公司文書制作制度

1、六、公司文書制作制度第一條 適應范圍凡公司內(nèi)的公務文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第二條 名義公務文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應以部門的名義簽署。第三條 呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫出意見，注明需呈報經(jīng)理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。第四條 文書格式1公務文件應使用楷書，盡可能簡單準確。2陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。第五條 文件編碼文件上應有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，

2、還應標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。第六條 書寫格式1通常在第一行寫文號，第二行寫文件內(nèi)容的標題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容2在屬于提復審報的情況下， 通常采取在文件末尾處用后記的形式證明， 在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。3由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。第七條 簽署應用文件制發(fā)者及收件者應注明職務，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人（或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的 文件如通知等，為

3、了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進行。1在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側(cè)寫上是否加急、掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。2秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項。3必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。4機密文件要用二層信封， 內(nèi)封上寫文件標題， 外封上的標志參照以上各條在左側(cè)寫 明“秘”的字樣。5文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標明“秘”的字樣。6本條第一項中所列內(nèi)容，除有關(guān)機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只

4、要在 封面左下角用小號字印上單位名即可。第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文件原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應清晰可 辨。第一條 文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種1 提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。2 承認，就有關(guān)事務進行認定。表23-9 定期報表發(fā)送記錄報表名稱類另y報告提出日期份數(shù)呈送單位日報月 報年報1.現(xiàn)金收支表隔日或翌月1日1副總經(jīng)理2.營業(yè)報告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3 .損益表隔月153自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4.資產(chǎn)負債表5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.3.請求，所報內(nèi)容等候裁定。4 報告，關(guān)于指示的答復性匯報。5.申請，請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請第十二條 指示類文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。1指示，對申請、請示及要求的答復。2傳達，有關(guān)事務上的指令。第十三條 電文依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電 文簡短。電