掌握時間管理 提高工作效率

1、掌握時間管理 提高工作效率 泌尿外科 李孝梅 前言 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰！-諺語 盛年不重來，一日難再晨；及時宜自勉，歲 月不待人！-陶淵明 時間是由分秒積成的，善于利用零星時間的 人，才會做出更大的成績來！-華羅庚 關(guān)于時間管理 時間管理的定義 指在同樣的時間消耗下，為提高時間的利用 率和有效性而進行的一系列控制工作，它包括對 時間進行的計劃和分配，以保證重要工作的順利 完成，并留出足夠的余地處理那些突發(fā)事件或緊 急變化。 效率：就是以較少的時間做更多的事情。 一：時間管理的意義和作用 1、提高工作效率 通過研究時間消耗的規(guī)律，認識時間的特 征，探索科學安排和合理使用時間的方法，從

2、而對時間資源 進行合理分配。 2、有效利用時間 管理者如果能有效管理時間，就可以最小 的資源投入獲得最大的效益，做到事半功倍。護理管理人員 常因為瑣碎的管理亊務而不能有效控制時間，以至于經(jīng)常有 勞而無功的感覺。 學會科學時間管理方法可幫助管理者在有限的工作時間內(nèi)通 過合理安排，提高時間的使用效率。 一：時間管理的意義和作用 3、激勵員工的事業(yè)心 時間管理是發(fā)展生產(chǎn)力的客 觀需要，也是實現(xiàn)個人價值對社會做貢獻和成就的需 要。有效利用時間可以使員工獲得更多的成功和業(yè)績， 從而激發(fā)成就感和事業(yè)心，滿足自我 二、時間管理的過程 1、評估時間使用情況 時間是如何消耗的 每一項管理活動需要多少時間； 時間

3、安排的依據(jù)是什么 你的處理方法是什么 緊急的事物是什么 自己每日最佳的工作時段 效率最低的工作時段是何時 2、了解時間浪費的原因和癥狀 辦事拖拉 上班漫談、聊天 電話干擾 不速之客打擾 所有事事必親躬 不敢拍板、等指示 不考慮輕重緩急 負責人員“遲到” 同樣的問題總是經(jīng)常 出現(xiàn) 文山會海，會議冗長 經(jīng)常加班加點 窮于應付突發(fā)事件上 交待不清，事情做錯 完美主義辦事 不考慮事情的復雜性 憑記憶辦事 信息溝通不暢 找資料 二、時間管理的過程 二、時間管理的過程 3、確認個人最佳工作時間段 管理者要評估時間的利用情況包括認識自己在每日、 每周、每月、每年不同的身體功能的周期性，充分 了解自己精力最旺

4、盛和處于低潮的時間段，然后依 照個人內(nèi)在生理時鐘來安排工作內(nèi)容。 表現(xiàn)在精神體力最好的時段里，安排從事須集中精 神及創(chuàng)造性的管理活動，在精神體力較差的時段中 可從事團體活動，通過人際關(guān)系中的互動作用，提 高時間利用率， 二、時間管理的過程 (1) ABC時間管理法 美國管理學家萊金（lakein)建議為了有效管理及利用時間， 每個人都需要將自己的目標分為三個階段，即今后5年內(nèi)欲 達到的目標(長期 目標），今后半年實現(xiàn)的目標（中期目 標），以及現(xiàn)階段要達到的目標（短期目標)，將各階段的 目標分為ABC三個等級，A級為最優(yōu)先（必須完成的）目標， B級為較 重要（很想完成的）目標，C級為不重要（可暫

5、時 擱置的）目標。 ABC時間管理法的特征及管理要點如下： 分類 點工作總量 的百分比 （%） 特征管理要點 時間分配占工 作時數(shù)百分比 （%） A2030 最重要，最迫切 后果影響大 必須做好，現(xiàn) 在就做，親自 去做 6080 B3040 重要，一般迫切 后果影響不大 最好親自做， 授權(quán) 2040 C4050 無關(guān)緊要，不迫 切后果影響小 授權(quán)0 二、時間管理的過程 ABC時間管理的步驟 列淸單：列出每天工作日程清單。 工作分類：對淸單上的工作進行歸類。 工作順序：根據(jù)事件特征、重要性、緊急程度確定ABC 順序。 畫出分類表：按ABC類別分配工作項目、各項工作預計 的時間安排以及實際完成的時

6、間記錄 實施：首先全力投入A類工作直到完成，再轉(zhuǎn)入B類工 作，大膽減少C類工作，以避免浪費時間。 總結(jié)：每日進行自我訓練，并不斷總結(jié)評價總結(jié)：每日進行自我訓練，并不斷總結(jié)評價, ,提高時間提高時間 管理效率。管理效率。 二、時間管理的過程 (2)(2)時間管理統(tǒng)計法時間管理統(tǒng)計法 時間管理統(tǒng)計法是事先擬定活動時間進度表，應力 求詳細，盡可能地把將來發(fā)生的情況安排到計劃之 中并留有余地，以防出現(xiàn)意外事件時束手無策。 目的：目的：對時間進行記錄和總結(jié)，并可分析浪費的原 因。 評價時間的應用情況以采取適當?shù)拇胧┕?jié)約時間， 達到管理時間的目的。 二、時間管理的過程 二、時間管理的過程 (3)(3)確定

7、優(yōu)先工作的方法：確定優(yōu)先工作的方法： 管理者為達到良好的工作努力/ 工作效益比率，必 須優(yōu)先處理最有價值、最緊急的任務。 將每日的工作列出先后次序，然后根據(jù)先后次序安 排時間，從最重要的工作做起。 一件事情完成以前，不要開始做另一件事情，以免 再回到前一件亊情時，必須花費時間及精力重新進 入工作狀態(tài)。 二、時間管理的過程 （4 4）授權(quán)）授權(quán) 護理管理者可通過適當授權(quán)使自己的工作時間更加 有價值。同時也為下屬的鍛煉成長提供了機會。 該項工作要分配給何人，如何使這些下屬有權(quán)利和 動力做好所授予的工作。 授權(quán)應是一種法定合約行為，管理者和下屬都應該 了解和同意授權(quán)行為以及附加的條件。 為了執(zhí)行工作

8、的方便，管理者應賦予下屬一些特定 的權(quán)利，并以書面通知的形式向其他相關(guān)人員說明 該員工已獲授權(quán)。 (5)(5)拒絕藝術(shù)拒絕藝術(shù) 護理管理者掌握拒絕藝術(shù)也是合理使用時間的有效手 段之一，每個人的時間都是均等固定的，管理者也不 例外 因此，面臨各項工作，管理者要有所舍取，做到有所 為，有所不為。 許多情況下，很難拒絕同事的一個合理的請求，類似 事件在不經(jīng)意間會占用護理管理者大量時間。 所以拒絕時要注意時間、地點及場合，避兔傷害他人。 二、時間管理的過程 （6 6）養(yǎng)成良好的工作習慣）養(yǎng)成良好的工作習慣護理管理者處理的問題千頭 萬緒，在日常工作中應該講求節(jié)約對間和工作效率。養(yǎng) 成良好的工作習慣。 減

9、少電話的干擾，打電話要盡量抓住要點 在辦公室以外的走廊或過道談話，以節(jié)約時間 控制談話時間 鼓勵預約談話，對護理人員可安排在每日工作不忙的下午時間 段進行會談 對護理有關(guān)檔案資料要進行分檔管理，按重要程度或使用頻繁 程度而分類放置，并及時處理、閱讀，抓住要領(lǐng); 減少會議,提高會議效果，準時開始，做到不開無準備的會議， 不開無主題的會議。 二、時間管理的過程 （7 7）保持心理健康）保持心理健康 保持心理健康可使管理者有高漲的工作熱情，提高 辦事效率。 心理健康既有心理因素，又有復雜的社會因素 管理者要學會控制自己的情緒，避免因情緒而影響 自己的工作效率,造成時間浪費。 一個心理健康的人，能夠做

10、到在幾分鐘內(nèi)從不良情 緒中解脫出來,使人高效地利用時間，提高工作效率。 二、時間管理的過程 三、護士長科學管理時間的幾點建議 1、樹立強烈的時間觀念 所謂時間觀念，就是管理者運用時間的自覺性，我們要 認識到?jīng)]有強烈的時間觀念就不能很好地進行時間管理。 因為只有具備了強烈的時間觀念,才能對時間進行科學 的管理，否則,對時間的管理就會是盲目的，因而也是 低效的。 2、對工作進行重點分類 護理管理者面臨紛繁復雜的工作，除了每天大量的日常 事務外，還有許多無法預料的事情要面對和處理,時間 的有限性與面臨的大量工作始終是一個矛盾，這就要求 護理管理者能夠把自己所控制的時間進行科學的分工， 有效地利用，不

11、斷地對時間管理進行創(chuàng)新，把主要的精 力用到關(guān)鍵的地方。 三、護士長科學管理時間的幾點建議 三、護士長科學管理時間的幾點建議 3、保持時間利用的相對連續(xù)性集中利用時間，不 可把時間分割成零星的碎片，是合理利用時間的關(guān) 鍵，心理學認為，當人們正在專業(yè)做一件工作或思 考一個問題時，最好能夠一氣呵成，不要中斷。 三、護士長科學管理時間的幾點建議 4、合理委讓權(quán)力 護理隊伍人才濟濟，會有許多方面學有所長的人 才在你的領(lǐng)導下工作。 護理管理者要善于發(fā)現(xiàn)人才，用人所長，合理地 委讓權(quán)力，防止事必躬親，從而使自己從日常繁 忙的事務中解放出來。 三、護士長科學管理時間的幾點建議 5、堅持從現(xiàn)在做起的信條 時間管

12、理的目的是為了提髙工作效率，取得更大的工 作成果，要重視的是今天的工作不要等到明天做，因 為明天還有明天的事。 要成為時間的主人，不要讓事情推著走，處于消極被 動的位置。 擬定目標和完成時限 ,目標就是期望達到的成就或結(jié) 果，是管理的歸宿，用預定目標來限制時間的使用， 以達到節(jié)約時間，提高效果的目的 6、掌握節(jié)約時間的幾個方法整理好辦公室 養(yǎng)成記事的習慣； 提高現(xiàn)代化的辦公能力； 合理利用資訊。 三、護士長科學管理時間的幾點建議 7、實施程序化管理計劃、組織、指揮、控制等作為管 理的有力手段，也適用于時間管理，尤其按照護理程序 的要求來管理時間，即評估-計劃-實施-評價（反饋）， 是科學、有效的。 三、護士長科學管理時間