檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

baoPAGEPAGEII檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案（初稿）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案PAGEI概述檔案管理系統(tǒng)是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。為了提高檔案資料管理水平和使用效率，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，依據(jù)國家《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，結(jié)合本市檔案工作的實際情況，制定本方案。二、目標意義2.1建設(shè)目標基本建成一個完整、專業(yè)、易擴展的綜合規(guī)劃檔案數(shù)字化加工生產(chǎn)線和規(guī)劃檔案信息管理及發(fā)布平臺。2.2建設(shè)意義通過檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)，能有效解決目前存在的問題，提高規(guī)劃檔案資源的采集、管理以及利用的效率。通過與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，提供檔案信息資源的有效利用和共享服務(wù)，使各機構(gòu)之間能夠?qū)崿F(xiàn)多種層次的信息管理、數(shù)據(jù)共享和關(guān)聯(lián)。項目的建設(shè)可以進一步提高規(guī)劃檔案資料管理水平和使用效率，切實提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平，對促進公共檔案服務(wù)能力拓展和推動檔案信息資源的社會共享具有重要的意義。三、建設(shè)內(nèi)容基本建成檔案管理系統(tǒng)，建立與現(xiàn)有其它相關(guān)系統(tǒng)的銜接，完成建設(shè)目標。系統(tǒng)主要由檔案采集子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)和檔案利用子系統(tǒng)三大部分組成。主要建設(shè)內(nèi)容有：1、檔案采集子系統(tǒng)：具備接收電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能，實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)數(shù)字化及補充數(shù)據(jù)著錄、掃描、掛接和電子影像的無損壓縮存儲。

2、檔案利用子系統(tǒng)：根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件,通過現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建立檔案利用窗口。實現(xiàn)檔案查詢、檔案借閱、資源發(fā)布、信息共享等功能。具體包括實現(xiàn)檔案的智能檢索借閱，提高數(shù)據(jù)瀏覽的方便性和數(shù)據(jù)質(zhì)量；建立數(shù)字檔案館網(wǎng)站，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的網(wǎng)上展覽及信息發(fā)布、利用反饋登記等。3、檔案管理子系統(tǒng)：對所接收的各類數(shù)字規(guī)劃檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作,使無序信息有序化,并實施有效控制，實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存。具體包括實現(xiàn)檔案利用情況統(tǒng)計、系統(tǒng)權(quán)限配置、系統(tǒng)日志管理等相關(guān)管理功能；實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能等等。四、數(shù)據(jù)庫建設(shè)運用計算機及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集（檔案全文數(shù)據(jù)庫）、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、電子文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及通過對各類資源的整理加工，建立專題數(shù)據(jù)庫等。4.1目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立;二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案，一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補充完善后建立。4.2元數(shù)據(jù)庫建設(shè)保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重措施。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)接照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進行自動生成和適當(dāng)人工添加而形成。4.3檔案全文數(shù)據(jù)庫內(nèi)容數(shù)據(jù)集（檔案全文數(shù)據(jù)庫）是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來也會采用其他技術(shù)方法對內(nèi)容數(shù)據(jù)進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。4.4多媒體檔案數(shù)據(jù)庫多媒體檔案數(shù)據(jù)庫用來保存視屏、錄音、數(shù)碼照片等文件，通過外部平臺上提供的專業(yè)點播系統(tǒng)來調(diào)閱此類文件。數(shù)字檔案資源庫建設(shè)應(yīng)遵循以下標準規(guī)范:(1)GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式;(2)DA/T134994檔號編制規(guī)則。五、軟件系統(tǒng)5.1檔案采集子系統(tǒng)檔案采集管理子系統(tǒng)主要完成各種類型（包括：黨群工作類、行政管理類、規(guī)劃業(yè)務(wù)管理類、會計類、規(guī)劃審批類、規(guī)劃監(jiān)察類、測繪類、特種載體類、設(shè)備類、基建類、科研項目、規(guī)劃設(shè)計成果類等共12種）檔案的著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對此建立、匹配相應(yīng)的索引信息，包括：檔案著錄、檔案掃描、檔案檢查和檔案歸檔4個主功能。其中檔案著錄包括：案卷著錄、件著錄和文件著錄。檔案采集子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如圖所示。1檔案著錄案卷著錄案卷著錄是指把電子檔案文件對應(yīng)的檔案資料信息按照檔案類別分門別類的輸入系統(tǒng)，然后建立檔案索引，完成案卷著錄。工程項目案卷級著錄如下圖所示。這里可以檢查案卷檔號的合法性，案卷錄入完成之后也可以對案卷信息進行修改、打印等。件著錄件著錄主要是指黨務(wù)、會議、工作報告等類型的信息著錄，這一類的具體操作可以參考案卷著錄。文件著錄文件著錄前一般要先查詢選擇要著錄的文件所屬的檔案。查詢檔案前先選擇是“按卷查詢”還是“按件查詢”。文件著錄主要功能：文件信息的著錄、選擇已接收的文件、文件信息的修改和打印卷內(nèi)目錄。2檔案掃描調(diào)用掃描錄入組件，通過掃描的方式采集電子影像，一次采集一份案卷/件的電子影像。具體操作是在經(jīng)查詢后所得的列表中，選中要掃描的檔案，進入該檔案文件列表界面，選中其中一個文件，進入該文件掃描界面。3檔案檢查檔案檢查模塊用于影像質(zhì)量的檢查，可讓操作員查看影像是否清晰、是否殘缺、放置是否端正以及是否缺頁，必要時也可以進行任意角度旋轉(zhuǎn)、去黑邊和污點的處理。對于無法通過處理達到效果的影像可以進行重掃、補掃和刪除。4檔案歸檔案卷歸檔將已經(jīng)全部通過檢查的案卷進行歸檔處理。歸檔后的檔案不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。件歸檔將已經(jīng)全部通過檢查的件進行歸檔處理。歸檔后的件不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。件歸檔時需根據(jù)年度信息、保管期限和起始件號，自動生成件號，在檔案列表列出所有該年度和該保管期限的件，生成與件號對應(yīng)的檔號，并歸檔。如圖所示。5.2檔案利用子系統(tǒng)檔案利用子系統(tǒng)是對檔案資源提供利用服務(wù)的功能模塊，要求能夠滿足對不同用戶群、多種利用方式的檔案利用服務(wù)的需求。要求提供強大的、快速有效的查詢方式并提供各種行之有效的查詢、利用、借閱、計費、反饋情況、統(tǒng)計分析等功能。功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。1面向一般檔案利用人員檔案查詢本系統(tǒng)提供了三種查詢方式：案卷查詢、件查詢和文件查詢。【案卷查詢】根據(jù)案卷的檔號、案卷題名、項目編號、項目名稱、建設(shè)單位等條件組合進行模糊查詢?？梢栽谝粋€或者多個輸入框中輸入字段信息，即可查到符合條件的檔案。【件查詢】選擇件查詢方式，通過件題名、件號或者年度進行組合查詢?！疚募樵儭课募樵儏⒄铡景妇聿樵儭?。統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各個保管期限各有多少件’等。檔案統(tǒng)計功能窗口。如下圖所示。圖5-50檔案統(tǒng)計分析界面新建統(tǒng)計方案按照需求新建需要的統(tǒng)計方案選擇需要統(tǒng)計的檔案類型選擇需要統(tǒng)計的檔案類型選擇分類字段選擇統(tǒng)計數(shù)據(jù)按照哪個字段分類選擇統(tǒng)計字段選擇按照哪個字段進行統(tǒng)計，即運算方式檢索數(shù)據(jù)從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)出統(tǒng)計表和統(tǒng)計圖系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計項及數(shù)據(jù)范圍自動出統(tǒng)計報表及統(tǒng)計圖反饋登記用戶反饋登記即互動性，是指檔案網(wǎng)站通過設(shè)立公告欄、用戶發(fā)言欄、提供網(wǎng)站管理員郵箱等手段，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會各界對檔案館服務(wù)工作的建議，并答復(fù)用戶的提問。2面向檔案管理員借閱管理該菜單包括：新建申請、未辦任務(wù)、已辦任務(wù)和所有任務(wù)。主要功能：是用戶借閱外單位或本單位檔案時的借閱流程，包括【借閱申請】、【借閱登記】、【登記審核】、【借閱歸還】、【歸還審核】、【借閱反饋】、【借閱收費】等處理環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)說明如下：【借閱申請】：一般檔案利用人員查看某一檔案時，必須先啟動借閱申請任務(wù)，填寫借閱申請單，將此借閱申請?zhí)峤唤o檔案管理人員審核?！窘栝喌怯洝浚簷n案管理人員對一般檔案利用者提交上來的借閱申請進行借閱登記?！镜怯泴徍恕浚簷n案管理審核人對已經(jīng)過借閱登記的申請進行審核，并填寫出庫意見，以決定利用者是否有權(quán)限查看所申請的相應(yīng)檔案?！窘栝啔w還】：檔案管理人員對歸還的檔案進行校對，以免有檔案的遺漏等?！練w還審核】：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)過借閱歸還初審的歸還檔案進行再次審核，并填寫入庫意見，以決定歸還的檔案是否可以入庫?！窘栝喎答仭浚寒?dāng)檔案利用者借閱完畢后，檔案管理人員根據(jù)利用者反饋意見，進行填寫利用效果反饋?！窘栝喪召M】：根據(jù)收費定義，在審核單上將自動計算出標準收費，檔案管理人員可以填寫此次借閱檔案的實收金額，用以收取借閱費用。鑒定管理鑒定管理是根據(jù)檔案保管期限，對到期的檔案進行鑒定，判斷其價值。鑒定管理主要功能：檔案文件鑒定和檔案鑒定統(tǒng)計。銷毀管理銷毀管理是根據(jù)檔案的鑒定結(jié)果，對無繼續(xù)保存價值的檔案進行銷毀操作。銷毀管理主要功能：檔案文件銷毀和檔案銷毀統(tǒng)計。編研管理編研管理是利用現(xiàn)有的檔案資料，編寫編研文檔，現(xiàn)有的編研文檔有：大事記、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、會議簡介。編研管理主要功能：編研信息的增加、修改和刪除。編研信息的修改和刪除是要經(jīng)查詢后才可操作。變更管理變更管理主要是對檔案提供一種復(fù)制功能，一份檔案在出現(xiàn)變更后會形成新的版本，老版本也同時保存。即對變更的檔案信息進行填寫保存。5.3檔案管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)主要是對系統(tǒng)進行一些日常管理，包括：日志管理、用戶權(quán)限管理、電子表單管理和元數(shù)據(jù)管理4個主功能。其中日志管理包括：系統(tǒng)運行日志管理和用戶操作日志管理；用戶權(quán)限管理包括：用戶管理和組織管理；電子表單管理包括：表單定義管理和字段定義管理；元數(shù)據(jù)管理包括：元數(shù)據(jù)定義管理。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。1日志管理系統(tǒng)運行日志管理主要是對系統(tǒng)在運行過程中產(chǎn)生的日志進行管理，包括系統(tǒng)啟動、關(guān)閉的日志；系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤時產(chǎn)生的日志等，以便以后查詢。用戶操作日志管理主要是對用戶在登錄系統(tǒng)的一系列操作進行記錄，并寫入日志。2用戶權(quán)限管理用戶管理用戶管理的功能：用戶的新增、用戶信息的查詢、修改和刪除、用戶權(quán)限的管理。用戶新增用戶新增就是注冊用戶的過程。即在用戶管理界面中，選擇用戶所屬組織，填寫用戶信息。用戶信息查詢通過用戶基本信息，如賬號、姓名、電子郵件、部門等組合查詢，可查看用戶的詳細信息。用戶修改和刪除選中某一用戶，進行刪除。用戶