歸檔文件整理

歸檔文件整理規(guī)則省檔案局館室業(yè)務(wù)處王蓉暉與2000版的不同：1、標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件擴(kuò)展到紙質(zhì)和電子文件（立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料）2、增加歸檔文件檔號編制3、明確裝訂方法4、統(tǒng)一為件號，去掉館編件號5、調(diào)整歸檔章和編目項目6、增加了頁碼的編制要求適用于所有單位文書檔案整理，其他門類的檔案可以參照執(zhí)行。有特殊規(guī)定的除外。2015年10月25日發(fā)布，2016年6月1日起執(zhí)行。歸檔材料收集要求：

真實、規(guī)范、齊全、完整一、什么是檔案？形式：原始性和憑證性作用：或者可以成為歷史記錄或者可以作為法律憑證具體來說(本單位）：1、記錄本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌；2、機(jī)關(guān)工作中形成的在維護(hù)國家、單位和公民權(quán)益方面具有憑證性的其他來源：1、上級、同級機(jī)關(guān)制發(fā)需要本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作貫徹執(zhí)行的，包括上級機(jī)關(guān)關(guān)于本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)問題請示的復(fù)函或批復(fù)2、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免和人員編制等的文件材料3、本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)起草被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件的最后的草稿4、同級和下級機(jī)關(guān)的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)5、下級單位報送的重大問題的專題報告和年度和年度以上的計劃、總結(jié)和統(tǒng)計材料單位進(jìn)館檔案收集范圍1、文書檔案2、科技檔案（基建、設(shè)備、課題、產(chǎn)品）3、專門檔案會計檔案人物檔案業(yè)務(wù)檔案（民生檔案）4、照片檔案和聲像檔案5、實物6、電子文件7、資料8、政府公開信息9、重大活動檔案保管期限：職能標(biāo)準(zhǔn)、來源標(biāo)準(zhǔn)、形式特征標(biāo)準(zhǔn)、文件聯(lián)系等來判斷（永久）1、會議類黨組、行政辦公，工作會議和專題會議（請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要）2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察本單位（重要的）3、本機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)文件：（1）政策法規(guī)（2）上級、同級、下級之間重要業(yè)務(wù)問題的往來文件（3）大事記、組織沿革（4)行政管理中形成的文件（除了20年以下的證件和備案性文件）4、年度及以上的總結(jié)、計劃、統(tǒng)計，重要職能活動或?qū)ｎ}活動的調(diào)研等5、出國出境文件（公報、協(xié)議、備忘錄、重要會談記錄等）6、機(jī)構(gòu)設(shè)置用信等，人事任免、人員獎懲等關(guān)于人員的、黨團(tuán)工會、重要的紀(jì)檢與領(lǐng)導(dǎo)重要批示的人民來信7、機(jī)關(guān)事務(wù)管理性文件房產(chǎn)、土地所有權(quán)、重要合同和國有資產(chǎn)管理文件8、上級制發(fā)的文件重要的本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)和關(guān)于本機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置人員編制領(lǐng)導(dǎo)人任免等紙質(zhì)歸檔文件的整理流程：組件---修整---裝訂—分類—排列—編號---編頁—編目---裝盒---排架

電子歸檔文件的整理環(huán)節(jié)：組件—分類---排列—編號—編目—格式轉(zhuǎn)換—元數(shù)據(jù)收集—歸檔數(shù)據(jù)包組織—存儲（一）組件：1、明確件的構(gòu)成2、件內(nèi)文件排序3、修整、裝訂1、件的構(gòu)成：

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。行政審批、處罰等材料：機(jī)關(guān)行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料，以及行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?，一次審批或處罰材料之間聯(lián)系緊密，如各自組件會影響檔案的檢索利用。一般情況下，一次審批、審查、核準(zhǔn)、處罰、處分、復(fù)議、國家賠償形成的文件材料應(yīng)作為一件。2、件內(nèi)文件排序：1、發(fā)文：正本+發(fā)文稿紙+定稿2、收文：文件處理單+收文歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。另外：（1）會議記錄應(yīng)按照時先后排序；（2）介紹信及存根應(yīng)按照人員結(jié)合時間先后排序；（3）新聞報道材料應(yīng)按照媒體種類結(jié)合時間先后排序；（4）行政審批、處罰等材料應(yīng)結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。3、件的修整與裝訂修整：破損的需要修裱字跡模糊或不耐久的要復(fù)制去除對文件長期保存有損害的原裝訂物規(guī)整頁面到A4大小裝訂：以件為單位進(jìn)行裝訂裝訂要求：1、牢固、安全、簡便（減少對文件材料本身的影響）2、可以按照保管期限確定裝訂方式，但相同保管期限的裝訂方式應(yīng)該一致3、不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂，不建議用縫紉機(jī)裝訂。4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。定期的最好不用。永久的文件：推薦三種裝訂方式1、“三孔一線”線裝（粗線、細(xì)線），頁數(shù)少的可以直角裝訂。2、不銹鋼訂書釘3、漿糊定期的文件：可以用普通的訂書釘裝訂。也可以與永久保存的裝訂方式相同（文件正面）（二）分類：年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）同一全宗保持分類方案的穩(wěn)定性和一致性1、明白分類方法2、制定分類方案3、具體劃分歸檔文件年度分類法：正確判斷文件的歸檔年度1、文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。例如1995年形成的《1996——2000年工作規(guī)劃》，應(yīng)歸入1995年度；1997年形成的《1996年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入1998年2、跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度。3、幾份文件作為一件時，“件”的日期不只是單份文件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文等作為一件時，這時判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。4、文件沒有標(biāo)注日期此類情況常見于內(nèi)部文件（白頭文件），需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。保管期限分類法：永久、30年、10年

機(jī)構(gòu)（問題）分類法：形成或承辦機(jī)構(gòu)，涉及多個機(jī)構(gòu)的歸入主辦機(jī)構(gòu)

制定分類方案一般采取：年度----保管期限----機(jī)構(gòu)（問題）年度----機(jī)構(gòu)（問題）----保管期限也可以采取兩級分類：年度----保管期限具體文件材料分類歸檔（三）排列排列是指歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由的文件，按照文件的形成先后順序排列會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列（四）編號：1、編制歸檔文件檔號2、編頁碼3、加蓋歸檔章檔號的編制：依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號檔號的結(jié)構(gòu)：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。（全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號）。如“A100-WS·2011-Y-BGS-0001”。檔號按照以下要求編制：a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。編頁碼：紙質(zhì)歸檔文件一般以件為單位編制頁碼只要有字或者其他標(biāo)識的就應(yīng)該編頁，分別標(biāo)注在文件正面右上角，背面左上角文件材料已印制成冊并編有頁碼的，或者擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。如果歸檔文件過厚，或者存在其他不宜編制頁碼情況的，經(jīng)同級國家檔案行政管理部門同意，也可以保持原有頁碼不變。

檔號章：歸檔文件在首頁上端空白位置加蓋檔號章并填寫相關(guān)內(nèi)容

全宗號

年度

件號*機(jī)構(gòu)（問題）

保管期限

頁數(shù)示例一：

A00120151BGSD3030示例二：

A001

A001

2015

1

辦公室

永久

30檔號章的規(guī)格是16MM寬，45MM長，顏色最好為紅色機(jī)構(gòu)（問題）項為選擇項（五）編目：依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄逐件編制目錄。來文與復(fù)文為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文的內(nèi)容

歸檔文件目錄序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注

例子：序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注1Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

××局辦公室××局關(guān)于召開貫徹落實××××?xí)h的通知20100606機(jī)密2年6

2Z109-WS·2011-Y-BGS-0002×〔2011〕9號××局館室司××局關(guān)于進(jìn)行數(shù)字檔案室試點工作的批復(fù)[及請示]20100806

9a）序號：填寫歸檔文件順序號。b）檔號：c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g)密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。h頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。A4紙，橫向設(shè)置，用軟件或者電子表格歸檔文件目錄需要紙質(zhì)和電子兩種版本。紙質(zhì)歸檔文件目錄裝訂成冊。需要編制封面，歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印。歸檔文件目錄每年按照分類方案裝訂成冊目錄封面

歸檔文件目錄

全宗號-----------------------

全宗名稱------------------

年度---------------------------

保管期限------------------

*機(jī)構(gòu)（問題）-----（6）裝盒與排架1、將歸檔文件按照順序裝入檔案盒，不同年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒2、標(biāo)注檔案盒封面、盒脊3、編制備考表4、上架檔案盒規(guī)格：310MM長，220MM寬，盒脊厚度20MM，30MM，40MM，50MM，也可根據(jù)需要特別定制檔案盒用紙：無酸紙檔案盒：封面標(biāo)注全宗名稱盒脊檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、起止件號和盒號等必選項，設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）為選擇項。盒號進(jìn)館時填寫全宗號年度保管期限*機(jī)構(gòu)（問題）起止件號盒號編制備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。排架：按照分類方案，最好區(qū)分永久和定期兩個區(qū)域，以免進(jìn)館后倒架的麻煩。電子歸檔文件的整理環(huán)節(jié)：組件—分類---排列—編號—編目—格式轉(zhuǎn)換—元數(shù)據(jù)收集—歸檔數(shù)據(jù)包組織—存儲歸檔電子文件的整理組件：一般情況下，歸檔電子文件以“件”作為電子文件的整理單位。歸檔電子文件的組件方式與紙質(zhì)文件一樣。如發(fā)文類的電子文件，一“件”原則上應(yīng)包含版式文件發(fā)文稿紙、版式文件正本和流式文件留痕稿；收文類電子文件原則上應(yīng)包含版式文件收文處理單和版式文件正本。歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)一般保存在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，不會作為一個單獨的文檔與電子文件內(nèi)容保存在一起。歸檔電子文件的件內(nèi)排列順序與紙質(zhì)文件一致，如發(fā)文類文件按照版式文件正本、版式文件發(fā)文稿紙和流式文件留痕稿順序排列等。

分類：在國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）中指出電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)“支持機(jī)構(gòu)建立和維護(hù)符合自身實際的分類方案”。電子文件分類方案一般應(yīng)設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)中，通過計算機(jī)和文件辦理人員的協(xié)同方式，對電子文件進(jìn)行自動（半自動）分類，實現(xiàn)在電子文件辦理時期，即可對電子文件進(jìn)行價值判斷，明確電子文件的承辦機(jī)構(gòu)、歸檔年度和保管期限。排列、編號與命名電子文件的排列與紙質(zhì)文件一樣，一般按照時間先后就可以。編號與命名：

編號就是編制電子文件的檔號。檔號應(yīng)能唯一標(biāo)識全宗內(nèi)任一門類的任一件電子文件。即以件為單位編制檔號。

命名就是對組成件內(nèi)電子文件的計算機(jī)文件（電子文檔）進(jìn)行命名。計算機(jī)文件名應(yīng)能在計算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識、有序存儲全宗內(nèi)任意一件電子文件、電子文件組件。即對件內(nèi)文件組件進(jìn)行命名。

電子文件命名文件名：檔號+擴(kuò)展名

可以使用“子件號”區(qū)分一件電子文件包含的若干計算機(jī)文件。子件號應(yīng)按照電子文件中各計算機(jī)文件的顯示順序編制。使用子件號概念的單位，建議電子文件檔號的基本結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號-子件號子件號是件內(nèi)文件的排序號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識例如：文件名可為：A100-WS·2011-Y-BGS-0001-001.pdf，也可以修改為：A100WS2011YBGS0001001.pdf

編目：電子文件應(yīng)按照《規(guī)則》要求的格式，依據(jù)檔號順序編制電子文件目錄。電子文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制，同時編制符合《規(guī)則》要求的電子文件目錄封面。（與紙質(zhì)文件的歸檔文件目錄一致）目錄應(yīng)轉(zhuǎn)換為適合長期保存的版式文件格式歸檔電子文件格式要求與格式轉(zhuǎn)換：電子文件的呈現(xiàn)與閱讀，需要依靠與其文件格式相對應(yīng)的閱讀軟件才能實現(xiàn)，文件格式的有效性、可用性通常與操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件甚至是硬件等密切關(guān)聯(lián)。適時進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、歸檔符合格式要求的電子文件，對于保證電子文件的長期可讀、可解析、可理解具有重要意義。文書類電子文件的格式要求：文書類歸檔電子文件的格式：電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換。集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。1.WPS文件WPS文件基于XML標(biāo)準(zhǔn)，文件安全性較高，具有優(yōu)異的跨平臺性能，可以兼容Windows、Linux和安卓等操作系統(tǒng)平臺。2.DOC(X)文件DOC文件是現(xiàn)階段較為流行的文件格式，但其兼容性也較低。3.RTF文件RTF（RichTextFormat，多文本格式文件，也稱富文本格式）RTF格式較為通用，有很好的兼容性，大多數(shù)的文字處理軟件都能讀取和保存RTF文檔。但文件一般相對較大、WORD等應(yīng)用軟件特有的格式可能無法正常保存等。4.OFD文件OFD（OpenFixed-layoutDocument，開放版式文件）是版式文件格式。OFD文件基于XML標(biāo)準(zhǔn)，易于實現(xiàn)、支持與流式兼容的底紋模型、標(biāo)注采用非接觸式，容易提取和訪問等優(yōu)點。OFD文件也存在應(yīng)用描述較少，全新標(biāo)準(zhǔn)、有待擴(kuò)充和推廣等缺點。5.PDF文件PDF（PortableDocumentFormat，便攜式文檔格式）PDF格式有很多特點，如它不依賴計算機(jī)的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件時的應(yīng)用程序，能忠實地再現(xiàn)原文，還具有文字檢索和文件審閱等功能，所以PDF格式在國際上被迅速推廣應(yīng)用。PDF格式已于2005年被國際標(biāo)準(zhǔn)化組織審核通過成為國際標(biāo)準(zhǔn)格式，標(biāo)準(zhǔn)號為ISO19005-1:2005。6.PDF/A文件PDF/A（PDF/Archive）格式是PDF格式的子集。PDF/A標(biāo)準(zhǔn)主要是為了滿足兩方面的需要：一是為電子歸檔工作尋找一個能夠長期、安全保存文件內(nèi)容的方式；二是在將來檢索時，能夠保證文件擁有始終如一的顯示效果。作為電子檔案保存的最佳解決方案，PDF/A標(biāo)準(zhǔn)于2005年5月，又獲國際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO批準(zhǔn)，成為一項國際標(biāo)準(zhǔn)。7.TIFF文件TIFF（TaggedImageFileFormat，標(biāo)記圖像文件格式）TIFF格式由于存儲圖像質(zhì)量高非常有利于文檔原稿的復(fù)制，另外所有繪畫、圖像編輯和頁面排版應(yīng)用程序以及大多數(shù)掃描儀對TIFF格式都提供良好的支持，這使得TIFF格式稱為數(shù)字圖像處理的最好選擇。《規(guī)范》要求：以通用格式形成、收集并歸檔電子文件，或在歸檔前將電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式。電子文件格式轉(zhuǎn)換一般是選擇在電子文件歸檔時進(jìn)行實行文檔一體化的單位，可以在辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口中集成文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)，對不符合歸檔格式要求的歸檔的電子文件自動進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。未實行文檔一體化的單位，可在電子文件整理歸檔時，由有關(guān)檔案整理人員手工完成不符合歸檔格式要求電子文件的格式轉(zhuǎn)換工作。

元數(shù)據(jù)的收集《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》（GB/T26162.1-2010）規(guī)定，元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。在電子文件形成過程中應(yīng)該由業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）自動記錄電子文檔的特征和結(jié)構(gòu)；更重要的是（也是最容易遺漏的）應(yīng)該關(guān)注記錄電子文件的背景信息，尤其是記錄背景信息中能夠表達(dá)文件管理過程方面的信息。元數(shù)據(jù)的收集要求：各單位應(yīng)盡量做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的溝通與銜接，明確電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍，明確標(biāo)注元數(shù)據(jù)項目是必填項還是選填項，標(biāo)注元數(shù)據(jù)項目的填寫內(nèi)容和要求等，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子文件元數(shù)據(jù)的形成和捕獲。各單位在實際工作中，一般通過系統(tǒng)自動獲取和手工著錄等方式，在電子文件形成、辦理或收集過程中自動或半自動捕獲有關(guān)電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理