會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度

會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度的有效實(shí)施，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議安全，特制定以下總則：

一、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室，旨在規(guī)范會(huì)議相關(guān)人員的行為，保障會(huì)議資源的合理使用。

二、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡的管理遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保會(huì)議資源的合理分配，提高會(huì)議室使用效率。

三、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡的使用范圍包括但不限于以下人員：公司內(nèi)部員工、受邀參加會(huì)議的外來(lái)人員、臨時(shí)借用會(huì)議室的相關(guān)人員。

四、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡的管理職責(zé)劃分如下：

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡的申請(qǐng)、審批、制作、發(fā)放和回收工作。

2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡使用權(quán)限的調(diào)整和更新。

3.信息安全部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡系統(tǒng)的維護(hù)和管理。

五、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡使用人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1.愛(ài)護(hù)門(mén)禁卡，避免損壞、丟失。

2.不得私自轉(zhuǎn)借、冒用他人門(mén)禁卡。

3.嚴(yán)格遵守會(huì)議室內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度，保持會(huì)議室整潔、安靜。

六、違反會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度的相關(guān)人員，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。

八、會(huì)議室內(nèi)門(mén)禁卡管理制度的修訂和廢止，須由行政部門(mén)提出，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公告。

九、本制度作為公司內(nèi)部管理文件，應(yīng)妥善保管，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議預(yù)約

1.需要召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)提前通過(guò)公司內(nèi)部會(huì)議管理系統(tǒng)提交會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。

2.會(huì)議申請(qǐng)須在會(huì)議召開(kāi)前3個(gè)工作日提交，以方便行政部門(mén)進(jìn)行會(huì)議室安排和通知參會(huì)人員。

3.會(huì)議申請(qǐng)經(jīng)行政部門(mén)審批通過(guò)后，系統(tǒng)將自動(dòng)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，并在會(huì)議召開(kāi)前1個(gè)工作日將議程發(fā)送給參會(huì)人員。

2.參會(huì)人員收到會(huì)議議程后，應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保會(huì)議討論的順利進(jìn)行。

3.會(huì)議主持人應(yīng)提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備、資料等是否齊全，并做好會(huì)議簽到工作。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容完整、有序進(jìn)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得無(wú)故早退、離場(chǎng)。

3.會(huì)議期間，如需使用投影、音響等設(shè)備，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)聯(lián)系，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

4.會(huì)議記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果和待辦事項(xiàng)。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人總結(jié)會(huì)議討論成果，明確待辦事項(xiàng)和責(zé)任人，并告知參會(huì)人員。

2.參會(huì)人員離開(kāi)會(huì)議室時(shí)，應(yīng)將個(gè)人物品帶走，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議記錄員整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議跟進(jìn)

1.會(huì)議主持人或指定跟進(jìn)人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的待辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

2.跟進(jìn)人應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

3.如有需要，會(huì)議主持人可召開(kāi)后續(xù)會(huì)議，對(duì)未完成的待辦事項(xiàng)進(jìn)行討論和調(diào)整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要作為記錄會(huì)議內(nèi)容、決策和待辦事項(xiàng)的重要文件，其跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)及責(zé)任人等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，由行政部在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員。

二、待辦事項(xiàng)的分解與落實(shí)

1.會(huì)議主持人或指定跟進(jìn)人負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)進(jìn)行分解，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人接到待辦事項(xiàng)后，應(yīng)立即制定工作計(jì)劃，確保按時(shí)完成任務(wù)。

3.跟進(jìn)人應(yīng)定期與責(zé)任人溝通，了解待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，并對(duì)完成情況進(jìn)行評(píng)估。

三、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.跟進(jìn)人應(yīng)至少每周向會(huì)議主持人匯報(bào)一次待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，遇到問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)予以解決。

2.如有重大問(wèn)題或突發(fā)情況，跟進(jìn)人應(yīng)立即向會(huì)議主持人匯報(bào)，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作計(jì)劃。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.會(huì)議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版均應(yīng)保存完好，防止丟失或損壞。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，防止泄露公司內(nèi)部信息。

五、跟蹤落實(shí)的監(jiān)督與評(píng)估

1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

2.公司領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行不定期的檢查，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力度。

3.對(duì)于未按期完成或完成質(zhì)量不高的待辦事項(xiàng)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并視情況給予相應(yīng)的處罰。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室資源的合理使用，提高會(huì)議效率，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂須通過(guò)公司內(nèi)部會(huì)議管理系統(tǒng)進(jìn)行，預(yù)訂人需提前了解會(huì)議室使用情況，合理選擇會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。

2.預(yù)訂人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前3個(gè)工作日提交會(huì)議室申請(qǐng)，并提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。

3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)審批會(huì)議室申請(qǐng)，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，不得提前占用或延遲使用。

2.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持安靜、整潔，不得吸煙、亂丟垃圾。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有問(wèn)題，及時(shí)與行政部門(mén)聯(lián)系。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備狀況，確保設(shè)備正常使用。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸、損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至原狀，關(guān)閉電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)耗電。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室環(huán)境，不得在墻上、桌上亂涂亂畫(huà)，不得損壞會(huì)議室設(shè)施。

3.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行消毒、通風(fēng)，保持空氣清新。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守公司安全管理規(guī)定，不得在會(huì)議室進(jìn)行危險(xiǎn)行為。

3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

六、違反規(guī)定的處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定導(dǎo)致設(shè)備損壞、安全事故等情況的，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

遵循以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供良好的環(huán)境。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門(mén)所有。

三