如何利用OUTLOOK在廠外收發(fā)OA郵件.doc

如何利用OUTLOOK在廠外收發(fā)OA郵件從OA無法在離廠后訪問開始，給我們廠外辦公、出差帶來很多麻煩，并經(jīng)常造成工作延誤。因?yàn)槲覀円呀?jīng)習(xí)慣于利用OA這個平臺交互資料和信息?，F(xiàn)在，我們?nèi)绻陔x廠后辦公，只能帶個令牌出去，再通過集團(tuán)公司網(wǎng)站入口進(jìn)行訪問，而且同一個令牌只能提供一個人在同一時間內(nèi)訪問OA。那么有無辦法解決這個問題呢？答案是肯定的，那就是利用MicroOffice的Outlook軟件。現(xiàn)在教給大家如何簡單來設(shè)置這個軟件，達(dá)到利用OA收發(fā)郵件的目的。一 如何在Outlook進(jìn)行OA收發(fā)郵件設(shè)置1 啟動Outlook：在“開始菜單/程序/Microsoft Office”下啟動“Microsoft Office OutlookXXXX”（XXXX是版本號，如2003）。2 選擇下拉菜單“工具/帳戶”，在彈窗中選擇“郵件”標(biāo)簽。3 按右上角“添加”，選擇“郵件”命令。4 在彈窗“Internet連接向?qū)А敝休斎肽愕挠脩裘Ｈ纭皬埲?，這個名字是別人收到你發(fā)送的郵件的“發(fā)件人”。5 選擇“下一步”，添入你的OA郵箱地址。如“”。6 選擇“下一步”，在“接收郵件服務(wù)器”、“發(fā)送郵件服務(wù)器”欄目中都添入“”。7 選擇“下一步”，在“帳戶名”框中輸入你的OA郵箱前半字段，即用戶名。如“zhangsan”，再在“密碼”框中輸入你的訪問郵箱密碼。這個密碼就是你每天登陸OA的密碼。 如果你不想每次進(jìn)入Outlook時，都輸入密碼，就在“記住密碼”前打勾?，F(xiàn)在你可以利用OA收發(fā)郵件了。但如果你不想麻煩，最好看一下第三項(xiàng)“常見的問題”。二 如何收發(fā)郵件每次啟動Outlook后，可以按如下操作收發(fā)郵件。（一） 接收郵件1 每次啟動Outlook后，默認(rèn)設(shè)置是自動接收郵件。或者，選擇下拉菜單“工具/發(fā)送和接收/接收全部郵件”。等待，右下角提示接收進(jìn)程。主窗口提示新郵件數(shù)量，見圖1。2 在接收結(jié)束后，點(diǎn)“收件箱”，打開收件箱。3 主窗口出現(xiàn)收件箱列表，沒有閱讀的新郵件被加黑顯示。見圖2。此處動態(tài)提示接到的新郵件數(shù)量此處動態(tài)提示接收進(jìn)程圖1：接收進(jìn)程新郵件將被加黑顯示郵件閱讀窗口，這里顯示郵件內(nèi)容這個曲別針是附件圖2：郵件列表4 用鼠標(biāo)選擇你要閱讀的郵件。下面窗口顯示郵件內(nèi)容。5 關(guān)于附件：如果郵件帶有附件，列表中標(biāo)題前面會有個曲別針圖標(biāo)。閱讀窗口右側(cè)也有這個圖標(biāo)。用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)閱讀窗口這個圖標(biāo)，選擇“保存附件”。在“保存到”欄目輸入你要存儲的路徑，再點(diǎn)“保存”。這樣你就可以到對應(yīng)目錄去閱讀你的附件。當(dāng)然，你也可以不保存，而在線打開附件進(jìn)行閱讀。（二） 發(fā)送郵件1 點(diǎn)快捷鍵“創(chuàng)建郵件”，或者在下拉菜單選擇“文件/新建/郵件”。2 在下面編輯窗口書寫你的信件內(nèi)容。3 在“收件人”、“抄送”欄目輸入收件人郵箱地址，多收件人時用半角逗號隔開。4 在“主題”欄目輸入郵件主題。5 如果你要添加附件，則點(diǎn)彈窗上部的“附件”快捷圖標(biāo)。在“插入附件”彈窗中選擇你要附加的文件，再點(diǎn)該彈窗的“附件”按鈕。附件被添加。6 點(diǎn)快捷鍵“發(fā)送”，自動發(fā)送你的郵件。 圖3：創(chuàng)建新郵件 相關(guān)畫面見圖3。三 常見的問題如下幾個參數(shù)應(yīng)該根據(jù)你的需要進(jìn)行設(shè)置。1 默認(rèn)設(shè)置在你接收郵件后，OA郵箱所有收件箱信件都被自動刪除，而這些郵件被保存在你硬盤上。如果不想刪除，可以按如下設(shè)置：1）選擇下拉菜單“工具/帳戶”；2）在彈窗中選擇“郵件”標(biāo)簽；3）點(diǎn)“屬性”，在新彈窗中選擇“高級”標(biāo)簽；4）在下部“在服務(wù)器上保留郵件副本”前打勾。2 設(shè)置閱讀郵件確認(rèn)時間。 一般地，郵件列表的郵件，只有光標(biāo)停留一個固定時間，如5秒后，才由加黑顯示變?yōu)槠胀@示，即確認(rèn)被“閱讀”過。如果你覺得這個時間過長，可以如下修改參數(shù)： 1）選擇下拉菜單“工具/選項(xiàng)”； 2）在彈窗中選擇“閱讀”標(biāo)簽； 3）將第一項(xiàng)“在顯示郵件XX秒后，將其標(biāo)記為已讀”中，修改時間?；蛘吒纱嘈薷某伞?”好了。3 設(shè)置接收郵件的硬盤保存路徑。你接收到的郵件，將被自動保留到你的計算機(jī)中。按如下方式設(shè)置你需要的保存路徑。1）選擇下拉菜單“工具/選項(xiàng)”； 2）在彈窗中選擇“維護(hù)”標(biāo)簽； 3）點(diǎn)“存儲文件夾”按鈕，在彈窗中點(diǎn)“更改”，更改路徑后，確定。 其它還有一些設(shè)置，朋友們自己慢慢品吧。學(xué)習(xí)一個