合同履行中單據(jù)的操作流轉(zhuǎn)

1、合同履行中單據(jù)的操作流轉(zhuǎn)買賣雙方簽定合同后就進(jìn)入了合同的履行階段。如果以 CIF 條件成效、 L/C 方式支付，合同的履行主 要經(jīng)過以下一些環(huán)節(jié)：備貨、催證、審證改證、租般訂艙、報(bào)關(guān)、保險(xiǎn)、制單、審單、結(jié)匯等。（一）貨、證、船的相互銜接貨、證銜接工作就是按照合同規(guī)定對(duì)外催開信用證，對(duì)內(nèi)抓緊備貨，達(dá)到貨、證俱全的要求。貨證俱 全要求做到貨物質(zhì)量、數(shù)量合格、包裝完好并且符合合同及信用證的要求；證應(yīng)該是經(jīng)過審核、符合合同 規(guī)定并可以接受的信用證。貨、證齊全還應(yīng)與適當(dāng)?shù)倪\(yùn)輸工具相結(jié)合，才能具備出口條件。因此在實(shí)際業(yè) 務(wù)中必須做到貨、證、船相互銜接。貨、證俱全應(yīng)按照信用證的要求和工廠提供的交貨單繕制發(fā)貨

2、憑證即出倉單（向倉庫或工廠提貨的憑 證）（二）繕制商業(yè)發(fā)票及裝箱單出口企業(yè)在收到信用證進(jìn)行審核無誤后即可根據(jù)信用證繕制商業(yè)發(fā)票和裝箱單。商業(yè)發(fā)票是全套出口 單據(jù)的核心單據(jù)，因而在繕制時(shí)應(yīng)格外細(xì)心，否則可能會(huì)造成一連串單據(jù)出錯(cuò)。重量單或裝箱單是商業(yè)發(fā) 票的補(bǔ)充文件，一般緊接商業(yè)發(fā)票后繕制。在繕制好商業(yè)發(fā)票和裝箱單后，企業(yè)即可辦理檢驗(yàn)檢疫、租船 訂艙、報(bào)關(guān)保險(xiǎn)等事項(xiàng)。（三）繕制出入境檢驗(yàn)檢疫出境貨物報(bào)驗(yàn)單并報(bào)驗(yàn)凡屬國家規(guī)定或合同規(guī)定必須經(jīng)國家出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)出征的商品，在貨物備齊后，最遲應(yīng)于報(bào)關(guān) 或裝運(yùn)前 7 天向國家出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檢驗(yàn)檢疫，填寫中華人民共和國出入境檢驗(yàn)檢疫出境貨物 報(bào)驗(yàn)

3、單。只有取得國家出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)發(fā)給的“出境貨物通關(guān)單”，海關(guān)才準(zhǔn)放行。凡無此單者海 關(guān)不予放行。貨物經(jīng)檢驗(yàn)合格，即由國家出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)發(fā)給檢驗(yàn)證書，進(jìn)出口公司應(yīng)在檢驗(yàn)證書規(guī)定的有效期內(nèi) 將貨物出動(dòng)。如超出有效期裝運(yùn)出口，應(yīng)向國家出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)申請(qǐng)展期，并由國家檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)進(jìn) 行復(fù)驗(yàn)合格后才能出口。申請(qǐng)檢驗(yàn)檢疫時(shí)根據(jù)需要需提交下列單據(jù)：合同、信用證、商業(yè)發(fā)票、換證憑、裝箱單、廠檢單、包 裝性能結(jié)果單、許可 / 審批文件等。（四）繕制出口托運(yùn)單并辦理托運(yùn)手續(xù)托運(yùn)時(shí)需填寫托運(yùn)單（ Booking Note ），亦稱“訂艙委托書”，送交運(yùn)輸公司或其代理作為訂艙的依據(jù)。所謂托運(yùn)單是指托運(yùn)人（

4、發(fā)貨人）根據(jù)外銷合同條款和信用證條款的內(nèi)容并向承運(yùn)人（船公司、一般為 裝貨港的船方代理人）辦理貨物托運(yùn)的單證。托運(yùn)單的主要內(nèi)容包括：貨名、件數(shù)、包裝式樣、樗、重量、 尺碼、目的港、裝般期限、結(jié)匯期限及能否分批、轉(zhuǎn)船等。承運(yùn)人根據(jù)上述內(nèi)容，并結(jié)合船舶的航線、掛 靠的港口、船期及艙位等考慮能否接受。托運(yùn)時(shí)需提交的主要單據(jù)有：出口貨物明細(xì)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷單、出庫單、 外貿(mào)合同（必要時(shí)）、出口許可證（必要時(shí)）等。（五）繕制出口貨物報(bào)關(guān)單外銷出倉單開立后，即可據(jù)以繕制出口貨物報(bào)關(guān)單，加蓋出口企業(yè)報(bào)關(guān)單及報(bào)關(guān)員印章后，作為向海 關(guān)申報(bào)出口、憑以放行的單據(jù)。根據(jù)我國海關(guān)規(guī)定，一般貨

5、物除海關(guān)特準(zhǔn)的外，需在裝船 24 小時(shí)前辦理出 口報(bào)關(guān)手續(xù)，集裝箱貨物應(yīng)于出運(yùn)前 3 天報(bào)關(guān)。報(bào)關(guān)時(shí)，憑報(bào)關(guān)單向海關(guān)申報(bào)，海關(guān)驗(yàn)明貨物無誤后，在 裝貨單上加蓋入行章，這里商品才能裝上運(yùn)輸工具出運(yùn)。報(bào)關(guān)時(shí)需提交的單據(jù)有：基本單證：商業(yè)發(fā)票、重量單或裝箱單、裝貨單（S/0）、外匯核銷單、減稅、免稅證明。特殊單證：配額許可證、特殊管理證件。預(yù)備單證：合同、產(chǎn)地證、委托單位工商執(zhí)照、委托單位帳冊(cè)及有關(guān)單位證等。（六）繕制投保單并投保凡是以 CIF 條件成交的貨物，在貨物裝運(yùn)前必須向保險(xiǎn)公司辦理投保手續(xù)。因保險(xiǎn)單上載有運(yùn)輸貨物 的船名，因此投保工作應(yīng)在船只配妥后及時(shí)辦理。保險(xiǎn)單由保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)繕制、簽發(fā)，

6、但由于保險(xiǎn)單是議 會(huì)單據(jù)之一，所以在繕制投保單時(shí)必須準(zhǔn)確填制，一一列明。出口公司需根據(jù)信用證條款或合同條款及時(shí) 向保險(xiǎn)公司提供上述投保所需資料。（七）繕制運(yùn)輸單據(jù)在CIF或CFR條件下，出口企業(yè)在收到運(yùn)輸公司或其代理提交的配艙回單后，即可按信用證和其他有 關(guān)規(guī)定繕制提單。提單是重要的議付單據(jù)之一，因此在繕制時(shí)應(yīng)格外小心。提單上各項(xiàng)內(nèi)容必須符合信用 證條款及合同條款的內(nèi)容。繕制完畢后，即送運(yùn)輸公司或其代理，由該公司根據(jù)貨物裝運(yùn)情況簽發(fā)正本海 運(yùn)提單，出口企業(yè)憑此到銀行結(jié)匯。（八）簽證、認(rèn)證簽證是指我方機(jī)構(gòu)接受國家委托簽發(fā)各種證書，如原產(chǎn)地證、G.S.P 產(chǎn)地證等；誰是指由習(xí)方指定的機(jī)構(gòu)（我政府機(jī)

7、關(guān)或地方國家駐我國的機(jī)構(gòu)）在我某些出口單據(jù)上作必要的證明，確認(rèn)其為合法文件。此項(xiàng)工作必須在交單前辦妥。（九）繕制匯票匯票作為局面支付命令，應(yīng)在結(jié)匯前繕制完，并與其他單據(jù)一起作為到銀行結(jié)匯的非常重要的單據(jù)。十）發(fā)出裝船通知貨物裝運(yùn)完畢后，出口企業(yè)必須及時(shí)向買方發(fā)出裝船通知（Shipping Advice ）。特別是在FOB或CFR條件成效時(shí)應(yīng)由買方投保，因而發(fā)出裝船通知尤為重要。在 CIF 條件下，出口企業(yè)也應(yīng)及時(shí)發(fā)出裝般通知， 便于買方掌握運(yùn)輸信息，做好接貨、銷售、轉(zhuǎn)賣、加工等準(zhǔn)備工作，有利于業(yè)務(wù)的進(jìn)一步開展。有時(shí)信用 證規(guī)定裝船通知的電傳或電副本是議付的單據(jù)之一，這時(shí)必須按信用證要求提供上述

8、副本。（十一）綜合審單盡管各種單證在繕制的過程中都經(jīng)過認(rèn)真的審核，但在向銀行交單前需盡量將各種單證集合在一場(chǎng)， 采用多種方法對(duì)單據(jù)進(jìn)行全面審核，審查單單之間是否一致、各個(gè)單證的內(nèi)容是否正確完整、單據(jù)的人數(shù) 是否符合信用證的要求、單證上的簽章或背書是否齊全等，從而確保信用證項(xiàng)下所要求的單據(jù)做到“單單 一致、單證一致”。（十二）交單結(jié)匯外貿(mào)企業(yè)應(yīng)在信用證規(guī)定的交單期及有效期內(nèi)將符合信用證規(guī)定的單據(jù)交到指定的銀行（或公開議付 信用證下任一銀行）辦理議付、承兌或付款，從而取得貨款。（十三）改單出口企業(yè)交單后，議付銀行進(jìn)行寓意，如發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯(cuò)便會(huì)將單證退回，出口企業(yè)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行必單， 不可拖延。如無法發(fā)音

9、，應(yīng)采用“表提”（表蓋提出）或“電提”等方法請(qǐng)示買方或銀行付款。如果進(jìn)口 方開證行或付款行審單后，拒付或退回單證，應(yīng)查明原因及時(shí)解決。（十四）存檔交單以后，出口單證由我方議付行通過對(duì)方開證銀行或其他關(guān)系人買方手中。在此過程中可能出現(xiàn)單 證的更換和高的，也可能發(fā)生“拒付”、“索賠”等情況，這就需要調(diào)閱原單證的留底。因此出口企業(yè)必須保留一份完整的副本單據(jù)（包括信用證及其修改書），并建立科學(xué)的管理檔案。這是單證工作重要的 一環(huán)。二、在單證工作中應(yīng)注意的問題（一）及時(shí)備妥各種單據(jù)公司中每天都有業(yè)務(wù)發(fā)生，有時(shí)一天會(huì)涉及到多筆業(yè)務(wù)，因此工作人員必須及時(shí)備妥每一份信用證項(xiàng) 下所需要的各種單證，這樣便于審單，也不會(huì)出現(xiàn)單證