建設(shè)工程電子檔案接收模式研究

1、建設(shè)工程電子檔案接收模式研究 一、檔案接收形式 (一)移交方式 1.在線模式 采取網(wǎng)上編制檔案或者實時在線上傳電子檔案。優(yōu)點是檔案館可以實時看到檔案完成的進程，可實時檢驗，并可實現(xiàn)網(wǎng)上移交檔案；缺點是檔案編制單位必須具備上網(wǎng)條件，不便于普及。同時，檔案的保密性差，檔案編制效率低。 2.離線模式 采取線下編制檔案。優(yōu)點是檔案編制效率高，便于普及應(yīng)用，保密性高；缺點是檔案館不能實時掌握檔案編制情況。 (二)軟件模式 檔案接收軟件可以分為兩大類，統(tǒng)一檔案編制軟件、不統(tǒng)一檔案編制軟件。 1.統(tǒng)一檔案編制軟件目前檔案編制單位已經(jīng)全部采用計算機軟件完成編制檔案。如果檔案館統(tǒng)一編制軟件，在技術(shù)上可以提供紙質(zhì)

2、檔案和電子檔案一致性檢查的措施，做到接收到的電子檔案真實可靠。檔案編制軟件應(yīng)做到在保證檔案編制質(zhì)量的前提下，盡量給檔案編制單位提供方便，便于推廣實現(xiàn)電子檔案的接收。 2.不統(tǒng)一檔案編制軟件為了兼容各個檔案編制軟件生成的電子文件，需要提供統(tǒng)一的檔案收集軟件，軟件中集成檔案接收目錄，檔案編制單位需要將檔案編制軟件生成的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，如pdf格式，或者將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案；軟件中需要提供檔案接收目錄，檔案編制單位將電子文件和目錄鏈接。這個模式的優(yōu)點是操作相對簡單，缺點是檔案編制單位需要掃描或者進行二次文件轉(zhuǎn)換成pdf，效率相對低。 (三)電子檔案組卷方式 1.按工程組電子卷該模式不分

3、案卷，直接按檔案館的歸檔目錄直接形成電子包，在后期的電子檔案查詢時，依靠電子文件查找技術(shù)快速找到電子文件，方便快捷。 2.按照案卷組電子卷按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案組卷的方式組電子案卷，并且可實現(xiàn)卷內(nèi)目錄和電子文件一一對應(yīng)，缺點是效率低，優(yōu)點是查找卷內(nèi)目錄時可以直接看到對應(yīng)的電子文件。 3.工程+案卷組電子卷采用統(tǒng)一的電子檔案編制軟件，可以自動生成按工程為單位的電子卷，在軟件中增加以案卷形式組卷的功能，填寫案卷的相關(guān)信息，利用選擇電子文件的方式形成卷內(nèi)目錄，移交給檔案館時，提供標(biāo)準(zhǔn)的xml格式文件，該文件可以自動導(dǎo)入到檔案館的業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)中，實現(xiàn)自動著錄項目級、工程級、案卷級的功能，極大提高檔案館的辦公

4、效率。 （四）電子簽章 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2014)在2015年5月1日開始實施，明確規(guī)定在接收紙質(zhì)檔案的同時接收電子檔案，且電子檔案采用電子簽章技術(shù)，使用CA證書保障電子文件合法性。住建部已經(jīng)搭建了建設(shè)行業(yè)電子認證平臺，旨在解決全國范圍建設(shè)行業(yè)從業(yè)單位及人員CA證書通用性，降低企業(yè)成本，并在各地進行了應(yīng)用。 二、電子檔案接收時應(yīng)注意的幾個問題 為了能夠順利開展電子檔案接收工作，軟件系統(tǒng)應(yīng)注意以下幾個問題： (一)軟件系統(tǒng)要能做到使得每個檔案參與者都達到了效率的最大化； (二)各館要根據(jù)自身實際情況，慎重選擇離線模式或在線模式； (三)選擇合作軟件公司時，要充分考慮

5、簽章效率以及電子檔案接收經(jīng)驗的成熟度。 (四)選擇適合自己的檔案進館的電子檔案管理模式。 三、電子檔案接收實踐 由于各個檔案館的業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)各異，電子檔案接收軟件應(yīng)提供開放式的xml格式文件接口，能把接收的電子檔案能夠順利導(dǎo)入到原有的系統(tǒng)中，從而解決系統(tǒng)的兼容性問題。為了更好地完成電子檔案的接收工作，應(yīng)包含以下幾個系統(tǒng)： (一)網(wǎng)上注冊系統(tǒng) 完成開工前和工程相關(guān)的各種基本信息的網(wǎng)上填寫保送，這些信息可以提供給原有業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)，便于進行項目級和工程級信息的自動著錄。 (二)電子檔案編制及電子檔案移交 電子檔案編制軟件除了完成檔案館接收的檔案內(nèi)容外，還需要完成和工程相關(guān)的各個部門需要各種資料，在使

6、用上應(yīng)具有方便性、易用性、智能性、實用性、先進性、可擴展性等特點，最大程度地給使用者提供方便。在編制軟件中應(yīng)嵌入電子檔案組卷、著錄及移交的功能，數(shù)據(jù)充分共享，形成包含項目級、工程級、案卷級、文件級、內(nèi)容級的電子檔案，這些內(nèi)容可以全部自動導(dǎo)入到業(yè)務(wù)辦公軟件中，極大地提高檔案人員的工作效率。在該軟件中還需要具有對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能； (三)電子檔案的接收審核及完善 檔案館的接收端，同樣也要具備對電子檔案的完整性、真實性、有效性、紙質(zhì)檔案和電子檔案一致性檢查等一系列功能，同時還具備對電子檔案的完整性進行補錄的功能，從而形成整個工程的電子檔案，便于以后查檔使用。 四、應(yīng)用實踐 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2014)已經(jīng)要求移交紙質(zhì)檔案的同時移交電子檔案，有些城市在該規(guī)范出臺前已經(jīng)在探索電子檔案的接收工作了，并且獲得了寶貴的經(jīng)驗，遼寧省鞍山市城建檔案館在全國率先應(yīng)用住建部電子認證平臺，采用電子檔案編制軟件進行電子檔案接收工作，并實現(xiàn)了項目級、工程級、案卷級、及電子文件級的移交工作，在整個的體系中充分