知識點總結(jié)大全

WORD知識點如果在選定文字的狀態(tài)下輸入文字的話，那么輸入的文字就替代掉了選定的文字。Word還有一種改寫的輸入方式。按一下Insert鍵，狀態(tài)欄上灰色的“改寫”兩個字變成了黑色。輸入文字，那么光標(biāo)右邊的文字就被輸入的文字代替了；再按一下Insert鍵，就可以退出改寫狀態(tài)了。把改寫也可以變成Word默認(rèn)的輸入方式：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”選項卡，選中改寫模式，單擊“確定”按鈕，我們就把文檔的默認(rèn)輸入方式改為了改寫方式(如圖5)。圖5還可以重復(fù)輸入同樣的文字：輸入一個“曉宇”，按一下F4鍵，在文檔中就又出現(xiàn)一個“曉宇”，這對我們要在多個地方輸入相同的內(nèi)容時特別有用。打開“插入”菜單，單擊“特殊字符”命令，打開“插入特殊符號”對話框，在這個對話框中有六個選項卡，分別列出了六類不同的特殊符號；從列表中選擇要插入的特殊字符，單擊“確定”按鈕，選中的字符就插入到了文檔中(如圖6)。圖6打開“插入”菜單，單擊“符號”命令，打開“符號”對話框c，單擊“特殊字符”選項卡，雙擊“商標(biāo)符”，圖7單擊對話框標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉這個對話框，可以看到文檔中已經(jīng)插入了一個商標(biāo)符。再打開剛才的對話框，單擊“符號”命令，從這里可以插入所有在Word中能辨認(rèn)的字符?，F(xiàn)在插入一個歐元符號：注意到左邊的“字體”下拉列表框中是“西文字體”，從右邊的“子集”下拉列表框中選擇“貨幣符號”，在下面的符號列表框中找到歐元符號并選中它，單擊“插入”按鈕，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉對話框，歐元符號已經(jīng)出現(xiàn)在這里了。圖8從這里還可以插入一些特殊的圖形符號(如圖8)。打開剛才的對話框，選擇字體為Wingdings，下面的符號列表中出現(xiàn)了一些圖形樣子的字符，選擇一個飛機樣子的字符雙擊，移動一下對話框，可以看到文檔中就插入了這樣一個字符。在Word中還為插入符號專門設(shè)計了一個符號欄；在工具欄上單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“符號欄”命令，在文檔中就顯示出了“符號欄”工具欄，單擊該工具欄上的按鈕，就可以將相應(yīng)的符號插入到文檔中了。打開“插入”菜單，選擇“日期和時間”命令，打開“日期和時間”對話框，使用默認(rèn)的格式，在“語言”下拉列表框中選擇“中文”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就出現(xiàn)了Windows系統(tǒng)的中文日期(如圖9)。圖9如果在“語言”下拉列表框中選擇“英文”，可以看到左邊的列表框中日期和時間的格式就都變成了英文的了，還是使用它默認(rèn)的格式，單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個這種格式的“英文”日期和時間(如圖10)。圖10不過用這種方法加到文檔中的日期和時間是根據(jù)Windows系統(tǒng)中的時間來確定的，如果系統(tǒng)時間不正確的話，插入的時間和日期也不正確。使用插入域的方法也可以用來插入日期和時間：打開“插入”菜單，單擊“域”命令，打開“域”對話框，在左邊的“類別”列表中選擇“日期和時間”項，右邊的“域名”列表中選擇Date，單擊“選項”按鈕，打開“域選項”對話框，從“日期/時間”列表中選擇一種日期格式，單擊“添加到域”按鈕，給要插入的日期和時間設(shè)置一個固定的格式；單擊“確定”按鈕，回到“域”對話框，單擊“確定”按鈕，我們在文檔中就添加了一個日期（如圖11）。圖11還可以使插入的日期和時間自動更新：打開“日期和時間”對話框，選中“自動更新”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。實際上它的作用是當(dāng)你的系統(tǒng)日期改變時，插入的這個日期和時間會跟著改變，這樣在你需要用幾天時間編輯一個文檔時，里面的日期和時間就不用再一一手動去改了。一般的數(shù)字當(dāng)然不需要插入，但使用插入可以插入一些比較特殊的數(shù)字：打開“插入”菜單，單擊“數(shù)字”命令，打開“數(shù)字”對話框，從“數(shù)字類型”列表中選擇“甲，已，丙...”項，然后在“數(shù)字”輸入框中輸入“10”，單擊“確定”按鈕，就可以在文檔中插入一個“癸”字（如圖12）。圖12自動圖文集是一些文字或圖形的集合，在里面可以存儲一些需要重復(fù)使用的文本或圖形，如公司的名稱、公司的徽標(biāo)或帶格式的表格以及寄信人的地址、各種稱呼和結(jié)束語等。在需要輸入這些圖形或文字時直接從自動圖文集中選擇就可以了(如圖13)。圖13新建自動圖文集的方法是：在工具欄上單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“自動圖文集”，界面中就顯示出“自動圖文集”的專用工具欄。使用工具欄新建自動圖文集詞條：選中文檔中要新建為詞條的內(nèi)容，單擊“自動圖文集”工具欄上的“新建”按鈕或按快捷鍵Alt+F3，彈出“創(chuàng)建?自動圖文集?”對話框，輸入要創(chuàng)建的詞條名稱，單擊“確定”按鈕，一個詞條就創(chuàng)建好了(如圖14)。圖14另外一個方法是：選中這些文字，打開“插入”菜單，再打開“自動圖文集”子菜單，單擊“新建”命令，出現(xiàn)創(chuàng)建“自動圖文集”對話框，這里可以給詞條起一個名字，缺省的是自動圖文集的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，就在自動圖文集中加入了一個詞條。也可以打開“自動圖文集”對話框，在輸入框中輸入詞條的內(nèi)容，單擊“添加”按鈕，就在自動圖文集中添加了一個詞條，用這種方法添加的詞條的名稱和內(nèi)容是相同的。使用自動圖文集的方法是：單擊工具欄上的“所有詞條”按鈕，從彈出的菜單中選擇詞條，在文檔中插入相應(yīng)的內(nèi)容?；蛘叽蜷_“插入”菜單中的“自動圖文集”子菜單，選擇“正文”項，單擊詞條名稱輸入詞條內(nèi)容。詞條刪除：打開“插入”菜單的“自動圖文集”子菜單，選擇“自動圖文集”命令，打開“自動更正”對話框，從圖文集詞條的列表中選擇需要刪除的詞條，單擊“刪除”按鈕，就可以刪除這個詞條了(如圖15)。圖15如果想把稿件中所有的“編排”要替換成“排版”，我們不必一個一個去替換?？梢允褂锰鎿Q來做：打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，就出現(xiàn)這樣一個“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要替換的內(nèi)容“編排”，在下面輸入要替換成的內(nèi)容“排版”，單擊“查找下一處”按鈕，Word就自動在文檔中找到下一處使用這個詞的地方，這時單擊“替換”按鈕，Word會把選中的詞替換掉并自動選中下一個詞。如果確定了文檔中這個詞肯定都要被替換掉，那就直接單擊“全部替換”按鈕，完成后Word會告訴替換的結(jié)果(如圖16)。圖16如果不是想替換什么，而只是想查找的話，可以使用“查找”項。單擊“查找”選項卡，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入要查找的內(nèi)容，單擊“查找下一處”按鈕，就可以找到文檔中下一處使用這個字的位置了。這里這個“區(qū)分全/半角”是表示在查找時應(yīng)該區(qū)分全/半角，單擊“高級”按鈕，在下面就出現(xiàn)了查找的高級選項，看這個區(qū)分全/半角前面的復(fù)選框已經(jīng)被選中了。我們的漢字系統(tǒng)對標(biāo)點、數(shù)字以及一些符號的處理有全角和半角的分別，在輸入法中對這些都是有設(shè)置的。當(dāng)然有些標(biāo)點是只有在全角狀態(tài)下才有的。這是兩個逗號，其中一個是全角，另一個是半角，全角這個字符占的位置要比這個半角的大一些(如圖17)。圖17從前面我們注意到查找、替換和定位其實是在同一個對話框中的三個選項卡，在Word中對應(yīng)著三個功能都有其各自的快捷鍵：查找是Ctrl+F；替換是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。打開這個對話框還可以這樣做：單擊垂直滾動條上的這個按鈕，單擊面板中的望遠鏡圖標(biāo)，就打開了查找和替換對話框。撤消和恢復(fù)是相對應(yīng)的，撤消是取消上一步的操作，而恢復(fù)就是把撤消操作再重復(fù)回來。例如在文檔中輸入“曉宇”，結(jié)果一不小心輸成了“小于”，單擊“撤消”按鈕，可以撤消這一步操作，再用鼠標(biāo)單擊“恢復(fù)”按鈕，剛才輸入的文字又出現(xiàn)了(如圖18)。圖18另外還可以一次撤消多次的操作。單擊“撤消”按鈕上的向下小箭頭，會彈出一個列表框，這個列表框中列出了目前你能撤消的所有操作，從中選擇多步操作來撤消。但是這里不允許任意選擇一個以前的操作來撤消，而只能連續(xù)撤消一些操作?！熬庉嫛辈藛沃械摹俺废焙汀盎謴?fù)”命令也可以實現(xiàn)撤消和恢復(fù)操作；其相對應(yīng)的快捷鍵是：撤消：Ctrl+Z鍵，恢復(fù)：Alt+Shift+Backspace鍵。在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然后將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖1)。圖1這個上標(biāo)是文字格式的一種，在Word里，有關(guān)字的特殊效果基本上是用文字格式來實現(xiàn)的。下面說一下文字的格式：１.常用文字格式文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外在Word里面可以設(shè)置的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這里第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了；再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復(fù)原狀了；單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示；單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現(xiàn)了下劃線。想把這個下劃線設(shè)置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了；再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀態(tài)，它就變成你要的樣子了。２.添加邊框和底紋選中文字，單擊工具欄上的“字符邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現(xiàn)了一個邊框，再單擊這個“字符底紋”按鈕，文字又添加上了底紋。給文字添加邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文檔更美觀。當(dāng)然，讓文字以不同的顏色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字體顏色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“粉紅”，文字的顏色就改變了，取消選定，在Word中還可以對文字在橫向上進行縮放：選中文字，單擊“字符縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了(如圖2)。圖2３.設(shè)置動態(tài)效果選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動態(tài)效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置好了。剛才的那個對話框里好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預(yù)覽框中顯示的效果(如圖3)。圖3４.西文字體的中文格式選中要設(shè)置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這里就可以設(shè)置文字的格式了。需要說明的是，這里的字體設(shè)置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設(shè)置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預(yù)覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當(dāng)于選擇了工具欄中的“加粗”按鈕；從字號列表框中選擇“二號”，預(yù)覽框中的文字同時變大了；單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設(shè)置對話框中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字；單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然后這里的“下劃線顏色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設(shè)置好了。１.段落間距把光標(biāo)定位在要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段后”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。２.對齊方式在Word里我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標(biāo)所在段落的對齊方式是兩端對齊；我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。Word的左對齊，因為用得比較少，所以在Word里沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落里最右邊是不整齊的，會有一些不規(guī)則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。３.段落行距行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。４.段落的縮進段落的縮進有首行縮進、左縮進、右縮進和懸掛縮進四種形式，標(biāo)尺上有這幾種縮進所對應(yīng)的標(biāo)記。這幾個標(biāo)記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮進就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進標(biāo)記控制的是段落的第一行開始的位置；標(biāo)尺中左縮進和懸掛縮進兩個標(biāo)記是不能分開的，但是拖動不同的標(biāo)記會有不同的效果；拖動左縮進標(biāo)記，可以看到首行縮進標(biāo)記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進標(biāo)記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進標(biāo)記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進標(biāo)記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進或懸掛縮進的量不變。右縮進標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵后再拖動標(biāo)記，這樣就可以平滑地拖動了。５.自動套用格式此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設(shè)置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了默認(rèn)的常用文檔樣式來給這個文檔排版了；當(dāng)然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進行設(shè)置。６.使用對話框段落格式也可以通過對話框來設(shè)置：打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進”，在后面的輸入框中輸入縮進的數(shù)值，設(shè)置好左右縮進的距離，（可以設(shè)置負(fù)值）單擊“確定”按鈕，段落的格式就設(shè)置好了(如圖4)。圖4１.段落的邊框和底紋把光標(biāo)定位到要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍色”，然后在這個“應(yīng)用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖5)。圖5再來加一個底紋：打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應(yīng)用范圍”選擇為“段落”，單擊“確定”按鈕，段落的底紋就設(shè)置好了(如圖6)。圖6還可以通過工具欄來給段落設(shè)置邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在界面中出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄，單擊“繪制表格”按鈕，取消繪制表格狀態(tài)；選中要添加邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“外部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現(xiàn)了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。這里還可以自己定義邊框線：使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線；選擇顏色為“藍色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設(shè)置一個藍色雙線的左框線２.頁面的邊框和底紋打開剛才的對話框，單擊“頁面邊框”選項卡，單擊“藝術(shù)型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這里的“應(yīng)用范圍”是“整篇文檔”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個文檔設(shè)置了一個藝術(shù)型的頁面邊框。１.自動編號自動識別輸入：當(dāng)輸入1，頓號，然后輸入項目，回車，下一行就出現(xiàn)了一個“2、”，如果認(rèn)為輸入的是編號，就會調(diào)用編號功能，設(shè)置起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。２.項目符號Word的編號功能是很強大的，可以輕松地設(shè)置多種格式的編號以及多級編號等。一般在一些列舉條件的地方會采用項目符號來進行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，就給它們加上了項目符號。和去掉自動編號的方法一樣，把光標(biāo)定位到項目符號的后面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法：把光標(biāo)定位到要去掉的項目符號的段落中，單擊“格式”工具欄上的“項目符號”按鈕，也可以把這個項目符號去掉。改變項目符號的樣子：打開“格式”菜單，單擊“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，現(xiàn)在是“項目符號”選項卡，選擇一個喜歡的項目符號，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個自選的項目符號了(如圖7)。圖7自定義一個：打開“項目符號和編號”對話框，選擇一個項目符號的樣式，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義項目符號列表”對話框，單擊“項目符號”按鈕，打開“符號”對話框，從“字體”列表中選擇一種喜歡的字體，然后選擇一個喜歡的符號，單擊“確定”按鈕，回到“自定義項目符號列表”對話框，單擊“確定”按鈕，就可以把剛才選中的符號作為項目符號了(如圖8)。圖8３.編號設(shè)置打開“格式”菜單，單擊“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，現(xiàn)在這里默認(rèn)的就是“編號”選項卡了，有很多的編號可以選擇(如圖9)。圖9想用中文的一、二、三也可以，但要設(shè)置一下。選擇一種編號，單擊“自定義”按鈕，打開“自定義編號列表”對話框；從“編號樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三…”，在上面的“編號格式”的輸入框中就出現(xiàn)了我們選擇的樣式，我們在后面輸入一個頓號，將括號刪除；從右面的預(yù)覽框中可以看到設(shè)置的效果。單擊“字體”按鈕，打開“字體”對話框，將“中文字體”設(shè)置為“楷體”，單擊“確定”按鈕，回到“自定義編號列表”對話框，可以看到編號的字體已經(jīng)變成楷體了(如圖10)。圖10１.對齊功能要使文字在分隔后再對齊，可以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用制表位來進行設(shè)置。先來設(shè)置一下：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，在“視圖”選項卡中的“格式”選擇區(qū)中將“制表符”前面的復(fù)選框選中，單擊“確定”按鈕(如圖14)。圖14在文檔中，選項A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是制表符，將光標(biāo)定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在標(biāo)尺的中間位置單擊，文字的位置發(fā)生了變化，這就是制表位在起作用。剛才在標(biāo)尺的中間位置單擊設(shè)置了一個制表位，這個B就是以設(shè)置的制表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合適對齊方式的列表中使用制表位，先設(shè)置好制表位，在標(biāo)尺上單擊，設(shè)置一個左對齊式制表位，單擊標(biāo)尺左上角的制表符，把當(dāng)前設(shè)置的制表位變成居中式制表位，再在標(biāo)尺的合適位置單擊，設(shè)置一個居中式制表位，然后輸入文字；每個制表符后的文字都按照制表位的位置對齊了，在左對齊制表位下的文字靠左對齊，而居中式制表位下的文字則是居中對齊。２.前導(dǎo)字符功能這個目錄里的這些編號就是用制表位來定位的，同時它們也使用了前導(dǎo)字符。我們來做一下：新建一個文檔，打開“格式”菜單，單擊“制表位”命令，打開“制表位”對話框，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導(dǎo)字符”選擇小圓點，單擊“確定”按鈕，回到文檔的編輯狀態(tài)(如圖15)。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現(xiàn)在在1的前面就有小圓點和前面的“第一章”相連。圖15總結(jié)：這一課學(xué)習(xí)了文字的格式、段落的格式、邊框和底紋、項目符號、編號和多級編號，還有一個制表位。格式刷就是“刷”格式用的，也就是復(fù)制格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以復(fù)制的：選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。圖1我們可以直接復(fù)制整個段落和文字的所有格式。把光標(biāo)定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)變成了一個小刷子的樣子，然后選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。如果有好幾段的話，先設(shè)置好一個段落的格式，然后雙擊“格式刷”按鈕，這樣在復(fù)制格式時就可以連續(xù)給其他段落復(fù)制格式；單擊“格式刷”按鈕即可恢復(fù)正常的編輯狀態(tài)。另外還可使用組合鍵：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V把光標(biāo)定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式復(fù)制下來，再把光標(biāo)定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就復(fù)制了過來；再把光標(biāo)定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V鍵，格式也復(fù)制到了這里。如果想把文檔中所有小字的字體變成“幼圓”，若用格式復(fù)制的話要費好多時間，如果用樣式來設(shè)置就很簡單了，文檔中這些字體都使用了“正文”的樣式，將光標(biāo)定位在該段落中，打開“格式”菜單中“樣式”對話框(如圖2)：圖2選中“樣式”中的“正文”，單擊“更改”按鈕，彈出“更改樣式”對對話框(如圖3)：圖3單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中選擇“字體”，打開“字體”對話框：圖4選擇“中文字體”為“幼圓”，“西文字體”為“使用中文字體”，單擊“確定”按鈕，回到“更改樣式”對話框，單擊“確定”按鈕，回到“樣式”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，文檔就按我們的要求變化了。樣式，可以說是一種格式的組合，格式刷在復(fù)制格式時是連同樣式一起來復(fù)制的。我們來設(shè)置一個標(biāo)題的樣式：選擇文檔中的任意一個段落，然后把它們的格式設(shè)置為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一號字，然后把光標(biāo)定位在這個段中，打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，單擊“新建”按鈕，彈出“新建樣式”對話框，在“名稱”一欄輸入“黑體標(biāo)題”，確認(rèn)“樣式類型”為“段落”，單擊“后續(xù)段落樣式”下拉列表框，選擇我們剛起的名字“黑體標(biāo)題”，單擊“確定”按鈕，這個樣式就建立好了。單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)(如圖5)。圖5剛才是把格式都設(shè)置好了再新建樣式的，所以不用在對話框中設(shè)置樣式包含的各種格式，不過再更改樣式時就一定要在對話框中進行了。我們來試一下新建的樣式：把光標(biāo)定位到下面的一個段落中，單擊“樣式”下拉列表框的下拉箭頭，這里就出現(xiàn)了剛才建立的“黑體標(biāo)題”樣式，單擊它，就把剛才設(shè)置的樣式應(yīng)用過來了。跟查找和替換文字的差別不大。打開“編輯”菜單，單擊“查找”命令，打開“查找”對話框，單擊“高級”按鈕，單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中單擊“字體”命令(如圖6)。圖6打開“字體”對話框，選擇“字型”、“字體顏色”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，就可以從文檔中找到使用這種格式的文字了(如圖7)。圖7如果希望把這些文字都刪除，單擊“替換”選項卡，在“替換為”輸入框中不進行設(shè)置，單擊“全部替換”按鈕，Word給出提示替換了多少地方，單擊“確定”按鈕，回到“查找和替換”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，Word已經(jīng)把這種格式的字符都刪除了（如圖8)。圖8樣式也可以這么做：打開“查找”對話框，單擊“格式”按鈕，選擇菜單中的“樣式”命令，打開“查找樣式”對話框，從“樣式”列表中選擇“標(biāo)題1”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，單擊“取消”按鈕，Word就自動把光標(biāo)定位到了文檔中使用下一處“標(biāo)題1”樣式的地方。以后可以用查找樣式和格式來找內(nèi)容了。還可以直接把一種樣式替換為另外一種，也不用更改樣式的設(shè)置，很方便。打開“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開“分欄”對話框，選擇“兩欄”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們的文檔就是按兩欄來排版的了(如圖9)。圖9若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個段落，然后打開“格式”菜單，選擇“分欄”命令，打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“4”，“應(yīng)用范圍”選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，文檔就設(shè)置好了。調(diào)整欄寬：打開“分欄”對話框，這里有“欄寬”和“間距”兩個輸入框，單擊“欄寬”輸入框中的上箭頭來增大欄寬的數(shù)值，“間距”中的數(shù)字也同時變化了。單擊“確定”按鈕即可。在分欄中間加分隔線：打開“分欄”對話框，選中“分隔線”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，在各個分欄之間就出現(xiàn)了分隔線(如圖10)。圖10設(shè)置欄寬不等：打開“分欄”對話框，選擇“偏左”，然后單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置了一個偏左的分欄格式；如果想設(shè)置多欄的不等寬分欄，先打開“分欄”對話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“3”，確認(rèn)“欄寬相等”前的復(fù)選框沒有選中，對各個欄寬分別進行設(shè)置，單擊“確定”按鈕，一個不等寬的三分欄就設(shè)置好了。使用分欄符在段落結(jié)束位置開始分欄：把光標(biāo)定位到這個段落的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，從彈出的“分隔符”對話框中選擇“分欄符”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。1．豎排文字打開一篇文檔，單擊“常用”工具欄上這個“更改文字方向”按鈕，整篇文檔的文字就變成了豎排的了。再單擊這個按鈕，文字方向又變回來了。圖11在文檔的任意位置單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“文字方向”命令，可以打開“文字方向”對話框，選擇任一中格式。打開“格式”菜單，單擊“文字方向”命令，打開的對話框同使用右鍵快捷菜單打開的是相同的。上面講的都是對整篇文檔的文字方向進行更改，也可以選定一部分內(nèi)容進行豎排：選中一段文字，在標(biāo)尺的灰色部分雙擊，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項卡，在“文字排列”一欄中選擇“豎排”，在“應(yīng)用于”中選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，我們所選擇的文字就變成了豎排的格式；而且同其它的文字也分了頁(如圖12)。圖122．拼音指南若給新字注上拼音，先選中“新”字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“拼音指南”命令，打開“拼音指南”的對話框，Word就自動給這個字添加了一個拼音，其中拼音后面的數(shù)字表示的是聲調(diào)；單擊“確定”按鈕，文檔中的“新”字就有拼音了(如圖13)。圖13如果不想要了也可以把拼音刪除：選中“新”，打開“拼音指南”對話框，單擊“全部刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中“新”字的拼音就消失了。選中文檔中要設(shè)置拼音的文字，單擊“其它格式”工具欄上的“拼音指南”按鈕打開“拼音指南”對話框，單擊“組合”按鈕，文字和拼音都分別合并到了一個輸入框中，單擊“單字”按鈕，各個字和他們的拼音都分開放置了(如圖14)。圖14使用“默認(rèn)拼音”按鈕可以把當(dāng)前所選文字的拼音設(shè)置為Word默認(rèn)的格式。默認(rèn)的拼音形式并不是我們所習(xí)慣的，可以使用輸入法把它們調(diào)整成通常使用的形式。3．帶圈字符打開“格式”菜單，單擊“中文版式”項，單擊“帶圈字符”命令，或者單擊“特殊格式”工具欄上的“帶圈字符”按鈕，打開“帶圈字符”對話框，在“字符”輸入框中輸入“注”，然后單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個帶圈的“注”字(如圖15)；如果要去掉這個圈可以選中這個“注”字，然后打開“帶圈字符”對話框，在“樣式”中選擇“無”，單擊“確定”按鈕，圈就沒有了。圖15圖164．縱橫混排在文檔中選中要混排的文字，打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“縱橫混排”命令，打開“縱橫混排”對話框，單擊“確定”按鈕，文檔中的數(shù)字就是橫排的了；可以發(fā)現(xiàn)由于選擇的字?jǐn)?shù)較多，在文檔中根本看不清設(shè)置的效果，打開“縱橫混排”對話框，清除“適應(yīng)行寬”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，設(shè)置的效果就可以看出來了(如圖16)。如果要恢復(fù)原來的樣子，就將光標(biāo)定位在混排的文字中，打開“縱橫混排”對話框，單擊“刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中的文字就變成原來的樣子了。5．合并字符合并字符功能可以把幾個字符集中到一個字符的位置上。打開“格式”菜單，單擊“中文版式”選項，單擊“合并字符”命令，打開“合并字符”對話框，在“文字”輸入框中輸入“天天向上”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就可以看到我們設(shè)置的效果了(如圖17)；同樣如果不想合并了，把光標(biāo)定位在這里，打開“合并字符”對話框，單擊“刪除”按鈕，文檔中的合并字符效果就消失了。圖176．和雙行合一選中要合并的文字，打開“格式”菜單中的“中文版式”子菜單，單擊“雙行合一”命令，選定的文字已經(jīng)出現(xiàn)在了“文字”輸入框中，從“預(yù)覽”窗中可以看到效果，單擊“確定”按鈕，文檔中的這些文字就變成了一行的高度中顯示兩行的樣子；如果不想要了，還是把光標(biāo)定位到這個雙行合一處，打開“雙行合一”對話框，單擊“刪除”按鈕就可以了(如圖18)?！半p行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六個字符的限制，而這個選項沒有，合并字符時可以設(shè)置合并的字符的字體的大小，而雙行合一則沒有。如果想要“雙行合一”后的文字帶上括號，可以將“帶括號”選項前的復(fù)選框選中。圖18圖19７．?dāng)嘧钟捎谝话銥榱嗣烙^都把段落的對齊設(shè)置為兩端對齊，而且默認(rèn)不斷字，這樣如果在一行的末尾有一個詞特別長，在這一行中放不下時，Word就會把它移動到下一行中，這樣就會出現(xiàn)文檔中有些行的單詞的間距太大了，一行的長度越小這種情況就越嚴(yán)重。此問題可以通過設(shè)置斷字來解決：打開“工具”菜單，在“語言”項上單擊“斷字”命令，打開“斷字”對話框，選中“自動斷字”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖19)。手動斷字：打開“斷字”對話框，單擊“手動”按鈕，就會出現(xiàn)“人工斷字”對話框，Word會自動在可以設(shè)置斷字的地方預(yù)先加上連字符，光標(biāo)閃爍的地方是Word默認(rèn)的斷字位置，單擊“是”，接受Word默認(rèn)的斷字設(shè)置，單擊“否”按鈕表示不接受Word對這一行的斷字設(shè)置，對于有多個可以斷字位置的單詞，將光標(biāo)移動到任意連字符的位置單擊“是”按鈕都可以在該連字符處設(shè)置斷字；單擊“取消”按鈕則會保留先前設(shè)置的斷字，而后面的斷字不再設(shè)置。取消斷字：如果有哪一部分不想設(shè)置斷字，可以在段落的格式中設(shè)置不斷字：將光標(biāo)定位在段落中，打開“段落”對話框，單擊“換行和分頁”選項卡，選中“取消斷字”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。打開“表格”菜單，單擊“插入”選項，單擊“表格”命令，打開“插入表格”對話框，設(shè)置要插入表格的列、行,單擊“確定”按鈕，所需表格就插入到文檔中了(如圖1)。圖1插入表格還可以使用“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕，單擊這個“插入表格”按鈕拖動光標(biāo)就可以插入表格了(如圖2)。圖2Word2000允許在表格中插入另外的一個表格：把光標(biāo)定位在表格的單元格中，插入的表格就顯示在了單元格中。在單元格中單擊右鍵，選擇“插入表格”命令，也可以在單元格中插入一個表格。就像文章是由文字組成的一樣，表格也是由一個或多個單元格組成的。所以單元格就像文檔中的文字一樣，要對它操作，必須先選取它。把光標(biāo)定位到單元格里，在“表格”菜單里的“選取”選項中可選取行、列、單元格或者整個表格(如圖3)。圖3還有下面一些方法：把光標(biāo)放到單元格的左下角，鼠標(biāo)變成一個黑色的箭頭，按下左鍵可選定一個單元格，拖動可選定多個。像選中一行文字一樣，在左邊文檔的選定區(qū)中單擊，可選中表格的一行單元格。把光標(biāo)移到這一列的上邊框，等光標(biāo)變成向下的箭頭時單擊鼠標(biāo)即可選取一列。把光標(biāo)移到表格上，等表格的左上方出現(xiàn)了一個移到標(biāo)記時，在這個標(biāo)記上單擊鼠標(biāo)即可選取整個表格(如圖4)。圖4合并一行單元格：先選中一行單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，把選中的單元格合并成一個(如圖5)。合并一列單元格：先選中一列單元格，打開“表格”菜單，單擊“合并單元格”命令，選中的這些單元格也就合并成一個(如圖5)。圖5圖6圖7拆分單元格：選取單元格，打開“表格”菜單，單擊“拆分單元格”命令，彈出“拆分單元格”對話框，選擇拆分成的行和列的數(shù)目，單擊“確定”按鈕(如圖6)。也可以在單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在打開的快捷菜單中選擇“拆分單元格”，或者單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，可以打開“拆分單元格”對話框(如圖7)。我們還可以選定幾個單元格同時進行拆分或者合并。選取單元格里的文字，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“單元格對齊方式”項，會彈出幾個按鈕供選擇，單擊需要的格式(如圖8)。圖8讓所有單元格里的文字格式都一樣：把鼠標(biāo)移動到表格上，在表格的左上角的移動標(biāo)記上單擊右鍵，從快捷菜單的“單元格對齊方式”的面板中選擇需要的格式，整個表格中的所有單元格就都一樣了。把單元格中的文字豎著排行：把光標(biāo)定位到單元格中，單擊工具欄上的“更改文字方向”按鈕。事實上可以把表格中的每個單元格看作是一篇獨立的文檔，里面同樣可以有段落的設(shè)置，如“兩端對齊”、“居中”按鈕都可用。插入一個3×5的表格，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，鼠標(biāo)的形狀好像是一支筆，在這個單元格的左上角按下左鍵，拖動鼠標(biāo)到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上了一條斜線。還用這支筆可以在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格(如圖9)。圖9繪制斜線表頭：這是Word2000提供的一個新功能，打開“表格”菜單，單擊“繪制斜線表頭”命令，打開“繪制斜線表頭”對話框，在左邊的“表頭樣式”列表框中選擇“樣式二”，右邊“字體大小”使用五號，在這里的行標(biāo)題輸入“科目”，數(shù)據(jù)標(biāo)題輸入“成績”，列標(biāo)題輸入“姓名”，單擊“確定”按鈕，就可以在表格中插入一個合適的表頭了(如圖10)。圖10把光標(biāo)定位在一個單元格里，在“表格”菜單欄里“插入”選項中選“行”、“列”或者“單元格”選項，就會相應(yīng)的插入行、列、單元格?；蛘哌x取一個單元格，單擊常用工具欄上的“插入單元格”按鈕，也可以選擇插入一行或一列單元格。把光標(biāo)定位到表格最后一行的最右邊的回車符前面，然后按一下回車，就可以在最后面插入一行單元格了。把光標(biāo)定位在表格下面的段落標(biāo)記前，單擊工具欄上的“插入行”按鈕，Word會彈出一個對話框，選擇要插入的行數(shù)，單擊“確定”按鈕，行單元格就插入進來了。調(diào)整表格大小有以下一些方法：把鼠標(biāo)放在表格右下角的一個小正方形上，鼠標(biāo)就變成了一個拖動標(biāo)記，按下左鍵，拖動鼠標(biāo)，就可以改變整個表格的大小了，拖動的同時表格中的單元格的大小也在自動地調(diào)整。把鼠標(biāo)放到表格的框線上，鼠標(biāo)會變成一個兩邊有箭頭的雙線標(biāo)記，這時按下左鍵拖動鼠標(biāo)，就可以改變當(dāng)前框線的位置，同時也就改變了單元格的大小，按住Alt鍵，還可以平滑地拖動框線。選中要改變大小的單元格，用鼠標(biāo)拖動它的框線，改變的只是拖動的框線的位置。只改變一個單元格的大?。核械目蚓€在標(biāo)尺上都有一個對應(yīng)的標(biāo)記，拖動這個標(biāo)記，改變的就只是選中的單元格的大小了。Word還提供了幾個表格自動調(diào)整的方式：在表格中單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“自動調(diào)整”項，單擊“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”命令，可以看到表格的單元格的大小都發(fā)生了變化，僅僅能容下單元格中的內(nèi)容了。選中整個表格，按一下Delete鍵，將表格中的所有內(nèi)容全部刪除，表格的所有單元格僅僅能容下一個段落標(biāo)記了。選擇表格的自動調(diào)整為“固定列寬”，選中整個表格，按Delete鍵，可以看到表格框線的位置沒有發(fā)生變化；選擇“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，表格自動充滿了Word的整個窗口。通常希望輸入相同性質(zhì)的文字的單元格寬度和高度一致，先選中這些列，單擊“表格和邊框”工具欄上的“平均分布各列”按鈕，選中的列就自動調(diào)整到了相同的寬度；行也可以這樣來做。復(fù)制表格：表格可以全部或者部分的復(fù)制，與文字的復(fù)制一樣，先選中要復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”按鈕，把光標(biāo)定位到要復(fù)制表格的地方，單擊“粘貼”按鈕，剛才復(fù)制的單元格形成了一個獨立的表。刪除表格：選中要刪除的表格或者單元格，按一下Backspace鍵，彈出一個“刪除單元格”對話框，其中的幾個選項同插入單元格時的是對應(yīng)的，單擊“確定”按鈕。注意：Delete是刪文字，而這個Backspace是刪表格的單元格。表格的格式與段落的設(shè)置很相似，有對齊、底紋和邊框修飾等。選中整個的表格，單擊“格式”工具欄上的“居中”、“左對齊”等按鈕即可調(diào)整表格的位置。表格邊框修飾：把表格周圍的框線變粗一時，單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細”下拉列表框，選擇合式的線條，然后單擊“框線”按鈕的下拉箭頭，單擊“外部框線”按鈕，這樣可以在表格的周圍放上一條所選線條的邊框；表格添加底紋：選中第一行，單擊鼠標(biāo)右鍵，選中“邊框和底紋”命令，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇顏色，取消選擇，即見效果(如圖11)。圖11Word為我們提供了表格自動套用格式的功能。單擊“表格”菜單欄里“自動套用格式”選項，打開“自動套用格式”對話框，選擇格式，單擊“確定”按鈕，表格的格式設(shè)置好了?；旧铣Ｓ玫母袷綇倪@里都可以找到的(如圖12)。圖12單元格之間加一些間隙：在表格中單擊右鍵，選擇“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框(如圖13)。圖13單擊“選項”按鈕，選中“允許調(diào)整單元格間距”復(fù)選框(如圖14)，在后面的數(shù)字框中輸入“0.1”，單擊“確定”按鈕，回到表格屬性對話框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。圖14表格的排序：選中需要排序的一列，單擊“表格和邊框”工具欄山的“降序”或者“升序”按鈕即可。表格的求和：把光標(biāo)定位到需要求和的“列”的下面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕。若要求“行”的和，先把光標(biāo)定位到需要求和的“行”的右面的單元格中，單擊“自動求和”按鈕，然后選中這個數(shù)字，把它復(fù)制到下面的單元格中，選中這一列，按一下F9鍵，其余行的和就都出來了。剛才單擊“自動求和”按鈕是在單元格中插入了一個求和公式，然后把求和公式復(fù)制到其它的單元格中。按F9則是更新域，因為這些是公式域，我們把域更新一下就可以看到正確的結(jié)果了。標(biāo)題行重復(fù)：如果表格分在了兩頁顯示，而第二頁中的表格沒有表頭，這樣在單看第二頁的表格時就會不知所云。在Word中可以使用標(biāo)題行重復(fù)來解決這個問題：選中第一行表格，打開“表格”菜單，單擊“標(biāo)題行重復(fù)”命令(如圖15)，在第二頁的表格中標(biāo)題行就出現(xiàn)了。圖15圖16圖17圖18使用Word可以把文字轉(zhuǎn)換成表格：選中這些文字，打開“表格”菜單，單擊“轉(zhuǎn)換”項，單擊“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令(如圖16)，在這里的“文字分隔”位置選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，文字就轉(zhuǎn)換成了表格(如圖17)。同樣可以把表格轉(zhuǎn)換成文字：把光標(biāo)定位在表格中，打開“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”子菜單，單擊“表格轉(zhuǎn)換成文字”命令，打開“表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框，在這里的“文字分隔符”欄選擇“制表符”，單擊“確定”按鈕，就把這個表格轉(zhuǎn)換成了文字。我們經(jīng)常會希望文字能環(huán)繞在表格的周圍，在表格中單擊右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框（如圖18），在當(dāng)前的“表格”選項卡中有一個“文字環(huán)繞”選擇區(qū)，選擇“環(huán)繞”，單擊“確定”按鈕，回到編輯狀態(tài)，拖動表格到文字的中間，文字就在表格的周圍形成了環(huán)繞。打開“插入”菜單，單擊“圖片”選項，單擊“來自文件”命令，選擇要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，圖片就插入到文檔中了。選中這個圖片，界面中還會出現(xiàn)一個“圖片工具欄”。插入圖片單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框(如圖1)。圖1單擊“圖片”工具欄上的“插入圖片”按鈕，可以打開“插入圖片”對話框(如圖2)。圖2單擊“繪圖”工具欄上的“插入剪貼畫”按鈕，可以打開“插入剪貼畫”對話框(如圖3)。圖3插入的圖片周圍有一些黑色的小正方形，這些是尺寸句柄，把鼠標(biāo)放到上面，鼠標(biāo)就變成了雙箭頭的形狀，按下左鍵拖動鼠標(biāo)，就可以改變圖片的大小。裁剪：單擊“圖片”工具欄上的“裁剪”按鈕(如圖4)，鼠標(biāo)變成了這樣的形狀，在圖片的尺寸句柄上按下左鍵，等鼠標(biāo)變成了移動光標(biāo)的形狀拖動鼠標(biāo)，虛線框所到的地方就是圖片的裁剪位置了，不過這樣拖動虛線一次移動的距離大了一些，按住Alt鍵再拖，就可以平滑地改變虛線的位置了，松開左鍵，就把虛線框以外的部分“裁”掉了。圖4單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，從彈出的菜單中選擇“四周型環(huán)繞”(如圖5)，文字就在圖片的周圍排列了。把鼠標(biāo)移動到圖片上，鼠標(biāo)變成了一個移動光標(biāo)的形狀，按下左鍵進行拖動，文檔中就出現(xiàn)了一個虛線框表示圖片拖動到的位置，同樣按住Alt鍵可以平滑地進行拖動。把圖片放置在文字的上面和下面：單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊彈出的菜單中的“浮于文字上方”命令，圖片就位于文字上方了，從同樣的菜單中選擇“襯于文字下方”命令，圖片就到文字的下方了。圖5剛才插入的圖形都是矩形的，文字也就環(huán)繞著這個矩形排列。如果插入的圖形是其他形狀，讓文字隨圖形的輪廓來排列會有更好的效果。選中圖片，單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點”命令(如圖5)，在圖片的周圍出現(xiàn)了紅色的虛線邊框和四個句柄，現(xiàn)在這個虛線邊框就是圖片的文字環(huán)繞的依據(jù)；把鼠標(biāo)移動到句柄上，鼠標(biāo)變成了這樣的形狀，按下左鍵拖動，可以改變句柄和框線的位置；在框線上按下左鍵并拖動，可以看到在鼠標(biāo)所在的地方會添加一個句柄，這樣調(diào)整邊框到適當(dāng)?shù)奈恢?。單擊“圖片”工具欄上的“文字環(huán)繞”按鈕，單擊“編輯環(huán)繞頂點”命令，退出編輯頂點狀態(tài)就可以了。除了可以從文件中插入圖片以外，Word還為我們準(zhǔn)備了一些剪貼畫：打開“插入”菜單下的“圖片”子菜單，單擊“剪貼畫”命令，打開“插入剪貼畫”對話框(如圖6)，選擇列表中的“裝飾”項單擊，單擊其中的一項，單擊彈出面板中的“插入剪輯”按鈕，單擊右上角的關(guān)閉按鈕回到文檔中，可以看到剛才選擇的剪貼畫已經(jīng)插入到了文檔中。圖6調(diào)整圖片和剪貼畫的對比度、亮度等參數(shù)：選中剛才插入的剪貼畫，單擊“圖像”工具欄上的“圖像控制”按鈕，從彈出的菜單中選擇“水印”；然后單擊“增加對比度”按鈕或者單擊“減小亮度”按鈕調(diào)節(jié)圖片亮度。設(shè)置圖片的大?。弘p擊插入的剪貼畫，在打開的“設(shè)置圖片格式”對話框中單擊“大小”選項卡，保證這個“鎖定縱橫比”前的復(fù)選框選中，在“高度”輸入框中填入數(shù)字，單擊“版式”選項卡中選擇“環(huán)繞方式”(如圖7)。圖7單擊“高級”按鈕(圖7)，在“高級版式”中的“水平對齊”一欄中選擇“對齊方式”，在對齊方式后面的下拉列表框中選擇“居中”，“度量依據(jù)”下拉列表框中選擇“頁面”。同樣把垂直對齊方式也選擇為相對于頁面居中，單擊“確定”按鈕，回到“設(shè)置圖片格式”對話框，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們就給文檔設(shè)置了一個漂亮的背景。是啊，如果你對自己的修改不滿意，還可以慢慢調(diào)整，實在不行，單擊這個“重設(shè)圖片”按鈕，還可以把圖片設(shè)置為原來的樣子，接著再重新調(diào)整就可以了。圖8插入自選圖形：單擊“常用”工具欄中的“繪圖”按鈕，打開“繪圖”工具欄；單擊“繪圖”工具欄中的“自選圖形”按鈕，在彈出的菜單中選擇需要的圖形，按下左鍵拖動鼠標(biāo)到合式的大小。箭頭的編輯和樣式：單擊“箭頭”按鈕(圖9)，在右邊繪制一個橫向的箭頭，然后單擊“繪圖”按鈕，單擊“編輯頂點”命令，按住Ctrl鍵在單擊箭頭線的任意位置，可以添加一個頂點，拖動頂點移動可以變成其他的樣子，單擊“繪圖”按鈕，從菜單中單擊“編輯頂點”命令，退出頂點編輯狀態(tài)。圖9給它們換一種形式：單擊選中第一個箭頭，然后按住Shift鍵單擊其它的幾個箭頭，同時選中它們，單擊“繪圖”工具欄上的“箭頭樣式”按鈕(圖9)，單擊“其它箭頭”按鈕，打開“設(shè)置自選圖形”對話框(如圖10)，設(shè)置好一個合適的箭頭。圖10圖形組合：選中圖形，單擊“繪圖”按鈕，打開“對齊和分布”子菜單，單擊“水平居中”命令可以是它們擺放整齊。然后，把這些線條組合起來，不然移動會很麻煩。方法如下：單擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕，在文檔中畫一個虛線框?qū)⒄麄€圖形包括起來，松開左鍵，就可以選中整個圖形，單擊“繪圖”按鈕，單擊“組合”命令，我們就把整個圖組合成了一個圖形?，F(xiàn)在移動它們，可以看到移動的是整個圖形?，F(xiàn)在給這些圖加上文字：單擊“繪圖”按鈕，單擊“取消組合”命令，將當(dāng)前的組合先去掉；單擊圖形外的任意位置，取消當(dāng)前選擇，用右鍵單擊要加入文字的地方，從快捷菜單中選擇“添加文字”命令，輸入文字；選中其中的一個對象，單擊“繪圖”按鈕，選擇“重新組合”命令，這個圖形就再次組合了起來。圖形的陰影和三維效果設(shè)置：單擊“繪圖”工具欄上的“陰影”按鈕(圖11)，從彈出的面板中選擇陰影樣式，文檔中的圖形就有了陰影。圖11陰影的調(diào)整：單擊“陰影”按鈕，單擊“陰影設(shè)置”按鈕，打開“陰影設(shè)置”工具欄可以設(shè)置陰影；要去掉陰影的話，單擊“陰影”按鈕，選擇“無陰影”按鈕，就可以去掉了。三維也是同樣，單擊“三維”按鈕(圖11)，選擇面板中的一種形式單擊就可以了。這里還有許多功能，旋轉(zhuǎn)、填充顏色、藝術(shù)字等我們知道在拖動圖形時如果不按住Alt鍵是不能平滑拖動的，此時每次移動的距離是可以設(shè)置的：單擊“繪圖”按鈕，在打開的菜單中選擇“繪圖網(wǎng)格”命令，打開“繪圖網(wǎng)格”對話框(如圖12)，這里的“網(wǎng)格間距”就控制著拖動的最小距離；清除“與繪圖網(wǎng)格對齊”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣我們在文檔中繪制和拖動圖形時就可以平滑進行了，按住Alt鍵再試一下，變成不是平滑進行了。圖12打開“繪圖網(wǎng)格”對話框，將“在屏幕上顯示網(wǎng)格線”前的復(fù)選框選中，注意水平和垂直網(wǎng)格線的間距，單擊“確定”按鈕，就可以在屏幕上顯示出繪圖網(wǎng)格線了，我們可以用它們來作繪制圖形的參考坐標(biāo)。圖形的移動:圖形除了使用鼠標(biāo)拖動以外，還可以使用“繪圖”按鈕菜單中的“微移”子菜單來調(diào)整圖形的位置。組合圖形:選中要組合的圖形，在選中的圖形上單擊右鍵，在打開的菜單中有一個“組合”子菜單，從這個子菜單中可以對選中的圖形進行組合、取消組合和重新組合。單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形”按鈕，單擊“線條”選項，從彈出的面板中選擇“曲線”按鈕，在文檔中單擊左鍵確定曲線開始的位置，在預(yù)計的曲線第二個頂點處單擊，拖動鼠標(biāo)到預(yù)計的第三個頂點處單擊，一直到最后一個頂點處雙擊鼠標(biāo)，Word默認(rèn)繪制的是曲線而不是直線，單擊“繪圖”工具欄上的“線型”按鈕，可以給曲線設(shè)置線型，單擊“虛線線型”按鈕，可以給曲線設(shè)置虛線線型，而使用“箭頭樣式”按鈕則可以給非封閉曲線設(shè)置各種樣式的箭頭。在曲線上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“編輯頂點”命令，就可以進入曲線的頂點編輯狀態(tài)，此時在曲線上單擊右鍵，在菜單中可以選擇添加頂點，退出頂點編輯等。在編輯頂點狀態(tài)下在線條上按下左鍵并拖動鼠標(biāo)可以直接在鼠標(biāo)所在處添加一個頂點，同時改變了曲線的形狀。圖13圖14在某段曲線上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“抻直弓形”命令，可以把該段曲線變?yōu)橹本€，在直線上單擊右鍵，從菜單中選擇“曲線段”命令，可以把該線段變?yōu)榍€。曲線的頂點有幾種，在編輯頂點狀態(tài)下，在曲線的頂點上單擊右鍵，可以把頂點設(shè)置為自動頂點、平滑頂點、直線點、角部頂點四種類型。圖14圖15選中圖形，單擊“繪圖”工具欄中的“自由旋轉(zhuǎn)”按鈕，文檔中的圖形就發(fā)生了變化，把鼠標(biāo)放到這些綠色的圓點上，按下左鍵后鼠標(biāo)會變成一個旋轉(zhuǎn)標(biāo)記，此時拖動鼠標(biāo)，就可以對圖形進行旋轉(zhuǎn)了。也可以這樣做：選中圖形，單擊“繪圖”工具欄上的“繪圖”按鈕，打開“旋轉(zhuǎn)和翻轉(zhuǎn)”子菜單，使用這些選項來旋轉(zhuǎn)圖形打開“插入”菜單，單擊“對象”命令，在“對象類型”列表中選擇“Microsoft公式3.0”，單擊“確定”按鈕，Word的界面就變成了圖2這個樣子，這時就可以編輯公式了，不過輸入公式要有耐心(圖2)。圖1圖2在Word里查閱文檔比較簡單，打開“視圖”菜單，單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令(圖1)，在頁面視圖中打開文檔結(jié)構(gòu)圖，左邊是文檔結(jié)構(gòu)圖，單擊這里的條目，可以把光標(biāo)定位到文檔中相應(yīng)的位置。不過左邊文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)的是大綱級別，不是正文的段落。圖1圖2大綱級別是段落格式的一個選項，前面沒有接觸到，右邊是稿件的原稿，左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中沒有任何的文字，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令(圖2)，打開“段落”對話框，在“大綱級別”的下拉列表框中選擇“2級”(圖3)，單擊“確定”按鈕，這個段落就在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)了；把下面段落的大綱級別設(shè)置為“2級”，這個段落也出現(xiàn)在了文檔結(jié)構(gòu)圖的列表中。圖3Word共將段落分成了十個級別，其中只有正文一級不會在文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)，而從第一級到第九級的大綱級別是從屬的關(guān)系，這個2級大綱歸屬于1級來管，單擊這個減號，可以把層級折疊起來，而且減號變成了加號，單擊加號，層級又展開了。事實上一般文檔多數(shù)用樣式來排版，而通常在樣式中已經(jīng)包含了大綱級別的設(shè)置，因此只要應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)的樣式排版，就可以在任何時候方便地查閱文檔。文檔中的表格、圖表、圖片等可以使用瀏覽和定位，打開“編輯”菜單，單擊“定位”命令，打開“定位”對話框，從“定位目標(biāo)”列表中選擇目標(biāo)，單擊“下一處”按鈕，光標(biāo)會自動在下一個表格處停住，單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以看到表格了(圖4)。圖4使用瀏覽來也可以直接查看這些對象，Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown是瀏覽的快捷鍵，默認(rèn)的瀏覽方式是按頁瀏覽。實際上還可以按表格、域、圖形、標(biāo)題、節(jié)、腳注、尾注、批注、編輯位置等來瀏覽。單擊垂直滾動條上的“選擇瀏覽對象”按鈕（圖5)，在打開的面板中選擇“按標(biāo)題瀏覽”，單擊滾動條上的有兩個下箭頭的按鈕，光標(biāo)到了下一個標(biāo)題處，單擊有兩個上箭頭的按鈕，光標(biāo)到了上一個標(biāo)題處。這時兩個快捷鍵“Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown”也可以起到同樣的效果。圖5在Word中可以對一個編輯和排版完成的稿件自動生成目錄。把光標(biāo)定位到文檔的最后，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來進行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”前的復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點，單擊“確定”按鈕，Word就自動生成了文檔的目錄(圖6)。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置。圖6所有的圖形或表格也可以列一個目錄，首先要給每一個圖形對象加上一個題注：選擇要在索引中出現(xiàn)的圖形對象，打開“插入”菜單，單擊“題注”命令，打開“題注”對話框(圖7)，在“題注”輸入框中對象編號的右邊輸入題注的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，然后同樣在其它的對象上都加上題注，將光標(biāo)定位要插入索引的地方，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“圖表目錄”選項卡，這里的設(shè)置和前面文檔目錄很相似，不做什么改變，單擊“確定”按鈕，就在文檔中加入了一個圖形的目錄，單擊相應(yīng)的目錄可以到達相應(yīng)的圖形處。圖7在Word中一共有四種視圖，通常使用的是頁面視圖，它以頁面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對象都可以在這里完整地顯示出來，因此也是平時用得最多的。在使用了文檔結(jié)構(gòu)圖之后，文檔的內(nèi)容經(jīng)常無法在屏幕上完全顯示出來，這時可以使用普通視圖或大綱視圖：單擊水平滾動條左邊的“普通視圖”按鈕，切換到普通視圖中。每個視圖都有不同的設(shè)置，在“文檔結(jié)構(gòu)圖”的視圖中，打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，選中“大綱視圖和普通視圖選項”選擇區(qū)中“窗口中自動換行”前的復(fù)選框(圖8)，單擊“確定”按鈕，在文檔的內(nèi)容就在窗口中完全顯示出來了。圖8在普通視圖中因為不像頁面視圖中那樣一頁一頁看上去那么明顯，因此它的分頁使用一條虛線來表示。另外在普通視圖中無法看到圖形對象、插入的頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，也不能進行豎向的排版，所以這個視圖通常用來進行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等。Web版式視圖的最大優(yōu)點是聯(lián)機閱讀方便，它不以實際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案。大綱視圖中在每一個段落的前面都有一個標(biāo)記，不過在大綱視圖中查看和重新組織文檔的內(nèi)容都是非常方便；它跟文檔結(jié)構(gòu)圖有些像，也是根據(jù)段落的大綱級別有層級地設(shè)置，前面有小正方形的段落的級別是正文，而這些前面有加號的段落則在文檔結(jié)構(gòu)圖中都有，也就是說，在大綱視圖中的文檔也可以折疊和展開。大綱視圖的界面中有一個“大綱”工具欄，單擊大綱工具欄上的“折疊”按鈕，這一部分的層級就折疊了一層，再單擊，又折疊了一層，在這個層級的下面出現(xiàn)了一條下劃線，這就表示這個層級已經(jīng)完全折疊了起來；單擊“展開”按鈕，可以展開一個層級，再單擊，又展開一層。這和文檔結(jié)構(gòu)圖很像，若只想展開此層下面的層級，把光標(biāo)定位到這個段落中，單擊“展開”按鈕(圖9)，就只有這項所包含的層級展開了。光標(biāo)在哪里，就展開哪個項目的層級。圖9大綱視圖的另一個作用就是可以方便地調(diào)整段落的大綱級別，調(diào)整各個級別的順序等，選中一個段落，單擊“大綱”工具欄上的“下移”按鈕，這個段落就和下面段落互換了位置。這個工具欄還有一個用途就是可以方便地設(shè)置文檔的大綱級別。單擊“大綱”工具欄上的“顯示所有標(biāo)題”按鈕，展開所有層級，把光標(biāo)定位到一個大綱級別為“正文”的段落中，單擊“大綱”工具欄中的“提升”按鈕，這個段落就和它原來的上一級段落同級了，單擊“降低”按鈕，段落的大綱級別就降了一級，單擊“降為正文文字”按鈕，就可以把它變回正文了。大綱視圖還有一個很有用的功能，就是制作主控文檔。用主控文檔可以方便地對系列的文檔進行組織和管理，可以很方便地創(chuàng)建文檔間參考資料、目錄和子文檔索引等，而且不必一一打開即可打印多篇子文檔、拖曳移動大段文本以及子文檔。如果處理一篇幾百頁的文檔時，Word的速度很慢，使用主控文檔會既快又方便。在大綱視圖中單擊任意段落前面的標(biāo)記（包括加號、減號、和小正方形）可以選中這個段落和它下面的所有從屬于這個段的段落。上下拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的位置。左右拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的大綱級別。顯示不同級別的大綱可以通過單擊大綱工具欄上的級別按鈕來實現(xiàn)，單擊這個首句按鈕還可以使大綱視圖中顯示的所有段落只顯示第一句。1.窗口打開“窗口”菜單，單擊“新建窗口”命令，當(dāng)前窗口文檔新建一個窗口，現(xiàn)在編輯的文檔標(biāo)題欄上的文檔名稱后面加上了一個“:2”，這就是新建的窗口；在原來的窗口中，它的標(biāo)題欄上文件名稱后顯示出一個“:1”；現(xiàn)在改變兩個窗口中任何一個的內(nèi)容都將同時影響到兩個窗口。打開“窗口”菜單，單擊“全部重排”命令，可以同時看到兩個窗口?？墒沁@樣可以編輯的地方很小。打開“窗口”菜單，選擇“拆分”命令，文檔中出現(xiàn)一條線，移動它到文檔的中間位置，單擊后，文檔就分別在上下兩個窗口中顯示。打開“窗口”菜單，單擊“取消拆分”命令，可以取消拆分。用鼠標(biāo)拖動垂直滾動條上的拆分條，也可以自由拆分窗口；取消拆分時只需將分隔線向上拖動到文檔的頂部即可。2.添加書簽：將光標(biāo)定位到要添加書簽的位置，然后打開“插入”菜單，選擇“書簽”命令，打開“書簽”對話框，在對話框中鍵入書簽名(圖10)，然后單擊“添加”按鈕，就可以創(chuàng)建新的書簽；要注意，書簽名中不能有空格。圖103.添加索引索引是文檔中按字母順序排列的術(shù)語表，它可以方便閱讀文檔。添加索引項先選定要標(biāo)記為索引的術(shù)語，然后打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，在“索引”選項卡中單擊“標(biāo)記索引項”按鈕(圖11)，打開“標(biāo)記索引項”對話框，單擊對話框中的“標(biāo)記”按鈕，就可以將所選擇的術(shù)語標(biāo)記為索引項。圖11這樣標(biāo)記了索引項后，不用關(guān)閉對話框，直接繼續(xù)滾動文檔來查找要標(biāo)記為索引項的術(shù)語，在文檔中選中它們，再回到對話框中將其標(biāo)記為索引項，在標(biāo)記完了所有的索引項后單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框(圖12)。圖12建立索引在標(biāo)記完了所有的索引項后，將插入點放在要生成索引的位置，然后選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，在“索引”選項卡中選擇索引的類型和格式，這里的“打印預(yù)覽”框可以顯示所選擇的索引的外觀；然后單擊“確定”就可以生成索引了，同時會顯示索引項所在的頁碼。WORD2000對WORD中的拼寫和語法檢查功能做了進一步改進，能夠?qū)τ⑽?、中文進行語法檢查，這樣就減少了輸入的錯誤率。Word認(rèn)為有問題的地方,就在文字的下面加一些紅色和綠色的曲線，按F7鍵，Word就開始自動檢查文檔了。打開“工具”菜單，單擊“拼寫和語法”命令，同樣可以打開“拼寫和語法”對話框進行檢查(圖1)。圖1Word只能查出文檔中一部分比較簡單或者低級的錯誤，一些邏輯上和語氣的錯誤還要自己去檢查。Word在進行校對時對某些詞提出修改意見，下面的提示框中顯示出建議修改成的單詞，選中正確的單詞，單擊“更改”按鈕，就可以將Word認(rèn)為錯誤的單擊替換為它提供的詞了。如果不喜歡利用對話框來進行拼寫和語法檢查，也可以這樣：在文檔中下面有錯誤標(biāo)記的文字中單擊右鍵，彈出菜單(圖2)，可以看到錯誤的原因以及Word的提示，同樣選擇相應(yīng)的選項就可以了。圖2在我們對文檔進行了校對時，如果選擇了“忽略”，那么下次校對時Word將不會對這些地方提出疑問，如果想讓W(xué)ord對文檔的所有可能錯誤再重新來一遍，就必需這么做：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“拼寫和語法”選項卡，單擊“重新檢查文檔”按鈕，單擊“是”就可以了。一般安裝后的Word默認(rèn)的語言設(shè)置是中文和英文，現(xiàn)在Word2000還有自動測定語言的功能，可以自己來設(shè)置文字的語言：選取文字，打開“工具”菜單，單擊“語言”選項，單擊“設(shè)置語言”命令，打開“語言設(shè)置”對話框(圖3)，可以把選擇的文字標(biāo)記為相應(yīng)的語種(圖4)；不過一般情況下使用Word的自動測定語言功能就可以了。圖3圖4Word2000還提供了一個中文簡繁體轉(zhuǎn)換的功能：單擊“常用”工具欄上的這個“中文簡繁轉(zhuǎn)換”按鈕的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為繁體中文”命令，這個文檔就轉(zhuǎn)換成繁體的了(圖5)。圖5在進行中英文互譯時，可以用Word中提供的詞典：打開“工具”菜單，單擊“語言”項，單擊“詞典”命令(見圖6)，打開詞典，在“查閱”輸入框中輸入要查看的詞，右邊的“替換為所譯內(nèi)容”輸入框中顯示的就是Word在詞典中找到的相應(yīng)的詞，單擊“插入”按鈕就可以把翻譯的結(jié)果直接插入到文檔中了。圖6同義詞庫：先選中要查看同義詞的單詞，打開“工具”菜單，單擊“語言”項，單擊“同義詞庫”命令，打開“同義詞庫”對話框，在這里就出現(xiàn)了所選單詞的同義詞了，單擊“替換”按鈕可以把當(dāng)前選中的詞替換為“替換為同義詞”輸入框中的文字了(圖7)。圖7添加和使用批注：選中文字，打開“插入”菜單，單擊“批注”命令，在界面中出現(xiàn)了批注窗口，單擊“選項”按鈕，設(shè)置“修訂”后確定，同時批注中可以顯示這是誰的批注，輸入修改意見，單擊“關(guān)閉”按鈕(圖8)，剛才選中的部分已經(jīng)是黃色的底色了，這樣在翻閱文檔時容易看到，把鼠標(biāo)放到這里，過一會兒就會出現(xiàn)批注的內(nèi)容了。圖8打開“視圖”菜單，單擊“批注”命令，就會出現(xiàn)“批注”窗口，就可以修改批注了；單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉批注窗口；在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，從菜單中選擇“刪除批注”命令，就可以把插入的批注刪除了。單擊剛才菜單中的“編輯批注”命令可以打開批注窗口。使用修訂：打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項，單擊“突出顯示修訂”命令(圖9)，選中對話框中“編輯時標(biāo)記修訂”前的復(fù)選框(圖10)，單擊“確定”按鈕。圖9圖10此時用Delete鍵刪除文字，它們就變成了藍色帶刪除線的樣子，這就表示已經(jīng)被刪除了；輸入文字，可以看到輸入的文字和一般的文字不一樣，這就表示新添加的文字，把鼠標(biāo)移動到這些文字上面，可以看到是誰進行的修改，是刪除還是插入的。如果覺得修改地很好，直接在修訂處單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“接受修訂”命令就可以(如圖11)，這樣比批注要方便。圖11批注和修訂各有各的作用，如果把這兩種方法結(jié)合起來，綜合使用，改稿就更方便。Word中有一個“審閱”工具欄(圖12)，在這里可以插入和刪除批注、接受和拒絕修訂、突出顯示文本、保存文檔版本等。圖12選中文字，單擊“插入批注”按鈕，可以在選中的文字中插入批注?！熬庉嬇ⅰ卑粹o可以打開/關(guān)閉批注窗口?！扒耙慌ⅰ焙汀跋乱慌ⅰ卑粹o可以快速定位查找批注?！皠h除批注”按鈕則可以刪除批注。雙擊狀態(tài)欄中的“修訂”，可以快速切換文檔的修訂狀態(tài)?！皩忛啞惫ぞ邫谥械摹靶抻啞卑粹o同樣切換編輯時是否標(biāo)記修訂?！扒耙惶幮抻啞焙汀跋乱惶幮抻啞卑粹o可以快速定位修訂的位置?！敖邮苄抻啞焙汀熬芙^修訂”按鈕接受和拒絕修訂?！氨４姘姹尽卑粹o則可以保存當(dāng)前文檔的版本。保存版本有時希望能夠?qū)⑿薷那昂蟮母寮倪M行對比，此時可以使用“版本”來實現(xiàn)這一目的。在寫一個文檔時，總是會做一些改動，如果不希望所做的修改將最原始稿覆蓋掉，就可以使用版本來做。打開“文件”菜單，單擊“版本”命令(圖13)，打開“版本”對話框，單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，輸入版本信息，單擊“確定”按鈕，就可以把當(dāng)前狀態(tài)的文檔保存一個版本(圖14、圖15)。圖13圖14圖15當(dāng)我們對文檔做了較大的改動以后可以再保存一個版本，現(xiàn)在再打開“版本”對話框，就可以打開以前保存的版本進行查看了。文檔的比較有時可能會需要對兩個文檔進行比較，以知道文檔到底在哪些地方不一樣，這時我們就可以使用Word提供的“比較文檔”功能來做：打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項，單擊“比較文檔”命令，從文件列表中選擇要比較的文檔，單擊“打開”按鈕，Word就會自動進行兩個文檔的比較了。而且把當(dāng)前的文檔與所比較文檔的不同之處也都以修訂的形式顯示了出來。字?jǐn)?shù)統(tǒng)計的使用Word有一個“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”功能，可以統(tǒng)計整個文檔或文檔的一部分的字?jǐn)?shù)。打開“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”命令，Word就會自動統(tǒng)計出我們文檔中字?jǐn)?shù)的信息；單擊“關(guān)閉”按鈕(圖18)。選中要統(tǒng)計字?jǐn)?shù)的文字，打開“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”命令，統(tǒng)計出來的就是選中的文字的數(shù)量了(圖19)。圖18圖19自動編寫摘要可以用“自動編寫摘要”功能來實現(xiàn)對文檔的快速查閱：打開“工具”菜單，單擊“自動編寫摘要”命令，選擇摘要類型和在文檔中所占的百分比，單擊“確定”按鈕，Word就會自動從文檔中找到合適的摘要語句并著重顯示出來(圖20)。界面中出現(xiàn)了一個“自動編寫摘要”工具欄(圖21)，單擊上面的“關(guān)閉”按鈕，就可以退出自動編寫摘要狀態(tài)了。圖20打開“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“紙型”選項卡，從“紙型”下拉列表框的列表中選擇紙張的大小，在“方向”選擇區(qū)中選擇“縱向”；單擊“頁邊距”選項卡，輸入上下左右四個方向的頁邊距，單擊“確定”按鈕就可以了(圖1)。圖１雙擊標(biāo)尺上的灰色區(qū)域，也可以打開“頁面設(shè)置”對話框。如果文稿需要裝訂，就要設(shè)置裝訂線的位置：在“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項卡里選擇裝訂線的位置，這個裝訂線的輸入框中的數(shù)值表示的是裝訂線到頁邊的距離，而現(xiàn)在的頁邊距表示的就是裝訂線到正文邊框的距離的了。打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“版式”選項卡，從“垂直對齊方式”下拉列表框中選擇對齊方式，單擊“確定”按鈕，單擊“格式”工具欄上的“居中”按鈕，把文檔放到整個頁面的中間(圖2)。圖２Word是自動換行的，所以段落的設(shè)置不用操心，只是圖形對象要使用相對對齊方式。一般情況下，頁眉和頁腳分別出現(xiàn)在文檔的頂部和底部，在其中可以插入頁碼、文件名或章節(jié)名稱等內(nèi)容。當(dāng)一篇文檔創(chuàng)建了頁眉和頁腳后，就會感到版面更加新穎，版式更具風(fēng)格。頁眉和頁腳的設(shè)置：打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，Word自動彈出“頁眉和頁腳”工具欄，并進入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，默認(rèn)的是編輯頁眉，輸入內(nèi)容，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳的編輯狀態(tài)，編輯完畢后，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕回到文檔的編輯狀態(tài)，設(shè)置好頁眉和頁腳后，單擊“打印預(yù)