第三章 工作設計與分析

第三章工作設計與工作分析人民郵電出版社方振邦主編工作設計1工作分析概述2工作分析的程序和工作說明書的編寫3工作分析的方法4CONTENTS目錄了解工作設計的含義與方法；重點掌握工作特征模型；掌握工作分析的含義與原則；理解工作分析與人力資源管理其他職能的關系；掌握工作分析的程序；能夠運用定性方法進行工作分析，并學會編寫工作說明書?！痢凉镜膷徫还ぷ髡f明書公司是一家合資企業(yè)。公司領導與負責人力資源管理工作的人員認識到人力資源管理活動的有效性決定著未來公司的發(fā)展，決定與某大學人力資源管理研究所合作，由后者承擔完成“××公司人力資源管理”項目任務，以工作分析項目作為整體項目的基礎性工作并先期進行。工作分析項目經(jīng)過前期設計與準備、診斷、實施工作分析訪談、整理合并信息等階段，歷時5個月的時間，為××公司所有崗位建立了工作說明書。啟發(fā)思考：建立崗位工作說明書為什么必須以認真細致的工作分析作為前提呢工作設計1一、工作設計的含義工作設計（jobdesign）是指為了達到組織目標，合理有效地處理人與工作的關系而采取的，對與滿足工作者個人需要有關的工作內(nèi)容、工作職能和工作關系的特別處理。對工作進行周密的、有目的的計劃安排。點擊播放視頻《人力資源之工作分析》二、工作設計的方法1.工作專門化工作專門化是通過動作和時間研究，將工作分解為若干很小的單一化、標準化及專業(yè)化的操作內(nèi)容與程序。每位員工以最有效的方式只從事一種工作活動員工依據(jù)明晰的權責利關系來從事企業(yè)中程序化的工作員工長期專注于某一領域內(nèi)的工作，有利于員工提高技能與進行發(fā)明創(chuàng)造，有利于組織開展員工甄選與培訓工作。2.工作輪換工作輪換——為減輕員工對工作的厭煩感而將其從一個職位換到另一個職位。對于員工：對工作保持興趣和新鮮感；增強員工的工作適應能力；滿足他們職業(yè)選擇與成長的需要，激勵他們做出更大的努力。對于組織：可以激發(fā)組織活力；儲備多樣化的人才與增強部門間協(xié)作，進而促進組織發(fā)展。3.工作擴大化工作擴大化是增加員工工作任務的數(shù)量或變化性，是工作任務的水平擴展。通過豐富某一工作的內(nèi)容來減少從事單一工作的厭煩感，員工通過學習和培訓掌握更多的知識和技能，從而提高了工作興趣。工作擴大化增加了員工的工作滿意度，提高了工作質(zhì)量。4.工作豐富化工作豐富化是對工作內(nèi)容和責任層次的改變，是指對工作內(nèi)容的縱向擴展和對工作責任的垂直深化，旨在向員工提供更具挑戰(zhàn)性的工作。實施工作豐富化，應該增加員工的工作要求、賦予員工更多的責任和自主權、不斷與員工進行溝通反饋以及對員工進行相應的培訓等。三、工作特征模型工作特征模型（JobCharacteristicsModel，JCM），也稱五因子工作特征理論，是哈佛大學教授理查德·哈克曼（RichardHackman）等管理學家提出并加以完善的較為流行的工作設計理論之一。工作特征模型是工作豐富化的核心。該模型給出了描述一項工作的核心工作特征，并指明了提升核心工作特征水平的工作設計方法，以及每一項核心工作特征所對應的結(jié)果變量。工作組合組成自然的工作單位開放的反饋渠道縱向的工作負荷建立起客戶聯(lián)系工作特征模型為管理者從事工作設計提供了具體的指導，如下所示：工作分析概述2一、工作分析的含義（又稱作：職務分析、職位分析、崗位分析，JobAnalysis）解決“某一職位應該做什么？”和“什么樣的人來做最適合？”的問題研究一個職位包括的具體工作內(nèi)容和責任，對工作內(nèi)容及有關因素做全面的、系統(tǒng)的描述和記載；指明承擔這項工作的人員必需具備的知識和能力；界定本工作與其他工作的差異；通過工作分析得到的信息被用來制作職位說明書，主要包括工作說明（JobDescription）和工作規(guī)范（JobSpecification）

兩方面的內(nèi)容）。工作分析要解決什么問題工作分析主要是分析并解決某項工作的“6W1H”的問題：——Who（誰做）——What（做何事）——When（何時）——Where（何地）——Why（為何）——Which（需要何工具）——How（如何）工作分析（JobAnalysis）員工做些什么？員工怎樣做這些事情？員工為什么要做這些事情？工作描述（JobDescription）工作的總體描述工作基本職能的歸納總結(jié)工作規(guī)范（JobSpecification）根據(jù)技能、教育以及經(jīng)驗所做出的個人資格要求確定工作的要求員工定位員工培訓懲戒行為招聘選拔開發(fā)工作分析過程中的三個基本概念二、工作分析的原則在工作分析的過程中一般要注意以下原則：對工作活動是分析而不是羅列針對的對象是職位而不是人分析要以當前工作為依據(jù)員工關系管理薪酬管理績效管理招募與甄選職業(yè)生涯管理培訓與開發(fā)三、工作分析與人力資源管理其他職能的關系現(xiàn)代的職位分析/工作設計技術可以幫助公司推行高績效戰(zhàn)略。在英國石油公司（BritishPetroleum，BP）勘探部，由于需要比較有效的、行動快速的、扁平化的組織以及被授權的員工，因而要求管理人員列出技能和技能水平矩陣來代替職位說明書。高級管理人員希望將員工的注意力從職位說明書“那不是我的工作”的想法，轉(zhuǎn)移到能夠激勵他們獲得其履行更大職責所必需的新技能的東西上去。點評：職位分析與工作設計指明了與工作任務的內(nèi)容、職位相關的能力和技能，并與績效管理和薪酬管理體系結(jié)合，激發(fā)員工不斷提升技能和能力，為組織目標的實現(xiàn)提供保障。工作分析的對象是：組織中需要員工承擔的工作崗位（或職位）。工作分析的中心任務是：為組織人力資源管理提供科學依據(jù)，實現(xiàn)“人崗相宜、人稱其職、人盡其才”。工作分析的中心任務是什么工作分析的原則是分析而不是羅列：將工作分解為幾個重要的組成部分，審查后將其重新進行組合。決不是任務的簡單列舉和羅列。針對的是工作而不是人：工作分析并不關心任職者的任何情況，它只關心職位。目前的任職者被涉及到的原因，僅僅是因為他通常最了解情況。以當前工作為依據(jù)：工作分析的任務是為了獲取某一特定時間內(nèi)的職位的情況。職位說明書不能含糊不清。事實而不是判斷：工作分析人員的任務是盡可能地傳遞事實資料。判斷的工作留給職位說明書的最終用戶去做。工作分析的程序和工作說明書的編寫3一、工作分析的程序（一）準備階段確定工作分析的目的1成立工作分析小組2對工作分析人員進行培訓3做好其他必要的準備4（二）調(diào)查階段設計調(diào)查方案收集被分析工作的相關信息收集工作的背景資料整理資料審查資料分析資料（三）分析階段分析階段的主要任務是深入分析調(diào)查階段所獲得的信息，運用科學的方法找出各個職位的主要成分和關鍵要素。完成階段的主要任務是根據(jù)規(guī)范和信息編制工作說明書，并對整個工作分析過程進行總結(jié)。編寫工作說明書總結(jié)整個工作分析過程將工作分析的結(jié)果運用于人力資源管理以及企業(yè)管理的相關方面（四）完成階段工作活動——工作活動與過程、活動記錄——所運用的程序；個人的責任工作中的人的活動——人的行為，如身體行動以及工作中的溝通——作業(yè)方法分析中使用的基本動作；工作對人的要求，如精力的耗費。在工作中所使用的機器、工具、設備以及工作輔助用品——電話、電腦、傳真機、汽車、對講機、飛機、車床。工作分析中需要收集的信息類型與工作有關的有形和無形因素——處理或者運用的知識（比如會計）；所加工處理的材料；所生產(chǎn)的產(chǎn)品或所提供的服務。工作績效——工作標準；工作的衡量要素，如完成一項工作所花費的時間。工作背景——工作時間表；物理工作條件。工作對人的要求——個人特征，如個性和興趣；所需要的教育與培訓水平；工作經(jīng)驗。二、工作說明書的編寫工作說明書是工作分析的最終成果之一，包括工作描述和工作規(guī)范兩方面的內(nèi)容。一份內(nèi)容比較完整的工作說明書包括以下項目：使用設備；工作環(huán)境和工作條件；任職資格；其他信息。職位標識；職位概要；履行職責；業(yè)績標準；工作關系；1.職位標識職位標識是職位的一個標簽，一般要包括以下幾項內(nèi)容：職位編號、職位名稱、所屬部門、直接上級和職位薪點。2.職位概要職位概要就是要用一句或幾句比較簡練的話來說明這一職位的主要工作職責，要讓一個對這一職位毫無了解的人一看職位概要就知道它大概承擔了哪些職責。職位編號在某企業(yè)中，有一個職位的編號為HR-03-06，其中HR表示人力資源部，03表示主管級，06表示人力資源部全體員工的順序編號；再比如MS-04-TS-08，其中MS（market和sales的首字母）表示市場銷售部，04表示普通員工，TS表示職位屬于技術支持類，08表示市場銷售部員工的順序編號。3.履行職責履行職責就是職位概要的細化，描述這一職位承擔的職責以及每項職責的主要任務和活動。將職位的活動分解完之后，就要對每項任務進行描述。描述時一般要注意以下兩個問題。（1）要按照動賓短語的格式來描述，即按照“動詞+賓語+目的狀語”的格式來進行描述。（2）要準確使用動詞。4.業(yè)績標準業(yè)績標準就是職位每項職責的工作業(yè)績衡量要素和衡量標準，也就是指標與標準。5.工作關系工作關系是指某一職位在正常工作情況下，主要與企業(yè)內(nèi)部哪些部門和職位發(fā)生工作關系，以及需要與企業(yè)外部哪些部門和人員發(fā)生工作關系。6.使用設備使用設備就是工作過程中需要使用的各種儀器、工具、設備等。7.工作環(huán)境和工作條件這方面包括工作的時間要求、地點要求以及工作的物理環(huán)境條件等。8.任職資格對于任職資格的具體內(nèi)容，不同學者的看法并不一致。9.其他信息這屬于備注信息，如果還有其他內(nèi)容需要說明，但又不屬于工作描述和工作規(guī)范的范圍，可以在其他信息中加以說明。我國公務員職務分為領導職務和非領導職務兩個序列：領導職務序列。指副科長以上的職務和各級政府職能部門的領導職務；綜合管理類的非領導職務分為：巡視員、副巡視員、調(diào)研員、副調(diào)研員、主任科員、副主任科員、科員、辦事員（綜合管理類以外其他職位類別公務員的職務序列，根據(jù)本法由國家另行規(guī)定。）國家實行公務員職位分類制度。公務員職位類別按照公務員職位的性質(zhì)、特點和管理需要，劃分為綜合管理類、專業(yè)技術類和行政執(zhí)法類等。公務員職位分類公務員職務分類我國公務員的職位與職務分類事業(yè)單位崗位等級表最高經(jīng)營者：敢于超出自己的資源去開拓事業(yè)中間管理者：充分利用現(xiàn)有資源發(fā)揮最大效用專業(yè)技術人員：獨立出色完成特定的專業(yè)工作操作輔助人員：最基層、具體的操作執(zhí)行人員

企業(yè)中的人員分類：縱向職級企業(yè)員工的職位族分類：橫向職系領導管理族生產(chǎn)制造族技術研發(fā)族市場銷售族職能管理族——財務、人力資源等行政事務族工作描述舉例：維修技師職位名稱：維修技師工作概要：負責在一定工作區(qū)域內(nèi)運轉(zhuǎn)的所有機器設備的維護和修理工作。其中包括公司車輛、銷售設備以及工作場所中所使用的機器設備的養(yǎng)護服務。關鍵職責一（40%）：設備保養(yǎng)保持對機器設備所做保養(yǎng)的所有記錄。根據(jù)保養(yǎng)時間要求更換零部件以及添加潤滑劑。定期檢查機器設備上的量器和負荷指示器，以發(fā)現(xiàn)可能表明設備出現(xiàn)問題的不正?，F(xiàn)象。根據(jù)要求完成非常規(guī)性保養(yǎng)任務。還有可能包括對執(zhí)行維護任務的操作工進行有限監(jiān)督和培訓的任務。關鍵職責二（40%）：設備修理要求對設備進行檢查并提出報廢或修理某一零部件的建議。如果設備需要被修理，則需要采取任何必要的措施來使該零部件恢復正常工作。其中包括使用各種手工工具和設備來對該零部件進行部分或者全部的重組。最主要的是內(nèi)燃機和水壓機的全面大修以及故障排除。關鍵職責三（10%）：測試與批準確保所有要求完成的保養(yǎng)和維修工作均已完成，并且必須是按照設備生產(chǎn)商所提供的說明書來進行的保養(yǎng)和維修。批準或否決某設備已經(jīng)達到在某工作中被使用的條件。關鍵職責四（10%）：庫存保持保持設備保養(yǎng)和維修所需要的庫存零部件。負責以最低的成本采購令人滿意的零部件。非關鍵職責上級分配的其他任務。例1：職位說明書模板（韓國電力公社）例2：職位說明書模板工作分析的方法4工作實踐法工作日志法關鍵事件法觀察法訪談法問卷調(diào)查法一、定性方法萬家公司在進行工作分析時使用了工作日志法、問卷調(diào)查法和訪談法三種方法。在使用工作日志法時，分析人員編寫了“工作日志填寫說明”，從記錄內(nèi)容、工作行為描寫的具體要求等方面做了詳細的規(guī)定。在使用問卷調(diào)查法時，分析人員詳細調(diào)查了任職者的工作時間、主要工作目標、各項工作內(nèi)容及其時間占比，以及本職位對企業(yè)利潤獲取、形象維護的重要程度等信息。同時，任職者還需要接受專家訪談，以便后者詳細了解職位的工作職責和工作規(guī)范等內(nèi)容。點評：萬家公司在進行工作分析時并沒有局限于一種分析方法。而是使用多種方法，相互補充，以便得出更為合理的工作描述和工作規(guī)范。方法1：工作實踐法工作分析人員親自從事所需研究的工作。優(yōu)點：可以準確地了解工作的實際任務；在體力、知識、經(jīng)驗等方面對任職者的要求；缺點：不適用于需要進行大量訓練和危險的工作。適用：適用于短期內(nèi)可以掌握的工作。方法2：直接觀察法工作分析人員觀察所需分析的工作的過程。優(yōu)點：工作分析人員能夠比較全面、深入地了解工作的要求缺點：不適用于腦力勞動成分較高的工作、處理緊急情況的間歇性工作。如，律師、教師、急救站的護士等等。適用：適用于工作內(nèi)容主要是由身體活動來完成的工作，如，裝配線工人、保安人員等。年月日被觀察者姓名：觀察者姓名：工作部門：

工作類型：觀察內(nèi)容：1.工作準備時間從

到

2.什么時間正式開始工作？

3.工作分析觀察提綱（樣本節(jié)選）上午工作多少小時？

4.上午休息幾次？

第一次休息時間從

到

第二次休息時間從

到

5.上午完成多少件產(chǎn)品？

6.上午上過幾次廁所？

7.與哪些同事交談？

8.交談的主要內(nèi)容是什么？

9.與同事交談幾次？

每次交談幾分鐘？

10.室內(nèi)溫度

；濕度

11.工作時間喝了多少水？

12.什么時候開始午休？

工作分析觀察提綱（樣本節(jié)選）方法3：訪談法及其類型與工作的承擔者面談是收集信息的一種有效方法。（最有發(fā)言權?。?。主要類型：個別訪談法工作之間有明顯差別時使用，時間比較充分的情況下采用。群體訪談法多名員工從事同樣的工作時使用。訪談法優(yōu)缺點優(yōu)點：能夠簡單、迅速地收集工作分析資料，適用性強。由任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準確。缺點：被訪談者往往夸大其承擔的責任和工作的難度，容易引起工作分析資料的失真和扭曲。訪談時提出的典型問題你平時需要做哪些工作？主要的職責有哪些？如何去完成它們？在哪些地點工作？工作需要怎樣的學歷、經(jīng)驗、技能或?qū)I(yè)執(zhí)照？基本的績效標準是什么？工作有哪些環(huán)境和條件？工作有哪些生理要求和情緒及感情上的要求？工作的安全和衛(wèi)生狀況如何？訪談時需要注意的幾個問題選擇最了解工作內(nèi)容、最能客觀描述職責的員工。盡快建立融洽的感情，說明訪談的目的及選擇對方進行訪談的原因，目的是不要讓對方有正在進行績效考核的感覺。事先準備一份完整的訪談問題表，重要問題先問，次要的問題后問。如果工作不是每天都相同，就請對方將各種工作責任一一列出，然后根據(jù)重要性排出次序，以避免忽略那些雖不常見但卻是很重要的問題。在訪談過程中，工作分析人員只是被動地接受信息。如果出現(xiàn)不同的看法，不要與員工爭論。如果出現(xiàn)對主管人員進行抱怨，工作分析人員不要介入。不要流露出對工資待遇方面有任何興趣，否則員工會夸大自己職責。訪談結(jié)束后，將收集到的材料請任職者和他的直屬上司仔細閱讀一遍，以便做修改和補充。問卷調(diào)查法的優(yōu)缺點優(yōu)點：能夠迅速得到進行工作分析所需的資料、速度快。節(jié)省時間和人力，實施費用一般比其他方法低。調(diào)查表可以在工作之余填寫，不會影響工作時間。可以使調(diào)查的樣本量很大，適用于需要對很多工作者進行調(diào)查的情況。調(diào)查的資料可以數(shù)量化，由計算機進行數(shù)據(jù)處理。缺點：設計理想的調(diào)查表要花費很多時間、人力和物力，設計費用比較高。填寫調(diào)查表是由工作者單獨進行，缺少交流。

被調(diào)查者可能不積極配合與認真填寫，從而影響調(diào)查的質(zhì)量。員工姓名：

工作名稱：所屬部門：

主管姓名：1.工作中遇到的最大問題是什么？一般是如何處理的？_____________________2.本工作經(jīng)常進行文字處理嗎？請分析工作量。___________________________3.你認為您需要進行什么樣的培訓以進一步提供工作績效?___________________4.本工作的任職要求是（）A.高中B.中專C.大專D.本科5.基本勝任本工作的時間是（）A.3個月B.6個月C.1年D.1.5年E.2年6.本工作對外語有要求嗎？（）

A.有B.沒有如果您認為有，請問主要對什么外語有要求？（）A.英語B.日語C.法語D.德語7.本工作還應具備哪些能力？請按順序排列（）A.記憶力B.分析能力C.觀察能力D.計算機操作能力E.其他能力工作分析調(diào)查問卷樣本工作日志填寫樣本

5月29日工作開始時間：8:30工作結(jié)束時間：17:30序號工作活動名稱工作活動內(nèi)容工作活動結(jié)果時間消耗備注1復印協(xié)議文件4張6分存盤2起草公文協(xié)議文件