公司公文處理規(guī)范

第一條為規(guī)范養(yǎng)老服務(wù)有限公司（以下簡稱“公司”）文件格式，提高工作效率，保證公文處理工第二章適用范圍第二條本辦法適用于公司的公文處理工作。第三章職責分工第三條綜合管理部作為公文處理的歸口管理部門。負責公文擬辦、審核、印發(fā)及歸檔工作。第四章公文類別公司發(fā)文的公文字號主要有XXX、照護養(yǎng)老服務(wù)發(fā)、會議紀要。（一）照護養(yǎng)老服務(wù)發(fā)主要用于向各部門印發(fā)決定、規(guī)章、制度、辦法、條款等重要文件。其文種為決定、通知、意見、通報等。（二）會議紀錄此類公文作為文件格式使用時僅限于公司內(nèi)部（不加蓋印章），主要用于記載公司各類會議討論、決定的事項或決第五條綜合管理部發(fā)文綜合管理部發(fā)文是公司發(fā)文的補充形式。主要用于對公司員工行為規(guī)范、職場紀律檢查結(jié)果通報、全局性會議通知等。文種包括：通知、意見、通報等。第五章公文管理第一節(jié)公文格式第六條公司公文一般由密級和保密期限、緊急程度、校對、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。1.發(fā)文單位名稱居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，美觀、莊重為原則；2.發(fā)文字號編排在發(fā)文單位名稱下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即“1”不編為“01”），在阿拉伯數(shù)字后加“號”3.發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分4.如需標注密級和保密期限，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。（二）公文標題1.一般由相關(guān)介詞“關(guān)于”、公文主題和文種三部分內(nèi)要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當；3.標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點（三）主送單位1.指公文的主要受理單位，其名稱應(yīng)使用全稱“照護養(yǎng)老服務(wù)有限公司”；2.在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋標識，回行時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標全角冒號。（四）公文正文1.正文用3號仿宋，行間距為固定值28磅，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適第三層為“1.”，第四層為“（1）”；4.公文中的數(shù)字，一般需使用阿拉伯數(shù)字（定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、中國歷史紀年的數(shù)字等必須使用漢字的除外）。（五）附件1.公文如有附件，應(yīng)當在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱；2.如果公文本身是專門頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)某一文件的，則文末后標全角冒號和名稱。如果公文的附件多于一個，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”)。附件名稱較長需回行時，應(yīng)與上一行附件名稱的首字對齊。附件名稱后不加標點符號；4.附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，附件有序號時標識序號；“附件”二字及附件順序號用3號黑體字標識，附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致；5.如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識“附件”及附件（六）成文日期和印章1.成文日期以簽發(fā)日期為準。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，不標虛位（如成文日期寫“2021年8月8日”，不寫“20212.印章印章應(yīng)端正、居中下壓成文日期，使成文日期在印章中保證印章的端正與美觀。（七）版記用于正式印發(fā)的公文，顯示在公文最后一頁底端，由抄送單位、打印、校對、印發(fā)單位和印發(fā)日期等組成。1.抄送單位：指除主送單位外需要知曉或執(zhí)行公文內(nèi)容的其他單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；左右各空1字編排，用4號仿宋標識“抄送”，后標全角冒號；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的首字對齊；最后一個抄送單位后標句號。2.打印、校對打印位于抄送下一行，“打印”左空1字，“校對”右3.印發(fā)單位和印發(fā)日期位于打印、校對之下占1行位置，用4號仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文印制的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。4.分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度為0.35mm)，中間的分隔線用細線（高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。第八條會議紀要格式（一）會議紀要標識由“×××會議紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，用紅色小標宋體字。（二）標注出席人員名單，用3號黑體字，在正文或附冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。第七條公文用紙幅面尺寸公文用紙采用國際標準A4型紙（210mm×297mm）。第八條排版規(guī)格與打印裝訂要求（一）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm；（二）打印要求均勻；字面不花、不白、無斷劃；（三）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°,無毛茬和缺損。第九條以公司名義制發(fā)公文，需要OA線上提交公文第十條辦理公文時必須附相應(yīng)的辦文依據(jù)。為提高公文運轉(zhuǎn)效率，送呈領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)的公文，應(yīng)附草擬此份公文相關(guān)的背景說明材料，供領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時參考。相關(guān)背景材料包括對方來文或上級批復(fù)、有關(guān)提呈件、其他部門會簽意見等。第十一條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方第十二條發(fā)文程序根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示，起草人草擬文件，OA線上提交公文管理流程，按規(guī)范簡稱標注清楚主送單位與抄送單位，并附件上傳發(fā)文文件。（二）審核主辦部門負責人要嚴格把關(guān)，對文稿內(nèi)容、數(shù)字的真實綜合管理部審核公文格式及內(nèi)容，包括：是否符合公文格式規(guī)范；是否確需行文，行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；是否為當前工作所需；是否與已發(fā)布的文件矛盾和重復(fù)；涉及公司內(nèi)其他職能部門的問題，是否已會簽；密級、發(fā)送范圍是否準確，有關(guān)附件和資料是否齊備等。對涂改勾劃較亂的公文，應(yīng)退回部門擬稿人重擬。修改的原稿不得銷毀，應(yīng)附在修改稿之后。對于兩個以上部門聯(lián)合發(fā)文或需要其他部門會簽的，送有關(guān)部門會簽。分管領(lǐng)導(dǎo)審核，綜合管理部核稿后，呈項目監(jiān)事、總經(jīng)理和董事長審核。由綜合管理部行政人員負責紙質(zhì)文件的送簽工作，文件辦理時間一般為：普通件2天之內(nèi)，急件1天之內(nèi)，特急件隨時辦理。如因客觀原因無法按時辦理，應(yīng)向有關(guān)部門說明（四）簽發(fā)簽批公文必須用正楷寫上簽批意見、姓名和審批時間。（五）編號、打印、校對、用印1.簽發(fā)文件由行政人員編號。行政人員要檢查簽發(fā)文件手續(xù)是否完備，有無密級；發(fā)放范圍如主送、抄送等是否明確，主附件是否齊全；進行登記后將發(fā)文字號及印發(fā)份數(shù)填在文稿上，編號后進行排版打印。2.簽發(fā)文件實行擬稿人校對制度，校對要準確無誤。校對必須由擬稿人負責。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時同有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動（不涉及文件主要內(nèi)容的除外）。打印好的文件連同文件原稿送用印人員加蓋公章。公文用印應(yīng)遵守《照護養(yǎng)老服務(wù)有限公司印章證照管理規(guī)范》。蓋章后，文件原稿連同正式文件存檔。由綜合管理部負責，按公司要求辦理，做好登記手續(xù)。第四節(jié)提呈件處理第十三條涉及向董事局主席審批的請示類、報告類事福利發(fā)放、制度內(nèi)容動態(tài)修訂補充等。第十四條流轉(zhuǎn)程序（一）起草人草擬文件，OA線上提交“提呈件審批流程”（參照附件2樣式），正文格式參見《提呈件正文格式示例》（附件3），由主辦部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，涉及其他部門的，要經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽；（二）會簽完成后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，呈董事局主席審批后，由行政專員統(tǒng)一登記和編號并存檔；（三）提呈件審批完后，行政專員將結(jié)果通知主辦部門，掃描件發(fā)送給相關(guān)人員，原件由行政運營中心留存歸第十七條具體要求（一）呈報的內(nèi)容實行一事一報原則；提呈件的標由等，敘述要清楚、扼要；（二）對于需要會簽的提呈件，相關(guān)部門要明確簽署意見；如有異議，應(yīng)闡明拒簽理由，主辦部門與會簽部門溝通協(xié)調(diào)后意見仍不一致的，報董事局主席審定或上會討論；（三）部門提呈件起草及會簽階段時效由主辦部門負責催辦，董事局主席簽批時效由綜合管理部負責催辦；（四）簽批未通過的提呈件，如退回修改的，主辦部門修改后再次提交審批；如上會討論的再次以提呈件請示報告相關(guān)事項，應(yīng)注明會議時間、會議紀要編號及會議決議等事項，必要時將會議紀要作為附件，以供領(lǐng)導(dǎo)簽批時查閱。第十五條收文辦理指收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、編號、擬辦、批辦、承辦、歸檔等程序。收文辦理工作由綜合管理部負責。（一）收文登記登記文件標題不能刪改簡化，無標題文件要登記內(nèi)容摘要，對內(nèi)容的概括要準確。（二）擬辦、批辦1.經(jīng)審核，需要辦理的文件，填寫《收文處理簽》（附件1），由綜合管理部負責人提出擬辦意見，經(jīng)董事長審核后辦理。2.批辦文件，需寫明承辦部門，需要兩個以上部門辦理承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當及時辦理推諉。辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商解決。對傳閱的文件要做到以下幾點：1.掌握傳閱范圍。不能任意擴大和縮小，注意保密；2.控制文件運行。隨時掌握去向，避免漏傳、誤傳、延誤、失密；3.文件不橫傳。文件要分別送至每個應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳，以防泄密或丟失。辦理或傳閱完畢的文件由綜合管理部及時存檔。第十七條行文應(yīng)當確有必要，注重效用，能通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的問題不需要行文。第十八條行文關(guān)系原則上實行逐級行文，一般不得越一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。第二十條“報告”中不得夾帶請示事項。第二十一條無論收發(fā)文，一律按照“誰主辦誰負責”的原則辦理，由主辦部門負責溝通、協(xié)調(diào)、上報、反饋等工第二十二條審批公文簽署意見時，需要遵循相應(yīng)的用詞規(guī)范（詳見附件2示例）。第六章附則第二十三條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。第二十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：1.發(fā)文處理簽2.收文處理簽3.公文審批用詞規(guī)范養(yǎng)老服務(wù)有限公司公文審批用詞規(guī)范公文審批時應(yīng)使用黑色簽字筆、正楷字體，簽署明確意見、署名及標注年月日。一、審批公文的用詞規(guī)范對于需