如何做好時(shí)間管理技巧.ppt

1、03-05-04,格力電器人力資源部制作,1,時(shí) 間 管 理 技 巧,-企業(yè)人培訓(xùn)課程系列之一,03-05-04,格力電器人力資源部制作,2,課 程 目 標(biāo),領(lǐng)悟時(shí)間需要管理 有效地利用時(shí)間 提高工作效率,03-05-04,格力電器人力資源部制作,3,課 程 內(nèi) 容,時(shí)間失控原因 有效利用時(shí)間方法 善用時(shí)間的良好習(xí)慣,03-05-04,格力電器人力資源部制作,4,送你兩句話：,人生的遺憾來(lái)自劣質(zhì)的時(shí)間管理 時(shí)間管理就是人生管理、優(yōu)先管理,03-05-04,格力電器人力資源部制作,5,一時(shí)間失控原因,03-05-04,格力電器人力資源部制作,6,王延亮是一間貿(mào)易經(jīng)理。他花了半小時(shí)和女友美兒商量晚

2、上雙方家長(zhǎng)見(jiàn)面談?wù)摶槭碌氖乱?。放下電話后，他即忙于在凌亂的臺(tái)面上找尋稍后開(kāi)會(huì)的議程。 正當(dāng)他打算草議一封信的時(shí)候，電話鈴一響，他接聽(tīng)后便和朋友在電話聊天，另又要應(yīng)酬突然到訪同事。結(jié)果，他遲到赴宴。會(huì)議進(jìn)行時(shí)，王延亮不能夠控制開(kāi)會(huì)程序，讓同事提出些不應(yīng)該在該次會(huì)議討論的事情。結(jié)果大家既不能依時(shí)討論各項(xiàng)議程，也不能如期結(jié)束會(huì)議。 美兒在保險(xiǎn)公司任職經(jīng)理，雖然她有一個(gè)報(bào)告須要在第二天早上交給上司，但她仍然花時(shí)間向同事提供有關(guān)顧客禮物的意見(jiàn)。另一方面，她又不懂得組織其他同事幫助她完成報(bào)告，終于須要在當(dāng)天加班工作，才能完成報(bào)告。 因?yàn)橥跹恿梁兔纼簝扇瞬欢霉芾頃r(shí)間，結(jié)果他們同時(shí)遲到，弄得兩家人不歡而散。

3、 王延亮的同事羅經(jīng)理提醒他做事要有計(jì)劃，應(yīng)盡量減少應(yīng)酬同事和聊天的電話。此外，他應(yīng)該利用秘書推卻不重要的約會(huì)；同時(shí)，主持會(huì)議要根據(jù)議程，不要臨時(shí)講未有充分資料的事項(xiàng)。 王延亮轉(zhuǎn)而教導(dǎo)美兒不要只顧幫助其他同事而忽略自己的工作；同時(shí)亦要學(xué)習(xí)將工作分派給下屬與其他同事，應(yīng)促使小組合作。,03-05-04,格力電器人力資源部制作,7,思考： 1工作計(jì)劃是個(gè)人在公事上的承諾，而時(shí)間管理是有關(guān)如何運(yùn)用自己寶貴的資源。兩者怎樣互相配合呢？ 2假如發(fā)現(xiàn)工作任務(wù)的權(quán)責(zé)不相符時(shí)，應(yīng)該怎樣辦呢？ 3美兒在故事中將估價(jià)的任務(wù)交給估價(jià)部門去處理，假如估價(jià)部不合作，美兒應(yīng)該如何處理？ 4雖然花時(shí)間和同事聊天會(huì)影響生產(chǎn)力，

4、但是和同事融洽相處亦很重要，王延亮應(yīng)該如何在兩者之間求取平衡？ 5成功的時(shí)間管理可以讓個(gè)人騰出不少時(shí)間，在這情況下，是否應(yīng)該向公司表示自己有空閑時(shí)間，要求加派工作呢？這個(gè)要求有沒(méi)有其他副作用呢？,03-05-04,格力電器人力資源部制作,8,啟 示,你不可能再有*年*月*日的今天 成功的人會(huì)抓住時(shí)間 失敗的人會(huì)沒(méi)感覺(jué)地讓時(shí)間流走,03-05-04,格力電器人力資源部制作,9,時(shí)間管理淺釋,以高明的方法活用時(shí)間 自我管理，按時(shí)把工作完成 古人以“一寸光陰一寸金”比喻時(shí)間之寶貴，力誡世人應(yīng)該珍惜分秒，好好利用不斷流逝的歲月。此理念，至今仍是放之四海皆準(zhǔn)。,03-05-04,格力電器人力資源部制作,

5、10,經(jīng)驗(yàn)交流,內(nèi)容：您如何管理時(shí)間 時(shí)間：每組人發(fā)言不超過(guò)5分鐘,03-05-04,格力電器人力資源部制作,11,征 兆,忙于雜事、瑣事，重要工作沒(méi)有時(shí)間做 被工作追趕，無(wú)余裕時(shí)間 事情無(wú)法準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)完成 把事情延到最后,03-05-04,格力電器人力資源部制作,12,征 兆,時(shí)間管理不能增加時(shí)間 工作重新再做 工作無(wú)法依時(shí)完成 不能預(yù)計(jì)要做什么而先行準(zhǔn)備,03-05-04,格力電器人力資源部制作,13,征 兆,今天不做沒(méi)關(guān)系，明天也能做 無(wú)工作計(jì)劃 等前手完成工作后再進(jìn)行 無(wú)法同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)工作,03-05-04,格力電器人力資源部制作,14,三 大 殺 手,缺乏時(shí)間管理意識(shí) 缺乏溝通

6、弄不清優(yōu)先順序,03-05-04,格力電器人力資源部制作,15,討論1,題目：時(shí)間失控原因 形式：分組討論 時(shí)間：5分鐘,03-05-04,格力電器人力資源部制作,16,時(shí)間失控原因,缺乏計(jì)劃 缺乏組織 用人不當(dāng) 缺乏控制,03-05-04,格力電器人力資源部制作,17,時(shí)間失控原因,習(xí)慣拖延時(shí)間 大小事必躬親 不好意思拒絕 文件滿桌病,03-05-04,格力電器人力資源部制作,18,二、有效利用時(shí)間的方法,03-05-04,格力電器人力資源部制作,19,方法1：時(shí)間管理訓(xùn)練,預(yù)估時(shí)間 測(cè)量實(shí)際所花時(shí)間 比較預(yù)估時(shí)間與實(shí)際時(shí)間 找出差異原因 排除延遲原因 訂下新標(biāo)準(zhǔn),03-05-04,格力電器

7、人力資源部制作,20,時(shí)間記錄表,03-05-04,格力電器人力資源部制作,21,方法2：創(chuàng)造有效時(shí)間,使用更好工具工作 提升工作熟練度,03-05-04,格力電器人力資源部制作,22,方法3：依工作的重要度分配工作,重要度 -指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小 工作順序 -重要且緊迫的事 -不重要但緊迫的事 -重要但不緊迫的事 -不重要也不緊迫的事,03-05-04,格力電器人力資源部制作,23,80/20原理,80%的價(jià)值-20%的因子 20%的時(shí)間-80%的成效,03-05-04,格力電器人力資源部制作,24,方法4：先明確工作的目的及目標(biāo),目標(biāo)的確立 -是你自己的 -切合實(shí)際 -用書面形式列明 -

8、具有期限 -相互協(xié)調(diào),03-05-04,格力電器人力資源部制作,25,目標(biāo)金字塔,年目標(biāo) 月目標(biāo) 周目標(biāo) 日目標(biāo),03-05-04,格力電器人力資源部制作,26,方法5：并行您的工作,將工作細(xì)化，可依時(shí)間允許同時(shí)交錯(cuò)進(jìn)行多件工作,03-05-04,格力電器人力資源部制作,27,方法6：認(rèn)清工作的特性,把握工作的特性 -持之以恒才會(huì)有結(jié)果的工作 -短時(shí)間完成的工作 投入恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間與方法,03-05-04,格力電器人力資源部制作,28,方法7：培養(yǎng)氣氛轉(zhuǎn)換的方法,精神不專注 轉(zhuǎn)換氣氛 恢復(fù)有效率工作,03-05-04,格力電器人力資源部制作,29,方法8：拒絕自己任何拖延理由,拖延的原因 -不愉快

9、的事 -困難的事 -含重大決策的事,03-05-04,格力電器人力資源部制作,30,克服拖延的方法,各個(gè)擊破法 -困難、不愉快的事細(xì)分為許多小事 平衡表法 -列出拖延理由與辦妥事情的潛在好處 思維方式改變法 避免過(guò)分追求盡善盡美,03-05-04,格力電器人力資源部制作,31,方法9：準(zhǔn)備八分，當(dāng)日二分,任何工作先準(zhǔn)備好八成 當(dāng)日?qǐng)?zhí)行時(shí)只要做剩下的二成,03-05-04,格力電器人力資源部制作,32,方法10：訂定長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo),有了長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)規(guī)劃 集中時(shí)間 朝目標(biāo)投入,03-05-04,格力電器人力資源部制作,33,方法11：把握工作進(jìn)行的程序,分解出工作進(jìn)行的優(yōu)先順序 找出最恰當(dāng)、最省時(shí)的工作進(jìn)行

10、程序,03-05-04,格力電器人力資源部制作,34,方法12：從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí),錯(cuò)誤使用時(shí)間 從錯(cuò)誤中改善 提升自己時(shí)間管理的能力,03-05-04,格力電器人力資源部制作,35,自檢作業(yè),內(nèi)容1：勤務(wù)時(shí)間檢查 內(nèi)容2：時(shí)間管理檢查 時(shí)間：10分鐘,03-05-04,格力電器人力資源部制作,36,檢查要點(diǎn)1,上班不遲到，上班開(kāi)始立刻工作 下班前收拾好工作，準(zhǔn)備回家 提醒自己不在上班時(shí)間打私人電話 上班時(shí)間朋友打電話進(jìn)來(lái)長(zhǎng)話短說(shuō) 上班時(shí)間不與同事閑聊 各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)時(shí)參加,03-05-04,格力電器人力資源部制作,37,檢查要點(diǎn)1（續(xù)）,與客戶約會(huì)，一定準(zhǔn)時(shí)到達(dá) 上班外出，一定向主管報(bào)告外出理由及所需

11、時(shí)間 預(yù)定時(shí)間內(nèi)無(wú)法返回公司，一定用電話與上司聯(lián)絡(luò) 交辦的工作能在指定時(shí)間完成,03-05-04,格力電器人力資源部制作,38,檢查要點(diǎn)2,每月制定月計(jì)劃表 用工作時(shí)間進(jìn)度表控制工作的進(jìn)行 重要工作分配較多時(shí)間進(jìn)行 每項(xiàng)工作能依工作優(yōu)先順序進(jìn)行 和他人共同完成工作，事先充分溝通,03-05-04,格力電器人力資源部制作,39,檢查要點(diǎn)2（續(xù)）,工作有預(yù)做準(zhǔn)備的時(shí)間 拖延的習(xí)慣 同時(shí)分段處理多項(xiàng)工作 工作間隙也能利用 采用節(jié)省時(shí)間的工作方法及工具,03-05-04,格力電器人力資源部制作,40,三、善用時(shí)間的良好習(xí)慣,1、做事有計(jì)劃-明白自己將要做什么。 2、真正把時(shí)間看得很寶貴-時(shí)間是財(cái)富。

12、3、懂得處理事情的輕重緩急懂得做先做 的事。 4、凡事不能拖拉今天能做的事今天做 并讓您的下屬也知道您的習(xí)慣。 5、重點(diǎn)的事重點(diǎn)對(duì)待懂得關(guān)門做事。,03-05-04,格力電器人力資源部制作,41,三、善用時(shí)間的良好習(xí)慣（續(xù)）,6、要為下屬形成一些習(xí)慣和程序讓他們 知道什么時(shí)候該做什么和不做的后果，根 本不需要您的催促。 7、懂得分工授權(quán)實(shí)際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù)，花很多時(shí)間處理小事情是非常不明智的。 8、不要貪大求全和拘泥形式做事看效果， 而不一定看是否所有的程序都走到。,03-05-04,格力電器人力資源部制作,42,三、善用時(shí)間的良好習(xí)慣（續(xù)）,9、不要去處理重復(fù)出現(xiàn)的事情這樣的事您應(yīng)該總結(jié)一下，看看能不能程序化，或者把引起這種事情的原因杜絕掉。 10、善于利用零星時(shí)間一個(gè)人難免會(huì)有等人、等車、買菜等的時(shí)候，利用這些時(shí)間來(lái)整理思路或看書