學(xué)生檔案管理辦法

鄭州華翔職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法第一章

總則第一條

為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

第三條

學(xué)生檔案管理堅持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。

第四條

本辦法適用于我校各專業(yè)層次在校生。

第二章

檔案管理體制、職責(zé)劃分及要求第五條

學(xué)生檔案管理工作在教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)下開展，同時接受教務(wù)處的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第六條

教務(wù)處處長主管學(xué)生檔案工作，各系部書記分管檔案工作，設(shè)立檔案專柜，保管學(xué)生檔案。

第七條

各系部是學(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的基層組織，是分管學(xué)生檔案工作的關(guān)鍵部門，其職責(zé)如下：

（一）接收、收集、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；

（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出工作；

（六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。第八條

相關(guān)職能部門的職責(zé)：

（一）相關(guān)職能部門工作人員在清理、整理、移交學(xué)生檔案過程中，不得涂改、扣留、抽出、復(fù)制、增加或損毀學(xué)生檔案材料。

（二）各相關(guān)職能部門按照歸檔材料范圍及要求做好學(xué)生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。

（三）教務(wù)處定期檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)各系部及相關(guān)部門的學(xué)生檔案移交、管理等工作。

第三章

歸檔材料范圍及要求第九條

歸檔材料分類及內(nèi)容：

（一）招生材料：招生辦提供的高考檔案（包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等）；

（二）入學(xué)材料：學(xué)生處提供的新生入學(xué)登記表、軍訓(xùn)登記表、入學(xué)體檢表；

材料，應(yīng)在工作完成且形成文件下發(fā)后的兩周內(nèi)移交、歸檔。

第十四條

畢業(yè)學(xué)生的成績單，由教務(wù)處統(tǒng)一打印、蓋章，于當(dāng)年每6月中旬前移交各系部；學(xué)籍表由教務(wù)處在新生入學(xué)取得學(xué)籍后下發(fā)各系部，各系部負(fù)責(zé)動態(tài)管理，并于畢業(yè)年6月20日前到教務(wù)處審核、院辦蓋章；各類學(xué)籍異動證明一式三份由教務(wù)處下發(fā)各系部兩份，一份歸檔，一份學(xué)生自帶（為入班憑證）。

第十五條

畢業(yè)材料、組織材料應(yīng)在工作完成且形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)移交、歸檔，且于6月25日前完成。

第十六條

學(xué)生在校期間形成的各類學(xué)生人事檔案材料，根據(jù)工作完成并已形成材料的情況，隨時登記歸檔，以保證檔案材料的完整。

第五章

檔案的保管與保護(hù)第十七條

根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密。

第十八條

做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。

（一）學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。上述安全設(shè)施定期檢查。

（二）保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。

第十九條

學(xué)生檔案管理實(shí)行登記審批制度、定期核對制度第六章

檔案的利用第二十條

查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：

（一）各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)出具介紹信，由部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)教務(wù)處審批同意方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、學(xué)院介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時，系書記（輔導(dǎo)員）必須在場。

（二）查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。

（三）學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須說明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出時間一般不得超過7天（含休息日）；借出檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（四）查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

（五）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

（六）依據(jù)檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。

（七）所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。

第七章

檔案的轉(zhuǎn)遞第二十一條

學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國或死亡等學(xué)籍變動發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第二十二條

在校內(nèi)跨專業(yè)、跨院系轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時將學(xué)生學(xué)籍變更通知書（一式三份）送達(dá)有關(guān)院系兩份；有關(guān)院系在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書后，一份交給學(xué)生入班使用，一份歸入學(xué)生檔案，并將該生檔案一周內(nèi)移交相關(guān)系，做好交接手續(xù)，并于教務(wù)處備案。

第二十三條

轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)院系應(yīng)當(dāng)在接到教務(wù)處下發(fā)的學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后，按規(guī)定寄發(fā)或送交。轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十四條

由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，有關(guān)院系在收到學(xué)生檔案后要認(rèn)真檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對無誤后及時將回執(zhí)寄回對方，接收手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十五條

畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由各系部按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施，每年8月16-8月30日集中完成，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案；應(yīng)屆畢業(yè)生檔案可在校保留兩年時間，須有相應(yīng)保留檔案手續(xù)。

第二十六條

申請自費(fèi)出國或主動申請退學(xué)的學(xué)生，其檔案由各系部寄送至有關(guān)單位代管，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十七條

受退學(xué)、開除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由各系部寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門管理，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十八條

當(dāng)年未報到入學(xué)的新生，其檔案由各系部轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第二十九條

因故失蹤、死亡的學(xué)生，或因?qū)W生出國等其他原因?qū)е聶n案無法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉(zhuǎn)寄回學(xué)生生源所在地，將轉(zhuǎn)遞手續(xù)一份交教務(wù)處備案。

第三十條

所有須在教務(wù)處備案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)于每學(xué)期結(jié)束前一周內(nèi)上交。

第八章

法律責(zé)任第三十一條

學(xué)校各級檔案管理工作人員不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理直至追