管理制度征集會議記錄

管理制度征集會議記錄第一章總則

為確保會議的高效有序進(jìn)行，規(guī)范會議管理，提高決策效能，特制定以下管理制度征集會議記錄。本制度適用于公司內(nèi)各類會議，旨在通過明確流程、規(guī)范行為，促進(jìn)信息溝通，保障決策質(zhì)量。

一、目的與原則

1.目的：本制度旨在確保會議內(nèi)容的有效傳達(dá)、執(zhí)行與監(jiān)督，提高工作效率，促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)。

2.原則：會議應(yīng)遵循以下原則：

（1）務(wù)實高效：會議內(nèi)容應(yīng)緊密結(jié)合工作實際，注重解決問題，提高工作效率；

（2）充分準(zhǔn)備：會議組織者與參與者應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保會議效果；

（3）民主集中：充分發(fā)揚民主，確保各抒己見，同時實行集中統(tǒng)一決策；

（4）保密紀(jì)律：會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止泄露公司機(jī)密。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)各類會議，包括但不限于：

1.董事會；

2.總經(jīng)理辦公會；

3.部門例會；

4.專題協(xié)調(diào)會；

5.項目評審會；

6.其他臨時性會議。

三、會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和目的，會議分為以下兩類：

1.決策性會議：對公司戰(zhàn)略、重大事項進(jìn)行討論、決策的會議；

2.協(xié)調(diào)性會議：對跨部門、跨項目事項進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)的會議。

四、會議組織與管理

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、主持和總結(jié)工作；

2.會議參與者：按時參加會議，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)；

3.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

五、會議紀(jì)律

1.會議組織者和參與者應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，按時參加會議；

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會場秩序；

3.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議信息；

4.會議參與者應(yīng)尊重他人，文明發(fā)言，不得攻擊他人；

5.會議期間，嚴(yán)禁吸煙、飲酒。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.明確會議目的：會議組織者應(yīng)根據(jù)實際工作需要，明確會議目的、議題和預(yù)期成果。

2.確定參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)和議題，確定參會人員范圍，提前通知與會人員，并告知會議主題、時間、地點等信息。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備與會議議題相關(guān)的背景資料、報告、數(shù)據(jù)等，以便與會人員提前了解會議內(nèi)容。

4.會議通知：通過郵件、電話或其他形式，將會議時間、地點、議題等信息通知與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前簽到，確保會議記錄的準(zhǔn)確性。

2.會議主持人：由會議組織者擔(dān)任，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議議題的充分討論。

3.會議議程：會議按照預(yù)先設(shè)定的議程進(jìn)行，每個議題分配相應(yīng)的時間，確保會議有序進(jìn)行。

4.會議討論：與會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，共同為決策提供參考。

5.會議決策：根據(jù)討論結(jié)果，由會議主持人或指定人員對議題進(jìn)行總結(jié)，形成決策。

三、會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄：會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括討論過程、主要觀點、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，明確記錄會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要由會議組織者審批，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

4.會議紀(jì)要發(fā)布：將審批通過的會議紀(jì)要發(fā)送給與會人員，以便落實會議決策。

四、會議跟進(jìn)與反饋

1.任務(wù)分配：根據(jù)會議決策，明確各部門和人員的責(zé)任，分配工作任務(wù)。

2.執(zhí)行跟蹤：會議組織者應(yīng)定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保決策落到實處。

3.反饋與改進(jìn)：對會議決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行反饋，為下一輪會議提供改進(jìn)建議。

五、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議組織者對本次會議進(jìn)行總結(jié)，對與會人員的積極參與表示感謝。

2.會議資料歸檔：將會議紀(jì)要、會議記錄等相關(guān)資料歸檔，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，應(yīng)迅速通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或公告等形式發(fā)布，確保所有與會人員及相關(guān)部門能夠及時獲知會議決策內(nèi)容。對于重要會議紀(jì)要，會議組織者應(yīng)采取適當(dāng)方式，如召開專題會議或部門內(nèi)部傳達(dá)，確保每位員工了解并正確理解會議精神和具體要求。

二、任務(wù)分解與責(zé)任落實

1.明確責(zé)任：根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，明確各部門和個人的責(zé)任，將任務(wù)分解為具體的行動項。

2.設(shè)定時限：為每項任務(wù)設(shè)定明確的完成時限，確保各項工作按時推進(jìn)。

3.資源保障：會議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)公司資源，為任務(wù)執(zhí)行提供必要的支持。

三、執(zhí)行過程監(jiān)控

1.進(jìn)度跟蹤：設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行過程進(jìn)行定期監(jiān)控，確保各項任務(wù)按計劃推進(jìn)。

2.問題反饋：在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，相關(guān)人員應(yīng)及時反饋，會議組織者或指定責(zé)任人應(yīng)迅速處理，防止工作延誤。

四、定期檢查與評估

1.定期檢查：會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，包括完成情況、進(jìn)度和存在的問題等。

2.評估與總結(jié)：對會議決策執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

五、反饋機(jī)制

1.建立反饋渠道：設(shè)立固定的反饋渠道，如意見箱、在線問卷等，鼓勵員工對會議決策的執(zhí)行效果提出意見和建議。

2.處理反饋：對收集到的反饋信息進(jìn)行整理和分析，針對合理建議及時調(diào)整執(zhí)行策略。

六、問責(zé)與激勵機(jī)制

1.問責(zé)制度：對于未按會議決策執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)實施問責(zé)制度，確保決策的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

2.激勵機(jī)制：對執(zhí)行效果良好的部門和個人給予表彰和獎勵，激發(fā)員工積極性和創(chuàng)造性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，確保會議資源的合理分配。

2.預(yù)訂方式：通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)或向行政部門提出申請，填寫會議室預(yù)訂表，明確會議時間、地點、參會人數(shù)等信息。

3.預(yù)訂審批：會議室預(yù)訂需經(jīng)行政部門審批，確保會議室使用符合公司整體工作安排。

二、會議室布置

1.標(biāo)準(zhǔn)配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會議室座位，確保會場舒適、便于交流。

3.會議物資準(zhǔn)備：提前準(zhǔn)備會議所需的文具、水杯、茶葉等物資，確保會議順利進(jìn)行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議開始前：與會人員應(yīng)提前進(jìn)入會場，確保會議按時開始。

2.會議期間：保持會場秩序，遵守會議紀(jì)律，嚴(yán)禁吸煙、喧嘩等行為。

3.會議結(jié)束：與會人員應(yīng)整理個人物品，關(guān)閉會議室設(shè)備，確保會場整潔。

四、會議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.設(shè)備維修：對于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進(jìn)行修理，避免影響會議使用。

3.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒、通風(fēng)，為與會人員提供良好的會議環(huán)境。

五、會議室安全管理

1.消防設(shè)施：確保會議室消防設(shè)施齊全、有效，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

2.會場安全：會議期間，注意與會人員的人身安全，防止意外事件發(fā)生。

3.保密工作：對于涉及公司機(jī)密的會議，應(yīng)采取措施保護(hù)會議內(nèi)容，防止信息泄露。

六、違規(guī)處理

對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，確保會議室管理制度的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

第五章附則

一、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要