時間管理的法則.doc

_時間管理的法則一、效能管理法分析事件的重要與緊急情況，就是闡釋效率和效能的關(guān)系。根據(jù)輕重緩急可以將事件分為四類，如圖1所示：圖1象限時間管理法示意圖1.四象限時間管理A類事件既重要又緊急，B類事件重要但不緊急，C類事件緊急但不重要，D類事件既不重要又不緊急。處理這四類事件的順序依次是：A類事件B類事件C類事件D類事件。在管理者的工作中，紛至沓來的A類事件總是讓人感到棘手，為什么會出現(xiàn)如此多的A類事件？是哪個環(huán)節(jié)沒有做好呢？A類事件頻發(fā)的原因管理專家研究發(fā)現(xiàn)，A類事件一般是由錯誤處理B類事件導(dǎo)致的，也就是說，當(dāng)重要但不緊急的事件未得到妥善處理時，就會越來越緊急，隨著時間推移，最終轉(zhuǎn)換為A類事件，當(dāng)轉(zhuǎn)化發(fā)生后，經(jīng)理人只能停下手邊的工作，全力以赴地處理A類事件，之后再回到原來的工作上。這種管理不善的情況就不停地循環(huán)出現(xiàn)在經(jīng)理人的時間表。值得注意的是，人們往往未能妥善處理B類事件的原因是被C類事件遮住了眼睛。經(jīng)理人往往要花費50%左右的時間處理瑣碎的雜事，也就是C類事件，又花費50%左右的時間處理A類事件，于是經(jīng)理人就在C類事件和A類事件之間來回奔波，成了時間管理的救火隊員，將B類事件扔在一邊，無暇顧及。避免轉(zhuǎn)化的方法要想避免B類事件轉(zhuǎn)化為A類事件，一般可以采用的方法包括：壓縮：完成事件的核心，或簡化完成該事件的步驟。替代：尋找比此事件更重要或更緊急的事件，或以更有成效的事件代替該事件。授權(quán)：將事件的處理權(quán)授予他人，由他人代為處理。先做：依照重要性區(qū)分事件，相對于C類事件來說，先做B類事件。舍棄：舍棄重要程度和緊急程度都不高的部分事件，用更多時間完成其他工作。增加：增加時間和工作量，全力以赴地完成重要事件，使處理結(jié)果更加完美。改進：改進部分事件的性質(zhì)，尤其需要將A類事件改成B類事件。杜絕：杜絕不重要且不緊急的事件的發(fā)生。確保：確保重要事件能保質(zhì)保量地按時完成。聚焦：安排專門的時間段，集中精力處理重要事件。少做：不重要的事件要盡量少做。不做：不予理睬既不重要又不緊急的事件，甚至可以犧牲部分利益。時間分配對于四類事件，經(jīng)理人要掌握好時間分配的尺度。合理的時間分配如圖2所示：圖2時間分配示意圖對于既緊急又重要的突發(fā)事件，需要安排20%-25%的時間，且一定要控制在25%以下；對于重要但不緊急的事件，需要安排65%-80%的時間，也就是將絕大部分時間花費在這類工作上，把重要但不緊急的工作當(dāng)做既緊急又重要的工作去做；對于緊急但不重要的工作，需要花費15%的時間處理；對于既不緊急又不重要的工作，則要花費1%甚至更少的時間去做。2.艾森豪威爾的時間管理原則艾森豪威爾認(rèn)為，對A、B、C、D四個象限的工作應(yīng)該采取不同的應(yīng)對措施，如圖3所示：圖3艾森豪威爾的時間管理原則第一，A類既緊急又重要的突發(fā)事件，本人做，且立即做；第二，B類重要但不緊急的工作，本人做，且花費大量時間做；第三，C類緊急但不重要的工作，盡量不自己做，委托給別人做，如果必須自己做，則要減少工作量；第四，D類既不重要且不緊急的工作，扔進廢紙簍，不做。3.4D原則4D原則與艾森豪威爾的時間管理原則不謀而合，面對A、B、C、D四類工作，要采取不同的原則：A類工作要馬上去做，也就是Do it now；B類工作可以以后再說，也就是Do it later；C類工作要授權(quán)給別人做，也就是Delegate；D類工作則干脆不做，也就是Dont do it。二、艾維李的效率法在經(jīng)理人時間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，經(jīng)理人要想有效地利用時間，就必須對工作有所取舍，選取最重要、最有價值的工作執(zhí)行。美國管理學(xué)家艾維李提出了“10分鐘6件事效率法”，這種時間管理法也被譯為“效率法”、“艾維李效率法”。從完成工作的性價比來看，也可以稱為“效能法”。艾維李認(rèn)為，工作者可以花費5分鐘時間列出明天、下周甚至下個月要做的6件重要事情，再花費5分鐘時間給這些事情按照重要程度排序，將最重要事件的編為“1號”，次要事件編為“2號”，依此類推，最后把這6件事寫在紙上，剪成小紙條，工作時就按照事件次序一一執(zhí)行，保證每一時、每一分、每一秒都在做最重要、最有價值的工作。簡而言之，艾維李的效率法可以總結(jié)為以下三個步驟：第一，列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；第二，把這六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所排順序做事，直至下班結(jié)束。三、一周時間運籌法時間管理從計劃開始，好的時間運籌方法需要科學(xué)合理地記錄過去的工作，發(fā)現(xiàn)時間浪費之處，找到改進的措施，修正原有的時間管理方案，再嚴(yán)格按照修正后的方案執(zhí)行。一周時間運籌法就是這種時間管理方法的代表。1.使用方法使用一周時間運籌法時，以星期時間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記為從星期一、星期二到星期天，以小時時間為縱坐標(biāo)，標(biāo)記為從早晨到晚上，還需要加上備注和總結(jié)。在接下來的一周里，使用者要認(rèn)真記錄時間利用情況，每天都要進行總結(jié)，當(dāng)一周結(jié)束后，再進行周總結(jié)。如表1所示：表1一周時間運籌法時間星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上備注總結(jié)2.時間管理細(xì)到周對中、基層經(jīng)理人而言，周計劃和周檢討是最有效、最重要的時間管理手段。經(jīng)理人傾向于制定月計劃，但實際上這種方法并不理想。例如，麥肯錫通過調(diào)查全球經(jīng)理人的計劃實現(xiàn)有效性，發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)都在做月計劃，而制定月計劃之后，每個星期的實施有效性是不一樣的，第一周為70%80%，第二周為60%70%，第三周為50%60%，第四周只有40%50%。個人月計劃的實施情況也與此相似，月末時只剩下50%左右。這種情況發(fā)生的原因在于計劃趕不上變化。一個月之前料想的情形，到現(xiàn)在很可能已經(jīng)發(fā)生了很大的變化。如果每天追蹤這些變化，就會發(fā)現(xiàn)每天的計劃實施有效性都在減弱，頻繁的情況變動導(dǎo)致經(jīng)理人只關(guān)注眼前的具體工作，往往忘記了整體的方向和目標(biāo)，很難做到協(xié)調(diào)和平衡，所以周計劃和周檢討非常重要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計劃?？紤]到中國人的文化觀念比較急功近利、注重實用主義，報表應(yīng)該要越少越好，越精要越好，一個星期只需要兩張表就足夠了，一張表為周報表，另一張表為客戶檔案記錄表。除此之外，表格設(shè)計也要風(fēng)格簡明為上，抓住關(guān)鍵數(shù)據(jù)即可。四、辦公室的5S辦公室的工作既繁也雜，要想做到很好地管理文件檔案和辦公區(qū)域，就必須進行辦公室的5S行動。辦公室的5S包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)，如圖4所示：圖4辦公室的5S示意圖1.整理整理是指整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物、能集中注意力工作的地方。首先，辦公桌上擺放的都是目前需要處理的文件，將過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件收到柜子里；其次，每天都要進行整理工作，防止事務(wù)滯留到第二天；最后，定期定制標(biāo)簽和標(biāo)識，用紅色、綠色等不同顏色區(qū)別標(biāo)記文件。2.整頓整頓是指整頓工作作風(fēng)和流程，讓一切向節(jié)約時間、增加效能的方向前進。整頓包括收拾辦公室，工作者要在午餐前做簡單整頓，下午下班前做徹底全面的整頓，這樣可以快速進入工作狀態(tài)，提升工作的效率。有人習(xí)慣上班工作之前做打掃辦公室衛(wèi)生、泡茶等無聊的事情，往往導(dǎo)致工作效率降低。要點提示辦公室的5S指的是：整理；整頓；清掃；清潔；素養(yǎng)。3.清掃清掃是指將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進入工作狀態(tài)的環(huán)境。具體包括及時處理文件（包括紙質(zhì)文件和電腦文件）、建立合理的文檔系統(tǒng)、定期更新日用品等。4.清潔清潔是指保持辦公氛圍的簡潔，使自己能夠很快地進入高效工作的狀態(tài)。首先，辦公室里除了辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且椅子最好樣式簡單、沒有靠背，這樣可以有效防止人們在寒喧中浪費時間；其次，辦公室內(nèi)切忌放置個人照片、雜志、愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、好玩的玩具等分散注意力的物品，工作時間內(nèi)可以將其收在柜子里，因為大多數(shù)人難以抵制這些物品的誘惑。5.素養(yǎng)素養(yǎng)是指養(yǎng)成良好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對時間的侵蝕，讓時間成為自己掌控的有形資源。例如，在辦公室可以喝茶、喝咖啡,甚至到衛(wèi)生間抽煙，但當(dāng)收到別人這樣的邀請，而自己恰好有一個很重要的工作時，就要敢于拒絕，否則礙于面子或交情就會浪費時間、擱置工作?？偠灾?，辦公室的5S行動應(yīng)該做到：在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；每天都整理，不要把事務(wù)留到第二天，定制標(biāo)簽標(biāo)色；及時處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；整理工作時間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；避免被打斷工作，讓助手篩選電話。五、計劃的杠桿原理計劃是非常重要的管理措施，管理者應(yīng)該花費時間做詳細(xì)的計劃，讓下屬加倍努力，不斷完善計劃。有人認(rèn)為做計劃浪費時間，不如用于具體工作，這種想法很片面。中國有句古話“工欲善其事，必先利其器”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計劃的時候，多花時間有助于開展工作，考慮得越周全，工作進展就越快。有很多經(jīng)理人正好與此相反，他們急于行動，疏于計劃，有條件要干，沒有條件也要干，這個理論本身沒有錯，但是如果不做備選方案和計劃，就很可能多交學(xué)費、多走彎路。經(jīng)理人和員工最大的區(qū)別就在于要做計劃，員工只要服從和執(zhí)行就可以達到合格、優(yōu)秀，但是經(jīng)理人在行動之前要做盡可能詳細(xì)的計劃，如果沒有具體的操作方法、沒有具體的數(shù)量、沒有制定三個以上的計劃就開始行動，經(jīng)理人的管理就是失敗的。1.帕累托原理（二八原理）經(jīng)理人制定計劃時要遵循一個杠桿原理帕累托原理，也被稱為二八原理，即80%的結(jié)果往往取決于20%的努力。圖5帕累托原理示意圖【案例】分?jǐn)?shù)與努力之比很多大學(xué)生讀書不用功，往往臨考試的時候才開始看書，從這些學(xué)生的考試成績中可以發(fā)現(xiàn)一個規(guī)律：如果連續(xù)突擊一天一夜，這樣的學(xué)生的考試成績可能是30分；如果想考60-70分，大概需要復(fù)習(xí)兩個星期；如果想考80分，大概需要復(fù)習(xí)兩個月；如果想考到90分，就需要每一節(jié)課都認(rèn)真聽講。從這個案例中可以看到，人們的時間效率是不同的。到達一定程度后，增長的速度就會越來越慢，想要取得成果就要付出更多努力。每個人都有工作的巔峰期，也就是在每天的工作中，總有一段時間的工作效率最高，如果能將最重要的工作放在巔峰期內(nèi)完成，就可以取得最好的效能。有一項關(guān)于巔峰期的研究表明，大多數(shù)人的巔峰期在上午9點到11點之間，低谷期則在下午3點鐘以后。每個人的實際情況都有不同，因此對巔峰期的高效利用要靈活進行。2.提高效率的三問法美國人伯納姆認(rèn)為，為了提高時間的效率和效能，做每一項工作之前都應(yīng)該認(rèn)真問自己以下三個問題：第一個問題是：能不能取消？第二個問題是：能不能與別的工作合并？第三個問題是：能不能用更簡便的東西代替？伯納姆認(rèn)為不是所有工作都要做，而是要“有所為，有所不為”，學(xué)會進行取舍，無法取舍時就要想辦法合并，實在不能合并就要思考替代的方案，盡最大努力提高工作效率。3.善用空閑時間在現(xiàn)實生活中，專家并不比常人多懂什么，他們只不過多讀書、多看報、多吸收信息，而且需要的信息積累起來而已。因此，不斷收集需要的信息，通過長期積累，必然會成為專家。善用等車時間每個人都有等車的時候，可能每次只有10分鐘，但積少成多也會變成很大的數(shù)目，因此要善用這段空閑時間。例如，可以用MP3收聽學(xué)習(xí)課程，或認(rèn)真地想問題，或看“口袋書”。利用生活的點滴時間積累知識，信息量就會越來越大，掌握的資訊也就越來越多。關(guān)掉電視，扔掉報紙現(xiàn)在是信息爆炸的時代，有用的和無用的信息充斥著人們的生活，人們每天都可以從電視、報紙、互聯(lián)網(wǎng)上看到大量的垃圾信息，無形中浪費了人們的時間。因此我們要關(guān)掉電視、扔掉無聊的報紙，堅決抵制花邊新聞，要學(xué)會訂閱與自己專業(yè)相符的報紙，以及快速瀏覽報紙主要內(nèi)容的方法。早起一小時女人每天的睡眠最好在8個小時以上，男人最好在7個小時以上。在保證睡眠時間和睡眠質(zhì)量的情況下，早晨最好早起1小時，“早起一時，輕松一天”，利用這一個小時的時間運動或?qū)W習(xí)。4.快速的節(jié)奏感養(yǎng)成快速的節(jié)奏感是時間管理的重要措施。只有養(yǎng)成快速的節(jié)奏感，才能提醒自己時間管理的重要性，體會時間的緊迫性，成為自己的人生導(dǎo)師和時間安排的先知。經(jīng)理人可以借助手表、手機等工具，讓自己時刻清楚當(dāng)前的時間點，進而想到這個時間點的計劃，檢查實際上正在從事的工作，考慮如何協(xié)調(diào)自己的工作狀態(tài)等。例如，日本在第二次世界大戰(zhàn)后快速崛起，發(fā)展速度十分驚人，原因就在于日本人講究速度，其時間講究“六快”快食、快便、快睡、快行、快思、快記，這種時間管理方法在環(huán)境快速變化的今天非常實用。六、時間管理細(xì)則時間管理的實質(zhì)是管理生活方式，因此時間管理的法則也就是有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪費時間的往往不是大塊的工作，恰恰是一些不良的生活習(xí)慣和工作方式。因此，經(jīng)理人要從微小的細(xì)節(jié)開始做起，把工作時間安排好，把業(yè)余時間管理好，具體包括以下幾個方面：每一分、每一秒都做最有生產(chǎn)力的事；有效授權(quán)，帶來輕松；用金錢換取時間；把重要的事情變成緊急的事情；不斷地行動；遇事馬上做，現(xiàn)在就做；第一次做好，次次都做好；明確目標(biāo)，制定計劃，寫成清單；設(shè)定完成期限；分秒不浪費，工作日志法；管理業(yè)余時間；專心致志，不虎頭蛇尾；采用節(jié)省時間的工具、通訊和交通方式等；不聽、不接電話；不見客訪客；