淺談高校教學(xué)管理中的中間環(huán)節(jié)

淺談高校教學(xué)管理中的中間環(huán)節(jié)

近年來，全國多所專業(yè)學(xué)校和專業(yè)師范學(xué)校的獨立和多所學(xué)校已經(jīng)開始。這批新建的高職高專院校在其發(fā)展過程中既面臨著前所未有的良好發(fā)展機(jī)遇,也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。許多高職高專院校在教務(wù)管理工作中,還沒有擺脫掉以前中專學(xué)校管理的影子。隨著辦學(xué)規(guī)模的增大,學(xué)生人數(shù)的增加,仍按照中專學(xué)校的管理方式來管理高校教務(wù)工作已經(jīng)跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐,嚴(yán)重影響了管理效率。高等學(xué)校教務(wù)管理工作是學(xué)校一切管理工作的核心,是一個多序列、多層次、多因素的動態(tài)過程。作為教學(xué)管理者,除了要十分清楚地知道應(yīng)該管什么,更應(yīng)該知道怎么樣才能管好。高校教務(wù)管理雖然事務(wù)繁雜,但仍有頭緒可理,高職高專院校要在教務(wù)管理流程分析的基礎(chǔ)上,找出教務(wù)流程系統(tǒng)各節(jié)點之間的關(guān)聯(lián)與順序,合并相關(guān)及相近工作,減少不必要的中間環(huán)節(jié),實施流程化管理,提高管理工作效率。流程化管理(ProcessManagement),是一種以卓越業(yè)務(wù)流程為中心,以持續(xù)提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。它不一定全是徹底重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程,而是規(guī)范地對流程進(jìn)行設(shè)計,需要進(jìn)行重新設(shè)計的就進(jìn)行重新設(shè)計,不需要的就進(jìn)行改進(jìn)。運用到教學(xué)管理模式中,就是在教學(xué)管理的每一個環(huán)節(jié)都制定一套符合本校實際情況、可操作的規(guī)范,并給予量化,盡量減少人為因素的作用,并且對每一項流程都責(zé)任到人,形成一套各行其是、各盡其責(zé)的管理制度,讓每一個人都有章可循。一、教務(wù)管理模式的層級化教育部《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》指出:“教務(wù)處是學(xué)校管理教學(xué)工作的主要職能部門,教務(wù)處的工作狀態(tài)反映一個學(xué)校整體教學(xué)工作的狀態(tài)?！蓖瑫r還指出:“高等學(xué)校的教學(xué)管理一般包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量管理與評價,以及學(xué)科、專業(yè)、課程、教材、實驗室、實踐教學(xué)基地、學(xué)風(fēng)、教學(xué)隊伍、教學(xué)管理制度等教學(xué)基本建設(shè)的管理?！毙陆ǖ母呗毟邔Ｔ盒６际悄７卤究聘咝＝虅?wù)處的管理模式,以傳統(tǒng)的職能分工的崗位責(zé)任制管理思想和管理理論為指導(dǎo),實行“科層式”管理。以湖南一師為例,教務(wù)處下設(shè)了教學(xué)研究科、學(xué)籍科、教務(wù)科、實踐科、教材科、考試科。教學(xué)研究科主要負(fù)責(zé)學(xué)校的教學(xué)計劃管理、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè);學(xué)籍科主要負(fù)責(zé)學(xué)籍管理;教務(wù)科主要負(fù)責(zé)教學(xué)檢查、排調(diào)課、全校教室的使用、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控;實踐科主要負(fù)責(zé)學(xué)生實習(xí)和畢業(yè)論文以及全校實驗室管理;教材科主要負(fù)責(zé)全校教材的征訂、發(fā)放和結(jié)算;考試科主要負(fù)責(zé)全校的校內(nèi)外考試以及成績管理。這種固有的教務(wù)管理模式相對較集權(quán),將原本相互聯(lián)系、交叉影響的網(wǎng)狀教務(wù)管理活動人為地分割為相互孤立、各自行政的線狀管理活動,其弊端主要表現(xiàn)在:(1)管理崗位職能僵化,管理人員業(yè)務(wù)技能單一;(2)缺乏協(xié)同合作機(jī)制,管理信息不暢通;(3)管理層次重疊,重復(fù)勞動嚴(yán)重,辦事效率不高;(4)大多數(shù)人向上發(fā)展時間長、空間小,缺乏學(xué)習(xí)與創(chuàng)新機(jī)制。實際上,教務(wù)管理是面向流程的,現(xiàn)代教務(wù)管理對象日益多樣化、管理內(nèi)容趨向多面化,管理信息傾向多元化,層級式的管理模式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的管理機(jī)制。教務(wù)管理工作必須以流程為指導(dǎo),從靜態(tài)的傳統(tǒng)管理模式,轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、規(guī)模的、科學(xué)的管理模式。二、形成流程管理是學(xué)生參與管理模式的一個重要系統(tǒng)。主要內(nèi)教務(wù)管理工作到底有哪些流程?梳理教務(wù)管理工作是流程化管理的一個很好的切入點,也就是識別有哪些流程,流程之間的界限、流程的命名,通過它可以了解教務(wù)管理工作的現(xiàn)狀,梳理現(xiàn)狀問題,以流程視角看教務(wù)管理工作,然后才有可能在“建立流程”階段開展對每個流程的具體描述、對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化?？梢哉沓鼋虅?wù)處業(yè)務(wù)流程的主線,界定出關(guān)鍵和核心的教務(wù)管理工作有哪些,進(jìn)而確定主要業(yè)務(wù)流程,并確定這些流程之間的關(guān)系。有了這個清單以后,再通過流程描述,把這個流程的規(guī)范建立起來。也就是說要弄清下列信息:教務(wù)處各部門主要業(yè)務(wù)職責(zé)及崗位設(shè)計、各項業(yè)務(wù)流程的總體框架及其層次劃分、業(yè)務(wù)流程所涉及的科室及崗位、完成各項業(yè)務(wù)流程的時間順序等,然后繪制流程圖。教務(wù)管理是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它含有學(xué)籍管理、排調(diào)課管理、考試管理、實踐教學(xué)管理、教材管理和教學(xué)研究等子系統(tǒng),在各個子系統(tǒng)中又均有各自的工作流程。學(xué)籍管理的主要內(nèi)容包括對學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的檢查、考核與管理。因而,學(xué)籍管理主要包含的業(yè)務(wù)流程有學(xué)生名冊的形成、辦理轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)(退學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍)、畢業(yè)證書發(fā)放。教學(xué)研究的管理包括教學(xué)計劃管理、學(xué)科專業(yè)建設(shè)管理、課程建設(shè)管理等,它所包含的主要業(yè)務(wù)流程有人才培養(yǎng)方案的制(修)訂、課程教學(xué)大綱的制(修)訂、專業(yè)申報及評估。排調(diào)課管理包含的主要業(yè)務(wù)流程有課表編排、教師調(diào)(停)課、教室使用安排?？荚嚬芾戆闹饕獦I(yè)務(wù)流程有課程考試、校外考試、重修、補考、成績變更處理、畢業(yè)班清理性考試。教材管理的主要業(yè)務(wù)流程有教材預(yù)訂、教材發(fā)放、教材結(jié)算。實踐教學(xué)管理的主要業(yè)務(wù)流程有生產(chǎn)實習(xí)與畢業(yè)實習(xí)工作、學(xué)生競賽管理、畢業(yè)論文(設(shè)計)管理。三、湖南取得的教務(wù)管理流程教務(wù)工作在學(xué)校起著上傳下達(dá)、聯(lián)系疏導(dǎo)的重要環(huán)節(jié)性作用。從管理學(xué)角度來分析,如果中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,必然會影響整個管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。教務(wù)管理工作的實質(zhì)就是設(shè)計和保持一種良好的教學(xué)環(huán)境,組織教學(xué)人員進(jìn)行活動,使教師和學(xué)生在教學(xué)活動中高效率地達(dá)到既定的教學(xué)目標(biāo),確保教學(xué)質(zhì)量,培養(yǎng)合格型人才。通過對湖南一師的教務(wù)管理工作進(jìn)行流程梳理,可以合并相關(guān)及相近工作,減少不必要的中間環(huán)節(jié),實施流程化管理,提高管理工作效率。以湖南一師教務(wù)管理工作中的教材管理為例。目前湖南一師教材管理工作僅限于教材供應(yīng),由教務(wù)處和書刊發(fā)行部共同管理,教材管理的具體操作是:教務(wù)處教材科根據(jù)教學(xué)計劃下發(fā)教材征訂通知→各系部上報征訂計劃→教材科進(jìn)行匯總后報學(xué)校書刊發(fā)行部→由發(fā)行部采購后運送教材至學(xué)校教材科書庫→教材科對入庫教材進(jìn)行清點整理→教材科根據(jù)教學(xué)計劃配發(fā)各系部班級教材→教材科清退教材→教材科結(jié)算教材費。由于湖南一師教務(wù)處與書刊發(fā)行部是兩個獨立的部門,由兩個部門共同管理,權(quán)責(zé)不清,使教材管理過程中多出了審批手續(xù)和環(huán)節(jié),從而導(dǎo)致教材管理工作效率低。為了實現(xiàn)流程化管理,必須弄清教材科和書刊發(fā)行部的主要業(yè)務(wù)職責(zé),明確教務(wù)處與書刊發(fā)行部之間的分工,實行改革。1.建立和完善使用教材的管理機(jī)制,節(jié)約教材管理成本。在充下設(shè)計劃科,履行原教材科職能;下設(shè)發(fā)行科,履行原發(fā)行部職能。重新劃分教材科和書刊發(fā)行部職能,教材科應(yīng)將工作重點轉(zhuǎn)移到教材研究和教材建設(shè)上來。而書刊發(fā)行部應(yīng)更多地承擔(dān)教材的發(fā)行工作。具體分工如下:教務(wù)處教材科職責(zé):(1)負(fù)責(zé)根據(jù)教學(xué)計劃下發(fā)學(xué)期教材征訂通知;(2)負(fù)責(zé)系部上報教材計劃的審定工作;(3)做好教材的規(guī)劃工作,規(guī)劃、組織本校的教材建設(shè)和教材研究工作,不斷提高教材編寫與選用質(zhì)量;(4)加強教材信息服務(wù),加強教材信息(包括優(yōu)秀教材、最新引進(jìn)的國外教材等信息)的搜集、整理,及時提供給廣大師生,為師生選用或訂購優(yōu)秀教材提供便利;(5)完善教材選用質(zhì)量的監(jiān)控。逐步建立教材選用質(zhì)量的評價指標(biāo)體系,及時開展教材選用質(zhì)量的跟蹤調(diào)查和評價工作,聽取任課教師和學(xué)生使用教材后的反饋意見,為選用優(yōu)秀教材、淘汰劣質(zhì)教材提供依據(jù);(6)建立教材出版信息庫,積極收集和整理教材出版信息、書評和書介等資料;建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò),及時提供最新教材信息,供教師個人及教研室、系、部選擇、征訂教材時參考。各系(部)也應(yīng)建立相應(yīng)的與專業(yè)相關(guān)的教材出版信息庫等等;(7)學(xué)校教材科(或教務(wù)處)擔(dān)負(fù)檢查監(jiān)督的責(zé)任,定期(或不定期)對全校課前到書率、教材配備率、書店的服務(wù)質(zhì)量做出評估,對問題嚴(yán)重的可以解除合同,另行招標(biāo)。教務(wù)處教材科審定系部教材征訂計劃后上報學(xué)校書刊發(fā)行部,由書刊發(fā)行部負(fù)責(zé)教材采購、發(fā)放、結(jié)算工作。這是節(jié)約教材管理成本的最佳辦法。既能規(guī)范管理,又能提高工作效率。(1)教材采購已經(jīng)由書刊發(fā)行部負(fù)責(zé),不必再轉(zhuǎn)手到教材科,節(jié)約轉(zhuǎn)手、清理教材的成本;(2)為學(xué)校節(jié)約教材發(fā)放成本和人力資源成本。以前教材科是聘請學(xué)生清理、整理、發(fā)放教材,值班發(fā)放教材等費用很高,而且不方便管理;(3)為學(xué)校節(jié)約教材訂購成本。每年新生招生計劃變數(shù)太大,如新生到校率不穩(wěn)定、熱門專業(yè)擴(kuò)招、新生大面積轉(zhuǎn)專業(yè)、補錄新生等等造成教材積壓。而發(fā)行部與各出版社有長期業(yè)務(wù)往來,能及時清退教材,節(jié)約學(xué)校資金,解決了教材積壓問題;(4)學(xué)生直接交教材費給書刊發(fā)行部,學(xué)校不再代收教材費。學(xué)生可根據(jù)需要自由購買教材。具體操作是:系部上報課程教材計劃至教務(wù)處教材科,教務(wù)處教材科負(fù)責(zé)組織審訂教材計劃,合格教材計劃上報書刊發(fā)行部,由書刊發(fā)行部負(fù)責(zé)教材采購、發(fā)放和結(jié)算工作。學(xué)生可打折購買,學(xué)生可根據(jù)需要自由購買,物價審計不違規(guī)。廈門大學(xué)、廣西醫(yī)科大學(xué)、廣西大學(xué)、中南大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)均是此辦法。2.系統(tǒng)流程管理部門間分工及管理流程流程管理部門之間的關(guān)系,規(guī)范