圖表的設(shè)計(jì)管理

第一節(jié)圖表的設(shè)計(jì)管理圖表設(shè)計(jì)是為了實(shí)施各種管理、配合生產(chǎn)經(jīng)營的需要而進(jìn)行的。因此，圖表與管理制度的聯(lián)系是十分密切的。要設(shè)計(jì)圖表，首先應(yīng)明確管理制度的功能及圖表對管理制度的作用、意義；其次，設(shè)計(jì)圖表有其自身應(yīng)遵循的原則、程序。在此前提下，設(shè)計(jì)圖表才會(huì)完整、統(tǒng)一，具有效率。管理是一系列判斷、決定及實(shí)行制度的過程，建立管理制度目的是減少企業(yè)組織對人為的依賴，并運(yùn)用分工、合作的方法處理生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的各種問題，提高工作效率。因此，管理制度對于企業(yè)而言有其相應(yīng)的作用與功能：管理制度可增加組織的工作能力；管理制度是群體分工合作的方式；管理制度是集體分工合作方法、穩(wěn)定工作品質(zhì)的方法；管理制度是企業(yè)組織減少對人員能力與經(jīng)驗(yàn)依賴的方法。管理制度的制定、建立，關(guān)鍵是實(shí)行及實(shí)行的效果、效率及使用彈性。要實(shí)現(xiàn)管理制度的功能，使制度真正發(fā)揮作用，有很多途徑與手段，其中，圖表是一種重要工具。所以，圖表對管理制度具有重要作用和意義：確保資料收集方法的一致性，提高資料可信度；能減少資料收集整理工作的重復(fù)，避免管理資料的流失；能簡化管理資料的收集整理過程；能促進(jìn)日常管理資料的收集、整理工作自動(dòng)化，減少?zèng)Q策性資料搜集的困擾；能明確劃分資料的提供、傳遞權(quán)責(zé)關(guān)系。設(shè)計(jì)圖表時(shí)，應(yīng)充分考慮圖表于管理制度實(shí)行的配合關(guān)系，以便能更好發(fā)揮圖表的功能，此外圖表設(shè)計(jì)還有其自身應(yīng)遵循的功能：圖表應(yīng)有具體明確的功能；圖表流程應(yīng)力求清楚、簡單、迅速；圖表格式應(yīng)簡單、統(tǒng)一、易看、易填、易懂；資料力求完整；方便資料填寫；減少書寫工作，避免不必要文字書寫；避免資料重復(fù)；表格便于套寫，減少同一資料兩次以上填寫；簡化表格裝訂工作，減少不必要重復(fù)工作；10、格式統(tǒng)一便于歸類；11、表格聯(lián)數(shù)適當(dāng)；12、流程設(shè)計(jì)合理；13、體制數(shù)量適當(dāng)。圖表設(shè)計(jì)制作也有一定程序，其程序如下：圖表系統(tǒng)圖表內(nèi)容3．圖表格式；4．圖表流程；5．圖表管理。四、檢查分析步驟：（一）檢查圖表系統(tǒng)繪出圖表的流程；列出圖表的功能、作用；對圖表重排、合并、增減。方法：利用圖表流程圖或作出流程圖。圖表流程圖單位表格名稱部部部倉庫廠長經(jīng)理室總經(jīng)理聯(lián)數(shù)流程第聯(lián)第聯(lián)第聯(lián)第聯(lián)（二）檢查圖表內(nèi)容：檢查圖表主要資料、參考資料及來源；檢查資料是否真實(shí)、可靠；檢查資料的時(shí)效性；檢查圖表包含的資料是否必要。（三）檢查圖表格式圖表格式是否易填、易看；圖表格式是否統(tǒng)一；圖表格式是否簡捷。（四）檢查圖表流程目的是檢查圖表用途，檢查圖表流程是否適當(dāng)。方法：1．繪出圖表流程圖（如上圖）2．分析目前圖表流程；3.利用圖表流程圖，標(biāo)出填制單位、參考資料單位、使用單位、審核單位、保存單位。4.確定圖表流程、填制、審核、聯(lián)數(shù)。(五)檢查圖表的管理檢查圖表的保密性檢查圖表保留期限、保留單位、保留方法。附：圖表改善一般常用流程表確定表格目的↓決定所需包含資料↓決定資料來源↓擬訂格式↓決定流程↓決定格式及聯(lián)數(shù)