明確你的行文對象是誰，向上級機關請求指示、批，只能用請示，不能用函。向有關主管部門請求批準，應該用函，而不應用請示。如1平級之間。辦公廳與財政局西安市人民政府辦公廳關于申請撥付XXX專項經(jīng)費的函。2不相隸屬機關之間。市政府向財政部申請專項資金，文件標題是西安市人民政府關于申請資金的函。要解決這個問題，就要從發(fā)文機關和受文機關兩方面協(xié)調(diào)聯(lián)動，認真學習貫徹國務院公文處理辦法，嚴格依法行文。特別是

28、各機關領導人要對此給以足夠的重視，同時有關業(yè)務主管部門（財政、國土、計劃、編制）與平級其他機關之間也需要互相理解與溝通，以確保函這一文種使用的規(guī)范化。批復和復函的區(qū)別批復和復函都是用于答復問題的。批復是一個文種，適用于答復下級機關的請示事項。批復屬下行文。批復的作者一定是上級機關，而它的行文對象必須是下級機關，而且必須是有隸屬關系的上下級機關。如XXX復函，平行文，用于平級機關之間或不相隸屬機關之間答復問題。省政府某廳局給市政府報文用函，市政府經(jīng)過專題會議研究后給予答復，用復函回復。因為沒有隸屬關系，只能用復函，而不能用批復。經(jīng)常有平級或不相隸屬回復用批復，是不對的。十二、意見國務院公文處理辦

29、法中新增加的文種。適用范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法意見這個文種可以用于上行文、下行文、平行文。作為上行文，即對上級的重要工作部署和重要問題提出意見和建議。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，即對本地區(qū)、本部門的重要工作、重要問題提出見解和處理辦法。文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。十三、會議紀要1會議紀要的適用范圍：適用于記載、傳達會議情況的議定事項。2會議紀要的結構（一）標題標題：一般只標明第幾次會議。因為在文件紅頭上已印有西安市人民政府專項問題會議紀要（二）開頭主要介紹會議的基本情況：時間：XX地點：XX主持人：XXX議題：XXXXXXXX（三）正文正文主要是具體闡述會議討論的問題、意見、結論、決定及對今后工作提出的要求，全面、具體、詳盡地反映出會議的主要精神和成果。常見的寫法是概括闡述式。概括闡述式。就是把會議的發(fā)言、討論情況和結論加以綜合分析，圍繞某個中心內(nèi)容，歸納概括成幾個部分，分條分段冠以序號和小標題進行排列，然后對各部分進行完整系統(tǒng)的說明和闡述。這種寫法的優(yōu)點是擬寫靈活，綱目清晰，層次分明，便于把問題講深講透。除寫明會議