會(huì)務(wù)管理流程細(xì)則

1、會(huì)務(wù)管理流程細(xì)則為實(shí)現(xiàn)對(duì)公司各類會(huì)議進(jìn)行有序的組織于管理，確保會(huì)議召開的質(zhì)量和效率，特制定本細(xì)則。一、會(huì)前準(zhǔn)備編號(hào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人(部門)審核審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)HQ1會(huì)議計(jì)劃申報(bào)發(fā)起部門部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.發(fā)起部門填寫會(huì)議計(jì)劃申請(qǐng)表；2.確定會(huì)議主題、會(huì)議目標(biāo)和應(yīng)達(dá)成的結(jié)果、人員、時(shí)間及地點(diǎn)要求等3.如有需要，可召開專門會(huì)議4.需提前20天申請(qǐng)HQ2會(huì)議場所的選定行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會(huì)前10個(gè)工作日確定2.了解場地情況(外部環(huán)境、內(nèi)部設(shè)施、住宿、娛樂、餐飲等)3.費(fèi)用比較HQ3確定會(huì)議議程發(fā)起部門部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.發(fā)起部門填寫會(huì)議議程安排表2.需提前8個(gè)工作日提交行政部HQ4發(fā)會(huì)議通

2、知行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖2.需提前7個(gè)工作日公布HQ5申報(bào)會(huì)議預(yù)算行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理1.依據(jù)會(huì)議的長短及要求確認(rèn)，費(fèi)用明細(xì)包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見費(fèi)等，填寫會(huì)議費(fèi)用預(yù)算表。2.需提前4個(gè)工作日完成HQ6參會(huì)人員確認(rèn)行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會(huì)同發(fā)起部門確認(rèn)人員有無變動(dòng)2.確認(rèn)住宿、交通、娛樂情況3.會(huì)前3個(gè)工作日完成HQ7預(yù)定行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)征詢結(jié)果，預(yù)定會(huì)議室、房間、餐飲、娛樂2.

3、會(huì)前3個(gè)工作日完成HQ8設(shè)備準(zhǔn)備行政部部門經(jīng)理詳見設(shè)備準(zhǔn)備清單HQ9車輛安排行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)人數(shù)確定車輛，要求是正規(guī)出租公司，并有備用方案。2. 根據(jù)會(huì)議人員情況，確定路線3. 至少配兩臺(tái)小車服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，一臺(tái)小車為會(huì)務(wù)組用車HQ10發(fā)會(huì)務(wù)通知行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理1. 在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，公布所有安排。應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖2.會(huì)前3天發(fā)給與會(huì)者HQ11歡迎牌、橫幅、PPT制作行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)實(shí)際情況制作2. PPT為議程應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。3.

4、會(huì)前1天完成HQ12會(huì)議文件準(zhǔn)備行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會(huì)同發(fā)起部門打印文件2.會(huì)前2天完成HQ13準(zhǔn)備會(huì)議及人員安排行政部部門主管1.就會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行通報(bào)2.兩天以上的會(huì)議，至少安排三個(gè)行政人員服務(wù)3.會(huì)前1天完成HQ14食品的采買行政部部門主管依據(jù)會(huì)議的長短，采購相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心、瓶裝水HQ15會(huì)場布置行政部部門主管1.所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前2小時(shí)運(yùn)到會(huì)場2.會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在會(huì)前1小時(shí)擺放并調(diào)試完畢3.所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗并在會(huì)前30分鐘擺放完畢4.會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢5.擺放

5、指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。6.臺(tái)卡、文件于會(huì)前30分鐘放置7.通知匯報(bào)人員于會(huì)前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料8.茶水需在會(huì)前10分鐘開始沖泡二、會(huì)中工作編號(hào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人(部門)檢查審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)HZ1會(huì)議室保障行政部專人部門主管1. 引導(dǎo)座位，簽到2. 會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議的服務(wù)，做好攝像、錄像工作，每次匯報(bào)開始時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況3. 協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào)PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作4. 及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作HZ2用餐保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情

6、況（人數(shù)）及用餐時(shí)間2.如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐3.做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服務(wù)4.酒水準(zhǔn)備到位5.晚餐時(shí)通知第二天行程HZ3住宿保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.提前獲得房間鑰匙，并分發(fā)給與會(huì)人員2.晚上與總臺(tái)設(shè)定較早時(shí)間，并提醒早餐3.會(huì)議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前，收齊房間鑰匙HZ4娛樂保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.了解領(lǐng)導(dǎo)的需求，安排人員做好服務(wù)2.準(zhǔn)備好撲克、麻將牌等娛樂設(shè)施3.準(zhǔn)備室外活動(dòng)HZ5會(huì)議紀(jì)要發(fā)起部門部門經(jīng)理1.發(fā)起部門派專人最好會(huì)議紀(jì)要，與會(huì)后兩天發(fā)給與會(huì)者三、會(huì)后工作編號(hào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人(部門)檢查審批細(xì)則及節(jié)點(diǎn)HH1退房行政部專人部門主管1.會(huì)議結(jié)束當(dāng)天12點(diǎn)前收齊鑰匙2.仔細(xì)檢查一遍房間，看是否遺漏物品3.確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票HH2車輛安排行政部部門經(jīng)理1.優(yōu)先安排領(lǐng)導(dǎo)用車2.會(huì)務(wù)組用車3.與會(huì)人員用車HH3設(shè)備整理行政部專人部門主管1.送走所有參會(huì)人員后，進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作2.專人檢查一遍，看有否遺漏3.歸還設(shè)備HH4費(fèi)用報(bào)銷行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理在會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，并附此次會(huì)議的費(fèi)用清單HH5會(huì)務(wù)總結(jié)行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)四、注意事項(xiàng)F會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份；對(duì)所借用品應(yīng)