文書檔案管理制度

文書檔案管理制度1目的加強XX發(fā)電股份有限公司（以下簡稱公司）文書檔案的管理，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。2適用范圍本制度適用于本公司。3職責(zé)文書檔案管理人員負責(zé)對公司各部門的文件歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查，同時負責(zé)管理本公司全部文書檔案，維護檔案的完整與安全，積極提供利用，為各項工作服務(wù)。4歸檔范圍及保管期限4.1凡本公司各部門在工作活動中直接形成的具有查考利用價值的各種文件材料均屬歸檔范圍。主要包括收文、發(fā)文、收電底稿、內(nèi)部文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、會議紀錄、各種合同、協(xié)議書、出版物原稿、憑單、印模（指公司部門機構(gòu)變更后不再使用的印模圖樣或公司名稱變更不向隸屬主管部門移交的印模實物）、照片、底版、錄音、錄像、外出開會（指出席省、市、局、部級會議）帶回的文件等。4.2同時具有文書檔案和科技檔案兩重性的文件材料列為科技檔案。4.3文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為16～50年，短期為15年以下。4.4凡是反映本公司重大活動和基本歷史面貌的，對本公司建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。4.5凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。4.6凡是在較短時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。4.7凡是介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。歸檔范圍和保管期限詳見附錄。5歸檔文件整理5.1整理原則應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。5.2將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。5.3整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。5.4整理方法：5.4.1裝訂。歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。5.4.2分類。歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.4.2.1按年度分類：將文件按其形成年度分類。5.4.2.2按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。5.4.2.3按機構(gòu)(問題)分類：將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。5.4.3排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4.4編號。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。5.4.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。5.4.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4.4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。5.4.4.5機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.4.4.6編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm）歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.4.5裝盒。將歸檔文件