秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

淺談秘書學(xué)的基本問題以及我眼中的秘書學(xué)摘要：秘書學(xué)是研究秘書工作和秘書活動規(guī)律的學(xué)科，是一門綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。秘書學(xué)是秘書工作實踐發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，研究和學(xué)習(xí)秘書學(xué)，目的就是為了指導(dǎo)秘書工作實踐，提高秘書工作效率，培養(yǎng)高素質(zhì)的秘書人才。本文將從秘書的工作特點、角色定位、人員素質(zhì)、當(dāng)代化辦公技能以及秘書的信息解決、協(xié)調(diào)能力以及與之有關(guān)的學(xué)科的關(guān)系來系統(tǒng)的剖析秘書這一職業(yè)以及學(xué)完這門選修課我對秘書學(xué)的某些理解。核心詞：秘書工作特點角色定位人員素質(zhì)一．秘書的工作特點秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決日常事務(wù)工作，掌管文書的人員，他們以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，綜合協(xié)調(diào)各部門或各人員的工作，溝通收集解決信息，辦文、辦會、辦事等為重要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書的職業(yè)有下列特性；（1）服務(wù)的直接性：秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù)，一種是一對一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示報告的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其成果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)（2）服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書與其服務(wù)對象之間有相對的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全方面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務(wù)對象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”（3）知識化：秘書必須含有中檔以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于白領(lǐng)階層（4）年輕化：秘書工作繁忙，對腦力、體力規(guī)定都較高，特別是記憶力、敏捷度、精確性等（5）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。心理學(xué)家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維二．秘書的角色定位概括地說，秘書的基本角色就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動和商務(wù)活動，實施組織、和社會管理。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書最重要、最基礎(chǔ)的社會關(guān)系。秘書在工作中所承當(dāng)?shù)慕巧?，體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)活動中及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，具體體現(xiàn)為：1、領(lǐng)導(dǎo)的助手。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決事務(wù)，在領(lǐng)導(dǎo)的授意下解決事務(wù)。2、領(lǐng)導(dǎo)的幫手。秘書能夠解決在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門活動。為領(lǐng)導(dǎo)解決，協(xié)助3、領(lǐng)導(dǎo)做重要的事。讓領(lǐng)導(dǎo)從龐雜的事務(wù)中脫身，有更多時間開展領(lǐng)導(dǎo)活動和決策思考,秘書是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢?nèi)藛T和決策參謀。秘書的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補充。4、政策活動中的紐帶。秘書負(fù)責(zé)溝通政務(wù)渠道，加強聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。5、決策中的監(jiān)督員。在領(lǐng)導(dǎo)的決策、決定頒布實施后來，秘書含有負(fù)責(zé)檢查、督辦、催辦貫徹的義務(wù)和權(quán)利。6、領(lǐng)導(dǎo)的資料庫。秘書含有收集、掌握、儲存經(jīng)濟、行政、社會方面的信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作有關(guān)資料的責(zé)任。7、領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的組織者，在正式活動場合要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員，在公關(guān)形態(tài)的體現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活動和事務(wù)活動，例如：宴請、接待來訪、應(yīng)酬等。三．秘書的當(dāng)代化辦公技能在科學(xué)極速發(fā)展的浪潮推動下，辦公設(shè)備種類越來越多，性能也日益增強，這對辦公自動化的發(fā)展發(fā)明了條件。例如起草文稿的文字解決機、復(fù)印資料用的復(fù)印機、管理文獻(xiàn)和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)、計算機通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，這些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作的發(fā)展提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的當(dāng)代化起了推動的作用。秘書人員應(yīng)不停提高本身素質(zhì)，加強工作能力提高，這不僅是在秘書行業(yè)中不停邁進(jìn)的動力，也是適應(yīng)經(jīng)濟社會不停發(fā)展的需要。通過辦公自動化系統(tǒng)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。四．秘書的信息解決能力含有一定的信息解決能力對于秘書有著非常重要的作用。那么秘書如何做好信息工作呢。1．樹立強烈的信息意識。秘書，時時、事事、到處都要跟信息打交道。因此，秘書能否勝任自己的本職工作，核心在于有無強烈的信息意識，能否掌握信息解決的技能和技巧，杰出地做好信息工作。強烈的信息意識，涉及信息價值意識、信息戰(zhàn)略意識、信息效能意識、信息系統(tǒng)管理意識、信息反饋意識、信息增值意識等，這是做好一切信息工作的基礎(chǔ)。2．做好信息收集工作信息收集是整個信息解決程序的首要環(huán)節(jié)，也是而后多個信息解決工作的基礎(chǔ)。收集信息的數(shù)量多少、質(zhì)量高低，直接影響到整個信息工作的質(zhì)量和效益。因此，秘書和秘書部門應(yīng)從這里入手，力求全方面、廣泛、完整、系統(tǒng)地收集信息。辦法重要能夠采用觀察法、調(diào)查法、閱讀法、收聽法、交換法、索取法、預(yù)測法等。3.做好信息的綜合解決工作。信息的綜合解決，是決定信息能否采用和價值高低的核心一環(huán)。這種信息普通是感性的、零碎的、無序的、不系統(tǒng)的，并且難免夾雜著某些不真實的和偶然的因素。4．加強信息管理工作。對信息網(wǎng)絡(luò)要逐級加強建設(shè)和管理，以確保網(wǎng)絡(luò)完整，渠道暢通，運轉(zhuǎn)敏捷、可靠、高效。把信息工作和調(diào)研工作結(jié)合起來，秘書工作提高服務(wù)層次的一種重要方面，就是加強調(diào)查研究，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有一定深度的調(diào)查報告。五．秘書的協(xié)調(diào)能力為了做好協(xié)調(diào)工作，一種合格的秘書必須把握下列原則：1.通覽全局的原則。秘書部門處在中樞地位，在一定意義上代表著領(lǐng)導(dǎo)行使多個職能。無論是參加服務(wù)，還是管理事物，只有胸裝全局，才干確保協(xié)調(diào)工作忙而不亂、緊張有序。2.尊重事實的原則。協(xié)調(diào)工作不能靠主觀臆斷。只有在充足掌握事實的基礎(chǔ)上，才干把握矛盾的重要方面，精確找到協(xié)調(diào)工作的主攻點。3.公道正派、一視同仁的原則。公道正派，是做好協(xié)調(diào)工作的靈魂。在協(xié)調(diào)工作中，必須堅持按照黨的政策、國家的法規(guī)辦事，做到以事實為根據(jù)，以規(guī)章制度為準(zhǔn)繩4.分層推動的原則。調(diào)協(xié)工作必須堅持按程序辦事，先辦什么，后辦什么，應(yīng)遵照一定的程序規(guī)范。按程序規(guī)范辦事，明確輕重緩急，工作才會有條理；絕不能眉毛胡子一把抓，讓工作陷入被動。每項工作都應(yīng)當(dāng)由表及里、抓住重點。秘書要提高協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作還應(yīng)掌握協(xié)調(diào)技巧。首先，要善于捕獲時機，靈活行事。被協(xié)調(diào)人情緒好的時候是協(xié)調(diào)的最佳時機。另首先，在協(xié)調(diào)時要做到冷靜謙和、耐心細(xì)致。再次，發(fā)揮人緣和情感作用。要搞好協(xié)調(diào)工作，有了人緣，再運用高超的語言藝術(shù)，針對不同的協(xié)調(diào)者采用不同的語調(diào)、不同的話語，協(xié)調(diào)工作就順利多了。六．秘書學(xué)與之有關(guān)的學(xué)科的關(guān)系(一)秘書學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系哲學(xué)是以最普通的概念形式體現(xiàn)人們對整個世界(自然界、人類社會和思維)的根本觀點的體系，是系統(tǒng)化、理論化的世界觀，是對自然科學(xué)、社會科學(xué)的概括和總結(jié)。哲學(xué)為秘書學(xué)的研究提供世界觀和辦法論的基礎(chǔ)，對秘書學(xué)的研究起著導(dǎo)向作用。(二)秘書學(xué)與行政學(xué)的關(guān)系秘書工作是公共行政領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理工作的重要構(gòu)成部分，在行政學(xué)的研究內(nèi)容中，包含有秘書學(xué)的內(nèi)容，如機關(guān)管理中就涉及對秘書、秘書機構(gòu)、秘書工作的管理。秘書和秘書部門要協(xié)助各級各類領(lǐng)導(dǎo)綜合狀況，研究政策，親密各方面工作的聯(lián)系，肩負(fù)著“參加政務(wù)”的工作，同時尚有大量的“管理事務(wù)”的工作。(三)秘書學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)是研究當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)工作規(guī)律的科學(xué)。有領(lǐng)導(dǎo)就有秘書，秘書工作不能離開領(lǐng)導(dǎo)工作而獨立存在。但領(lǐng)導(dǎo)與秘書、管理與輔助管理在關(guān)系上的緊密性，造成了研究秘書學(xué)必然要與研究領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)相結(jié)合。另外，秘書學(xué)還與政治學(xué)、決策學(xué)、行為科學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、法學(xué)、口才學(xué)等學(xué)科有著一定的聯(lián)系，甚至還借助于自然科學(xué)的研究成果和研究辦法。在選修《秘書學(xué)概論》這門學(xué)時我就抱著十分濃厚的愛好，但愿在這一門課程的學(xué)習(xí)中能夠理清自己之前工作時的某些困擾，同時完善自己平時的某些局限性之處，更多地但愿通過這門課程學(xué)習(xí)到更多有關(guān)秘書的知識。以此同時，我也更多地感覺到秘書學(xué)的知識不單單只是對從事秘書工作的人有協(xié)助，它與我們每個人都是息息有關(guān)的，如果能夠較好地掌握了當(dāng)代秘書學(xué)的某些必備的知識，那么，當(dāng)我們在和別人交流與溝通時就能夠如魚得水，運用自如，和別人的摩擦系數(shù)就能夠降到最低，相處也隨之就會出現(xiàn)從未有過的融洽，或許這就是生活的魅力所在，說不定還可足以豐富一種人的閱歷呢。從當(dāng)代秘書學(xué)這門課中我學(xué)到了諸多之前從未理解和懂得的知識，懂得了秘書重要從事三件事：辦文，辦事，辦會。秘書的工作就這樣幾件事，但是要將其做好卻是十分困難的。作為一種秘書人員他需要足夠的細(xì)心，有諸多的事情都是靠秘書自己去發(fā)現(xiàn)。更重要的一點是秘書要認(rèn)清自己的一種立場，秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而開展的，受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配。秘書能夠有自己的工作計劃和安排，但不能脫離領(lǐng)導(dǎo)，而必須以領(lǐng)導(dǎo)思想、方針及政策為中心，制訂或調(diào)節(jié)自己的工作計劃，決不能脫離領(lǐng)導(dǎo)或不顧領(lǐng)導(dǎo)的需要而另搞一套。這闡明了秘書的工作是以領(lǐng)導(dǎo)的需要為導(dǎo)向，事事都要以領(lǐng)導(dǎo)的工作為中心。

可能在讀理工科的我們之中，在后來未